遺失合同證明聲明及規(guī)范案例引言合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的核心法律文件，其原件承載著合同內(nèi)容的真實性、完整性及履行的依據(jù)。實踐中，因保管不善、搬遷、意外事件等原因?qū)е潞贤z失的情況時有發(fā)生。若未及時采取有效措施，可能面臨以下風(fēng)險：對方否認(rèn)合同存在或篡改合同內(nèi)容；第三人持遺失合同主張權(quán)利；發(fā)生糾紛時因缺乏原件導(dǎo)致舉證困難。遺失合同證明聲明（以下簡稱“聲明”）是聲明人向公眾或特定對象披露合同遺失事實、明確自身權(quán)利義務(wù)的法律文書，其目的在于：1.提醒交易相對方及第三人注意合同原件遺失的事實，避免他人濫用；2.固定遺失事實，作為后續(xù)糾紛中的證據(jù)；3.明確聲明人對遺失合同的處理態(tài)度（如“作廢”“不再履行”等）。本文結(jié)合法律規(guī)定與實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理聲明的撰寫規(guī)范及案例，為企業(yè)及個人提供實用指引。一、遺失合同證明聲明的法律依據(jù)聲明的法律效力源于誠實信用原則（《民法典》第七條）及證據(jù)規(guī)則（《民事訴訟法》第六十六條）。具體依據(jù)如下：1.《民法典》第四百六十九條：當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。合同原件是書面形式的核心載體，遺失后需通過聲明等方式補充證明合同關(guān)系。2.《民事訴訟法》第六十七條：當(dāng)事人對自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)。聲明可作為“書證”或“當(dāng)事人陳述”，輔助證明合同遺失的事實及原合同內(nèi)容。3.《最高人民法院關(guān)于適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》第一百零八條：對負(fù)有舉證證明責(zé)任的當(dāng)事人提供的證據(jù)，人民法院經(jīng)審查并結(jié)合相關(guān)事實，確信待證事實的存在具有高度可能性的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定該事實存在。聲明與其他證據(jù)（如付款記錄、交貨單、聊天記錄）結(jié)合，可形成完整證據(jù)鏈。二、遺失合同證明聲明的核心要素聲明的有效性取決于要素的完整性與表述的嚴(yán)謹(jǐn)性。以下為必須包含的核心要素：（一）聲明人的基本信息自然人：姓名、身份證號（可隱去部分，如“××××××19801234”）、住址；法人/非法人組織：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人（負(fù)責(zé)人）姓名、住所地。目的：明確聲明主體，避免他人冒充。（二）遺失合同的基本情況需盡可能詳細(xì)描述合同的關(guān)鍵信息，以鎖定具體合同：1.合同名稱（如《商品房買賣合同》《貨物運輸合同》）；2.合同簽訂時間（精確到日，如“2023年8月15日”）；3.合同對方當(dāng)事人（自然人：姓名；法人：名稱）；4.合同標(biāo)的（如“XX品牌筆記本電腦100臺”“XX小區(qū)3棟2單元101室房屋”）；5.合同編號（若有，如“HT-____”）；6.合同主要內(nèi)容（如“價款10萬元”“租賃期限2023年9月1日至2024年8月31日”）。目的：避免因信息模糊導(dǎo)致聲明指向不明，無法對抗第三人。（三）遺失事實的描述需客觀、具體說明遺失的時間、地點及經(jīng)過：時間：精確到日（如“2023年10月20日”）；地點：具體場所（如“公司總部3樓會議室”“家中書房”）；經(jīng)過：簡要描述（如“因辦公室搬遷，不慎將合同原件遺失”“隨身攜帶的公文包被盜，合同原件一并丟失”）。禁止表述：避免使用“大概”“可能”“忘記”等模糊詞匯，如“最近遺失了合同”“可能在搬家時丟了”。（四）聲明的核心內(nèi)容需明確聲明人的訴求及對遺失合同的處理態(tài)度，常見表述包括：1.