建筑公司部門合同管理規(guī)定

一、總則本建筑公司部門合同管理規(guī)定旨在規(guī)范公司各部門在合同簽訂、履行、變更及終止等過程中的行為，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本公司實(shí)際情況制定。公司秉持“誠信為本、質(zhì)量至上、合作共贏”的企業(yè)文化，在合同管理中貫徹這一理念，以誠實(shí)信用原則開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，注重合同履行質(zhì)量，追求與合作伙伴共同發(fā)展。同時(shí)，公司推行扁平化管理模式，減少管理層級，提高信息傳遞效率和決策速度，在合同管理流程中體現(xiàn)這一優(yōu)勢，確保各環(huán)節(jié)高效運(yùn)作。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工及涉及公司合同業(yè)務(wù)的相關(guān)客戶。公司各部門在開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同、技術(shù)服務(wù)合同等，均應(yīng)遵循本規(guī)定進(jìn)行管理。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會(huì)：作為公司合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成。其職責(zé)包括制定和調(diào)整公司合同管理戰(zhàn)略與政策；審批重大合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭議和問題；監(jiān)督公司合同管理制度的執(zhí)行情況。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核各類合同文本，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；參與重大合同的談判；對合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警和處理；提供合同相關(guān)的法律咨詢服務(wù)；協(xié)助處理合同糾紛案件。3.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、起草；對合同相對方進(jìn)行盡職調(diào)查，收集相關(guān)資料；組織合同談判；按照合同約定履行自身義務(wù)，并跟蹤對方履行情況；及時(shí)反饋合同履行中的問題和風(fēng)險(xiǎn)；負(fù)責(zé)合同歸檔前的整理和初步審核工作。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期等；根據(jù)合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付和賬務(wù)處理；對合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析；協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同成本核算和控制工作。5.行政部門：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管；提供合同管理所需的辦公設(shè)備和資源支持；協(xié)助法務(wù)部門處理合同糾紛案件中的行政事務(wù)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同準(zhǔn)備階段-盡職調(diào)查：業(yè)務(wù)部門在與合同相對方洽談前，應(yīng)對其主體資格、經(jīng)營范圍、信譽(yù)狀況、履約能力等進(jìn)行盡職調(diào)查，收集相關(guān)證明材料。對于重大合同，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。-合同文本起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和談判情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。同時(shí)，應(yīng)遵循公司的合同示范文本和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范。-合同審核：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及法律風(fēng)險(xiǎn)防范條款；財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的財(cái)務(wù)條款是否合理、可行，是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度。審核通過后，提交合同管理委員會(huì)審批。2.合同簽訂階段-合同審批：合同管理委員會(huì)對提交的合同文本進(jìn)行審批，重點(diǎn)關(guān)注合同的商業(yè)合理性、與公司戰(zhàn)略目標(biāo)的契合度、風(fēng)險(xiǎn)可控性等。對于重大合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論和論證。審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。-合同蓋章：行政部門負(fù)責(zé)合同的蓋章工作。在蓋章前，應(yīng)核對合同審批流程是否完整，合同文本內(nèi)容是否與審批通過的版本一致。蓋章后，對合同進(jìn)行編號、登記，并留存一份原件歸檔。3.合同履行階段-履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)按照合同約定履行自身義務(wù)，并跟蹤對方履行情況。定期向相關(guān)部門匯報(bào)合同履行進(jìn)度，及時(shí)反饋合同履行中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)。-變更與轉(zhuǎn)讓：如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容或轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出申請，說明變更或轉(zhuǎn)讓的原因、內(nèi)容、對公司利益的影響等。經(jīng)法務(wù)部門審核、合同管理委員會(huì)審批后，與合同相對方簽訂變更協(xié)議或轉(zhuǎn)讓協(xié)議。-中止與終止：在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的中止、終止情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并按照法律規(guī)定和合同約定辦理中止或終止手續(xù)。對已履行部分進(jìn)行結(jié)算和清理，妥善處理善后事宜。4.合同糾紛處理階段-糾紛報(bào)告：一旦發(fā)現(xiàn)合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向法務(wù)部門報(bào)告，詳細(xì)說明糾紛的起因、經(jīng)過、現(xiàn)狀、涉及金額等情況，并提供相關(guān)證據(jù)材料。-糾紛處理：法務(wù)部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)介入，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的支持和協(xié)助。-糾紛總結(jié)：糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議，防止類似糾紛再次發(fā)生。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解與自身工作相關(guān)的合同條款和要求，有權(quán)要求相關(guān)部門對合同內(nèi)容進(jìn)行解釋和說明。-在合同履行過程中，員工因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因無法履行合同義務(wù)時(shí)，有權(quán)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)公司規(guī)定采取相應(yīng)措施。-員工對合同管理工作中的不合理規(guī)定或行為，有權(quán)提出意見和建議，公司應(yīng)給予充分重視和反饋。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求參與合同的簽訂、履行、變更及終止等工作。-保守合同涉及的公司商業(yè)秘密和客戶信息，不得泄露給任何第三方。-積極配合公司相關(guān)部門開展合同管理工作，如實(shí)提供與合同相關(guān)的信息和資料。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務(wù)，有權(quán)了解合同履行的進(jìn)展情況。-客戶對公司在合同履行過程中的違約行為，有權(quán)要求公司承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，賠償損失。4.客戶義務(wù)-客戶應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付款項(xiàng)，提供必要的協(xié)助和配合。-客戶應(yīng)遵守合同約定的保密條款，不得泄露公司的商業(yè)秘密和技術(shù)信息。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門合同管理工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等。-法務(wù)部門作為合同管理的監(jiān)督部門，有權(quán)對各部門合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。對違反合同管理制度的行為，有權(quán)責(zé)令相關(guān)部門限期改正。-公司鼓勵(lì)員工和客戶對合同管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將合同管理工作納入部門和員工績效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)和權(quán)重。考核指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性和質(zhì)量、合同糾紛的發(fā)生率等。-對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對因合同管理不善給公司造成損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，扣減績效獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重的給予紀(jì)律處分。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由公司合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定應(yīng)與國家法律法規(guī)和公司其他管理制度相銜接，如本規(guī)定與法律法規(guī)相抵觸，以法律法規(guī)為準(zhǔn)；如本規(guī)定與公司其他管理制度不一致，以本規(guī)定為準(zhǔn)。3.各部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)本規(guī)定，確保全體員工熟悉和掌握合同管理的流程和要求。公司將定期開展培訓(xùn)