法律事務(wù)部門合同管理規(guī)范方案一、前言合同是企業(yè)經(jīng)營活動的核心法律文件，是明確各方權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險的重要依據(jù)。為規(guī)范企業(yè)合同管理，保障企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及企業(yè)章程，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本規(guī)范方案。本方案旨在建立“全程管控、權(quán)責(zé)一致、風(fēng)險可控”的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)合同從發(fā)起、起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、適用范圍本方案適用于企業(yè)及下屬全資、控股子公司（以下統(tǒng)稱“企業(yè)”）對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、建設(shè)工程合同、知識產(chǎn)權(quán)合同等。例外情形：1.金額較小（具體標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況制定）的日常性合同，可簡化流程，但需符合本方案的基本原則；2.法律法規(guī)另有規(guī)定的合同，從其規(guī)定。三、基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容及簽訂流程必須符合國家法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部制度，嚴(yán)禁簽訂違法合同。2.審慎性原則：充分識別合同風(fēng)險，進(jìn)行必要的盡職調(diào)查（如對方主體資格、信用狀況、履約能力），確保合同條款公平合理。3.效益性原則：平衡風(fēng)險與收益，在防范風(fēng)險的同時，保障企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。4.權(quán)責(zé)一致原則：明確合同承辦部門及相關(guān)人員的責(zé)任，“誰承辦、誰負(fù)責(zé)”，確保責(zé)任可追溯。5.全程管控原則：對合同從發(fā)起至歸檔的全流程進(jìn)行監(jiān)控，避免流程遺漏或失控。四、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）法律事務(wù)部門1.制度建設(shè)：制定、修訂合同管理相關(guān)制度，規(guī)范合同管理流程。2.合同審核：負(fù)責(zé)合同的合法性、合規(guī)性審核，出具書面審核意見；對重大合同（如金額超過一定標(biāo)準(zhǔn)、涉及重大權(quán)益）進(jìn)行法律風(fēng)險評估。3.指導(dǎo)與監(jiān)督：指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展合同起草、履行等工作；監(jiān)督合同管理流程的執(zhí)行情況，定期檢查合同歸檔情況。4.風(fēng)險處置：參與合同糾紛的處理，出具法律意見書；代表企業(yè)處理仲裁、訴訟等法律事務(wù)。5.培訓(xùn)教育：定期組織合同法律知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)部門的合同管理能力。（二）業(yè)務(wù)部門（合同承辦部門）1.發(fā)起與起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同，進(jìn)行前期調(diào)研（如市場調(diào)研、對方資信調(diào)查），起草合同文本（優(yōu)先使用企業(yè)示范文本）。2.主體審查：核查對方當(dāng)事人的主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明）、信用狀況（如通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢）、履約能力（如財(cái)務(wù)報表、過往業(yè)績）。3.履行跟蹤：負(fù)責(zé)合同的具體履行，建立履行跟蹤臺賬，及時向法律事務(wù)部門匯報履行情況；處理履行中的一般問題（如催告對方履行），重大問題（如對方違約）需提交法律事務(wù)部門處理。4.資料歸檔：合同履行完畢后，收集整理合同及相關(guān)資料（如審核意見、履行記錄、變更文件），移交法律事務(wù)部門歸檔。（三）其他部門1.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同中的資金條款（如價款金額、支付方式、稅務(wù)處理），確保符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；跟蹤款項(xiàng)支付情況，配合業(yè)務(wù)部門履行合同。2.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對合同管理流程進(jìn)行審計(jì)，檢查是否符合制度規(guī)定；對重大合同的履行情況進(jìn)行事后審計(jì)，評估合同效益。3.行政部門：負(fù)責(zé)合同專用章的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章或合同專用章；協(xié)助法律事務(wù)部門保管合同原件。五、合同管理流程（一）合同發(fā)起與起草1.發(fā)起申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同發(fā)起申請表》（附件1），內(nèi)容包括：合同名稱、對方當(dāng)事人名稱、合同目的、主要條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限）、預(yù)計(jì)金額、履行地點(diǎn)、承辦人及聯(lián)系方式等。2.