會議室室管理制度一、會議室概述

會議室是公司內部進行會議、培訓、研討等活動的專用場所，是公司信息交流、決策制定的重要平臺。為規(guī)范會議室的使用，提高會議室的使用效率，特制定本制度。本制度適用于公司所有會議室，包括但不限于總經理會議室、部門會議室、多功能廳等。

二、會議室使用申請

使用會議室需提前向行政部門提出申請，申請內容包括但不限于會議主題、參會人員、預計會議時間、會議時長等。申請流程如下：

1.提交申請：通過內部系統或紙質表格提交會議室使用申請，確保信息完整準確。

2.審批流程：行政部門收到申請后，根據會議室的使用情況和申請的緊急程度進行審批。

3.通知申請人：審批結果將通過內部系統或電話通知申請人，如批準，需在規(guī)定時間內完成預訂。

4.預訂確認：申請人需在規(guī)定時間內確認預訂，未按時確認者視為放棄預訂。

5.使用規(guī)定：預訂成功后，申請人需按照預訂的時間、地點和主題使用會議室，不得擅自更改。

-未經批準擅自使用會議室。

-使用會議室進行與公司業(yè)務無關的活動。

-使用會議室進行違法活動或違反公司規(guī)定的行為。

三、會議室預訂與分配

會議室的預訂與分配遵循以下原則和流程：

1.預訂時間：會議室預訂至少需提前一天提出，特殊情況可適當放寬，但需提前與行政部門溝通。

2.預訂優(yōu)先級：內部會議優(yōu)先于外部會議，緊急會議優(yōu)先于非緊急會議。

3.分配原則：行政部門根據會議室的使用情況和申請人的優(yōu)先級進行分配。

4.預訂變更：如需變更預訂時間或取消預訂，申請人應至少提前24小時通知行政部門，以便及時調整會議室使用計劃。

5.重復預訂：同一會議室在同一時間段內不得重復預訂給不同申請人，如需連續(xù)使用，需合并預訂。

6.預訂確認：行政部門在收到預訂申請后，將通過內部系統或電話進行確認，確認后視為預訂成功。

7.會議室使用情況反饋：會議結束后，使用人需在24小時內通過內部系統提交會議室使用情況反饋，包括會議室設施狀況、存在問題等。

8.會議室維護：行政部門負責會議室的日常維護和清潔，確保會議室設施完好，為下一次使用做好準備。

四、會議室使用規(guī)范

為確保會議室的合理使用和維護良好的會議環(huán)境，以下為會議室使用規(guī)范：

1.會議室內保持整潔，不得隨意擺放私人物品，會議結束后須清理現場。

2.使用會議室時，請關閉不必要的燈光和空調，節(jié)約能源。

3.保持會議室內的安靜，會議期間請關閉手機或調至靜音狀態(tài)，以免干擾他人。

4.使用投影儀、音響等設備前，應仔細閱讀操作指南，確保正確使用。

5.如遇設備故障，請及時通知行政部門進行維修，不得私自操作。

6.未經許可，不得在會議室張貼海報、懸掛橫幅等。

7.禁止在會議室吸煙、飲食，保持會議室空氣清新。

8.會議資料應提前準備好，不得在會議過程中影響他人。

9.會議室內的茶水、咖啡等飲料應在指定區(qū)域飲用，不得隨意倒置。

10.尊重會議室內的公共設施，愛護公物，如發(fā)現損壞，應及時報告行政部門。

五、會議室設施與維護

1.會議室配備必要的設施，如投影儀、音響系統、白板、桌椅等，確保會議需求。

2.會議室內的設備定期進行檢查和維護，以保證其正常運行。

3.使用人應愛護會議室內的設備，不得隨意拆卸或改動設備設置。

4.發(fā)現設備故障時，應立即停止使用并報告行政部門，不得自行修理。

5.行政部門負責安排專業(yè)人員進行設備的維修和保養(yǎng)，確保設備處于良好狀態(tài)。

6.會議室內外的清潔工作由行政部門負責，保持會議室環(huán)境的整潔與衛(wèi)生。

7.會議室的空調、照明等系統應按照節(jié)能標準進行調節(jié)，避免浪費。

8.會議室內的家具和裝飾物品如有損壞或遺失，使用人需承擔相應的賠償責任。

9.新設備或設施的采購需經過行政部門審批，并確保其符合公司規(guī)定和會議需求。

10.會議室的設施使用手冊應放置在顯眼位置，供使用人查閱。

六、會議室使用記錄與監(jiān)督

1.行政部門負責記錄會議室的使用情況，包括預訂時間、參會人員、會議主題等，確保信息完整。

2.會議室使用記錄應妥善保存，便于日后查詢和統計。

3.設立監(jiān)督機制，由行政部門或指定人員進行定期檢查，確保會議室使用規(guī)范。

4.監(jiān)督內容包括會議室的清潔狀況、設備使用情況、使用時間是否符合預訂等。

5.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，監(jiān)督人員有權制止并記錄，必要時通知相關人員。

