加工公司項目合同管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“質(zhì)量至上、誠信為本、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的經(jīng)營理念，致力于通過高效、規(guī)范的項目合同管理，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙提升。為加強公司項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在建立科學(xué)、合理、完善的項目合同管理體系，確保公司在項目合作中能夠有效防范風(fēng)險，提升管理效率，同時充分體現(xiàn)公司對員工的人文關(guān)懷，營造積極向上的企業(yè)文化氛圍。在管理過程中，推行扁平化管理模式，減少層級，提高信息傳遞效率，使決策能夠迅速落實到執(zhí)行層面。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在從事項目相關(guān)活動中涉及的各類項目合同的管理，同時也適用于與公司簽訂項目合同的所有客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負責(zé)人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)為：1.制定和調(diào)整公司項目合同管理戰(zhàn)略與方針；2.審議重大項目合同，對合同的簽訂、履行等重大事項進行決策；3.協(xié)調(diào)各部門在合同管理中的工作關(guān)系，解決合同管理中的重大問題。（二）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負責(zé)項目合同的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)如下：1.制定和完善公司項目合同管理制度、流程及標準文本；2.對合同進行審核，重點審查合同的合法性、完整性、準確性等；3.組織合同的簽訂、變更、終止等手續(xù)的辦理；4.建立合同臺賬，對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤、統(tǒng)計和分析；5.負責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，提供合同管理方面的咨詢和培訓(xùn)。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是項目合同的具體承辦部門，職責(zé)如下：1.負責(zé)項目合同的前期洽談、起草工作，確保合同條款符合項目實際需求；2.對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查和評估；3.按照合同約定組織項目的實施，及時向合同管理部門反饋合同執(zhí)行情況；4.負責(zé)處理合同履行過程中的爭議和糾紛，維護公司合法權(quán)益。（四）其他部門財務(wù)部門負責(zé)對合同的財務(wù)條款進行審核，參與合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，做好合同款項的收付結(jié)算工作；法務(wù)部門負責(zé)對合同的合法性進行審查，提供法律咨詢服務(wù)，參與合同糾紛的處理；技術(shù)部門負責(zé)對合同中涉及的技術(shù)條款進行審核，提供技術(shù)支持等。四、管理內(nèi)容與流程（一）合同準備階段1.項目需求確認業(yè)務(wù)部門在接到項目任務(wù)后，應(yīng)與客戶充分溝通，明確項目的目標、范圍、質(zhì)量要求、交付時間等關(guān)鍵需求，并形成詳細的項目需求文檔。2.合同相對方調(diào)查業(yè)務(wù)部門負責(zé)對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、注冊資本、信用狀況、經(jīng)營業(yè)績等進行調(diào)查?？赏ㄟ^查閱工商登記資料、第三方信用評估機構(gòu)報告、實地考察等方式獲取相關(guān)信息，并填寫《合同相對方調(diào)查表》。對于重大項目合同相對方，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合考察評估。3.合同文本起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求和與客戶的洽談情況，結(jié)合公司合同標準文本，起草項目合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當事人信息、項目名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。對于涉及技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)等特殊條款的，應(yīng)會同技術(shù)部門、法務(wù)部門共同起草。（二）合同審核階段1.部門初審合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進行內(nèi)部初審，檢查合同條款是否符合項目要求，文字表述是否準確，合同格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，將合同文本連同相關(guān)資料提交合同管理部門審核。2.合同管理部門審核合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本后，從合同的合法性、完整性、準確性以及與公司內(nèi)部管理制度的一致性等方面進行審核。重點審查合同主體是否適格、合同條款是否存在法律風(fēng)險、合同的權(quán)利義務(wù)是否明確對等、合同的履行期限和違約責(zé)任是否合理等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通反饋，提出修改意見。3.專項審核對于涉及重大財務(wù)支出、技術(shù)難題、法律風(fēng)險等復(fù)雜問題的合同，合同管理部門應(yīng)組織財務(wù)部門、技術(shù)部門、法務(wù)部門等進行專項審核。各部門根據(jù)自身職責(zé)對合同相關(guān)條款進行審查，并出具書面審核意見。4.領(lǐng)導(dǎo)小組審批經(jīng)過上述審核后，對于重大項目合同，應(yīng)提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進行審批。領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、經(jīng)營狀況、風(fēng)險承受能力等因素，對合同的簽訂進行綜合決策。（三）合同簽訂階段1.合同修訂與確認根據(jù)各部門的審核意見和領(lǐng)導(dǎo)小組的審批意見，業(yè)務(wù)部門對合同文本進行修訂完善。修訂后的合同文本經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)再次確認無誤后，方可進入簽訂程序。2.簽訂授權(quán)公司法定代表人是公司合同簽訂的法定代表人。法定代表人可根據(jù)工作需要，書面授權(quán)公司其他人員代表公司簽訂合同。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)利。3.