集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度「篇一」為加強(qiáng)對公文收發(fā)和內(nèi)部擬文的管理，特制定本制度：一、文件收發(fā)管理單位所有的公文歸口辦公室管理，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強(qiáng)安全保密工作。(一)公文的簽收呈辦1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時(shí)領(lǐng)取文件和信件。2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會議文件)，應(yīng)及時(shí)登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時(shí)辦理。(二)公文的保密。對“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的閱讀范圍傳遞，同時(shí)做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所和宿舍，不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時(shí)清退。(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時(shí)，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。二、內(nèi)部擬文(一)行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確屬需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。2、向上級請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事;不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)區(qū)委老干部局。4、與我單位不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。5、與其他同級單位間必要時(shí)可聯(lián)合行文。(二)制發(fā)程序主辦科室承辦人擬稿→科室負(fù)責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。(三)公文起草1、起草公文一律用藍(lán)黑或碳素墨水書寫或在微機(jī)上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)修改符號，不得書寫在裝訂線以外。2、科室完稿后，一律用藍(lán)黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見進(jìn)行修改、定稿。做到行文體式得當(dāng)，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達(dá)準(zhǔn)確。(四)公文校核與校對1、公文正式印制前，由辦公室對公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達(dá)、主題詞等進(jìn)行校核，確定發(fā)文字號、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。2、公文的印制與校核由承辦科室負(fù)責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時(shí)將文件、原稿及電子版交辦公室保存。(五)公文裝訂、傳遞1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負(fù)責(zé)。2、需及時(shí)下發(fā)的會議通知和上報(bào)的重要報(bào)告、請示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過傳真下發(fā)、上報(bào)。3、公文上報(bào)下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個(gè)人。集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度「篇二」一、目的為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特規(guī)定本制度。二、權(quán)責(zé)范圍集團(tuán)公司行政人事部為本制度管理的權(quán)責(zé)部門，負(fù)責(zé)本制度的擬定、審核及執(zhí)行解釋；總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。集團(tuán)公司行政人事部負(fù)責(zé)本制度的落實(shí)與實(shí)施跟進(jìn)。三、文件種類本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請求、批復(fù)、函、會議紀(jì)要及其他各種文件、資料等。四、文件發(fā)行程序1.各部門依據(jù)內(nèi)、外部信息確定文件編制任務(wù)。2.新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進(jìn)行校對工作，需發(fā)行的報(bào)行政人事部統(tǒng)一處理，技術(shù)型文件報(bào)技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行處理，嚴(yán)禁自行將公文直接送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門。嚴(yán)禁在報(bào)送的公文上自行加貼標(biāo)記或簽署意見。3.行政人事部受理公文應(yīng)當(dāng)檢查公文是否符合報(bào)送要求。審核重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否合法；涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全。4.經(jīng)審核，對符合行文規(guī)則的公文，行政人事部及時(shí)進(jìn)行登記編號存檔，并加蓋德高公司“文件發(fā)行專用章”，不符合行文規(guī)則的公文做退件處理。對于符合規(guī)定需發(fā)行的文件，需在一個(gè)星期內(nèi)必須發(fā)行。5.公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及國家和公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限。（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急"、"急件"。（3）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（4）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（5）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，標(biāo)注時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（6）公文如有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。