應(yīng)用文寫作技巧與范文指導(dǎo)一、引言：為什么要學(xué)應(yīng)用文寫作？應(yīng)用文是為處理實(shí)際事務(wù)而撰寫的規(guī)范性文章，貫穿于職場(chǎng)、政務(wù)、社會(huì)交往的各個(gè)場(chǎng)景——公司的通知讓員工明確工作安排，部門的報(bào)告讓上級(jí)掌握進(jìn)展，企業(yè)的函件讓合作方達(dá)成共識(shí)，社區(qū)的倡議書(shū)讓居民參與公益。其核心價(jià)值在于高效傳遞信息、避免誤解、彰顯專業(yè)素養(yǎng)。與文學(xué)作品的“感性表達(dá)”不同，應(yīng)用文強(qiáng)調(diào)實(shí)用性、規(guī)范性、時(shí)效性。掌握其寫作技巧，能讓你在工作中“事半功倍”，在生活中“表達(dá)清晰”。本文將針對(duì)通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、倡議書(shū)五種常見(jiàn)應(yīng)用文，拆解寫作技巧，并附范文與點(diǎn)評(píng)，幫你快速掌握“溝通密碼”。二、通知：傳達(dá)指令的“精準(zhǔn)工具”（一）定義與用途通知是上級(jí)對(duì)下級(jí)、組織對(duì)成員發(fā)布指令、傳達(dá)事項(xiàng)的公文，適用于：發(fā)布規(guī)章制度（如《關(guān)于印發(fā)〈員工考勤管理辦法〉的通知》）；部署工作任務(wù)（如《關(guān)于召開(kāi)2023年度總結(jié)大會(huì)的通知》）；轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文（如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈XX市人民政府關(guān)于做好冬季安全生產(chǎn)工作的通知〉的通知》）。（二）寫作技巧：“三明確”原則1.結(jié)構(gòu)明確：通知的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)為“標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款”：標(biāo)題：需包含“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“XX科技有限公司關(guān)于召開(kāi)2023年度總結(jié)大會(huì)的通知”），避免模糊（如“開(kāi)會(huì)通知”）；主送機(jī)關(guān)：明確接收對(duì)象（如“各部門負(fù)責(zé)人、全體員工”）；正文：分三部分——①開(kāi)頭：說(shuō)明通知的目的（如“為總結(jié)2023年工作，部署2024年任務(wù)”）；②中間：列出具體事項(xiàng)（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、要求）；③結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)執(zhí)行要求（如“請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加，逾期未到視為缺席”）；落款：發(fā)文機(jī)關(guān)（如“XX科技有限公司行政部”）+日期（如“2023年12月10日”）。2.語(yǔ)言明確：用直白、無(wú)歧義的語(yǔ)言，避免模糊表述。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)盡快提交總結(jié)材料”；3.事項(xiàng)明確：需涵蓋“5W1H”（Who、When、Where、What、Why、How），確保接收者能快速執(zhí)行。例如：會(huì)議通知：“會(huì)議時(shí)間：2023年12月20日上午9:00；會(huì)議地點(diǎn)：公司總部三樓會(huì)議室；參加人員：各部門負(fù)責(zé)人及優(yōu)秀員工代表；會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)2023年工作，部署2024年任務(wù)；要求：攜帶本人身份證簽到，提前10分鐘入場(chǎng)?！