6.對于會議室使用中出現的問題，監(jiān)督人員應及時向行政部門反饋，以便采取措施解決。

7.行政部門對會議室使用情況進行定期分析，評估會議室的使用效率和管理效果。

8.根據分析結果，對會議室管理制度進行適時調整，以優(yōu)化資源配置和提高使用效率。

9.對于長期閑置或使用率低的會議室，行政部門可考慮進行調整或重新分配。

10.會議室使用記錄和監(jiān)督結果應向公司管理層匯報，確保管理層對會議室管理有清晰的了解。

七、違規(guī)處理與責任追究

1.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，如未經批準擅自使用、擅自更改預訂、損壞設施等，將進行相應的違規(guī)處理。

2.違規(guī)者將被要求承擔相應的賠償責任，包括但不限于設備維修費用、清潔費用等。

3.對于情節(jié)嚴重或多次違規(guī)的個人或部門，將進行警告或通報批評，并在公司內部記錄。

4.若違規(guī)行為造成公司財產損失或影響公司形象，將追究相關人員的法律責任。

5.會議室使用記錄和監(jiān)督結果將作為違規(guī)處理的依據，確保處理的公正性和透明度。

6.行政部門負責收集違規(guī)證據，并提交給相關部門進行進一步處理。

7.違規(guī)處理結果將在公司內部進行公示，以警示他人，防止類似事件再次發(fā)生。

8.對于積極配合調查并提供有效線索的員工，公司可視情況給予一定的獎勵。

9.定期對會議室管理制度進行審查，根據違規(guī)處理情況調整管理措施，以適應公司發(fā)展需求。

10.強調所有員工都應遵守會議室管理制度，共同維護良好的會議環(huán)境和工作秩序。

八、培訓與溝通

1.定期組織員工培訓，講解會議室使用規(guī)定、設備操作流程和維護知識。

2.培訓內容應包括會議室管理制度的重要性、違規(guī)行為的后果以及正確使用會議室的技巧。

3.通過內部通訊、公告欄或網絡平臺，發(fā)布會議室使用指南和最新規(guī)定。

4.行政部門定期收集員工對會議室使用的反饋，了解員工需求和改進意見。

5.對于員工提出的問題和建議，行政部門應及時給予回復和解決方案。

6.鼓勵員工積極參與會議室管理的討論，形成良好的溝通機制。

7.在員工手冊或入職培訓中納入會議室管理制度，確保新員工了解相關規(guī)定。

8.行政部門定期舉辦溝通會，邀請各部門代表參與，討論會議室管理中的問題和改進措施。

9.通過內部表彰或獎勵，認可在會議室管理和使用中表現突出的個人或團隊。

10.強調溝通在提升會議室管理效率中的關鍵作用，促進公司內部協作與和諧。

九、附則

1.本制度適用于公司所有員工，任何部門和個人均應遵守。

2.本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

3.本制度由行政部門負責解釋和修訂。

4.本制度如有未盡事宜，由行政部門根據實際情況補充規(guī)定。

5.任何員工對會議室管理有疑問或建議，可通過內部渠道向行政部門提出。

6.行政部門應定期對會議室管理制度進行評估，確保其適應公司發(fā)展的需要。

7.本制度如有變更，行政部門將及時通知全體員工，并以新的制度文本為準。

8.員工在使用會議室過程中，如有違反本制度的行為，將按照相關規(guī)定進行處理。

9.本制度旨在提高會議室使用效率，優(yōu)化工作環(huán)境，所有員工應共同努力，共同遵守。

10.本制度的任何修改或補充，均需經過公司管理層批準后方可生效。

十、生效與廢止

1.本制度經公司管理層審議通過，自發(fā)布之日起正式生效。

2.本制度取代此前有關會議室管理的所有規(guī)定，以前的規(guī)定如有與本制度相沖突之處，均以本制度為準。

3.本制度在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)或政策調整，或公司戰(zhàn)略方向發(fā)生變化，本制度將根據實際情況進行修訂。

4.本制度的廢止或修訂，需經過公司管理層審議通過，并正式公告。

5.本制度的實施，需得到公司全體員工的認同和遵守。

6.行政部門負責本制度的宣傳、解