關(guān)于資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高公司運(yùn)營效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、使用、存儲、傳遞和銷毀的各類資料。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.完整性原則：確保各類資料不遺漏、不缺失，全面覆蓋公司運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的存儲安全，防止資料泄露、損壞或丟失。5.可追溯性原則：能夠清晰追溯資料的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用和處置過程。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政辦公類：包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政文件、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)類：涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、稅務(wù)資料、預(yù)算文件等。3.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍進(jìn)一步細(xì)分，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。4.技術(shù)類：包含技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他類：上述類別未涵蓋的其他資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用[分類代碼（2位）+年份（4位）+順序號（4位）]的格式。2.分類代碼：按照上述資料分類確定，如行政辦公類為“XG”，財(cái)務(wù)類為“CW”等。3.年份：資料產(chǎn)生的年份，如2023年表示為“2023”。4.順序號：同一類別、同一年份資料的流水編號，從0001開始遞增。三、資料的產(chǎn)生與收集（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的產(chǎn)生和收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)資料管理。2.涉及多個(gè)部門的資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同完成資料的收集。（二）產(chǎn)生要求1.員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和整理相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.資料的內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，符合公司內(nèi)部管理要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（三）收集流程1.資料產(chǎn)生后，由資料產(chǎn)生人或部門按照規(guī)定進(jìn)行初步整理，填寫資料清單。2.將整理好的資料及清單提交給本部門資料管理人員。3.部門資料管理人員對資料進(jìn)行審核，確保資料符合要求后，統(tǒng)一登記造冊，并按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，按照類別和編號順序進(jìn)行存放。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子資料：建立電子資料存儲服務(wù)器，劃分不同的存儲區(qū)域，按照資料分類進(jìn)行文件夾設(shè)置，并根據(jù)編號規(guī)則命名文件夾和文件。同時(shí)，定期對電子資料進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）保管要求1.資料管理人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量、完整性與登記記錄一致。2.對于重要資料，應(yīng)采取加密存儲、訪問權(quán)限控制等措施，防止資料泄露。3.紙質(zhì)資料應(yīng)保持整潔，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。4.電子資料應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。五、資料的使用與借閱（一）使用權(quán)限1.公司員工根據(jù)工作需要，在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)查閱和使用相關(guān)資料。2.涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行使用。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱資料時(shí)，需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理人員處辦理借閱手續(xù)。資料管理人員應(yīng)在借閱登記表上記錄借閱情況，并將資料提供給借閱人。2.外部借閱：因特殊原因需要將資料借給外部單位或個(gè)人時(shí)，除填寫《資料借閱申請表》外，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定的期限和要求歸還資料。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借資料。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.資料管理人員在接收歸還資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、資料的傳遞與共享（一）傳遞方式1.紙質(zhì)資料傳遞：通過專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行傳遞。傳遞過程中應(yīng)確保資料的安全，避免丟失或損壞。2.電子資料傳遞：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。重要電子資料傳遞時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸方式，并要求接收方進(jìn)行確認(rèn)。（二）共享范圍與權(quán)限1.根據(jù)工作需要，確定資料的共享范圍和共享人員名單。2.共享資料應(yīng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，如只讀、可編輯等，確保資料的安全性和使用的規(guī)范性。（三）共享流程1.資料管理人員根據(jù)共享需求，將資料添加到共享文件夾或設(shè)置共享權(quán)限，并通知相關(guān)共享人員。2.共享人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的共享平臺訪問共享資料，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行使用。七、資料的保密管理（一）保密制度1.公司制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要資料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。（二）保密措施1.對接觸保密資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.在資料存儲、使用、傳遞過程中，采取加密、訪問控制、物理隔離等保密技術(shù)措施。3.嚴(yán)格限制保密資料的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密資料。（三）監(jiān)督與檢查1.公司定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反保密制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值。2.資料所涉及的事項(xiàng)已完成，且不再需要留存。3.資料因其他原因需要銷毀，如資料內(nèi)容錯(cuò)誤、重復(fù)等。（二）銷毀流程1.資料管理人員定期對需要銷毀的資料進(jìn)行清理，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由資料管理人員組織實(shí)施銷毀。3.銷毀紙質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀電子資料時(shí)，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行處理，并保留相關(guān)記錄。（三）監(jiān)督與記錄1.銷毀過程應(yīng)由專人監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，保存期限不少于[X]年。九、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門資料管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、可追溯性以及資料管理制度的執(zhí)行情況。（二）考核辦法1.制定資料管理考核指標(biāo)體系，對各部門資料管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對資料管理工