基層法院審判檔案管理規(guī)范引言基層法院作為司法體系的“神經(jīng)末梢”，承擔(dān)著80%以上的案件審理任務(wù)，其審判檔案是司法活動的原始記錄，承載著當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、法官的裁判邏輯與司法的程序正義。規(guī)范審判檔案管理，既是落實《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》的法定要求，也是保障司法公正、提升審判質(zhì)效、服務(wù)法治建設(shè)的重要抓手。當(dāng)前，基層法院面臨著案件數(shù)量激增、檔案存量增長與管理資源有限的矛盾，加之?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求，亟需構(gòu)建一套專業(yè)嚴謹、可操作、全覆蓋的審判檔案管理規(guī)范，實現(xiàn)“收集完整、整理規(guī)范、利用高效、保密安全”的目標。一、歸檔范圍與保管期限：邊界清晰的源頭管控審判檔案的歸檔范圍與保管期限是檔案管理的“第一道門檻”，需嚴格依據(jù)《人民法院檔案管理辦法》（2021年修訂）《人民法院檔案保管期限的規(guī)定》等文件，結(jié)合基層法院案件類型特點，明確“應(yīng)歸盡歸”的邊界與“分類保管”的標準。（一）歸檔范圍：全流程覆蓋司法活動審判檔案應(yīng)涵蓋案件從立案到執(zhí)行的全生命周期材料，具體包括以下類別：1.立案材料：立案審批表、起訴狀（含附件）、答辯狀（含附件）、管轄異議申請書、訴訟費繳納憑證、立案通知書等。2.庭審材料：庭審筆錄、合議庭評議筆錄、質(zhì)證筆錄、證人證言、鑒定意見等。3.裁判文書：判決書、裁定書、調(diào)解書、決定書（如回避決定、財產(chǎn)保全決定）等生效法律文書。4.執(zhí)行材料：執(zhí)行通知書、執(zhí)行筆錄、財產(chǎn)查詢結(jié)果、執(zhí)行裁定（如查封、扣押、凍結(jié)裁定）、執(zhí)行結(jié)案報告等。5.其他材料：送達回證、當(dāng)事人身份證明（如身份證復(fù)印件、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、委托代理手續(xù)（如授權(quán)委托書、律師證復(fù)印件）、信訪材料（如當(dāng)事人申訴書、復(fù)查意見）等。注：未經(jīng)法庭質(zhì)證的材料、與案件無關(guān)的私人信件、重復(fù)提交的材料（如同一證據(jù)的多份復(fù)印件）不得歸檔。（二）保管期限：分級分類留存根據(jù)《人民法院檔案保管期限的規(guī)定》，審判檔案分為永久、長期、短期三類，具體劃分如下：永久保管：涉及國家根本利益、社會穩(wěn)定的重大案件（如危害國家安全案件、重大貪污賄賂案件）；具有典型性、歷史性的案件（如首例新型案件、涉及公眾利益的標志性案件）；上級法院指定永久保管的案件。長期保管（30年）：一般民事、行政案件（如合同糾紛、婚姻家庭糾紛、行政不作為案件）；普通刑事案件（如故意傷害、盜竊案件）；執(zhí)行案件（如金錢給付執(zhí)行、財產(chǎn)處置執(zhí)行）。短期保管（10年）：簡單民事案件（如小額訴訟、鄰里糾紛）；輕微刑事案件（如尋釁滋事、交通肇事）；訴前調(diào)解結(jié)案的案件。操作指引：案件審結(jié)后，承辦法官應(yīng)根據(jù)案件類型與案情，在《檔案保管期限審批表》中提出保管期限建議，經(jīng)檔案室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。二、檔案整理規(guī)范：標準化與精細化并重整理是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，需遵循“分類科學(xué)、排序合理、裝訂整齊、目錄清晰”的原則，確保檔案的系統(tǒng)性與可檢索性。（一）分類編號：構(gòu)建唯一標識體系1.分類邏輯：采用“年度-案件類型-案號”三級分類法。年度：以案件審結(jié)年份為準（如2023年審結(jié)的案件，年度為“2023”）。案件類型：按《最高人民法院關(guān)于案件案由的規(guī)定》劃分，如“民事”“刑事”“行政”“執(zhí)行”（分別用“民”“刑”“行”“執(zhí)”標識）。