公文寫作實務與規(guī)范范例集錦一、引言公文是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體等在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達決策、溝通信息、規(guī)范行為的重要工具。其寫作質量直接影響公務處理效率與機關形象。本文結合《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式》（GB/T____）等規(guī)范，從基礎規(guī)范、實務技巧、易錯點規(guī)避、范例分析四方面，系統(tǒng)梳理公文寫作的核心要點，為讀者提供可操作的指南。二、公文寫作的基礎規(guī)范公文的規(guī)范性是其法定效力的體現(xiàn)，需嚴格遵循格式規(guī)范與語言規(guī)范。（一）格式規(guī)范：框架清晰，要素完整公文格式分為版頭、主體、版記三部分，各要素需按規(guī)定位置、字體、字號排列。1.版頭（公文首頁紅色分隔線以上部分）發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“××市人民政府文件”），居中排列，用紅色小標宋體字。發(fā)文字號：由“機關代字+年份+序號”組成（如“×政發(fā)〔2023〕5號”），年份用六角括號“〔〕”，序號不加“第”字、不編虛位（如“5號”而非“05號”）。簽發(fā)人：上行文（如請示、報告）需標注，由“簽發(fā)人：×××”組成，居右空一字，與發(fā)文字號平行。2.主體（公文首頁紅色分隔線以下、版記以上部分）標題：由“發(fā)文機關名稱+事由+文種”組成（如“××市教育局關于2023年秋季開學工作的通知”），用2號小標宋體字，居中排列。主送機關：公文的主要受理機關，頂格寫，多個機關之間用頓號分隔（如“各區(qū)縣教育局、直屬學校：”）。正文：用3號仿宋字體，分段換行，首行縮進2字。正文結構需邏輯清晰，通常采用“開頭（目的/背景）+主體（事項/要求）+結尾（結語）”模式。附件說明：正文下空一行左空二字，標注“附件：1.××××”（如“附件：1.2023年秋季開學工作時間表”），附件名稱后不加標點。成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2023年8月15日”），居右空四字，年份全稱。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，需加蓋印章，印章需“騎年蓋月”（覆蓋成文日期），上不壓正文、下不壓成文日期。3.版記（公文最后一頁）抄送機關：需要知曉公文內(nèi)容的機關，左空一字標注“抄送：××××”（如“抄送：市委宣傳部、市財政局”）。印發(fā)機關和印發(fā)日期：右空一字標注“印發(fā)機關：××市教育局辦公室印發(fā)日期：2023年8月16日”，用4號仿宋字體。（二）語言規(guī)范：簡潔準確，莊重得體公文語言需符合“三性”要求：簡潔性：避免冗余，如用“現(xiàn)將有關事項通知如下”代替“現(xiàn)在把有關的事情通知給你們”；用“截至”代替“到……為止”。準確性：避免歧義，如用“基本完成”代替“差不多完成”；用“立即”代替“馬上”；用“較多”代替“很多”。莊重性：避免口語化，如用“特此批復”代替“就這么定了”；用“請予批準”代替“麻煩批準一下”。得體性：根據(jù)行文方向調整語氣，上行文（請示、報告）用“懇請”“妥否，請批復”；下行文（通知、批復）用“要求”“必須”；平行文（函）用“商請”“盼復”。三、常見文種的實務技巧公文文種需“按需選用”，以下是5類高頻文種的寫作要點：（一）通知：下行文的“萬能工具”適用范圍：發(fā)布法規(guī)、轉發(fā)公文、批轉下級公文、要求下級辦理事項。結構要點：開頭：說明目的（如“為加強秋季安全生產(chǎn)工作，防范事故發(fā)生”）。主體：分點列出“任務、要求、時間”（如檢查范圍、內(nèi)容、時間安排）。結尾：強調執(zhí)行（如“請認真貫徹落實”）。