（7）對外公文可根據(jù)實(shí)際情況按不同子公司報(bào)送，并應(yīng)有總裁簽字，及加蓋印章。（8）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（9）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱置于印發(fā)日期上方。（10）印章：印章是公文制發(fā)單位對公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會議紀(jì)要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。（11）主題詞：由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范名詞或名詞詞組組成。按上級機(jī)關(guān)要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送單位上方?！爸黝}詞”三個(gè)字用三號黑體字。（12）公文用字除上述規(guī)定外，應(yīng)選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標(biāo)點(diǎn)符號的用法應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。6、公文承辦必須做到：（1）堅(jiān)持規(guī)范與時(shí)效并重，呈批公文一般按照公司領(lǐng)導(dǎo)的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領(lǐng)導(dǎo)。（2）提高辦文效率，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容登記并錄入公文管理系統(tǒng)，跟蹤準(zhǔn)確。（3）堅(jiān)持急件急辦、密件密辦，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和保密紀(jì)律。（4）樹立服務(wù)意識，及時(shí)回復(fù)有關(guān)查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。7、已辦結(jié)的公文，行政人事部應(yīng)將公文原稿和領(lǐng)導(dǎo)批示整理編號存檔。注：對于技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程作業(yè)。五、文件的修訂與管制（一）管理型文件的修訂1.文件和資料在使用過程中，如有相關(guān)單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其他因素需進(jìn)行修改時(shí)，請統(tǒng)一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報(bào)行政人事部進(jìn)行審核，由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.修訂文件如為跨部門運(yùn)作時(shí)，修訂單位需將擬修訂稿件及內(nèi)部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將修訂稿件送審批部門審批，方可發(fā)行。3.文件修改內(nèi)容如屬重要作業(yè)流程或影響現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發(fā)行。（二）技術(shù)型文件的修訂凡涉及研發(fā)的技術(shù)性文件，如：工程圖紙、產(chǎn)品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂，發(fā)放。（三）文件的管制1.凡公司管理型文件（如程序、制度、規(guī)定等）由行政人事部統(tǒng)一管理，歸檔。2.凡公司技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一整理，歸檔。3.當(dāng)行政人事部收到客戶、供應(yīng)商、外單位所供文件類、技術(shù)數(shù)據(jù)或國際標(biāo)準(zhǔn)，公文、密碼電報(bào)、傳真、機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)對收集的外來文件編制目錄清單，進(jìn)行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區(qū)別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發(fā)送至相關(guān)部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認(rèn)。4.以電子媒體形態(tài)存在的外來文件，行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)將其列印一份以備用。5.公文發(fā)出、接受、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)、查閱、借出必須登記，并在交接時(shí)履行簽收手續(xù)，需要借閱時(shí)，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。6.各部門人員應(yīng)將文件看成本公司財(cái)產(chǎn)的一部分，并列入移交項(xiàng)目。7.秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，不得自行翻印、復(fù)印或轉(zhuǎn)載，不得攜帶秘密公文外出。8.公文立卷應(yīng)根據(jù)公文特征、相互關(guān)系和保存價(jià)值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。9.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)印件。（四）文件的換版及廢止1.當(dāng)文件和資料修改次數(shù)超過10次以上，則由相關(guān)部門提出將整套文件更換版本。2.如果文件換版時(shí)文件編號或名稱發(fā)生變化，應(yīng)重新履行文件發(fā)行流程。3.過期或作廢的公文應(yīng)在失效之日起一周內(nèi)交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。4.沒有歸檔和沒有價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴(yán)禁將內(nèi)部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。六、文件和資料編碼原則1.部門代碼2.文件及資料的版本號編碼原則A---第一版B----第二版C----第三版，以此類推3.文件和資料的版次編碼原則0----修訂初始01----第一次修訂02----第二次修訂，以此類推七、文件定期審查1.為確保各有關(guān)部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部定期對所管制文件進(jìn)行查核。2.對于所查不符合文件，由責(zé)任部門于一星期內(nèi)回復(fù)改善措施，管制部門進(jìn)行追蹤處理。八、附則1.未盡事宜，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。2.管理規(guī)定自公布之日起實(shí)施。