案號：采用法院簡稱+年度+案件類型+序號（如“（2023）×民初×號”，其中“×”為法院簡稱，“民初”為民事一審案件，序號為案件受理順序）。2.編號規(guī)則：民事案件：（2023）×民初×號；刑事案件：（2023）×刑初×號；行政案件：（2023）×行初×號；執(zhí)行案件：（2023）×執(zhí)×號。示例：2023年×縣人民法院受理的第5號民事一審案件，案號為“（2023）×民初5號”。（二）材料排序：遵循訴訟程序邏輯材料排序需嚴格按照案件審理的時間順序與程序環(huán)節(jié)排列，具體示例如下（民事案件）：1.立案審批表；2.起訴狀（含原告身份證復(fù)印件、證據(jù)清單）；3.答辯狀（含被告身份證復(fù)印件、證據(jù)清單）；4.管轄異議申請書及裁定書；5.證據(jù)材料（按原告、被告、第三人順序排列，每份證據(jù)注明“原告提交”“被告提交”等字樣）；6.庭審筆錄（按開庭次數(shù)排列，第一次庭審筆錄在前）；7.合議庭評議筆錄；8.民事判決書（原件）；9.送達回證（判決書送達記錄）；10.執(zhí)行通知書；11.執(zhí)行筆錄（首次執(zhí)行、恢復(fù)執(zhí)行等）；12.執(zhí)行結(jié)案報告。（三）裝訂要求：規(guī)范與耐用兼顧1.材料修整：去除材料中的金屬物（如訂書釘、回形針），避免銹蝕檔案；對破損、褶皺的材料進行修補（用與材料質(zhì)地相近的紙張粘貼）或平整；超出A4紙尺寸的材料（如圖紙、合同），需折疊成A4紙大小，折疊處需平整，不得壓字；小于A4紙尺寸的材料（如身份證復(fù)印件、票據(jù)），需粘貼在A4紙襯紙上，粘貼時需排列整齊，不得重疊。2.裝訂方式：采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左邊緣1.5-2厘米；可選擇線裝（用棉線裝訂，裝訂針孔不得超過3個）或膠裝（用環(huán)保膠裝訂，膠層需均勻，不得脫頁）；裝訂后需檢查是否牢固，不得有松動、脫頁現(xiàn)象。3.頁碼編制：在材料的右上角用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編制頁碼，頁碼需清晰、準確，不得遺漏；空白頁、襯紙不編頁碼；如需補充材料，需在補充材料的右上角編制續(xù)頁頁碼（如“10-1”“10-2”），并在備考表中注明。（四）目錄與備考表：檔案的“說明書”1.目錄填寫：目錄需包含“序號、材料名稱、頁號、備注”四項內(nèi)容；序號：按材料排列順序依次編制（如1、2、3……）；材料名稱：需準確反映材料的內(nèi)容（如“民事起訴狀”“庭審筆錄（第一次）”“民事判決書”），不得使用簡稱或模糊表述；頁號：填寫材料的起始頁與結(jié)束頁（如“1-5”“6-10”）；備注：注明材料的特殊情況（如“復(fù)印件”“補充材料”“當(dāng)事人提交”）。示例：序號材料名稱頁號備注1立案審批表1原件2民事起訴狀2-4含原告身份證復(fù)印件3答辯狀5-7被告提交4證據(jù)清單（原告）8-12復(fù)印件2.備考表填寫：備考表需置于檔案末尾，內(nèi)容包括：檔案形成情況（如“本案于2023年5月10日審結(jié)，2023年6月5日移交檔案室”）；材料增減情況（如“2023年7月10日補充提交執(zhí)行裁定書1份，頁號15-16”）；檔案損壞、丟失情況（如“2023年8月5日發(fā)現(xiàn)第10頁庭審筆錄破損，已修補”）；其他需要說明的情況（如“本案涉及個人隱私，需限制查閱”）；填寫人（承辦法官）、填寫日期、檔案室接收人需簽字確認。（五）移交與接收：閉環(huán)管理的關(guān)鍵1.移交時間：案件審結(jié)后，承辦法官需在30日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案室；如需補充材料，需在補充完成后10日內(nèi)移交。2.移交手續(xù)：承辦法官填寫《審判檔案移交清單》，內(nèi)容包括：案號、案由、當(dāng)事人姓名、檔案數(shù)量、保管期限、移交人簽字、移交日期；檔案室接收人對檔案進行檢查（檢查材料是否完整、裝訂是否符合要求、目錄與備考表是否填寫規(guī)范），檢查合格后在《移交清單》上簽字確認，一式兩份，承辦法官與檔案室各留存一份。