建筑工程物資采購流程標準化文件1總則1.1目的為規(guī)范建筑工程物資采購行為，確保物資采購的質(zhì)量合格、成本可控、進度及時、風險防范，實現(xiàn)采購流程的標準化、規(guī)范化和可追溯性，保障工程建設順利進行，特制定本文件。1.2適用范圍本文件適用于公司所有新建、擴建、改建建筑工程的物資采購活動，涵蓋主材（鋼筋、混凝土、砌體材料等）、輔材（水電配件、防水卷材等）、周轉(zhuǎn)材料（腳手架、模板等）及工程設備（電梯、空調(diào)系統(tǒng)等）的采購。1.3術語定義合格供應商：經(jīng)公司審核準入，納入《合格供應商名錄》，具備提供符合工程要求物資能力的供應商（包括生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷商）。采購方式：包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購（具體適用場景詳見《采購招標管理辦法》）。物資需求計劃：由項目工程部根據(jù)施工進度、圖紙及預算編制的物資采購清單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容。2流程概述建筑工程物資采購流程分為7個核心環(huán)節(jié)，依次為：需求計劃編制→供應商管理→采購實施→合同簽訂→驗收入庫→付款結(jié)算→檔案管理流程框圖（文字描述）：項目工程部提出需求→成本部審核預算→采購部匯總計劃→供應商準入/評價→選擇采購方式→編制招標文件→評審→定標→簽訂合同→到貨驗收→入庫登記→發(fā)票核對→付款申請→支付→檔案歸檔3職責分工環(huán)節(jié)責任部門職責描述需求計劃編制項目工程部根據(jù)施工進度計劃、圖紙計算物資需求量，編制《物資需求計劃》成本部審核《物資需求計劃》是否符合項目預算，提出調(diào)整意見采購部匯總各項目需求，形成《公司月度物資采購計劃》供應商管理采購部負責供應商準入審核、名錄維護、定期評價質(zhì)量部參與供應商現(xiàn)場考察，審核質(zhì)量體系認證及產(chǎn)品檢測報告成本部審核供應商報價合理性，參與供應商業(yè)績評價采購實施采購部選擇采購方式、編制招標文件、組織評審、確定中標供應商技術部審核招標文件中的技術要求（如材料規(guī)格、性能指標）法務部審核招標文件中的法律條款（如違約責任、爭議解決方式）合同簽訂采購部牽頭起草合同，協(xié)調(diào)各方意見法務部審核合同法律合規(guī)性（如主體資格、權利義務、條款完整性）財務部審核合同付款條款（如付款比例、時間、發(fā)票要求）驗收入庫項目工程部參與到貨驗收，確認物資是否符合施工要求質(zhì)量部負責物資質(zhì)量檢測（如鋼筋抗拉強度、混凝土坍落度）倉庫管理部核對數(shù)量、規(guī)格，辦理入庫手續(xù)，登記《物資入庫臺賬》付款結(jié)算采購部收集驗收單、發(fā)票，提交付款申請財務部核對合同、發(fā)票、驗收單，確認手續(xù)齊全后辦理支付法務部確認合同履行情況（如交貨期、質(zhì)量是否達標）檔案管理采購部收集采購全過程資料（需求計劃、招標文件、合同、驗收單、發(fā)票等）行政部負責檔案歸檔、保管，確保資料可追溯4流程細節(jié)及管控要點4.1需求計劃編制4.1.1步驟1.項目工程部根據(jù)施工進度計劃（月/周）、施工圖紙及材料消耗定額，編制《物資需求計劃》（包含：物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、需求時間、使用部位）。2.成本部審核《物資需求計劃》是否在項目預算內(nèi)，若超預算，需項目工程部提交《預算調(diào)整申請》，經(jīng)分管領導審批后調(diào)整。3.