企業(yè)法務(wù)合同管理規(guī)范及風(fēng)險(xiǎn)控制手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同履行效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同等）。1.3基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容及簽訂流程必須符合法律法規(guī)及政策要求，不得違反強(qiáng)制性規(guī)定。2.審慎性原則：對(duì)合同對(duì)方主體資格、履約能力、信用狀況進(jìn)行充分核查，避免與無(wú)履約能力或信用不良的主體簽訂合同。3.效益性原則：合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)，平衡交易風(fēng)險(xiǎn)與收益，避免因條款疏漏導(dǎo)致企業(yè)利益受損。4.權(quán)責(zé)一致原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門及責(zé)任人，確保責(zé)任可追溯。第二章合同管理流程2.1合同發(fā)起2.1.1發(fā)起部門業(yè)務(wù)部門為合同發(fā)起責(zé)任部門，負(fù)責(zé)提出合同需求，收集對(duì)方主體信息及交易背景資料。2.1.2發(fā)起資料業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交以下資料：合同申請(qǐng)書（包括交易目的、對(duì)方主體名稱、合同標(biāo)的、金額、履行期限等基本信息）；對(duì)方主體資格證明文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等）；交易背景資料（如項(xiàng)目建議書、招標(biāo)文件、談判記錄等）；初步擬定的合同文本（若有）。2.2合同評(píng)審2.2.1評(píng)審部門及職責(zé)評(píng)審部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)交易背景、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限等條款的合理性法務(wù)部門審查合同合法性（如主體資格、條款有效性、爭(zhēng)議解決方式等）、防范法律風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)部門審核價(jià)款、支付方式、稅務(wù)條款的合規(guī)性及財(cái)務(wù)可行性其他相關(guān)部門如技術(shù)部門審核技術(shù)條款、風(fēng)控部門審核風(fēng)險(xiǎn)條款等2.2.2評(píng)審流程1.業(yè)務(wù)部門將合同資料提交至法務(wù)部門，啟動(dòng)評(píng)審流程；2.法務(wù)部門牽頭組織各評(píng)審部門進(jìn)行會(huì)審，填寫《合同評(píng)審表》（見附件1）；3.各評(píng)審部門提出修改意見，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)對(duì)方落實(shí)修改；4.評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，《合同評(píng)審表》由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，作為合同簽訂的依據(jù)。2.3合同簽訂2.3.1主體資格核查簽訂前需再次確認(rèn)對(duì)方主體資格：企業(yè)法人：核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否存在經(jīng)營(yíng)異?；蚴疟粓?zhí)行人信息（可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“天眼查”等工具查詢）；自然人：核查身份證原件，確認(rèn)是否具有民事行為能力；其他組織：核查其設(shè)立批準(zhǔn)文件或登記證書。2.3.2簽字蓋章規(guī)范1.合同需由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字（授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍及期限）；2.加蓋企業(yè)公章或合同專用章（需與對(duì)方主體名稱一致）；3.多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，避免頁(yè)碼替換風(fēng)險(xiǎn)。2.3.3合同備案簽訂后，業(yè)務(wù)部門需將合同原件及《合同評(píng)審表》提交至法務(wù)部門備案，法務(wù)部門建立《合同臺(tái)賬》（見附件2），記錄合同基本信息。2.4合同履行2.4.1履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)：跟蹤對(duì)方履約情況（如貨物交付、服務(wù)提供、款項(xiàng)支付等）；定期核對(duì)合同履行進(jìn)度，填寫《合同履行跟蹤表》（見附件3）；及時(shí)向法務(wù)部門反饋履行中的異常情況（如對(duì)方遲延履行、違約等）。2.4.2變更與解除1.合同變更：需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書面《合同變更協(xié)議》，并履行評(píng)審流程；2.合同解除：符合法定或約定解除條件的，需書面通知對(duì)方，保留通知證據(jù)（如EMS快遞單、電子郵件記錄等）。2.4.3爭(zhēng)議處理履行中發(fā)生爭(zhēng)議的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，需在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（一般為3年）向法務(wù)部門提出法律救濟(jì)申請(qǐng)，由法務(wù)部門牽頭處理（如仲裁、訴訟等）。2.5合同歸檔2.5.1歸檔范圍合同原件及附件；《合同評(píng)審表》《合同履行跟蹤表》；對(duì)方主體資格證明文件；履行過(guò)程中的往來(lái)函件、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.5.2歸檔要求1.合同歸檔由法務(wù)部門負(fù)責(zé)，實(shí)行“一戶一檔”；2.歸檔材料需整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽訂日期；3.電子檔案需備份存儲(chǔ)，確?？蓹z索、可恢復(fù)；4.合同保存期限：一般合同保存至履行完畢后5年；涉及重大權(quán)益的合同保存至訴訟時(shí)效屆滿后10年。第三章合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制3.1主體風(fēng)險(xiǎn)3.1.1風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)對(duì)方為無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力人；對(duì)方為企業(yè)法人但已注銷、吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照；對(duì)方超越經(jīng)營(yíng)范圍簽訂合同（特殊行業(yè)需取得行政許可）；對(duì)方為分支機(jī)構(gòu)但未取得總公司授權(quán)。