批發(fā)公司夕會記錄制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范批發(fā)公司夕會記錄工作，確保夕會內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地記錄與保存，為公司決策、工作跟進(jìn)、員工績效評估等提供有力依據(jù)，促進(jìn)公司內(nèi)部信息的有效傳遞與溝通，提升工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，推動公司業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。2.指導(dǎo)思想以公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“客戶至上、服務(wù)為本”的設(shè)計(jì)理念，在夕會記錄工作中注重體現(xiàn)扁平化管理優(yōu)勢，促進(jìn)各層級員工間的平等交流與信息共享，同時(shí)兼顧社會效益，記錄有助于提升公司社會形象和責(zé)任履行的相關(guān)事項(xiàng)。二、適用范圍本制度適用于批發(fā)公司全體員工。所有參與夕會的人員均需遵守本制度關(guān)于夕會記錄的相關(guān)規(guī)定。對于涉及公司客戶的相關(guān)信息在夕會記錄中需嚴(yán)格保密，遵循公司保密制度。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.夕會主持人負(fù)責(zé)把控夕會流程和節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言和討論。明確告知記錄人員需要重點(diǎn)記錄的內(nèi)容，確保夕會記錄能夠準(zhǔn)確反映會議核心要點(diǎn)。2.記錄人員由各部門輪流指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)對夕會過程進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議基本信息（日期、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、任務(wù)安排及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。記錄人員需及時(shí)對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理和審核，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存。3.參會人員有義務(wù)清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和工作情況，積極配合記錄人員完成記錄工作。對于需要自己負(fù)責(zé)的任務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)明確確認(rèn)并記錄在個(gè)人工作記錄中，以便后續(xù)跟進(jìn)落實(shí)。四、管理內(nèi)容與流程1.會前準(zhǔn)備-夕會主持人提前確定會議議程和重點(diǎn)討論事項(xiàng)，并通知參會人員做好相應(yīng)準(zhǔn)備。-記錄人員提前準(zhǔn)備好記錄工具（如筆記本、電子文檔模板等），熟悉會議議程，明確記錄重點(diǎn)。2.會中記錄-記錄人員按照會議進(jìn)程，實(shí)時(shí)記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容、提出的問題、解決方案以及任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。對于重要觀點(diǎn)和數(shù)據(jù)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄，避免遺漏或錯(cuò)誤記錄。-記錄方式可采用文字記錄、錄音記錄（需經(jīng)參會人員同意）等多種形式相結(jié)合，以便后續(xù)核對和整理。文字記錄應(yīng)簡潔明了、條理清晰，錄音記錄應(yīng)妥善保存，防止丟失或損壞。-對于會議中的討論環(huán)節(jié)，記錄人員要客觀記錄各方觀點(diǎn)和討論結(jié)果，不得擅自修改或歪曲原意。3.會后整理-夕會結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在當(dāng)天及時(shí)對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理和完善。核對文字記錄與錄音記錄（如有），補(bǔ)充遺漏信息，修正錯(cuò)誤內(nèi)容，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。-將整理好的夕會記錄按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版，包括標(biāo)題、日期、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、會議內(nèi)容摘要、任務(wù)分配表等內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)明確會議主題，日期精確到具體日期，參會人員列出全名及部門。-在會議內(nèi)容摘要部分，應(yīng)提煉會議重點(diǎn)內(nèi)容，突出關(guān)鍵問題、解決方案和決策結(jié)果。任務(wù)分配表應(yīng)詳細(xì)列出任務(wù)負(fù)責(zé)人、任務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。4.審核與發(fā)布-整理后的夕會記錄需提交給夕會主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)認(rèn)真核對記錄內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確反映會議實(shí)際情況，對于存在疑問或不準(zhǔn)確的地方，及時(shí)與記錄人員溝通修改。-審核通過的夕會記錄由主持人指定專人負(fù)責(zé)發(fā)布。發(fā)布方式可采用公司內(nèi)部郵件、辦公軟件系統(tǒng)等，確保所有參會人員及相關(guān)部門能夠及時(shí)獲取夕會記錄。同時(shí)，記錄文件應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，方便后續(xù)查詢和查閱。5.存儲與保管-夕會記錄應(yīng)按照年度、月度進(jìn)行分類歸檔，存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中。同時(shí)，為防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)可存儲在異地存儲設(shè)備或云端存儲平臺。-存儲的夕會記錄應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要，嚴(yán)格控制不同人員對記錄文件的訪問級別，確保記錄信息的安全性和保密性。對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息的夕會記錄，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)查閱與自己工作相關(guān)的夕會記錄，以便了解工作安排、任務(wù)要求和會議討論情況，為工作開展提供參考依據(jù)。-員工對夕會記錄內(nèi)容有疑問或認(rèn)為記錄存在錯(cuò)誤時(shí)，有權(quán)向記錄人員或主持人提出，要求進(jìn)行核實(shí)和修正。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)積極參與夕會，按照會議要求如實(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展、提出問題和建議，為會議記錄提供準(zhǔn)確、豐富的信息來源。-員工在獲取夕會記錄后，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播、篡改或刪除記錄內(nèi)容，確保記錄的真實(shí)性和完整性。對于因個(gè)人原因?qū)е掠涗浶畔⑿孤痘驌p壞的，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司行政部門負(fù)責(zé)對夕會記錄工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，記錄格式是否符合要求，存儲與保管是否規(guī)范等。-行政部門可通過抽查記錄文件、向參會人員核實(shí)等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核機(jī)制-將夕會記錄工作納入員工績效考核體系。對記錄人員的考核主要從記錄質(zhì)量（準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性等）、記錄及時(shí)性、審核通過率等方面進(jìn)行評估；對參會人員的考核主要從提供信息的準(zhǔn)確性、配合記錄工作情況等方面進(jìn)行考量。-根據(jù)考核結(jié)果，對在夕會記錄工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如績效加分、表彰等；對未達(dá)到考核要求的員工，進(jìn)行績效扣分、批評教育等處理，督促其改進(jìn)工作。七、附則1.本制度自發(fā)布之