技巧提醒：指示性通知（要求下級做某事）需寫清“為什么做、做什么、怎么做”；轉發(fā)性通知（轉發(fā)上級/同級公文）需加“按語”（如“現(xiàn)將《××通知》轉發(fā)給你們，請結合實際貫徹執(zhí)行”）；發(fā)布性通知（發(fā)布法規(guī)/規(guī)章）需明確“生效日期”（如“本辦法自2023年10月1日起施行”）。（二）請示：上行文的“請求利器”適用范圍：向上級機關請求指示、批準（如申請經(jīng)費、調整政策）。核心要求：一文一事：一份請示只能涉及一個事項（如“關于申請追加辦公經(jīng)費的請示”不能同時申請人員編制）；主送單一：只能主送一個上級機關（如“××市教育局”不能同時主送“××市政府”和“××省教育廳”）；不得越級：需按隸屬關系行文（如區(qū)教育局需向市教育局請示，不能直接向省政府請示）。寫作技巧：開頭：說明請示原因（如“因物價上漲，辦公經(jīng)費不足”）；中間：明確請示事項（如“申請追加辦公經(jīng)費××萬元”）；結尾：用得體結束語（如“妥否，請批復”“以上請示，請予批準”）。（三）報告：上行文的“匯報載體”適用范圍：匯報工作、反映情況、回復詢問（如“2023年上半年工作情況報告”）。與請示的區(qū)別：報告是“閱件”，不需要上級批復；請示是“辦件”，必須上級批復。報告可夾帶情況說明，不可夾帶請示事項（如“關于2023年上半年工作情況的報告”中不能寫“請批準追加經(jīng)費”）。技巧提醒：內(nèi)容真實：用數(shù)據(jù)說話（如“上半年完成招生計劃的85%”）；重點突出：避免面面俱到（如匯報工作時，重點講“成績、問題、下一步計劃”）；格式規(guī)范：標題用“××關于××的報告”，正文結尾用“特此報告”。（四）函：平行文的“溝通橋梁”適用范圍：不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復問題、請求批準（如“××學校關于商請協(xié)助招生宣傳的函”）。類型與技巧：商洽函：用“商請”“盼復”（如“特商請你校協(xié)助提供生源信息”）；詢問函：用“請問”“請予答復”（如“請問你局2023年社保繳費標準是多少？”）；答復函：用“經(jīng)研究，答復如下”（如“關于你校商請協(xié)助招生宣傳的函，現(xiàn)答復如下”）；請求批準函：用“懇請批準”（如“懇請你局批準我校新建教學樓項目”）。注意事項：函的語氣需平和，避免命令式語言（如不用“必須”“務必”）。（五）紀要：會議的“記錄憑證”適用范圍：記載會議主要情況和議定事項（如“××市人民政府第5次常務會議紀要”）。結構要點：標題：由“會議名稱+紀要”組成（如“××市教育局2023年秋季開學工作會議紀要”）；正文：包括“會議基本情況”（時間、地點、參加人員、主持人）、“會議議題”、“議定事項”（重點，分點列出）；結尾：標注“發(fā)至××級”（如“發(fā)至各區(qū)縣教育局”）。技巧提醒：記錄關鍵內(nèi)容：避免記流水賬（如只記“會議決定”，不記“討論過程”）；語言簡潔：用“會議強調”“會議要求”“會議決定”等引導詞（如“會議決定：2023年秋季開學時間為9月1日”）。四、公文寫作常見易錯點規(guī)避（一）格式錯誤發(fā)文字號：用方括號“[]”代替六角括號“〔〕”（正確：×政發(fā)〔2023〕5號；錯誤：×政發(fā)[2023]5號）；成文日期：用漢字代替阿拉伯數(shù)字（正確：2023年8月15日；錯誤：二〇二三年八月十五日）；附件說明：未標注序號（正確：附件：1.××××；錯誤：附件：××××）；印章：未騎年蓋月（正確：印章覆蓋“2023年8月15日”；錯誤：印章在成文日期上方或下方）。（二）語言錯誤口語化：用“差不多”“馬上”“很多”（正確：基本、立即、較多）；歧義：用“截至目前”（需明確“截至2023年8月31日”）；用詞不當：用“批復”代替“答復”（函的結尾用“答復”，請示的結尾用“批復”）。（三）內(nèi)容錯誤請示多主送：同時主送兩個上級機關（如“××市教育局”和“××市政府”）；報告夾帶請示：在報告中寫“請批準追加經(jīng)費”；函的功能混淆：用函向上級機關請求批準（正確：請示用于上級機關，函用于不相隸屬機關）。