學(xué)校體系管理員崗位職責(zé)說明**一、崗位基本信息**崗位名稱：學(xué)校體系管理員所屬部門：學(xué)校辦公室/信息化管理中心直接上級(jí)：分管校長/信息中心主任崗位定位：學(xué)校管理體系運(yùn)行的核心保障角色，統(tǒng)籌體系規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)維與優(yōu)化，確保體系合規(guī)性與有效性。**二、崗位概述**本崗位聚焦學(xué)校質(zhì)量管理體系（如ISO9001）、教育信息化體系（如《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》）及配套管理體系的全生命周期管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化手段，整合教學(xué)、行政、后勤等各環(huán)節(jié)資源，推動(dòng)學(xué)校管理效率提升與教育服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化。其核心目標(biāo)是保障體系符合教育主管部門要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，支撐學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展。**三、核心職責(zé)****（一）體系規(guī)劃與頂層設(shè)計(jì)**1.需求調(diào)研：通過訪談、問卷等方式，收集教學(xué)、行政、后勤等部門的管理需求（如流程簡化、信息共享），識(shí)別體系建設(shè)的痛點(diǎn)與優(yōu)先級(jí)。2.方案制定：結(jié)合教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如《義務(wù)教育學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)》）、學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略（如“十四五”規(guī)劃），編制體系建設(shè)方案，明確目標(biāo)（如“1年內(nèi)實(shí)現(xiàn)核心流程信息化覆蓋”）、框架（如“決策-執(zhí)行-監(jiān)督-改進(jìn)”閉環(huán)）、制度（如《體系運(yùn)行管理辦法》）及工具（如OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)）。3.落地推動(dòng)：協(xié)調(diào)各部門參與體系搭建（如組織流程梳理workshops），確保跨部門流程銜接順暢（如招生-錄取-學(xué)籍注冊流程），跟蹤方案執(zhí)行進(jìn)度，解決落地中的阻力（如部門間推諉）。**（二）體系運(yùn)行維護(hù)與優(yōu)化**1.日常監(jiān)控：通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如OA系統(tǒng)審批時(shí)效、教務(wù)系統(tǒng)課程開設(shè)率）與現(xiàn)場檢查，監(jiān)控體系關(guān)鍵流程（如學(xué)生請假、物資采購、教師考核）的執(zhí)行情況，每月生成《體系運(yùn)行分析報(bào)告》，識(shí)別異常（如某流程平均審批時(shí)間超標(biāo)準(zhǔn)2倍）。2.問題解決：牽頭解決體系運(yùn)行中的痛點(diǎn)（如“信息孤島”導(dǎo)致的重復(fù)填報(bào)），推動(dòng)流程優(yōu)化（如采用BPM工具整合跨部門審批）；協(xié)調(diào)信息化部門解決系統(tǒng)故障（如教務(wù)系統(tǒng)崩潰），確保系統(tǒng)uptime符合要求（如≥99%）。3.持續(xù)改進(jìn)：運(yùn)用PDCA循環(huán)（計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-處理），定期評估體系有效性（如每季度一次），針對問題（如“家長對繳費(fèi)流程滿意度低”）提出改進(jìn)措施（如上線微信繳費(fèi)功能），并驗(yàn)證效果。**（三）文檔與記錄管理**1.規(guī)范建立：制定《體系文檔管理辦法》，明確文檔分類（如制度文件、流程手冊、記錄表單）、版本控制規(guī)則（如“文件名稱-版本號(hào)-日期”格式，如《學(xué)生管理流程-V2.____》）、歸檔流程（如電子文檔存儲(chǔ)于學(xué)校指定服務(wù)器，紙質(zhì)文檔存于檔案室并標(biāo)注“體系文件”）。2.