建筑公司傳真機(jī)使用管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“質(zhì)量至上，創(chuàng)新致遠(yuǎn)，以人為本，合作共贏”的經(jīng)營理念，致力于為客戶提供高品質(zhì)的建筑服務(wù)，在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時注重社會效益。為規(guī)范公司傳真機(jī)的使用與管理，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、高效、安全，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在保障公司各層級員工在日常工作中合理利用傳真機(jī)資源，避免資源浪費，同時加強(qiáng)信息管理，防范信息泄露風(fēng)險，體現(xiàn)公司對員工人文關(guān)懷的同時強(qiáng)調(diào)員工責(zé)任意識，以促進(jìn)公司整體運營效率的提升。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。公司所有傳真機(jī)設(shè)備均受本規(guī)定約束，無論是位于公司總部、各分公司辦公場所，還是項目施工現(xiàn)場配備的傳真機(jī)，其使用、維護(hù)等相關(guān)事宜均需遵循本規(guī)定。對于涉及與客戶之間通過傳真進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的情況，在遵循本規(guī)定的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分考慮客戶需求，展現(xiàn)公司良好服務(wù)形象，確保業(yè)務(wù)溝通順暢。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工公司實行扁平化管理模式，在傳真機(jī)使用管理方面明確以下職責(zé)分工：1.行政部門：行政部門作為傳真機(jī)使用管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)公司傳真機(jī)設(shè)備的整體規(guī)劃與采購。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理配置傳真機(jī)數(shù)量與分布地點，確保各部門及項目現(xiàn)場的傳真通信需求得到滿足。同時，行政部門負(fù)責(zé)制定和更新傳真機(jī)使用規(guī)范與流程，并組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工熟悉傳真機(jī)的正確使用方法和相關(guān)規(guī)定。此外，行政部門需對傳真機(jī)的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查傳真機(jī)設(shè)備的運行狀況，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行故障排除與維修，保障傳真機(jī)的正常使用。2.各業(yè)務(wù)部門：各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常使用與管理。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的操作與維護(hù)，確保傳真機(jī)在工作時間內(nèi)處于正常接收狀態(tài)。業(yè)務(wù)部門在使用傳真機(jī)時，需嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保傳真信息的準(zhǔn)確發(fā)送與接收。對于涉及重要業(yè)務(wù)信息的傳真，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行處理與存檔，防止信息丟失或延誤。同時，業(yè)務(wù)部門需配合行政部門做好傳真機(jī)的定期檢查與維護(hù)工作，及時反饋傳真機(jī)使用過程中出現(xiàn)的問題。3.信息技術(shù)部門：信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)傳真機(jī)設(shè)備的技術(shù)支持與信息安全保障。在傳真機(jī)采購環(huán)節(jié)，信息技術(shù)部門需提供專業(yè)的技術(shù)建議，確保采購的傳真機(jī)設(shè)備具備良好的性能與兼容性。在傳真機(jī)使用過程中，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對傳真機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫孢M(jìn)行技術(shù)維護(hù)，保障傳真通信的穩(wěn)定性與安全性。同時，信息技術(shù)部門需制定并實施傳真信息的安全管理制度，防止傳真信息被非法獲取、篡改或泄露，確保公司商業(yè)機(jī)密和客戶信息的安全。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機(jī)的配置與安裝-行政部門根據(jù)公司各部門和項目現(xiàn)場的業(yè)務(wù)需求，結(jié)合公司的整體規(guī)劃，提出傳真機(jī)采購申請。采購申請應(yīng)詳細(xì)說明傳真機(jī)的數(shù)量、型號、配置要求以及預(yù)計使用地點等信息。-采購申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購工作。