“聲明人特此聲明，上述合同原件自遺失之日起作廢，聲明人不再依據(jù)該原件主張權(quán)利或履行義務(wù)”；2.“請交易相對方及第三人注意，若發(fā)現(xiàn)上述合同原件，請勿使用，否則聲明人將不承擔(dān)任何責(zé)任”；3.“聲明人已啟動補簽合同的流程，后續(xù)履行以新簽訂的合同為準(zhǔn)”。注意：“作廢”不等于“合同無效”（合同效力由法律規(guī)定），而是聲明人不再認(rèn)可該原件的證明效力，提醒他人不得濫用。（五）法律責(zé)任的承擔(dān)需明確聲明人的責(zé)任及對第三人的警示：“聲明人保證上述內(nèi)容真實無誤，若有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律責(zé)任”；“任何第三人持上述遺失合同原件主張權(quán)利的，聲明人將依法抗辯”。（六）聲明的形式要件聲明人簽字/蓋章（自然人：親筆簽名；法人：法定代表人簽字+公章）；聲明日期（精確到日）；發(fā)布方式說明（如“本聲明于2023年10月25日在《XX日報》第3版刊登”）。三、遺失合同證明聲明的撰寫規(guī)范（一）格式規(guī)范聲明應(yīng)采用書面形式，結(jié)構(gòu)清晰，通常包括以下部分：標(biāo)題：遺失合同證明聲明（需明確，避免歧義）正文：按上述核心要素依次撰寫；結(jié)尾：聲明人簽字/蓋章、日期、發(fā)布方式。（二）語言規(guī)范1.嚴(yán)謹(jǐn)性：使用法律術(shù)語，避免口語化（如“丟了”改為“遺失”，“不算數(shù)”改為“作廢”）；2.客觀性：僅描述事實，不添加主觀判斷（如“對方肯定沒丟”“我沒責(zé)任”等表述需刪除）；3.簡潔性：避免冗長，重點突出（如無需描述搬遷的具體過程，只需說明“因辦公室搬遷遺失”）。（三）發(fā)布規(guī)范1.發(fā)布渠道：全國性合同（如跨區(qū)域買賣合同）：選擇全國性報紙（如《中國青年報》《法制日報》）或行業(yè)權(quán)威網(wǎng)站（如“中國采購與招標(biāo)網(wǎng)”）；地方性合同（如房屋租賃合同）：選擇本地日報或政務(wù)服務(wù)網(wǎng)；特定對象（如僅涉及對方當(dāng)事人）：可通過EMS郵寄聲明（保留底單）或發(fā)送律師函。2.保留證據(jù)：需保存發(fā)布憑證（如報紙原件、網(wǎng)站截圖、郵寄底單），作為后續(xù)糾紛的證據(jù)。四、規(guī)范案例解析案例一：買賣合同遺失聲明（企業(yè)版）背景：北京XX科技有限公司（以下簡稱“XX科技”）與上海XX貿(mào)易有限公司（以下簡稱“XX貿(mào)易”）于2023年5月10日簽訂編號為“JK-____”的《計算機設(shè)備買賣合同》，約定XX科技向XX貿(mào)易購買100臺筆記本電腦，價款12萬元，交貨時間為2023年6月1日。2023年10月15日，XX科技因辦公室搬遷，將合同原件遺失。聲明內(nèi)容：>遺失合同證明聲明>聲明人：北京XX科技有限公司，統(tǒng)一社會信用代碼：××××××××××××××××××，法定代表人：張三，住所地：北京市朝陽區(qū)××路××號××大廈10層。>聲明人于2023年5月10日與上海XX貿(mào)易有限公司（統(tǒng)一社會信用代碼：××××××××××××××××××）簽訂編號為“JK-____”的《計算機設(shè)備買賣合同》，合同約定：聲明人向上海XX貿(mào)易有限公司購買XX品牌筆記本電腦100臺，價款12萬元，交貨時間為2023年6月1日。>2023年10月15日，聲明人因辦公室搬遷，不慎將上述合同原件遺失。>聲明人特此聲明：上述合同原件自遺失之日起作廢，聲明人不再依據(jù)該原件主張權(quán)利或履行義務(wù)。若有第三人持上述合同原件主張權(quán)利，聲明人將依法抗辯。>聲明人保證上述內(nèi)容真實無誤，若有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律責(zé)任。>發(fā)布方式：本聲明于2023年10月20日在《中國青年報》第5版刊登。>聲明人（蓋章）：北京XX科技有限公司>法定代表人（簽字）：張三>2023年10月18日效果分析：XX科技通過全國性報紙發(fā)布聲明，覆蓋范圍廣，能有效提醒第三人注意；聲明包含合同的關(guān)鍵信息（編號、標(biāo)的、對方當(dāng)事人），指向明確；明確“作廢”及“抗辯”的態(tài)度，避免他人濫用遺失合同。