保ㄈ┓段呐c點(diǎn)評(píng)>XX科技有限公司關(guān)于召開(kāi)2023年度總結(jié)大會(huì)的通知>各部門負(fù)責(zé)人、全體員工：>為全面總結(jié)2023年公司運(yùn)營(yíng)情況，表彰優(yōu)秀員工，部署2024年工作任務(wù)，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定，召開(kāi)2023年度總結(jié)大會(huì)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：>一、會(huì)議時(shí)間：2023年12月20日（星期三）上午9:00-11:30；>二、會(huì)議地點(diǎn)：公司總部三樓多功能會(huì)議室（地址：XX市XX區(qū)XX路123號(hào)）；>三、參加人員：>1.公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員；>2.各部門負(fù)責(zé)人（含分公司）；>3.2023年度優(yōu)秀員工（名單附后）；>四、會(huì)議議程：>1.總經(jīng)理作2023年度工作報(bào)告；>2.人力資源部宣讀優(yōu)秀員工表彰決定；>3.優(yōu)秀員工代表發(fā)言；>4.董事長(zhǎng)部署2024年工作任務(wù)；>五、注意事項(xiàng)：>1.請(qǐng)參加人員提前10分鐘入場(chǎng)，簽到時(shí)出示本人工作證；>2.會(huì)議期間請(qǐng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音模式，不得隨意走動(dòng)；>3.優(yōu)秀員工請(qǐng)攜帶獲獎(jiǎng)證書(shū)（公司統(tǒng)一發(fā)放）；>4.如需請(qǐng)假，請(qǐng)于12月18日前向部門負(fù)責(zé)人提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后報(bào)行政部備案。>XX科技有限公司行政部>2023年12月10日>（附：2023年度優(yōu)秀員工名單）點(diǎn)評(píng)：結(jié)構(gòu)完整：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文（目的+事項(xiàng)+要求）、落款齊全；事項(xiàng)具體：涵蓋了會(huì)議的“5W1H”，時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程、注意事項(xiàng)均清晰明了；語(yǔ)言得體：用“經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定”體現(xiàn)權(quán)威性，用“請(qǐng)”“如需請(qǐng)假”體現(xiàn)禮貌；可執(zhí)行性強(qiáng)：接收者能快速明確“何時(shí)、何地、做什么、怎么做”。三、報(bào)告：匯報(bào)工作的“事實(shí)清單”（一）定義與用途報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)的公文，適用于：工作報(bào)告（如《XX部門2023年第三季度工作進(jìn)展報(bào)告》）；情況報(bào)告（如《關(guān)于XX項(xiàng)目延期情況的報(bào)告》）；答復(fù)報(bào)告（如《關(guān)于XX問(wèn)題的答復(fù)報(bào)告》）。（二）寫作技巧：“三真實(shí)”原則1.內(nèi)容真實(shí)：用數(shù)據(jù)、事實(shí)說(shuō)話，避免主觀臆斷。例如：錯(cuò)誤：“我們部門今年業(yè)績(jī)很好”；正確：“截至2023年11月底，我部門完成銷售額500萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)15%，完成年度目標(biāo)的90%”。2.重點(diǎn)真實(shí)：避免“面面俱到”，聚焦核心問(wèn)題：工作報(bào)告：重點(diǎn)講“主要成果、存在問(wèn)題、下一步計(jì)劃”；情況報(bào)告：重點(diǎn)講“事件經(jīng)過(guò)、原因分析、處理措施、后續(xù)計(jì)劃”；答復(fù)報(bào)告：重點(diǎn)講“問(wèn)題解決情況、結(jié)果反饋”。3.語(yǔ)氣真實(shí)：用陳述語(yǔ)氣，避免請(qǐng)示或命令。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)我們的工作方案”（這是請(qǐng)示的內(nèi)容）；正確：“現(xiàn)將我部門2023年第三季度工作情況報(bào)告如下”。