在采購過程中，行政部門應(yīng)充分考慮傳真機(jī)的性能、價格、售后服務(wù)等因素，選擇符合公司需求的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。-傳真機(jī)采購?fù)瓿珊?，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)組織安裝與調(diào)試工作。安裝過程中，信息技術(shù)部門需確保傳真機(jī)的安裝位置合理，便于員工操作與使用；同時，需對傳真機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接、電話線路等進(jìn)行調(diào)試，確保傳真機(jī)能夠正常接收和發(fā)送傳真。安裝調(diào)試完成后，信息技術(shù)部門應(yīng)將傳真機(jī)的相關(guān)信息（如設(shè)備編號、使用部門、使用人員等）登記備案，建立傳真機(jī)設(shè)備檔案。2.傳真的發(fā)送-員工在發(fā)送傳真前，應(yīng)確保待發(fā)送的文件內(nèi)容清晰、完整，格式符合傳真機(jī)的要求。對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行備份，防止發(fā)送過程中出現(xiàn)問題導(dǎo)致文件丟失。-員工需填寫《傳真發(fā)送登記表》，詳細(xì)記錄發(fā)送日期、發(fā)送時間、發(fā)送方姓名、接收方姓名、接收方傳真號碼、傳真內(nèi)容主題等信息?！秱髡姘l(fā)送登記表》應(yīng)妥善保存，以備查詢。-員工在發(fā)送傳真時，應(yīng)正確操作傳真機(jī)，按照傳真機(jī)的操作指南設(shè)置好發(fā)送參數(shù)，如分辨率、對比度等。發(fā)送過程中，應(yīng)密切關(guān)注傳真機(jī)的工作狀態(tài)，確保傳真發(fā)送成功。如遇傳真發(fā)送失敗的情況，應(yīng)及時檢查原因并重新發(fā)送。對于多次發(fā)送失敗的情況，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門或行政部門尋求幫助。-發(fā)送完成后，員工應(yīng)及時從傳真機(jī)中取出已發(fā)送的文件原件，并妥善保管。對于需要留存?zhèn)浞莸奈募?，?yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。3.傳真的接收-公司各部門指定的傳真機(jī)操作人員應(yīng)確保傳真機(jī)在工作時間內(nèi)處于正常接收狀態(tài)，及時查看傳真機(jī)的接收情況。-傳真機(jī)接收傳真后，操作人員應(yīng)及時從傳真機(jī)中取出傳真文件，并進(jìn)行初步的整理與分類。對于緊急傳真，操作人員應(yīng)立即通知相關(guān)人員進(jìn)行處理；對于一般傳真，操作人員應(yīng)按照公司的文件傳遞流程，及時將傳真文件送達(dá)相關(guān)部門或人員手中。-操作人員應(yīng)填寫《傳真接收登記表》，詳細(xì)記錄接收日期、接收時間、發(fā)送方姓名、接收方姓名、傳真內(nèi)容主題等信息。《傳真接收登記表》應(yīng)與傳真文件一并保存，以備查詢。-接收方在收到傳真文件后，應(yīng)認(rèn)真閱讀傳真內(nèi)容，并按照工作要求進(jìn)行處理。對于需要回復(fù)的傳真，應(yīng)及時回復(fù)；對于需要存檔的傳真，應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。4.傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)-行政部門應(yīng)制定傳真機(jī)的定期維護(hù)計劃，安排專業(yè)維修人員或信息技術(shù)部門人員對傳真機(jī)進(jìn)行定期檢查與保養(yǎng)。定期維護(hù)計劃應(yīng)包括清潔傳真機(jī)內(nèi)部部件、檢查傳真機(jī)的打印頭、傳感器等關(guān)鍵部件的工作狀態(tài)、更換傳真機(jī)耗材（如墨盒、硒鼓等）等內(nèi)容。-員工在日常使用傳真機(jī)過程中，應(yīng)注意保持傳真機(jī)的清潔衛(wèi)生，避免在傳真機(jī)周圍放置雜物。如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)卡紙、打印質(zhì)量下降等問題，應(yīng)及時按照傳真機(jī)的操作手冊進(jìn)行處理。如無法自行處理，應(yīng)及時向行政部門或信息技術(shù)部門報告，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。-傳真機(jī)的耗材（如墨盒、硒鼓、傳真紙等）由行政部門統(tǒng)一采購與管理。行政部門應(yīng)根據(jù)傳真機(jī)的使用情況，合理儲備耗材，確保傳真機(jī)的正常使用。各部門在領(lǐng)取傳真機(jī)耗材時，應(yīng)填寫《傳真機(jī)耗材領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄領(lǐng)取日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、耗材名稱、數(shù)量等信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-公司全體員工均有權(quán)在工作需要時使用公司配備的傳真機(jī)設(shè)備，以滿足業(yè)務(wù)溝通與信息傳遞的需求。員工在使用傳真機(jī)過程中，有權(quán)獲得行政部門和信息技術(shù)部門提供的技術(shù)支持與培訓(xùn)，以確保能夠正確、熟練地操作傳真機(jī)。