加工公司技術(shù)檔案管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有效保護(hù)和利用技術(shù)檔案資源，服務(wù)公司生產(chǎn)、研發(fā)、管理等各項(xiàng)工作，提升公司核心競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況和發(fā)展需求制定本細(xì)則。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類分級(jí)負(fù)責(zé)、確保安全保密、便于開發(fā)利用的原則，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。二、適用范圍本細(xì)則適用于公司全體員工以及涉及公司技術(shù)檔案管理相關(guān)工作的外部合作伙伴和客戶（在與公司有明確合作約定且符合檔案保密等規(guī)定的前提下）。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)制定技術(shù)檔案管理的戰(zhàn)略方針、政策和重大決策，協(xié)調(diào)各部門在技術(shù)檔案管理中的關(guān)系，對(duì)技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。2.行政主管部門作為技術(shù)檔案管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善技術(shù)檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)和安全保密工作。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件資料的形成、積累、整理和預(yù)歸檔工作，確保本部門技術(shù)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，按照規(guī)定向行政主管部門移交檔案，并積極配合行政主管部門開展檔案管理相關(guān)工作。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-收集范圍：涵蓋公司在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、技術(shù)改造等過(guò)程中形成的各種技術(shù)文件、圖紙、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)、記錄等資料。-收集渠道：各業(yè)務(wù)部門定期向行政主管部門移交，項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)提交相關(guān)檔案，采購(gòu)設(shè)備附帶的技術(shù)資料由采購(gòu)部門移交等。-收集要求：確保資料齊全、完整，手續(xù)完備，字跡清晰，載體質(zhì)量符合要求。2.檔案整理-分類：按照技術(shù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，如分為產(chǎn)品檔案、工藝檔案、設(shè)備檔案等。-編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，建立編號(hào)規(guī)則，便于查詢和管理。-編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.檔案歸檔-定期歸檔：各業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定的時(shí)間周期（如每月、每季度）將整理好的檔案移交行政主管部門歸檔。-項(xiàng)目歸檔：項(xiàng)目完成驗(yàn)收后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目全過(guò)程的技術(shù)檔案整理歸檔。-歸檔手續(xù)：辦理檔案交接手續(xù)，填寫交接清單，雙方簽字確認(rèn)。4.檔案保管-庫(kù)房管理：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。-上架排列：檔案按照分類和編號(hào)順序上架排列，便于查找和存取。-數(shù)字化存儲(chǔ)：對(duì)重要的技術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲(chǔ)，建立電子檔案庫(kù)，進(jìn)行備份管理。5.檔案利用-內(nèi)部利用：公司員工因工作需要查閱、借閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。-外部利用：外部合作伙伴和客戶需查閱、使用公司技術(shù)檔案，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議，明確使用范圍和責(zé)任。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定查閱、借閱與工作相關(guān)的技術(shù)檔案，以獲取必要的工作支持和信息。-對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議的權(quán)利，促進(jìn)檔案管理工作不斷改進(jìn)。2.員工義務(wù)-有義務(wù)及時(shí)整理、移交本人在工作中形成的技術(shù)文件資料，確保檔案的及時(shí)歸檔。-嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。-在借閱檔案期間，妥善保管檔案，不得損壞、丟失檔案。3.公司權(quán)利-對(duì)公司技術(shù)檔案擁有所有權(quán)和管理權(quán)，有權(quán)決定檔案的利用方式和范圍。-對(duì)違反檔案管理制度的員工進(jìn)行處罰的權(quán)利。4.公司義務(wù)-為員工查閱、借閱檔案提供必要的條件和服務(wù)。-不斷完善檔案管理設(shè)施和手段，提高檔案管理水平。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政主管部門定期對(duì)各部門的技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔情況，檔案保管條件等。-接受公司內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督審計(jì)，對(duì)檔案管理工作中的合規(guī)性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審查。2.考核機(jī)制-將技術(shù)檔案管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)違反檔案管理制度，導(dǎo)致檔案缺失、損壞、泄密等情況的部門和個(gè)人，按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職等。七、附則1.解釋權(quán)本細(xì)則由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂本細(xì)則根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)發(fā)展以及公司實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂。3.生效本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，公司原有相關(guān)技術(shù)檔案管理規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。在整個(gè)技術(shù)檔案管理細(xì)則的實(shí)施過(guò)程中，充分體現(xiàn)公司的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念。通過(guò)扁平化管理模式，減少管理層次，提高檔案管理工作的效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性。注重社會(huì)效益，確保技術(shù)檔案管理符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，通過(guò)有效的檔案管理，提升公司經(jīng)濟(jì)效益，例如為新