（三）范文與點(diǎn)評(píng)>XX科技有限公司市場(chǎng)部2023年第三季度工作進(jìn)展報(bào)告>總經(jīng)理辦公室：>現(xiàn)將市場(chǎng)部2023年第三季度（7-9月）工作進(jìn)展情況報(bào)告如下：>一、主要工作成果>1.銷售額：完成銷售額500萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)15%，環(huán)比增長(zhǎng)8%，完成季度目標(biāo)的105%；>2.客戶拓展：新增客戶30家，其中大型客戶5家（如XX集團(tuán)、XX公司），客戶留存率達(dá)92%；>3.市場(chǎng)活動(dòng)：舉辦“XX產(chǎn)品發(fā)布會(huì)”1場(chǎng)，參與人數(shù)200人，收集有效線索50條；開(kāi)展“夏季促銷活動(dòng)”，帶動(dòng)銷售額增長(zhǎng)20%；>二、存在的問(wèn)題>1.市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加?。焊?jìng)品XX公司推出同類產(chǎn)品，價(jià)格比我司低10%，導(dǎo)致部分客戶流失；>2.團(tuán)隊(duì)能力不足：新入職員工缺乏市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，客戶談判能力有待提高；>三、下一步計(jì)劃>1.產(chǎn)品優(yōu)化：聯(lián)合研發(fā)部對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行升級(jí)，增加差異化功能，提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力；>2.團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)：邀請(qǐng)外部專家開(kāi)展“客戶談判技巧”培訓(xùn)，計(jì)劃10月中旬完成；>3.客戶維護(hù)：針對(duì)流失客戶開(kāi)展“回訪活動(dòng)”，了解客戶需求，爭(zhēng)取重新合作；>以上是市場(chǎng)部第三季度工作情況，請(qǐng)予審閱。>XX科技有限公司市場(chǎng)部>2023年10月8日點(diǎn)評(píng)：數(shù)據(jù)真實(shí)：用“500萬(wàn)元”“15%”“30家”等數(shù)據(jù)支撐成果，說(shuō)服力強(qiáng)；重點(diǎn)突出：圍繞“成果、問(wèn)題、計(jì)劃”展開(kāi)，邏輯清晰；語(yǔ)氣得體：用“現(xiàn)將……報(bào)告如下”“請(qǐng)予審閱”體現(xiàn)對(duì)上級(jí)的尊重；針對(duì)性強(qiáng)：針對(duì)存在的問(wèn)題提出了具體的解決措施，體現(xiàn)了工作的主動(dòng)性。四、請(qǐng)示：請(qǐng)求批準(zhǔn)的“呈請(qǐng)公文”（一）定義與用途請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文，適用于：請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)（如《關(guān)于購(gòu)買辦公設(shè)備的請(qǐng)示》）；請(qǐng)求指示問(wèn)題（如《關(guān)于XX項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到問(wèn)題的請(qǐng)示》）。（二）寫作技巧：“三原則”1.一文一事：一份請(qǐng)示只能請(qǐng)求一件事，避免“多頭請(qǐng)示”。例如：錯(cuò)誤：《關(guān)于購(gòu)買辦公設(shè)備和增加人員的請(qǐng)示》（同時(shí)請(qǐng)求兩件事，上級(jí)難以批復(fù)）；正確：《關(guān)于購(gòu)買辦公設(shè)備的請(qǐng)示》《關(guān)于增加人員的請(qǐng)示》（分開(kāi)請(qǐng)示）。2.理由充分：說(shuō)明請(qǐng)求的必要性，讓上級(jí)覺(jué)得“應(yīng)該批準(zhǔn)”。例如：錯(cuò)誤：“我們需要購(gòu)買辦公設(shè)備”；正確：“現(xiàn)有辦公設(shè)備已使用5年，故障率達(dá)30%，嚴(yán)重影響工作效率（附：設(shè)備故障記錄）”。3.事項(xiàng)具體：明確請(qǐng)求的內(nèi)容，讓上級(jí)能快速做出決策。