主體審查：業(yè)務(wù)部門對對方當(dāng)事人進(jìn)行主體資格審查，收集以下資料并留存復(fù)印件（加蓋對方公章）：（1）企業(yè)法人：營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如有代理人）；（2）其他組織：營業(yè)執(zhí)照或登記證書、負(fù)責(zé)人身份證明；（3）自然人：身份證復(fù)印件；（4）特殊行業(yè)：相關(guān)資質(zhì)證書（如建筑企業(yè)的施工資質(zhì)、金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營許可證）；（5）信用資料：國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)的信用報告、失信被執(zhí)行人查詢結(jié)果。3.文本起草：（1）優(yōu)先使用企業(yè)制定的示范文本（如《買賣合同示范文本》《服務(wù)合同示范文本》），示范文本由法律事務(wù)部門定期修訂；（2）無示范文本的，需根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草，內(nèi)容應(yīng)包括《民法典》第四百七十條規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；（3）條款表述應(yīng)明確、具體，避免模糊性語言（如“盡快支付”“合理期限”），違約責(zé)任應(yīng)量化（如“逾期付款的違約金為每日萬分之五”）。（二）合同審核1.內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門完成合同起草后，先進(jìn)行內(nèi)部審核，由部門負(fù)責(zé)人審查合同的真實(shí)性、可行性（如是否符合業(yè)務(wù)目標(biāo)、價格是否合理），簽署《業(yè)務(wù)部門審核意見》（附件2）。2.跨部門審核：（1）業(yè)務(wù)部門將合同文本及相關(guān)資料（《合同發(fā)起申請表》《業(yè)務(wù)部門審核意見》《對方主體資格資料》）提交法律事務(wù)部門審核；（2）法律事務(wù)部門審核要點(diǎn)：主體合法性：對方是否具備簽訂合同的資格（如是否存續(xù)、是否有相關(guān)資質(zhì)）；條款合規(guī)性：是否符合法律法規(guī)（如《民法典》關(guān)于格式條款的規(guī)定）、企業(yè)制度（如資金支付審批流程）；風(fēng)險可控性：是否存在重大法律風(fēng)險（如對方違約時無法追究責(zé)任、爭議解決方式不利于企業(yè)）；內(nèi)容完整性：是否遺漏必備條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限）。（3）法律事務(wù)部門出具《合同審核意見書》（附件3），明確審核意見（同意、修改、否決）：同意：合同符合要求，可進(jìn)入簽訂流程；修改：合同存在部分問題，需業(yè)務(wù)部門修改后重新提交審核；否決：合同存在重大風(fēng)險（如違法、顯失公平），不得簽訂。（4）如需財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門審核，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同提交相關(guān)部門，相關(guān)部門出具《財(cái)務(wù)審核意見》《審計(jì)審核意見》（附件4、5）。3.審核反饋：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同，修改后重新提交審核，直至所有審核部門同意。（三）合同簽訂1.授權(quán)審批：（1）合同簽訂需由法定代表人或其授權(quán)的代表進(jìn)行；（2）授權(quán)代表需持有《授權(quán)委托書》（附件6），內(nèi)容包括：授權(quán)人（法定代表人）簽字、被授權(quán)人姓名及身份證號、授權(quán)范圍（如“簽訂2024年度買賣合同”）、授權(quán)期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）、企業(yè)蓋章；（3）授權(quán)委托書需提前向法律事務(wù)部門備案。2.蓋章與簽署：（1）合同需加蓋企業(yè)公章或合同專用章，嚴(yán)禁使用部門章、財(cái)務(wù)章等非法定印章；（2）蓋章位置為合同落款處，騎縫章需覆蓋合同所有頁面（防止合同被篡改）；（3）法定代表人或授權(quán)代表在合同上簽字，簽字需與授權(quán)委托書一致。3.文本留存：（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門需留存合同原件1份，法律事務(wù)部門留存1份，財(cái)務(wù)部門留存1份；（2）合同原件需注明“原件”字樣，復(fù)印件需加蓋“與原件一致”章。（四）合同履行1.履行跟蹤：（1）業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（附件7），記錄履行情況：標(biāo)的交付：時間、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收情況（如驗(yàn)收報告）；款項(xiàng)支付：時間、金額、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄）；對方履行：是否按時、按約履行（如對方逾期交付的，需記錄逾期天數(shù)、原因）。（2）每月向法律事務(wù)部門提交《合同履行情況匯報》（附件8），重大履行問題（如對方違約、無法履行）需立即匯報。2.違約處理：（1）對方違約的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集證據(jù)（如合同、履行記錄、對方違約的證明），向法律事務(wù)部門申請出具《律師函》（附件9），要求對方履行義務(wù)；（2）對方拒不履行的，法律事務(wù)部門應(yīng)建議啟動仲裁或訴訟程序，維護(hù)企業(yè)權(quán)益；（3）企業(yè)違約的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法律事務(wù)部門匯報，制定補(bǔ)救措施（如協(xié)商變更合同、承擔(dān)違約責(zé)任）。3.變更與解除：（1）合同變更或解除需符合法律規(guī)定（如《民法典》第五百四十三條、第五百六十二條）或合同約定；（2）變更或解除合同需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《解除協(xié)議》（附件10、11），并經(jīng)過原審核流程（如法律事務(wù)部門審核）；（3）變更或解除后，業(yè)務(wù)部門需更新《合同履行跟蹤表》，并將相關(guān)文件移交法律事務(wù)部門歸檔。（五）合同歸檔1.