-員工對于傳真機(jī)使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不合理之處，有權(quán)向行政部門提出意見和建議。行政部門應(yīng)認(rèn)真對待員工的反饋，及時對傳真機(jī)使用管理規(guī)定進(jìn)行調(diào)整與完善，以提高傳真機(jī)的使用效率和管理水平。2.員工義務(wù)-員工在使用傳真機(jī)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定的各項要求，確保傳真機(jī)的正確使用和信息傳遞的安全、準(zhǔn)確。不得利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無關(guān)的信息，不得擅自更改傳真機(jī)的設(shè)置參數(shù)，不得故意損壞傳真機(jī)設(shè)備。-員工在發(fā)送和接收傳真時，應(yīng)按照規(guī)定填寫相關(guān)登記表，確保傳真信息的可追溯性。對于涉及公司商業(yè)機(jī)密和客戶信息的傳真，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，妥善保管傳真文件，防止信息泄露。-員工有義務(wù)配合行政部門和信息技術(shù)部門做好傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)工作。在日常使用過程中，應(yīng)注意愛護(hù)傳真機(jī)設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時報告，不得隱瞞不報或自行處理，以免造成更大的損失。3.公司權(quán)利與義務(wù)-公司有權(quán)對員工使用傳真機(jī)的情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，以確保員工遵守本規(guī)定的各項要求。對于違反規(guī)定的員工，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。-公司有義務(wù)為員工提供正常運行的傳真機(jī)設(shè)備，并確保傳真機(jī)設(shè)備的性能滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。同時，公司應(yīng)定期對傳真機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新與升級，以提高傳真通信的效率和質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門負(fù)責(zé)對公司傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督。行政部門可定期或不定期對各部門傳真機(jī)的使用記錄、設(shè)備維護(hù)情況等進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正員工在傳真機(jī)使用過程中存在的問題。-信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對傳真機(jī)的技術(shù)運行狀況進(jìn)行監(jiān)督。信息技術(shù)部門應(yīng)建立傳真機(jī)設(shè)備運行監(jiān)控系統(tǒng)，實時監(jiān)測傳真機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)傳輸?shù)惹闆r，及時發(fā)現(xiàn)并處理傳真機(jī)設(shè)備的技術(shù)故障和安全隱患。-公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對傳真機(jī)的采購、使用、維護(hù)等相關(guān)費用進(jìn)行審計監(jiān)督。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對傳真機(jī)設(shè)備的采購合同、費用報銷憑證等進(jìn)行審計，確保公司在傳真機(jī)使用管理方面的費用支出合理、合規(guī)。2.考核機(jī)制-公司將傳真機(jī)使用管理情況納入員工績效考核體系。對于在傳真機(jī)使用過程中遵守規(guī)定、操作規(guī)范、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工，公司將給予一定的績效獎勵，如績效加分、獎金等。-對于違反傳真機(jī)使用管理規(guī)定的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效處罰。具體處罰措施包括績效扣分、警告、罰款等。對于因違反規(guī)定導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或信息泄露的員工，公司將依法追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。-各部門傳真機(jī)使用管理工作的整體情況將作為部門績效考核的一項重要指標(biāo)。對于傳真機(jī)使用管理規(guī)范、工作效率高、信息安全保障到位的部門，公司將給予一定的部門績效獎勵；對于傳真機(jī)使用管理混亂、出現(xiàn)較多問題的部門，公司將對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，并扣減部門績效分?jǐn)?shù)。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和傳真機(jī)技術(shù)的變化，及時對本規(guī)定進(jìn)行調(diào)整與完善，確保本規(guī)定的有效性和適應(yīng)性