集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度「篇三」一、目的：為了完整保存有限公司的發(fā)展歷程，清楚、準(zhǔn)確的記錄XXXXX公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和管理職能，特制訂本管理制度。二、適用范圍：本制度適用于XXXXX有限公司。三、文件管理辦法：1、公司文件產(chǎn)生的途徑：（1）因內(nèi)部管理產(chǎn)生的規(guī)章制度、重要的通知、通報(bào)、批復(fù)、決定（因內(nèi)部管理而產(chǎn)生的日常通知或規(guī)定除外）；（2）因外部合作與交流產(chǎn)生的法律文件；（3）因政府管理而產(chǎn)生的報(bào)告和審批文件。2、行政及辦公文件管理的職能部門為公司行政部，承擔(dān)發(fā)文和歸檔的工作。文件發(fā)布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術(shù)性文件保存期限為5年。3、發(fā)文審批流程：發(fā)文部門→公司會議通過→公司總負(fù)責(zé)人審批→行政部公布、歸檔并備案4、文件的密級管理及受控方式：（1）文件密級分為四類：普通、秘密、機(jī)密、絕密；（2）文件受控使用“直接發(fā)放”和“發(fā)放號管理”兩種方式。注：不便由行政部發(fā)布，歸檔并備案的機(jī)密或絕密文件，由發(fā)文部門按本規(guī)定自行做好發(fā)布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的清單作為備案。（3）發(fā)文形式：公司發(fā)文工作通過紙介質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行，文件擬訂后統(tǒng)一提交給發(fā)文部門，由發(fā)文部門填寫發(fā)文文件紙，附紙介質(zhì)文件，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批通過，在紙介質(zhì)文件上蓋章生效后發(fā)放。由發(fā)放號管理方式受控的文件通過紙介質(zhì)或電子文檔發(fā)放，并登記文件簽收單；其它文件的默認(rèn)發(fā)布方式為電子郵件，如需加發(fā)紙介質(zhì)，請?jiān)诎l(fā)文文件紙中注明。5、公司文件采用編號管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統(tǒng)；（1）文件編號原則：首位：公司名稱的縮寫GYRT；第二位：標(biāo)示年度，如本年度為2002年，簡寫為“02”；第三位：標(biāo)示發(fā)文單位使用漢語拼音字頭，總部各部門漢語拼音字頭包括：行政部（XZ）、財(cái)務(wù)部(CW)、銷售市場部(SC)、開發(fā)一部(KF1)、開發(fā)二部（KF2）、產(chǎn)品研發(fā)部（CY），所有發(fā)文部門的漢語拼音字頭應(yīng)在公司行政部（XZ）備案，以保證發(fā)文的規(guī)范化；第四位：文件號碼，按照該發(fā)文單位的文件先后排序，統(tǒng)一從“001”排起。（2）文件名稱：錄入全稱。（3）主題詞：能夠反映文件重點(diǎn)內(nèi)容的關(guān)鍵詞語。（4）概要：將文件內(nèi)容和提綱高度概括總結(jié)出來。（5）發(fā)文單位：發(fā)文單位全稱。（6）文件密級：依照密級制度填寫。（7）發(fā)布日期：文件發(fā)布的日期。（8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書面原始文件和至少一份復(fù)印件，同時(shí)可以以磁盤、光盤、膠片等其他介質(zhì)保存；涉及公司絕密和機(jī)密級的文件，應(yīng)盡量減少保留在電腦硬盤中，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)留存。6、發(fā)文、傳閱文件（1）發(fā)文：由行政部將所發(fā)文件的文號、名稱、份數(shù)、時(shí)間進(jìn)行登記，由文件領(lǐng)取部門在《文件簽收單》簽字領(lǐng)取保管。（2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號、名稱、文件傳出時(shí)間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時(shí)間。（3）在文件的傳閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的文件。7、發(fā)文文件紙、文件簽收單、文件傳閱單（見附件）8、本文件經(jīng)總負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布之日起執(zhí)行。集團(tuán)公司文件收發(fā)管理制度「篇四」第一章總則第一條為適應(yīng)公司經(jīng)營業(yè)務(wù)飛速發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)公司文件管理工作的規(guī)范化、制度化、制定本辦法。第二條公司文件，是集團(tuán)公司董事會、總經(jīng)理實(shí)施企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)、下達(dá)經(jīng)營決策指令、傳達(dá)貫徹戰(zhàn)略方針、管理重大經(jīng)營事務(wù)的具有最高效力和規(guī)范格式的文書；各項(xiàng)管理規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書、流程規(guī)范、重要對外商洽聯(lián)系函件、以及集團(tuán)公司上下之間請示、答復(fù)、報(bào)告和交流情況。第三條公司文件管理，包括文件擬制、辦理、管理、立卷、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)內(nèi)容。第四條納入文件管理范圍的還包括公司的重要數(shù)據(jù)、報(bào)表、及其影印、音像資料等。第五條公司文件管理必須做到高效、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。第六條集團(tuán)公司總裁辦是文件管理工作的主體部門，并對各分公司和集團(tuán)公司各部門文件管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章文件種類第七條公司文件的種類主要有：（一）決議用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（二）決定用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。（三）通知用于發(fā)布公司規(guī)章制度、任免管理干部、傳達(dá)董事會或國家有關(guān)法規(guī)精神、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)行政管理單位的文件、批轉(zhuǎn)下級部門、分公司的文件、發(fā)布要求執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。（四）通報(bào)用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。（五）報(bào)告用于向集團(tuán)公司匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)集團(tuán)公司的詢問。