合同簽訂合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保雙方當事人的簽字蓋章齊全、有效。對于需要辦理公證、鑒證等手續(xù)的合同，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時辦理。（四）合同履行階段1.合同交底合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行合同交底。向參與項目實施的人員詳細介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、項目的關(guān)鍵節(jié)點、質(zhì)量要求等，確保相關(guān)人員了解合同要求，明確工作職責(zé)。2.項目實施業(yè)務(wù)部門按照合同約定組織項目的實施，嚴格執(zhí)行項目計劃，確保項目按時、按質(zhì)、按量完成。在項目實施過程中，各部門應(yīng)密切配合，及時解決出現(xiàn)的問題。對于合同履行過程中的重大事項變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同管理部門，并按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)。3.合同款項收付財務(wù)部門根據(jù)合同約定和項目實施進度，及時辦理合同款項的收付工作。在收款過程中，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門保持溝通，督促客戶按時付款；在付款過程中，應(yīng)嚴格審核付款申請，確保付款符合合同約定和公司財務(wù)制度。4.合同執(zhí)行情況跟蹤合同管理部門建立合同執(zhí)行臺賬，對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤。定期收集業(yè)務(wù)部門反饋的合同執(zhí)行信息，對合同的履行進度、質(zhì)量狀況、款項收付等情況進行統(tǒng)計和分析。對于發(fā)現(xiàn)的異常情況，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，共同采取措施加以解決。（五）合同變更與終止階段1.合同變更在合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商，并提出書面變更申請。變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進度和費用的影響等。經(jīng)合同管理部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，與客戶簽訂合同變更協(xié)議。2.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同即告終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同管理部門，辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，應(yīng)對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)評估，整理合同資料，歸檔保存。五、權(quán)利與義務(wù)（一）公司權(quán)利1.要求合同相對方按照合同約定履行義務(wù)，提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)；2.對合同相對方的履約情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題有權(quán)要求其限期整改；3.在合同相對方違約時，依法追究其違約責(zé)任，要求賠償損失。（二）公司義務(wù)1.按照合同約定向合同相對方支付款項，提供必要的協(xié)助和支持；2.對在合同履行過程中知悉的合同相對方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密；3.積極履行合同義務(wù)，維護公司良好的商業(yè)信譽。（三）員工權(quán)利1.員工有權(quán)了解與所參與項目合同相關(guān)的信息，包括合同條款、項目要求等；2.對合同管理工作提出意見和建議，參與公司合同管理制度的改進；3.在履行合同過程中，因正當原因遭受損失或面臨風(fēng)險時，有權(quán)獲得公司的支持和保護。（四）員工義務(wù)1.嚴格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求辦理合同相關(guān)事宜；2.在合同洽談、簽訂、履行過程中，代表公司維護公司的合法權(quán)益，保守公司商業(yè)秘密；3.積極配合公司其他部門做好合同管理工作，及時反饋合同執(zhí)行情況。（五）客戶權(quán)利1.要求公司按照合同約定提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)；2.對公司的履約情況進行監(jiān)督，提出合理的意見和建議；3.在公司違約時，依法追究公司的違約責(zé)任，要求賠償損失。（六）客戶義務(wù)1.按照合同約定向公司支付款項，提供必要的協(xié)助和配合；2.對在合同履行過程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密；3.積極履行合同義務(wù)，維護良好的合作關(guān)系。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對項目合同的簽訂、履行、變更及終止等情況進行審計監(jiān)督。審查合同管理制度的執(zhí)行情況，檢查合同條款的合規(guī)性、合同執(zhí)行的有效性以及合同款項的收付情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向公司管理層報告。2.部門協(xié)同監(jiān)督各部門在合同管理過程中相互監(jiān)督。業(yè)務(wù)部門對合同相對方的履約情況進行監(jiān)督，同時接受合同管理部門、財務(wù)部門等對其合同承辦工作的監(jiān)督；合同管理部門對業(yè)務(wù)部門的合同起草、簽訂、履行等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督；財務(wù)部門對合同款項的收付情況進行監(jiān)督；法務(wù)部門對合同的合法性進行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時溝通反饋，共同維護合同管理的規(guī)范和有效。3.客戶監(jiān)督積極接受客戶對公司合同履行情況的監(jiān)督。建立客戶反饋機制，及時處理客戶的意見和建議。對于客戶提出的合理訴求，應(yīng)積極響應(yīng)并采取措施加以改進，不斷提高客戶滿意度。（二）考核機制1.建立合同管理績效考核體系，將合同管理工作納入員工績效考核范疇?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的及時性、準確性，合同執(zhí)行的進度和質(zhì)量，合同款項的回收情況，合同糾紛的處理效果等方面。2.對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。優(yōu)秀表現(xiàn)包括成功防范重大合同風(fēng)險、為公司節(jié)約成本、提高合同執(zhí)行效率、提升客戶滿意度等方面。3.對在合同管理工作中存在失誤或違規(guī)行為的部門和個人，視