采購部匯總各項目《物資需求計劃》，形成《公司月度物資采購計劃》，報分管領導審批。4.1.2管控要點準確性：需求計劃需與施工進度嚴格匹配，避免“超量采購”（導致庫存積壓）或“漏采”（影響施工進度）。預算約束：成本部需核對需求計劃與項目預算的差異，超預算部分必須經(jīng)審批后方可采購。4.2供應商管理4.2.1步驟1.供應商準入：供應商提交《供應商申請表》及相關資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、質(zhì)量體系認證、產(chǎn)品檢測報告），采購部初審后，組織質(zhì)量部、成本部進行現(xiàn)場考察，形成《供應商考察報告》，報分管領導審批后納入《合格供應商名錄》。2.供應商評價：每季度對合格供應商進行評價，評價指標包括產(chǎn)品質(zhì)量（40%）、交貨進度（20%）、服務水平（20%）、價格合理性（20%），評價結(jié)果分為“優(yōu)秀、合格、不合格”，不合格供應商從名錄中刪除。3.供應商更新：每年更新《合格供應商名錄》，新增供應商需重新走準入流程，淘汰連續(xù)2次評價不合格的供應商。4.2.2管控要點資質(zhì)審核：嚴格核查供應商資質(zhì)（如鋼筋生產(chǎn)廠家需具備《全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證》），杜絕無資質(zhì)供應商參與。業(yè)績要求：供應商需提供近2年同類工程物資供應業(yè)績（如3個以上住宅項目鋼筋供應合同），確保其履約能力。4.3采購實施4.3.1步驟1.采購方式選擇：根據(jù)物資金額、規(guī)格復雜度選擇采購方式（如單批采購金額超過X萬元需公開招標；緊急物資可采用競爭性談判）。2.招標文件編制：采購部根據(jù)《物資需求計劃》編制招標文件，內(nèi)容包括：招標范圍、技術要求、商務條款（報價方式、付款條件）、評審標準（質(zhì)量權重40%、價格30%、服務20%、業(yè)績10%）。3.評審與定標：組織技術部、成本部、法務部、質(zhì)量部組成評審小組，對投標文件進行評審，形成《評審報告》，報分管領導審批后確定中標供應商。4.3.2管控要點采購方式合規(guī)：嚴格執(zhí)行《采購招標管理辦法》，避免“化整為零”規(guī)避招標（如將100萬元采購拆分為多個20萬元項目）。評審公平：評審小組需獨立打分，避免“傾向性”意見，確保中標供應商為“性價比最優(yōu)”。4.4合同簽訂4.4.1步驟1.采購部根據(jù)中標結(jié)果起草《物資采購合同》，內(nèi)容包括：雙方主體信息、物資規(guī)格/數(shù)量/質(zhì)量標準、交貨期、付款條件（如預付款10%、到貨款60%、驗收款25%、質(zhì)保金5%）、違約責任（如延遲交貨每天按貨款0.5‰支付違約金）、爭議解決方式（仲裁/訴訟）。2.法務部審核合同法律合規(guī)性（如主體資格是否有效、條款是否公平），財務部審核付款條款（如付款時間是否符合公司資金計劃），技術部審核技術要求（如材料性能指標是否符合圖紙要求）。3.雙方簽字蓋章后，采購部將合同分發(fā)至財務部、項目工程部、倉庫管理部等相關部門。4.4.2管控要點條款明確：避免“模糊表述”（如“質(zhì)量符合國家標準”需明確具體標準編號，如GB/T1499.____《鋼筋混凝土用鋼》）。風險防范：明確“質(zhì)保期”（如防水卷材質(zhì)保期5年）及“質(zhì)量保證金”（如5%貨款，質(zhì)保期滿后無質(zhì)量問題退還），降低質(zhì)量風險。4.5驗收入庫4.5.1步驟1.到貨通知：供應商提前2天通知采購部及項目工程部到貨時間，采購部組織項目工程部、質(zhì)量部、倉庫管理部到場驗收。2.