（六）請示用于向集團(tuán)公司請求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)用于答復(fù)分公司或部門的請示。（八）條例用于制定規(guī)范管理工作、活動和員工行為的規(guī)章制度。（九）手冊用于文件、資料的匯集形式（十）守則用于向所屬成員發(fā)布的一種要求自覺遵守的約束性文件。（十一）規(guī)定（辦法）用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十二）函用于對外之間商洽聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的公司請求批準(zhǔn)等。（十三）會議紀(jì)要用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。第三章文件格式第八條公司文件由版頭、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍。主題詞、抄送單位、印制版記組成。（一）版頭由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加中印在文件首頁上部。（二）密級文件的秘密等級，標(biāo)注于版頭左上方（三）緊急程度對文件送達(dá)和辦理的時(shí)間要求，標(biāo)注于版頭的右上方。緊急程度為“特急、加急、平急。（四）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中。（五）簽發(fā)人上報(bào)文件應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注（六）標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、文件主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。（七）主送單位（八）正文文件的主體，用來表達(dá)文件的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送單位下方。（九）附件文件附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文單位署名之前注明附件的名稱。（十）發(fā)文單位署名必須用全稱，位于正文的右下方。（十一）成文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文單位署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送單位的文件，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。（十二）印章除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性文件外，文件應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章。（十三）印發(fā)傳達(dá)范圍加括號標(biāo)注于成文日期左下角。（十四）主題詞標(biāo)注位于抄送單位上方。（十五）抄送單位指除主送單位以外的其他需要告知文件內(nèi)容的上級、下級。抄送單位名稱標(biāo)注于印制版記上方。（十六）印制版記由文件印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于文件末頁下端。第九條文件的漢字從左至右橫排。文件用紙幅面規(guī)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側(cè)裝訂。第十條文件編號為區(qū)別便于查詢，編碼設(shè)在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一區(qū)碼：“MC”為公司文件固定碼，為“美臣”的第一個(gè)拼音字母；第二區(qū)碼“CW”為財(cái)務(wù)部門固定碼，除人力資源部為“HR”外，其他部門均取部門簡稱拼音第一字母為固定編碼；第三區(qū)“070706”為發(fā)文時(shí)間的年月日。（詳細(xì)部門發(fā)文編碼錄附后）第四章行文規(guī)則第十一條文件起草應(yīng)當(dāng)首先確認(rèn)行文的必要性，確有行文必要時(shí)，要注重實(shí)效、堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的文件不發(fā)，可長可短的文件要短。第十二條分公司向下的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送集團(tuán)公司總裁辦和行文內(nèi)容相關(guān)的部門。第十三條總裁辦根據(jù)總經(jīng)理授權(quán)，可以向各分公司下行文；第十四條向集團(tuán)公司請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在非請示文件中夾帶請示事項(xiàng)。第十五條上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在正文尾注明聯(lián)系人的姓名和電話。第十六條文件除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。第十七條電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)（生效時(shí)間）。第十八條對不符合行文規(guī)則的上報(bào)文件，總裁辦指導(dǎo)其糾正。第五章文件起草辦理第十九條起草文件應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家相關(guān)政策法規(guī)，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)總裁意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)文件相銜接。（二）全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施切實(shí)可行。（三）開門見山，觀點(diǎn)明確，文字精練，內(nèi)容充實(shí)，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，力求篇幅簡短。（四）文種、格式使用正確。（五〕杜絕空洞、形式主義和繁瑣。第二十條行文審批程序—總裁辦制作發(fā)文（發(fā)文前必須再核無誤方可）—返回再審—附上文件。第二十一條起草重要文件應(yīng)當(dāng)作好調(diào)查研究和充分論證，廣泛征求有關(guān)部門意見。第六章文件的制作（校對、簽發(fā)、審核）第二十二條公文送總裁簽發(fā)前，由總裁辦進(jìn)行審核：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十三條公司文件必須由總裁（或者總裁授權(quán)的負(fù)責(zé)人）簽發(fā)后，方可制作；第二十四條公文正式印制前，起草部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十五條已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性修改，須報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。第七章文件辦理和傳遞第二十六條文件辦理分為收文和發(fā)文辦理。第二十七條發(fā)文辦理，指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序?？偛棉k在文件制作完畢后