歸檔范圍：（1）合同原件及復(fù)印件；（2）合同發(fā)起及審核資料：《合同發(fā)起申請表》《業(yè)務(wù)部門審核意見》《合同審核意見書》《財(cái)務(wù)審核意見》《審計(jì)審核意見》；（3）履行資料：《合同履行跟蹤表》《驗(yàn)收報告》《支付憑證》《律師函》《補(bǔ)充協(xié)議》《解除協(xié)議》；（4）其他資料：《授權(quán)委托書》《對方主體資格資料》《法律意見書》。2.歸檔流程：（1）合同履行完畢或解除后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將上述資料整理成冊，提交法律事務(wù)部門；（2）法律事務(wù)部門對資料進(jìn)行審核，確認(rèn)齊全后，分類編號（如按合同類型、年份編號：“2024-買賣-001”）；（3）將資料存入合同檔案柜，建立《合同歸檔臺賬》（附件12），記錄合同名稱、編號、對方當(dāng)事人、簽訂日期、履行期限、歸檔日期、歸檔人等信息。3.保存期限：（1）一般合同：保存期限為10年（從合同履行完畢之日起計(jì)算）；（2）重大合同（如金額超過一定標(biāo)準(zhǔn)、涉及重大權(quán)益）：長期保存；（3）法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定（如《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保存期限）。六、風(fēng)險防控機(jī)制（一）風(fēng)險識別1.主體風(fēng)險：對方當(dāng)事人無主體資格、超越經(jīng)營范圍、信用不良（如失信被執(zhí)行人）、履約能力不足（如資不抵債）。2.條款風(fēng)險：條款模糊（如“質(zhì)量合格”未明確標(biāo)準(zhǔn)）、權(quán)利義務(wù)失衡（如企業(yè)承擔(dān)過多責(zé)任）、違約責(zé)任缺失（如未約定對方逾期交付的責(zé)任）、爭議解決方式不利（如約定外國仲裁機(jī)構(gòu)）。3.履行風(fēng)險：對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格）、企業(yè)自身違約（如逾期付款）、不可抗力（如自然災(zāi)害導(dǎo)致無法履行）。（二）風(fēng)險評估1.定期評估：法律事務(wù)部門每季度對合同管理情況進(jìn)行評估，出具《合同風(fēng)險評估報告》（附件13），分析存在的風(fēng)險（如近期合同中常見的條款漏洞），提出改進(jìn)措施（如修訂示范文本）。2.重大合同評估：對重大合同（如金額超過1000萬元、涉及重大知識產(chǎn)權(quán)），法律事務(wù)部門應(yīng)在簽訂前進(jìn)行專項(xiàng)風(fēng)險評估，出具《重大合同風(fēng)險評估報告》（附件14），報企業(yè)總經(jīng)理辦公會審批。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.預(yù)防措施：（1）使用示范文本，減少條款漏洞；（2）加強(qiáng)對方主體審查，避免與信用不良的企業(yè)合作；（3）要求對方提供擔(dān)保（如抵押、質(zhì)押、保證），降低履約風(fēng)險。2.補(bǔ)救措施：（1）對方違約的，及時收集證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式維權(quán)；（2）條款存在漏洞的，簽訂補(bǔ)充協(xié)議完善條款；（3）履行困難的，協(xié)商變更或解除合同，減少損失。（四）培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)對象：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、承辦人、財(cái)務(wù)部門人員、法律事務(wù)部門人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容：（1）法律法規(guī)：《民法典》合同編、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》；（2）企業(yè)制度：本方案、示范文本、審核流程；（3）實(shí)務(wù)技巧：合同起草技巧、風(fēng)險識別技巧、違約處理技巧。3.培訓(xùn)方式：（1）集中培訓(xùn)：每年至少舉辦2次，邀請律師或法律事務(wù)部門人員授課；（2）專題培訓(xùn)：針對近期出現(xiàn)的風(fēng)險（如條款漏洞），開展專項(xiàng)培訓(xùn)；（3）案例教學(xué)：通過分析企業(yè)過往合同糾紛案例，提高風(fēng)險意識。七、責(zé)任追究1.業(yè)務(wù)部門責(zé)任：（1）未按規(guī)定進(jìn)行主體審查，導(dǎo)致對方無履約能力，造成企業(yè)損失的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及承辦人承擔(dān)賠償責(zé)任；（2）未按審核意見修改合同，導(dǎo)致合同無效或存在重大風(fēng)險的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及承辦人承擔(dān)行政責(zé)任（如警告、記過）；（3）未跟蹤合同履行，導(dǎo)致對方違約未及時處理，造成企業(yè)損失的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及承辦人承擔(dān)賠償責(zé)任。2.法律事務(wù)部門責(zé)任：（1）審核失誤，導(dǎo)致合同違法或存在重大風(fēng)險，造成企業(yè)損失的，由審核人承擔(dān)賠償責(zé)任；（2）未履行監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致合同管理流程失控的，由法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)行政責(zé)任。3.其他部門責(zé)任：（1）財(cái)務(wù)部門未審核資金條款，導(dǎo)致資金違規(guī)支付的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任；（2）行政部門未按規(guī)定使用公章的，由行政部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。4.違紀(jì)違法責(zé)任：偽造合同、擅自簽訂合同、泄露合同機(jī)密的，追究相關(guān)人員的法律責(zé)任（如勞動合