現(xiàn)場驗收：數(shù)量驗收：核對到貨數(shù)量與合同是否一致（如鋼筋按噸稱重，混凝土按立方米計量）；質(zhì)量驗收：檢查物資外觀（如鋼筋是否有銹蝕、混凝土是否有離析），并抽樣送第三方檢測機構（如實驗室）檢測；資料驗收：核對供應商提供的《產(chǎn)品合格證》《檢測報告》《出廠合格證》是否齊全。3.驗收結(jié)論：驗收合格后，各方簽署《物資驗收單》；不合格的，簽署《拒收通知書》，要求供應商整改或退換。4.倉庫管理部根據(jù)《物資驗收單》辦理入庫手續(xù)，登記《物資入庫臺賬》（包括：物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商名稱）。4.5.2管控要點驗收嚴格：杜絕“先入庫后驗收”，避免不合格物資流入施工現(xiàn)場（如鋼筋抗拉強度不達標會導致結(jié)構安全隱患）。資料齊全：驗收單需注明“合格”或“不合格”，并由驗收人員簽字確認，作為后續(xù)付款的依據(jù)。4.6付款結(jié)算4.6.1步驟1.供應商提交《付款申請》及相關資料（發(fā)票、《物資驗收單》、《采購合同》），采購部核對資料完整性。2.財務部審核：發(fā)票真實性（通過稅務系統(tǒng)查驗）；發(fā)票內(nèi)容與合同、驗收單是否一致（如物資名稱、規(guī)格、數(shù)量）；付款金額是否符合合同約定（如到貨款為60%，則付款金額=合同總價×60%）。3.分管領導審批后，財務部通過銀行轉(zhuǎn)賬支付貨款（優(yōu)先采用電子支付，減少現(xiàn)金交易）。4.6.2管控要點手續(xù)齊全：無《物資驗收單》或發(fā)票不符合要求的，財務部拒絕付款，避免“未驗收先付款”或“虛假發(fā)票”風險。質(zhì)保金留存：嚴格按照合同約定留存質(zhì)保金（如5%），質(zhì)保期滿后，經(jīng)項目工程部確認無質(zhì)量問題，方可退還。4.7檔案管理4.7.1步驟1.采購部收集采購全過程資料（《物資需求計劃》、《招標文件》、《評審報告》、《采購合同》、《物資驗收單》、《發(fā)票》、《付款憑證》）。2.按照“項目-年份-物資類別”分類整理，編制《采購檔案目錄》。3.提交行政部歸檔保管，保存期限為工程竣工驗收后5年（重要資料延長至10年）。4.7.2管控要點資料完整：杜絕資料遺漏或丟失，確保采購流程可追溯（如發(fā)生質(zhì)量糾紛時，可通過檔案核對合同條款及驗收記錄）。查閱規(guī)范：如需查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部審批后，方可查閱（涉密資料需分管領導審批）。5風險控制風險點防控措施需求計劃不準確項目工程部需根據(jù)施工進度計劃及圖紙編制需求計劃，成本部審核預算，避免超量或漏采供應商資質(zhì)不符嚴格審核供應商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明，定期評價，淘汰不合格供應商采購方式違規(guī)執(zhí)行《采購招標管理辦法》，公開招標項目需在指定平臺發(fā)布公告，避免暗箱操作合同條款模糊法務部審核合同條款，明確質(zhì)量標準、交貨期、付款條件、違約責任，避免歧義驗收不嚴格項目工程部、質(zhì)量部、倉庫管理部共同驗收，簽署《物資驗收單》，不合格物資拒收付款風險財務部核對發(fā)票、驗收單、合同，手續(xù)齊全后方可付款，留存質(zhì)保金檔案丟失采購部收集資料，行政部歸檔保管，建立《檔案查閱制度》6相關文件《供應商管理辦法》（XX-202X）《采購招標管理辦法》（XX-202X）《合同管理辦法》（XX-202X）《物資驗收管理辦法》（XX-202X）《財務付款管理辦法》（XX-202X）《檔案管理辦法》（XX-202X）7附則7.1修訂說明本文件由采購部負