3.接收檢查：材料完整性檢查：核對《移交清單》與檔案材料是否一致，是否有遺漏（如裁判文書是否原件、送達回證是否齊全）；整理規(guī)范性檢查：檢查材料排序是否符合要求、裝訂是否牢固、頁碼是否連續(xù)、目錄與備考表是否填寫準確；如有問題，檔案室需向承辦法官出具《檔案整改通知書》，承辦法官需在15日內(nèi)整改完畢后重新移交。三、檔案利用與保密管理：平衡效率與安全審判檔案的利用是其價值的體現(xiàn)，但需嚴格遵守保密規(guī)定，確保國家秘密、個人隱私與商業(yè)秘密不受侵犯。（一）利用管理：明確主體與程序1.利用主體：法院內(nèi)部人員：法官、書記員、執(zhí)行人員等，需因工作需要利用檔案；當(dāng)事人及代理人：案件當(dāng)事人、律師、基層法律服務(wù)工作者等，需因主張權(quán)利或代理案件需要利用檔案；其他單位：紀檢監(jiān)察機關(guān)、檢察機關(guān)、公安機關(guān)、政府部門等，需因公務(wù)需要利用檔案。2.利用程序：法院內(nèi)部人員：填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、案號，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案室查閱；當(dāng)事人及代理人：提交身份證（或律師證、基層法律服務(wù)工作者證）、授權(quán)委托書、案件受理通知書等證明材料，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)檔案室負責(zé)人審批后，在指定地點查閱；其他單位：提交單位介紹信、經(jīng)辦人身份證、公務(wù)函（注明利用目的、依據(jù)），填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案室工作人員陪同下查閱。3.利用方式：查閱：需在檔案室指定地點進行，不得將檔案帶出檔案室；復(fù)制：需經(jīng)審批，復(fù)制件需加蓋檔案室公章（注明“與原件一致”）；摘抄：需注明摘抄內(nèi)容的來源（如“（2023）×民初×號檔案第10頁”），摘抄件需經(jīng)檔案室工作人員核對無誤后簽字確認。4.利用限制：未審結(jié)的案件檔案不得對外提供利用；涉及國家秘密、個人隱私、商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)院長審批后方可利用；檔案原件不得外借，確因工作需要外借的（如上級法院調(diào)卷），需經(jīng)院長審批，填寫《檔案外借申請表》，注明外借期限（一般不超過15日），到期需歸還。（二）保密管理：筑牢安全防線1.保密范圍：國家秘密：涉及國家安全、國防利益的案件檔案（如間諜案件、軍事秘密案件）；個人隱私：涉及婚姻家庭、繼承、收養(yǎng)、醫(yī)療糾紛等案件中的個人信息（如身份證號、住址、聯(lián)系方式、醫(yī)療記錄）；商業(yè)秘密：涉及企業(yè)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)等案件中的商業(yè)信息（如公司章程、財務(wù)報表、技術(shù)圖紙、客戶名單）；未公開的審判信息：如合議庭評議筆錄、審委會討論記錄、法官內(nèi)部函件等。2.保密措施：物理隔離：涉及國家秘密的檔案需存放在保密檔案室（符合國家保密標準的專用庫房），由專人保管（持有保密資格證書）；權(quán)限控制：電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限（如法院內(nèi)部人員可查閱普通檔案，保密檔案需經(jīng)院長授權(quán)），記錄訪問日志（包括訪問人、訪問時間、訪問內(nèi)容）；利用監(jiān)督：當(dāng)事人及代理人查閱檔案時，檔案室工作人員需全程陪同，禁止拍照、錄音、錄像（經(jīng)審批的復(fù)制除外）；銷毀管理：到期需銷毀的檔案，需經(jīng)鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負責(zé)人、承辦法官組成）鑒定，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)院長審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀記錄需永久保存。