案例二：租賃合同遺失聲明（個人版）背景：李四（身份證號：××××××19901234）與王五（身份證號：××××××19855678）于2023年3月1日簽訂《房屋租賃合同》，約定李四將位于北京市海淀區(qū)××路××小區(qū)3棟2單元101室的房屋出租給王五，租賃期限為2023年3月1日至2024年2月28日，月租金5000元。2023年9月20日，李四因家中被盜，將合同原件丟失。聲明內(nèi)容：>遺失合同證明聲明>聲明人：李四，身份證號：××××××19901234，住址：北京市海淀區(qū)××路××小區(qū)1棟1單元501室。>聲明人于2023年3月1日與王五（身份證號：××××××19855678）簽訂《房屋租賃合同》，合同約定：聲明人將位于北京市海淀區(qū)××路××小區(qū)3棟2單元101室的房屋出租給王五，租賃期限為2023年3月1日至2024年2月28日，月租金5000元。>2023年9月20日，聲明人家中被盜，上述合同原件一并丟失。>聲明人特此聲明：上述合同原件自遺失之日起作廢，聲明人已與王五協(xié)商補簽合同，后續(xù)履行以新簽訂的《房屋租賃合同》（編號：ZL-____）為準(zhǔn)。>聲明人保證上述內(nèi)容真實無誤，若有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律責(zé)任。>發(fā)布方式：本聲明于2023年9月25日在《北京晚報》第8版刊登。>聲明人（簽字）：李四>2023年9月23日效果分析：李四通過本地報紙發(fā)布聲明，針對租賃房屋的本地屬性，覆蓋范圍適當(dāng)；明確“補簽合同”的后續(xù)措施，減少對方當(dāng)事人的疑慮；保留了身份證號的部分信息（隱去中間四位），兼顧隱私與真實性。五、遺失合同后的后續(xù)應(yīng)對措施聲明僅是遺失合同后的應(yīng)急措施，為徹底解決風(fēng)險，還需采取以下措施：（一）及時通知對方當(dāng)事人通過書面形式（如EMS、微信聊天記錄）通知對方合同遺失的事實，并協(xié)商補簽合同。補簽時需注明“本合同為原合同（編號：×××）的補簽版，原合同原件遺失，后續(xù)履行以本合同為準(zhǔn)”。（二）收集其他證據(jù)證明合同關(guān)系若無法補簽合同，需收集以下證據(jù)輔助證明合同內(nèi)容：1.付款記錄（銀行轉(zhuǎn)賬憑證、支付寶/微信支付記錄）；2.交貨憑證（物流單號、收貨確認(rèn)單）；3.溝通記錄（微信、QQ聊天記錄、電話錄音）；4.證人證言（如合同簽訂時的見證人、履行過程中的經(jīng)辦人）。（三）關(guān)注后續(xù)風(fēng)險發(fā)布聲明后，需關(guān)注是否有第三人持遺失合同主張權(quán)利。若發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時通過法律途徑（如起訴）維護(hù)自身權(quán)益，并提交聲明及其他證據(jù)抗辯。六、常見誤區(qū)與風(fēng)險提示（一）誤區(qū)一：聲明“合同無效”風(fēng)險：合同效力由法律規(guī)定（如《民法典》第一百四十四條：無民事行為能力人實施的民事法律行為無效），聲明無法直接否定合同效力。若聲明“合同無效”，可能被對方主張違約。正確表述：“合同原件自遺失之日起作廢，聲明人不再依據(jù)該原件主張權(quán)利或履行義務(wù)”。（二）誤區(qū)二：遺漏合同關(guān)鍵信息風(fēng)險：若聲明未包含合同編號、對方當(dāng)事人等信息，可能導(dǎo)致聲明指向不明，無法對抗第三人。避免方法：盡量收集合同的復(fù)印件、掃描件或?qū)Ψ疆?dāng)事人的確認(rèn)函，補充完善合同信息。（三）誤區(qū)三：未保留發(fā)布證據(jù)風(fēng)險：若未保存報紙原件、網(wǎng)站截圖等發(fā)布憑證，發(fā)生糾紛時無法證明聲明已發(fā)布，導(dǎo)致聲明無效。避免方法：發(fā)布后及時收集憑證，并留存電子版（如掃描件、截圖）。（四）誤區(qū)四：虛假聲明風(fēng)險：若聲明內(nèi)容虛假（如未遺失合