3.1.2控制措施核查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等原件；通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對(duì)方經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、失信記錄；要求對(duì)方提供近期財(cái)務(wù)報(bào)表或履約能力證明（如銀行資信證明、過(guò)往合同履行記錄）。3.2條款風(fēng)險(xiǎn)3.2.1風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)條款模糊（如“質(zhì)量合格”未明確標(biāo)準(zhǔn)、“合理期限”未約定具體天數(shù)）；關(guān)鍵條款缺失（如未約定違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）；格式條款不公平（如排除對(duì)方主要權(quán)利、加重己方責(zé)任）；語(yǔ)言歧義（如“定金”與“訂金”混淆）。3.2.2控制措施使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本（法務(wù)部門制定，見附件4），減少個(gè)性化條款風(fēng)險(xiǎn)；明確關(guān)鍵條款：標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)）、數(shù)量（單位、計(jì)量方式）、質(zhì)量（標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法）、價(jià)款（金額、貨幣、支付方式）、履行期限（起止日期、交付地點(diǎn)）、違約責(zé)任（計(jì)算方式、賠償范圍）、爭(zhēng)議解決（管轄法院或仲裁委員會(huì)）；避免使用模糊表述，如“盡快”“合理”應(yīng)替換為具體期限（如“30日內(nèi)”）；格式條款需加粗提示，避免被認(rèn)定為無(wú)效。3.3履行風(fēng)險(xiǎn)3.3.1風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)對(duì)方遲延交付貨物/提供服務(wù)；對(duì)方交付的貨物質(zhì)量不符合約定；己方未按約定支付款項(xiàng)導(dǎo)致違約；履行過(guò)程中未保留證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）。3.3.2控制措施業(yè)務(wù)部門定期跟蹤履行進(jìn)度，填寫《合同履行跟蹤表》；對(duì)方交付貨物/服務(wù)時(shí)，需出具書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（注明驗(yàn)收時(shí)間、結(jié)果、簽字蓋章）；己方支付款項(xiàng)時(shí)，需取得對(duì)方開具的正規(guī)發(fā)票（與合同價(jià)款一致）；履行中的往來(lái)函件（如催款函、異議函）需以書面形式發(fā)送（EMS快遞，保留底單），并要求對(duì)方簽收。3.4變更與解除風(fēng)險(xiǎn)3.4.1風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)口頭變更合同未書面確認(rèn)；解除合同未通知對(duì)方，導(dǎo)致對(duì)方主張繼續(xù)履行；變更條款違反法律法規(guī)（如變更標(biāo)的為禁止交易物品）。3.4.2控制措施合同變更需簽訂書面《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效日期，雙方簽字蓋章；解除合同需向?qū)Ψ桨l(fā)送書面《解除通知書》（注明解除理由、依據(jù)、生效日期），保留通知證據(jù)；變更或解除合同需履行評(píng)審流程，確保合法性。3.5糾紛風(fēng)險(xiǎn)3.5.1風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)對(duì)方拒絕履行合同，且協(xié)商不成；訴訟時(shí)效屆滿，喪失勝訴權(quán)；管轄法院或仲裁委員會(huì)約定不明，導(dǎo)致維權(quán)成本增加。3.5.2控制措施發(fā)生糾紛后，及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，收集證據(jù)（合同原件、履行記錄、往來(lái)函件）；協(xié)商解決時(shí)，簽訂《和解協(xié)議》（明確履行期限、責(zé)任承擔(dān)）；訴訟或仲裁需在法定時(shí)效內(nèi)提出（一般為3年，從知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受損之日起計(jì)算）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇己方所在地法院管轄（避免異地訴訟成本）。第四章監(jiān)督與考核4.1監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查（每季度一次），重點(diǎn)檢查合同評(píng)審流程、履行跟蹤記錄、歸檔情況；2.審計(jì)部門每年對(duì)合同管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告，提出改進(jìn)意見；3.對(duì)違反合同管理規(guī)范的行為（如未履行評(píng)審流程簽訂合同、隱瞞履行異常情況），追究相關(guān)部門及責(zé)任人責(zé)任。4.2考核指標(biāo)指標(biāo)名稱考核標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任部門合同評(píng)審及時(shí)率100%（提交后3個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審）法務(wù)部門、各評(píng)審部門合同履約率≥95%（按約定履行的合同占比）業(yè)務(wù)部門糾紛發(fā)生率≤5%（發(fā)生糾紛的合同占比）業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門歸檔完整性100%（合同及相關(guān)資料齊全）法務(wù)部門4.3獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)合同管理規(guī)范、未發(fā)生糾紛的部門及責(zé)任人，給予表彰及獎(jiǎng)勵(lì)；2.對(duì)違反合同管理規(guī)范導(dǎo)致企業(yè)損失的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降薪等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任。第五章附則5.1手冊(cè)修訂本手冊(cè)根據(jù)法律法規(guī)變化及企業(yè)實(shí)際情況，每?jī)赡晷抻喴淮危煞▌?wù)部門負(fù)責(zé)修訂，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后生效。5.2解釋權(quán)本手冊(cè)由