能源公司計量檔案管理規(guī)章

一、總則1.目的本規(guī)章旨在加強能源公司計量檔案的科學管理，確保計量檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮計量檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中的重要作用，為公司的決策提供有力支持，同時保障能源計量工作的規(guī)范開展，提升公司的社會效益和行業(yè)形象。2.依據(jù)依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及能源行業(yè)關于計量管理的標準和規(guī)范，結合本公司的實際情況制定本規(guī)章。3.指導思想秉持公司“創(chuàng)新、高效、綠色、共贏”的企業(yè)文化，以“精準計量，服務能源，創(chuàng)造價值”為經(jīng)營理念，通過科學規(guī)范的計量檔案管理，助力公司實現(xiàn)扁平化管理目標，推動各項業(yè)務的高質量發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)章適用于能源公司全體員工以及涉及計量檔案相關業(yè)務的客戶。全體員工在工作過程中涉及計量檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)均應遵守本規(guī)章；客戶在與公司進行業(yè)務往來，涉及計量檔案查閱、使用等需求時，需遵循本規(guī)章規(guī)定的流程和要求。三、組織架構與職責分工1.檔案管理部門-負責制定和完善計量檔案管理的具體工作流程和操作規(guī)范。-對各部門提交的計量檔案進行統(tǒng)一接收、整理、分類、編號、存儲和保管。-建立計量檔案檢索工具和數(shù)據(jù)庫，為公司內(nèi)部及客戶提供高效的檔案查詢和借閱服務。-定期對計量檔案進行盤點和清查，確保檔案的數(shù)量準確、狀態(tài)良好。-負責計量檔案的鑒定和銷毀工作，對失去保存價值的檔案按照規(guī)定程序進行處理。2.計量業(yè)務部門-負責本部門計量器具的檔案資料收集工作，包括計量器具的購置合同、說明書、校準報告、維修記錄等。-及時將收集整理好的計量檔案資料移交至檔案管理部門，并確保資料的完整性和準確性。-在日常工作中，按照規(guī)定的流程使用計量檔案，對涉及本部門的計量數(shù)據(jù)進行妥善保管和保密。3.其他部門-配合計量業(yè)務部門和檔案管理部門開展工作，提供與計量檔案相關的信息和資料。-在業(yè)務活動中，如需使用計量檔案，應按照規(guī)定辦理申請和借閱手續(xù)。4.公司管理層-負責對計量檔案管理工作提供必要的資源支持，包括人力、物力和財力等方面。-監(jiān)督計量檔案管理工作的執(zhí)行情況，對重大問題進行決策和協(xié)調(diào)。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-計量業(yè)務部門在計量器具購置、校準、維修等工作完成后，應在規(guī)定時間內(nèi)收集相關的文件資料，如購置發(fā)票、校準證書、維修記錄單等。-對于公司內(nèi)部自行開展的計量檢測活動，相關部門應及時整理檢測報告、原始數(shù)據(jù)記錄等資料。-各部門應定期將收集到的計量檔案資料移交至檔案管理部門，交接時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案整理-檔案管理部門接收各部門移交的計量檔案后，按照檔案的類別、時間、來源等因素進行分類。-對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。-將整理好的檔案進行裝訂或數(shù)字化存儲，確保檔案的整齊、規(guī)范和易于管理。3.檔案保管-設立專門的計量檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求。-對紙質檔案和電子檔案進行分別存儲，紙質檔案應按照編號順序存放在檔案架上，電子檔案應存儲在專用的存儲設備中，并進行定期備份。-建立檔案保管制度，對檔案的出入庫進行嚴格登記，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.檔案利用-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱計量檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-客戶因業(yè)務往來需要查閱計量檔案時，應提交書面申請，說明查閱理由和范圍，經(jīng)公司相關部門審核同意后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進行查閱。-檔案借閱應嚴格按照規(guī)定的期限進行，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、涂改、損壞檔案。5.檔案鑒定與銷毀-檔案管理部門定期對計量檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值、保管期限等因素，確定檔案是否需要銷毀。-對于需要銷毀的計量檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司主管領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。五、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定的程序查閱和使用與工作相關的計量檔案，以滿足工作需要。-對計量檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理工作的改進和完善。2.員工義務-有義務按照本規(guī)章的要求，及時收集、整理和移交本部門的計量檔案資料。-在使用計量檔案過程中，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保護檔案的安全和保密。3.客戶權利-在符合規(guī)定的情況下，有權查閱與自身業(yè)務相關的計量檔案，了解能源計量的相關信息。-對公司計量檔案管理工作的服務質量進行監(jiān)督和評價，提出合理的訴求。4.客戶義務-在查閱計量檔案時，應遵守公司的相關規(guī)定，不得泄露檔案中的機密信息。-按照約定的用途使用計量檔案，不得將檔案用于非法目的。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門的計量檔案收集、整理和移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-公司內(nèi)部審計部門定期對計量檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準確性等。-設立舉報渠道，鼓勵員工和客戶對違反計量檔案管理規(guī)定的行為進行舉報，公司將對舉報情況進行核實和處理。2.考核機制-將計量檔案管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對在計量檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。-對違反本規(guī)章，導致計量檔案丟失、損壞、泄密等情況的部門和個人，按照公司的相關規(guī)定進行處罰，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生