五、規(guī)范范例分析（一）指示性通知范例關于開展2023年秋季安全生產(chǎn)大檢查的通知各直屬單位：為深入貫徹落實黨中央、國務院關于安全生產(chǎn)的決策部署，切實加強秋季安全生產(chǎn)工作，有效防范各類安全事故發(fā)生，經(jīng)研究，決定在全系統(tǒng)開展2023年秋季安全生產(chǎn)大檢查?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、檢查范圍各單位生產(chǎn)現(xiàn)場、安全設施、規(guī)章制度、從業(yè)人員安全教育培訓等情況。二、檢查內(nèi)容1.安全生產(chǎn)責任制落實情況：是否制定了安全生產(chǎn)責任制，是否層層簽訂了安全生產(chǎn)責任書，是否落實了安全生產(chǎn)主體責任；2.安全隱患排查治理情況：是否建立了安全隱患排查治理制度，是否定期開展安全隱患排查，是否及時整改了安全隱患；3.應急救援預案制定情況：是否制定了應急救援預案，是否定期開展應急救援演練，是否配備了應急救援器材和設備。三、檢查時間2023年9月1日至9月30日，分為自查自糾（9月1日至9月15日）和集中檢查（9月16日至9月30日）兩個階段。四、檢查要求1.加強組織領導：各單位要成立安全生產(chǎn)大檢查領導小組，制定具體的檢查方案，明確檢查責任和分工；2.嚴格檢查標準：要按照國家有關安全生產(chǎn)的法律法規(guī)和標準規(guī)范，認真開展檢查，確保檢查不留死角、不走過場；3.及時整改隱患：對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，要立即整改；不能立即整改的，要制定整改計劃，明確整改期限和整改責任，確保隱患整改到位；4.報送檢查結果：各單位要在9月30日前將安全生產(chǎn)大檢查情況書面報送至局安全生產(chǎn)辦公室?！痢辆?023年8月25日分析：格式規(guī)范（標題、主送機關、正文、成文日期符合要求）；內(nèi)容完整（明確了檢查的范圍、內(nèi)容、時間、要求）；語言莊重（用“切實加強”“有效防范”等詞匯）；邏輯清晰（采用“目的+事項+要求”結構）。（二）請示范例關于申請追加2023年辦公經(jīng)費的請示××市財政局：由于今年以來物價持續(xù)上漲，辦公耗材（如紙張、墨盒、硒鼓等）價格大幅上漲，加上辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）老化需要維修，我單位原核定的2023年辦公經(jīng)費（××萬元）已無法滿足實際需要。為保證日常辦公工作的正常開展，特申請追加2023年辦公經(jīng)費××萬元。追加的辦公經(jīng)費主要用于以下方面：1.購買辦公耗材：××萬元；2.維修辦公設備：××萬元；3.其他辦公開支：××萬元。妥否，請批復?！痢羻挝?023年7月10日分析：符合“一文一事”要求（只申請辦公經(jīng)費）；主送單一（僅××市財政局）；內(nèi)容具體（說明原因、用途）；語氣得體（用“妥否，請批復”）。（三）商洽函范例關于商請協(xié)助開展2023年秋季招生宣傳工作的函××學校：為做好2023年秋季招生工作，提高招生質量，我單位計劃于2023年8月中旬在××地區(qū)開展招生宣傳活動。鑒于你校在××地區(qū)有較高的知名度和影響力，特商請你校協(xié)助開展以下工作：1.提供××地區(qū)的生源信息；2.推薦優(yōu)秀教師參與招生宣傳；3.協(xié)助聯(lián)系××地區(qū)的中學開展招生宣講會。如蒙協(xié)助，不勝感激。請于2023年8月5日前將有關情況函復我單位?！痢琳猩k公室2023年7月20日分析：符合函的適用范圍（不相隸屬機關之間商洽工作）；語氣平和（用“商請”“如蒙協(xié)助，不勝感激”）；內(nèi)容明確（列出需要協(xié)助的事項）；格式規(guī)范（標題、主送機關、正文