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)求購(gòu)買一批辦公設(shè)備”；正確：“請(qǐng)求購(gòu)買打印機(jī)2臺(tái)（型號(hào)：XX）、電腦5臺(tái)（型號(hào)：XX），預(yù)算共計(jì)8萬(wàn)元（附：設(shè)備報(bào)價(jià)單）”。（三）范文與點(diǎn)評(píng)>XX科技有限公司行政部關(guān)于購(gòu)買辦公設(shè)備的請(qǐng)示>總經(jīng)理辦公室：>近期，行政部現(xiàn)有辦公設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重老化問(wèn)題：打印機(jī)（型號(hào)：XX）已使用5年，故障率達(dá)30%，經(jīng)常出現(xiàn)卡紙、打印模糊等問(wèn)題；電腦（型號(hào)：XX）已使用4年，運(yùn)行速度慢，無(wú)法滿足日常辦公需求（附：設(shè)備故障記錄）。為提高工作效率，保障辦公正常開(kāi)展，現(xiàn)申請(qǐng)購(gòu)買以下辦公設(shè)備：>一、打印機(jī)：2臺(tái)，型號(hào)：XX，單價(jià)1.2萬(wàn)元/臺(tái)，合計(jì)2.4萬(wàn)元；>二、電腦：5臺(tái)，型號(hào)：XX，單價(jià)1.12萬(wàn)元/臺(tái)，合計(jì)5.6萬(wàn)元；>以上設(shè)備預(yù)算共計(jì)8萬(wàn)元，資金從公司年度辦公經(jīng)費(fèi)中列支（附：設(shè)備報(bào)價(jià)單）。>妥否，請(qǐng)批示。>XX科技有限公司行政部>2023年11月5日點(diǎn)評(píng)：一文一事：僅請(qǐng)求購(gòu)買辦公設(shè)備，主題明確；理由充分：用“設(shè)備老化”“故障率高”“影響工作效率”等理由說(shuō)明必要性，附故障記錄增強(qiáng)說(shuō)服力；事項(xiàng)具體：明確了設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、預(yù)算，附報(bào)價(jià)單讓上級(jí)了解詳情；格式規(guī)范：標(biāo)題用“關(guān)于XX的請(qǐng)示”，結(jié)尾用“妥否，請(qǐng)批示”，符合請(qǐng)示的“呈請(qǐng)性”要求。五、函：平行溝通的“商洽橋梁”（一）定義與用途函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)的公文，適用于：商洽合作（如《關(guān)于共建實(shí)習(xí)基地的函》）；詢問(wèn)情況（如《關(guān)于XX政策的詢問(wèn)函》）；答復(fù)問(wèn)題（如《關(guān)于XX問(wèn)題的答復(fù)函》）；請(qǐng)求批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請(qǐng)XX資質(zhì)的請(qǐng)批函》）。（二）寫作技巧：“三得體”原則1.語(yǔ)氣得體：用商量、禮貌的語(yǔ)氣，避免命令或請(qǐng)示。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)貴單位立即提供XX資料”；正確：“可否請(qǐng)貴單位協(xié)助提供XX資料？盼復(fù)”。2.內(nèi)容得體：直接說(shuō)明目的，避免冗長(zhǎng)。例如：商洽函：講清“合作事項(xiàng)”“雙方好處”（如“共建實(shí)習(xí)基地，為貴高校學(xué)生提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，為我公司輸送人才”）；詢問(wèn)函：講清“詢問(wèn)的問(wèn)題”“用途”（如“請(qǐng)問(wèn)XX政策的具體實(shí)施細(xì)則是什么？我公司需據(jù)此調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略”）。3.格式得體：標(biāo)題用“關(guān)于XX的函”，主送機(jī)關(guān)是不相隸屬的機(jī)關(guān)（如“XX大學(xué)招生就業(yè)處”），結(jié)尾用“特此函商”“特此函詢”“特此函復(fù)”等。（三）范文與點(diǎn)評(píng)>XX科技有限公司關(guān)于共建實(shí)習(xí)基地的函>XX大學(xué)招生就業(yè)處：>我公司是一家專注于XX領(lǐng)域的科技企業(yè)，現(xiàn)有員工200人，其中研發(fā)人員占比40%。