酒店公司供應(yīng)商付款規(guī)章

一、總則1.目的本規(guī)章旨在規(guī)范酒店公司與供應(yīng)商之間的付款流程，確保付款活動(dòng)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性與合規(guī)性，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)，保障公司資金安全，促進(jìn)公司與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。2.制定依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及酒店公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況和管理需求制定本規(guī)章。3.指導(dǎo)原則-誠(chéng)信原則：秉持誠(chéng)實(shí)守信的理念，在付款過(guò)程中遵循商業(yè)道德，按時(shí)足額支付供應(yīng)商款項(xiàng)。-合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度，確保付款流程合法合規(guī)。-效率原則：在保證付款準(zhǔn)確性的前提下，優(yōu)化付款流程，提高付款效率，減少供應(yīng)商等待時(shí)間。-風(fēng)險(xiǎn)控制原則：建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控機(jī)制，防范付款過(guò)程中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全。二、適用范圍本規(guī)章適用于酒店公司全體員工涉及供應(yīng)商付款相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，以及與酒店公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)-職責(zé)：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確付款條款；提交付款申請(qǐng)，確保申請(qǐng)信息準(zhǔn)確完整；跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)反饋異常信息；協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)供應(yīng)商發(fā)票及相關(guān)資料的真實(shí)性與完整性。-體現(xiàn)企業(yè)文化：采購(gòu)部門(mén)在工作中踐行酒店公司“追求卓越服務(wù)，創(chuàng)造價(jià)值共贏”的文化理念，積極與供應(yīng)商溝通，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)和專(zhuān)業(yè)態(tài)度建立良好合作關(guān)系。2.財(cái)務(wù)部門(mén)-職責(zé)：審核付款申請(qǐng)，包括發(fā)票的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性、審批手續(xù)的完整性等；進(jìn)行賬務(wù)處理，安排付款資金；定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目，編制應(yīng)付賬款報(bào)表；對(duì)付款流程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)理念：財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)酒店公司“高效運(yùn)營(yíng)，穩(wěn)健理財(cái)”的經(jīng)營(yíng)理念，嚴(yán)格把控付款環(huán)節(jié)，確保公司資金合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.使用部門(mén)-職責(zé)：對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)是否符合使用要求；在驗(yàn)收合格后，配合采購(gòu)部門(mén)完成相關(guān)手續(xù)，為付款提供必要的支持。-體現(xiàn)扁平化管理：使用部門(mén)直接參與采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收，減少中間環(huán)節(jié)，提高工作效率，體現(xiàn)了酒店公司扁平化管理的特點(diǎn)，使信息傳遞更加迅速準(zhǔn)確。4.審批部門(mén)（根據(jù)公司實(shí)際組織架構(gòu)確定）-職責(zé)：按照公司授權(quán)審批制度，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保付款事項(xiàng)符合公司政策和預(yù)算安排。-體現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益平衡：審批部門(mén)在審批過(guò)程中，綜合考慮公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，既要保證公司資金合理支出，又要維護(hù)公司良好的社會(huì)形象和商業(yè)信譽(yù)。四、管理內(nèi)容與流程1.付款申請(qǐng)-提交時(shí)機(jī)：采購(gòu)物品或服務(wù)已按合同要求完成交付并驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交付款申請(qǐng)。-申請(qǐng)內(nèi)容：付款申請(qǐng)應(yīng)包含供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼、付款金額、付款方式等詳細(xì)信息，并附上相關(guān)證明文件，如采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。-審批流程：采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單后，依次提交給使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，最后由審批部門(mén)進(jìn)行審批。各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，如有異議，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。2.發(fā)票審核-財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)提交的付款申請(qǐng)及發(fā)票后，進(jìn)行嚴(yán)格審核：審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，包括發(fā)票的開(kāi)具內(nèi)容是否與采購(gòu)合同一致，發(fā)票的格式是否符合稅務(wù)要求，發(fā)票的防偽標(biāo)識(shí)是否真實(shí)等；核對(duì)發(fā)票金額與付款申請(qǐng)金額是否一致，避免出現(xiàn)金額差錯(cuò)。-發(fā)票異常處理：如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商聯(lián)系更換或補(bǔ)充發(fā)票，確保付款流程的順利進(jìn)行。3.資金安排與付款執(zhí)行-財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，結(jié)合公司資金狀況，合理安排付款資金：制定付款計(jì)劃，確保在規(guī)定的付款期限內(nèi)支付供應(yīng)商款項(xiàng)；選擇合適的付款方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，并嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作。-付款記錄與通知：付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄付款信息，更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，并通知采購(gòu)部門(mén)付款結(jié)果。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將付款信息反饋給供應(yīng)商，保持溝通順暢。4.賬目核對(duì)與清理-定期核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目，一般每月或每季度進(jìn)行一次，確保雙方賬目一致。核對(duì)內(nèi)容包括應(yīng)付賬款余額、已付款項(xiàng)、未付款項(xiàng)等。-差異處理：如發(fā)現(xiàn)賬目存在差異，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于長(zhǎng)期未清理的應(yīng)付賬款，應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)清理，分析原因，采取相應(yīng)措施，避免形成壞賬。5.特殊情況處理-緊急付款：對(duì)于因特殊原因需要緊急付款的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)緊急付款申請(qǐng)單，說(shuō)明緊急付款的原因和金額，并按照公司特殊審批流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門(mén)在確保資金安全和手續(xù)完備的前提下，優(yōu)先安排付款。-付款變更：如因采購(gòu)合同變更、供應(yīng)商信息變更等原因需要調(diào)整付款金額或付款方式，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交付款變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核和審批后進(jìn)行處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)按照合同約定及時(shí)獲得貨款支付；有權(quán)要求酒店公司提供準(zhǔn)確的付款信息；在對(duì)付款有異議時(shí)，有權(quán)向酒店公司提出溝通協(xié)商。-義務(wù)：按照合同約定提供符合質(zhì)量要求的物品或服務(wù)；及時(shí)開(kāi)具合法有效的發(fā)票；配合酒店公司進(jìn)行賬目核對(duì)和相關(guān)調(diào)查工作。2.酒店公司員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：?jiǎn)T工有權(quán)了解公司供應(yīng)商付款的相關(guān)政策和流程；對(duì)于付款過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有權(quán)提出意見(jiàn)和建議。-義務(wù)：嚴(yán)格遵守公司供應(yīng)商付款規(guī)章，按照流程操作；確保付款申請(qǐng)和相關(guān)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；保守公司商業(yè)機(jī)密和供應(yīng)商信息。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-財(cái)務(wù)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款流程進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查付款申請(qǐng)的審批手續(xù)是否完備、付款金額是否準(zhǔn)確、資金使用是否合規(guī)等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并向管理層報(bào)告。-審計(jì)監(jiān)督：酒店公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查付款流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并提出改進(jìn)建議，促進(jìn)公司付款管理水平的提升。2.供應(yīng)商監(jiān)督鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)酒店公司付款情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)酒店公司未按照合同約定付款或存在其他不合理行為，供應(yīng)商有權(quán)向酒店公司相關(guān)部門(mén)反映，酒店公司應(yīng)及時(shí)處理并給予反饋。3.績(jī)效考核-考核指標(biāo)設(shè)定：將供應(yīng)商付款管理工作納入相關(guān)部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系，設(shè)定考核指標(biāo)，如付款及時(shí)率、發(fā)票審核準(zhǔn)確率、應(yīng)付賬款賬齡結(jié)構(gòu)合理性等。-考核周期與方式：考核周期一般為季度或年度，采用定量與定性相結(jié)合的考核方式。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)