動(dòng)態(tài)維護(hù)：定期梳理體系文檔（如每半年一次），刪除過時(shí)文件（如舊版《招生流程》），更新修訂內(nèi)容（如政策變化導(dǎo)致的流程調(diào)整），確保文檔與現(xiàn)行流程一致。3.記錄管理：收集、整理體系運(yùn)行記錄（如內(nèi)部審核報(bào)告、整改通知書、培訓(xùn)簽到表），按要求保存（如電子記錄保存3年，紙質(zhì)記錄保存5年），確保記錄的真實(shí)性、完整性（如審核記錄需有審核人、被審核人簽字）與可追溯性（如通過記錄能還原某筆采購的全流程）。**（四）培訓(xùn)與指導(dǎo)**1.計(jì)劃制定：根據(jù)體系要求與部門需求，編制年度培訓(xùn)計(jì)劃（如“春季學(xué)期開展行政流程培訓(xùn)，秋季學(xué)期開展教學(xué)體系培訓(xùn)”），明確培訓(xùn)對象（如教師、行政人員、后勤人員）、內(nèi)容（如體系基礎(chǔ)知識(shí)、流程操作、系統(tǒng)使用）與形式（如線上課程、線下workshops）。2.實(shí)施與評估：編寫培訓(xùn)材料（如《體系流程手冊》《OA系統(tǒng)操作視頻》），組織培訓(xùn)實(shí)施；通過考試（如流程知識(shí)測試）、問卷（如培訓(xùn)滿意度調(diào)查）評估培訓(xùn)效果，調(diào)整培訓(xùn)策略（如增加實(shí)操環(huán)節(jié)）。3.日常指導(dǎo)：解答各部門在體系執(zhí)行中的疑問（如“教師如何提交備課記錄？”），提供現(xiàn)場指導(dǎo)（如協(xié)助后勤部門梳理物資采購流程），確保員工正確理解與執(zhí)行體系要求。**（五）內(nèi)部審核與改進(jìn)**1.審核計(jì)劃：制定年度內(nèi)部審核計(jì)劃（如每季度審核1-2個(gè)部門），明確審核范圍（如教學(xué)部門的課程管理流程）、標(biāo)準(zhǔn)（如體系文件、《教育質(zhì)量管理體系要求》）與人員（如組建由體系管理員、部門代表組成的審核小組）。2.審核實(shí)施：開展現(xiàn)場審核（如檢查教師備課記錄是否符合體系要求），記錄不符合項(xiàng)（如“某部門未按流程審批采購申請”），出具《內(nèi)部審核報(bào)告》，明確整改要求（如“3個(gè)工作日內(nèi)完成流程補(bǔ)正”）。3.整改跟蹤：跟蹤不符合項(xiàng)的整改情況（如每周催促部門提交整改報(bào)告），驗(yàn)證整改效果（如復(fù)查補(bǔ)正后的采購流程），將整改結(jié)果納入部門績效考核（如“未按時(shí)整改扣減部門績效分”）。**（六）外部對接與合規(guī)管理**1.主管部門對接：配合教育主管部門（如教育局、教育廳）的體系檢查（如教育質(zhì)量評估、信息化專項(xiàng)檢查），提交所需材料（如《體系運(yùn)行報(bào)告》《整改記錄》），解答檢查人員的疑問（如“體系如何保障教學(xué)質(zhì)量？”）。2.認(rèn)證機(jī)構(gòu)協(xié)作：聯(lián)系ISO認(rèn)證機(jī)構(gòu)等第三方機(jī)構(gòu)，協(xié)助完成體系認(rèn)證或復(fù)評（如準(zhǔn)備認(rèn)證材料、組織現(xiàn)場審核），確保認(rèn)證通過（如ISO9001認(rèn)證復(fù)評通過率100%）。3.政策與標(biāo)準(zhǔn)更新：關(guān)注教育行業(yè)政策法規(guī)（如《中華人民共和國教育法》修訂）及標(biāo)準(zhǔn)（如《教育信息化標(biāo)準(zhǔn)》更新），及時(shí)調(diào)整體系（如修改流程以符合新政策要求），確保體系合規(guī)性。**（七）應(yīng)急管理**1.預(yù)案制定：編制《體系運(yùn)行應(yīng)急預(yù)案》，明確應(yīng)急場景（如系統(tǒng)崩潰、流程中斷）、應(yīng)急流程（如“系統(tǒng)崩潰時(shí)，立即啟動(dòng)備用系統(tǒng)，同時(shí)通知信息化部門修復(fù)”）、責(zé)任分工（如體系管理員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，信息化部門負(fù)責(zé)技術(shù)修復(fù)）。2.演練與培訓(xùn)：組織應(yīng)急演練（如每年一次“教務(wù)系統(tǒng)崩潰”演練），提高各部門應(yīng)對突發(fā)事件的能力；通過培訓(xùn)（如“應(yīng)急流程講解”）讓員工熟悉應(yīng)急措施（如“系統(tǒng)崩潰時(shí)，如何人工處理學(xué)生請假”）。3.事件處理：處理體系運(yùn)行中的突發(fā)事件（如考試期間教務(wù)系統(tǒng)故障），協(xié)調(diào)資源（如信息化部門、教學(xué)部門）快速解決，減少影響（如“30分鐘內(nèi)切換備用系統(tǒng)，確?？