為加強(qiáng)校企合作，培養(yǎng)符合企業(yè)需求的人才，我公司擬與貴處共建“實(shí)習(xí)基地”，具體事項(xiàng)如下：>一、合作內(nèi)容：>1.貴處推薦優(yōu)秀學(xué)生到我公司實(shí)習(xí)（專業(yè)：XX、XX），實(shí)習(xí)期限為3-6個(gè)月；>2.我公司為實(shí)習(xí)學(xué)生提供崗位培訓(xùn)、導(dǎo)師指導(dǎo)、生活補(bǔ)貼（1500元/月）；>3.實(shí)習(xí)結(jié)束后，我公司優(yōu)先錄用表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)生；>二、合作好處：>1.貴處：為學(xué)生提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，提高學(xué)生的職業(yè)能力；>2.我公司：獲得優(yōu)質(zhì)人才資源，降低招聘成本；>三、請(qǐng)貴處考慮以上建議，如有意愿，請(qǐng)于2023年12月15日前與我公司人力資源部聯(lián)系（聯(lián)系人：XX，電話：XX，郵箱：XX）。>特此函商。>XX科技有限公司人力資源部>2023年11月20日點(diǎn)評(píng)：語(yǔ)氣得體：用“擬與貴處共建”“請(qǐng)貴處考慮”“盼復(fù)”等詞語(yǔ)，體現(xiàn)了商量的態(tài)度；內(nèi)容得體：講清了合作的內(nèi)容、好處，讓對(duì)方能快速判斷是否合作；格式規(guī)范：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款齊全，結(jié)尾用“特此函商”符合函的要求；目標(biāo)明確：直接說(shuō)明“共建實(shí)習(xí)基地”的目的，避免歧義。六、倡議書(shū)：號(hào)召行動(dòng)的“宣傳文書(shū)”（一）定義與用途倡議書(shū)是為倡議、發(fā)起某項(xiàng)活動(dòng)而寫的號(hào)召性文書(shū)，適用于：公益活動(dòng)（如《關(guān)于開(kāi)展“環(huán)保從我做起”活動(dòng)的倡議書(shū)》）；集體行動(dòng)（如《關(guān)于節(jié)約用水的倡議書(shū)》）。（二）寫作技巧：“三有”原則1.有背景：說(shuō)明倡議的原因，讓讀者覺(jué)得“有必要參與”。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)大家節(jié)約用水”；正確：“我國(guó)是水資源短缺國(guó)家，人均水資源占有量?jī)H為世界平均水平的1/4，節(jié)約用水已成為當(dāng)務(wù)之急”。2.有內(nèi)容：提出具體的行動(dòng)建議，讓讀者知道“怎么做”。例如：錯(cuò)誤：“請(qǐng)大家保護(hù)環(huán)境”；正確：“減少使用一次性塑料袋，使用環(huán)保購(gòu)物袋；分類投放垃圾；節(jié)約水電（隨手關(guān)燈、關(guān)水龍頭）”。3.有號(hào)召力：用親切、鼓勵(lì)的語(yǔ)氣，讓讀者覺(jué)得“我能參與”。例如：錯(cuò)誤：“必須參加環(huán)?；顒?dòng)”；正確：“讓我們一起行動(dòng)起來(lái)，從身邊小事做起，為保護(hù)環(huán)境貢獻(xiàn)自己的力量！”（三）范文與點(diǎn)評(píng)>關(guān)于開(kāi)展“環(huán)保從我做起”活動(dòng)的倡議書(shū)>親愛(ài)的居民朋友們：>環(huán)境是我們共同的家園，然而，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，環(huán)境污染問(wèn)題日益嚴(yán)重：塑料垃圾充斥著大街小巷，污水排入河流，空氣變得渾濁……為了保護(hù)我們的家園，讓天更藍(lán)、水更清、地更綠，我們向全體居民發(fā)出以下倡議：>一、減少塑料使用：購(gòu)物時(shí)使用環(huán)保購(gòu)物袋，拒絕使用一次性塑料袋；外出就餐時(shí)使用自帶的餐具，拒絕使用一次性筷子、勺子；>二、分類投放垃圾：按照“可回收物、有害垃圾、廚余垃圾、其他垃圾”的標(biāo)準(zhǔn)分類投放垃圾，避免垃圾混裝；>三、節(jié)約水電資源：隨手關(guān)燈、關(guān)水龍頭，避免長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水；使用節(jié)能電器（如LED燈、節(jié)能冰箱）；>四、綠色出行：盡量選擇步行、騎自行車或乘坐公共交通工具，減少開(kāi)