3.責(zé)任追究：對違反保密規(guī)定的人員，根據(jù)情節(jié)輕重給予批評教育、紀律處分（如警告、記過）；造成國家秘密、個人隱私、商業(yè)秘密泄露的，依法承擔(dān)民事責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任（如泄露國家秘密罪、侵犯公民個人信息罪）。四、數(shù)字化管理：賦能檔案現(xiàn)代化隨著案件數(shù)量的增長，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已難以滿足高效利用的需求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為基層法院檔案管理的必然趨勢。（一）數(shù)字化原則：確保電子檔案的有效性1.真實性：電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，不得篡改、偽造；2.完整性：電子檔案需包含紙質(zhì)檔案的全部內(nèi)容（如正文、附件、簽名、印章）；3.安全性：電子檔案需采用加密技術(shù)存儲，防止非法訪問、篡改、刪除；4.可用性：電子檔案需具備可檢索、可復(fù)制、可打印的功能，滿足利用需求。（二）數(shù)字化流程：規(guī)范與質(zhì)量并重1.掃描：掃描設(shè)備：采用高分辨率掃描儀（分辨率不低于300DPI），支持彩色、黑白、灰度掃描；掃描范圍：紙質(zhì)檔案的全部材料（包括目錄、備考表）；掃描要求：掃描件需清晰、完整，無歪斜、模糊、漏掃現(xiàn)象；對有印章、簽名的材料，需采用彩色掃描，確保印章、簽名的真實性。2.錄入：錄入內(nèi)容：案號、當(dāng)事人姓名、案由、裁判結(jié)果、審理法院、審結(jié)日期、保管期限等核心元數(shù)據(jù)；錄入要求：元數(shù)據(jù)需準確、完整，與紙質(zhì)檔案一致；采用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)輔助錄入，提高效率。3.質(zhì)檢：掃描質(zhì)檢：檢查掃描件的清晰度、完整性（如是否漏掃頁碼、是否有歪斜）；錄入質(zhì)檢：核對元數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案是否一致（如案號是否正確、當(dāng)事人姓名是否準確）；質(zhì)檢不合格的，需重新掃描或錄入，直至符合要求。4.存儲：電子檔案需存儲在專用服務(wù)器（符合國家信息安全標準），采用PDF/A格式（長期保存格式）；建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)按案號、當(dāng)事人姓名、案由等關(guān)鍵詞檢索。（三）電子檔案管理：與紙質(zhì)檔案協(xié)同1.關(guān)聯(lián)管理：電子檔案需標注對應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號（如“（2023）×民初×號紙質(zhì)檔案”），紙質(zhì)檔案需標注對應(yīng)的電子檔案編號（如“電子檔案編號：××××××”），實現(xiàn)兩者的一一對應(yīng)。2.檢索與利用：電子檔案的檢索：通過檔案管理軟件，輸入案號、當(dāng)事人姓名、案由等關(guān)鍵詞，快速檢索到對應(yīng)的電子檔案；電子檔案的利用：法院內(nèi)部人員可通過內(nèi)網(wǎng)查閱電子檔案，當(dāng)事人及代理人可通過法院官網(wǎng)或訴訟服務(wù)中心的自助終端查閱電子檔案（需經(jīng)身份驗證）；電子檔案的復(fù)制：需經(jīng)審批，復(fù)制件需加蓋檔案室公章（注明“與電子檔案一致”）。3.備份與恢復(fù)：本地備份：每天對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，存儲在專用移動硬盤（加密）；異地備份：每月將電子檔案數(shù)據(jù)庫備份到上級法院的檔案服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全；恢復(fù)預(yù)案：制定電子檔案恢復(fù)預(yù)案，定期進行演練（每年至少一次），確保在數(shù)據(jù)丟失、損壞時能及時恢復(fù)。