荚囌＿M(jìn)行”）；事后編寫《突發(fā)事件處理報(bào)告》，分析原因（如“系統(tǒng)服務(wù)器過載”），提出預(yù)防措施（如“升級(jí)服務(wù)器”）。**四、任職要求****（一）學(xué)歷與專業(yè)**本科及以上學(xué)歷，教育管理、信息管理、質(zhì)量管理、教育學(xué)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。**（二）經(jīng)驗(yàn)要求**3年以上學(xué)校管理、體系管理或教育信息化工作經(jīng)驗(yàn)；有ISO9001、教育質(zhì)量管理體系建設(shè)或運(yùn)維經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先；熟悉學(xué)校教學(xué)、行政、后勤流程者優(yōu)先。**（三）技能要求**1.標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)：熟悉教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如ISO9001、《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》、《義務(wù)教育學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)》）及法規(guī)（如《中華人民共和國教育法》）；2.工具運(yùn)用：掌握辦公軟件（Word、Excel、PPT）、信息化工具（OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、BPM工具），具備基本數(shù)據(jù)分析能力（如用Excel統(tǒng)計(jì)流程時(shí)效）；3.流程優(yōu)化：能運(yùn)用流程圖（如Visio）梳理流程，識(shí)別冗余環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化方案；4.證書要求：持有ISO9001內(nèi)部審核員證書、教育信息化管理員證書者優(yōu)先。**（四）素質(zhì)要求**1.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致：注重細(xì)節(jié)（如文檔版本控制、記錄準(zhǔn)確性），能避免因疏忽導(dǎo)致的體系漏洞；2.溝通協(xié)調(diào)：能與各部門有效合作（如推動(dòng)體系落地時(shí)協(xié)調(diào)教學(xué)與行政部門），解決跨部門沖突；3.責(zé)任心強(qiáng)：承擔(dān)體系運(yùn)行的保障責(zé)任，能應(yīng)對突發(fā)事件（如深夜處理系統(tǒng)故障）；4.學(xué)習(xí)能力：及時(shí)掌握教育行業(yè)新政策、新標(biāo)準(zhǔn)（如應(yīng)對“雙減”政策調(diào)整體系）；5.問題解決：能快速識(shí)別并解決體系運(yùn)行中的問題（如流程堵塞、系統(tǒng)故障）。**五、協(xié)作關(guān)系****（一）內(nèi)部協(xié)作**教學(xué)部門（教務(wù)處、學(xué)科組）：協(xié)調(diào)教學(xué)流程（如課程開設(shè)、考試安排）的體系融入，解答教師疑問；行政部門（辦公室、人事處、財(cái)務(wù)處）：優(yōu)化行政流程（如審批、報(bào)銷），確保符合體系要求；后勤部門（總務(wù)處、安保處）：規(guī)范后勤服務(wù)流程（如物資采購、校園安全），提升服務(wù)質(zhì)量；信息化部門（信息中心）：配合維護(hù)體系相關(guān)系統(tǒng)，解決技術(shù)問題。**（二）外部協(xié)作**教育主管部門（教育局、教育廳）：對接檢查與評估，提交材料；認(rèn)證機(jī)構(gòu)（ISO認(rèn)證機(jī)構(gòu)）：協(xié)助認(rèn)證與復(fù)評；軟件供應(yīng)商：協(xié)調(diào)系統(tǒng)升級(jí)與故障解決；同行學(xué)校：交流體系管理經(jīng)驗(yàn)（如參加行業(yè)研討會(huì)）。**六、考核指標(biāo)****指標(biāo)類型****具體指標(biāo)**體系運(yùn)行穩(wěn)定性體系關(guān)鍵流程運(yùn)行故障率（≤5%）、信息系統(tǒng)uptime（≥99%）審核與合規(guī)性內(nèi)部審核不符合項(xiàng)整改完成率（100%）、外部檢查/認(rèn)證通過率（100%）培訓(xùn)效果培訓(xùn)覆蓋率（≥95%）、培訓(xùn)滿意度（≥4.5分/5分）持續(xù)改進(jìn)效率年度流程優(yōu)化數(shù)量（≥10個(gè)）、流程效率提升率（≥15