（四）電子檔案的法律效力根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》，符合以下條件的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力：1.電子檔案的形成、存儲、傳輸符合國家有關(guān)規(guī)定；2.電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致；3.電子檔案有可靠的電子簽名（如法官的電子簽名、法院的電子印章）；4.電子檔案的元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建時間、修改時間、掃描人員、錄入人員）。五、監(jiān)督與保障機制：確保規(guī)范落地（一）組織領(lǐng)導(dǎo)：強化責(zé)任落實1.成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組：由院長任組長，分管副院長任副組長，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案室負責(zé)人為成員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作；2.明確職責(zé)分工：院長：對檔案管理工作負總責(zé)；分管副院長：負責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的落實；業(yè)務(wù)部門負責(zé)人：負責(zé)本部門案件檔案的整理、移交工作；檔案室負責(zé)人：負責(zé)檔案的接收、保管、利用、數(shù)字化管理工作；承辦法官：負責(zé)案件檔案的整理、裝訂、移交工作。（二）制度保障：完善配套規(guī)范1.制定《基層法院審判檔案管理辦法》：明確歸檔范圍、整理規(guī)范、利用與保密規(guī)定、數(shù)字化管理要求等；2.制定《檔案利用細則》：細化利用主體、程序、方式、限制等內(nèi)容；3.制定《數(shù)字化管理規(guī)程》：規(guī)范掃描、錄入、質(zhì)檢、存儲、備份等流程；4.制定《檔案管理人員考核辦法》：將檔案管理工作納入績效考核（如整理規(guī)范率、移交及時率、利用滿意度），對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎勵，對違反規(guī)定的人員給予處罰。（三）人員保障：提升專業(yè)能力1.檔案管理人員資質(zhì)要求：需具備大專以上學(xué)歷，熟悉檔案管理法律法規(guī)（如《檔案法》《人民法院檔案管理辦法》），掌握檔案整理、數(shù)字化技術(shù)（如掃描、OCR錄入）；2.培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員培訓(xùn)（每年至少兩次），內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、整理規(guī)范、數(shù)字化技術(shù)、保密知識等；3.考核：每年對檔案管理人員進行考核（如理論考試、操作技能考核），考核不合格的需重新培訓(xùn)，仍不合格的調(diào)整崗位。（四）設(shè)施保障：夯實硬件基礎(chǔ)1.檔案室建設(shè)：檔案室需符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ____），具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等功能；檔案室需配備空調(diào)、除濕機、滅火器、防鼠板、遮光簾等設(shè)備；檔案柜需采用鐵皮柜或密集架，排列整齊，留有足夠的通道（不少于1米）。2.設(shè)備配備：掃描設(shè)備：高分辨率掃描儀（不少于1臺）；存儲設(shè)備：專用服務(wù)器（不少于1臺）、移動硬盤（不少于2個，加密）；檔案管理軟件：采用符合最高人民法院要求的檔案管理系統(tǒng)（如“人民法院檔案管理系統(tǒng)”），具備檢索、利用、備