事業(yè)單位秘書工作規(guī)范操作手冊前言為規(guī)范事業(yè)單位秘書工作流程，提升秘書崗位履職能力，保障單位政務(wù)運行高效、有序，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《事業(yè)單位人事管理條例》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合事業(yè)單位工作實際，制定本手冊。本手冊適用于事業(yè)單位專職秘書及承擔秘書職責的工作人員，旨在明確秘書工作的崗位職責、核心流程、職業(yè)素養(yǎng)及風險防控要求，為秘書開展工作提供標準化、規(guī)范化指引。一、崗位職責（一）角色定位事業(yè)單位秘書是單位領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、政務(wù)運行的協(xié)調(diào)樞紐、服務(wù)保障的執(zhí)行骨干，主要承擔公文處理、會議組織、信息調(diào)研、日常事務(wù)管理等工作，需具備“辦文精準、辦會規(guī)范、辦事高效”的綜合能力。（二）具體職責1.公文處理：負責單位收文、發(fā)文、歸檔的全流程管理，確保公文符合規(guī)范、傳遞及時。2.會議組織：承擔會議方案制定、會前準備、會中服務(wù)、會后落實等工作，保障會議順利召開。3.信息調(diào)研：收集、整理、分析各類信息，開展專題調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。4.日常事務(wù)：負責值班、接待、印章管理、檔案管理、保密等工作，保障單位日常運轉(zhuǎn)。5.參謀輔助：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草講話、匯報材料等，參與政策研究，提出工作建議。二、核心工作流程（一）公文處理公文處理需嚴格遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），確保“準確、及時、安全”。1.收文辦理（1）簽收：收到公文后，核對發(fā)文機關(guān)、文號、份數(shù)、密級等信息，確認無誤后在《收文登記簿》簽字，注明收文時間（涉密公文需按保密規(guī)定辦理）。（2）登記：將公文基本信息（發(fā)文機關(guān)、文號、標題、密級、收文時間）錄入收文管理系統(tǒng)或登記冊，分類標注“急件”“密件”“普通件”。（3）擬辦：對收文提出辦理意見，包括承辦部門、時限、要求（如“請辦公室會同業(yè)務(wù)科于3日內(nèi)提出處理意見”），報分管領(lǐng)導(dǎo)批辦。（4）批辦：領(lǐng)導(dǎo)明確辦理部門及要求（如“同意擬辦意見，由業(yè)務(wù)科牽頭落實”），批辦意見需具體、可操作。（5）承辦：承辦部門按批辦意見辦理，遇問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報；秘書跟蹤進度，定期催辦（采用電話、短信或書面方式）。（6）辦結(jié)：承辦部門反饋辦理結(jié)果后，秘書將公文標注“辦結(jié)”，錄入系統(tǒng)并歸檔。2.發(fā)文辦理（1）擬稿：主辦部門或秘書擬寫公文，內(nèi)容需符合政策、真實準確，格式需規(guī)范（如標題用2號小標宋體，正文用3號仿宋GB2312，行距28磅）；擬稿人需在公文落款處注明“擬稿人：×××”及日期。（2）審核：部門負責人或秘書審核公文，重點檢查“政策合規(guī)性、內(nèi)容真實性、格式規(guī)范性”，簽署“審核意見”（如“內(nèi)容符合要求，格式需調(diào)整”）。（3）簽發(fā)：單位領(lǐng)導(dǎo)對公文進行終審，簽署“同意印發(fā)”并簽字（涉密公文需由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）；簽發(fā)后不得修改內(nèi)容（如需修改，需重新審核簽發(fā)）。（4）校對：秘書或擬稿人校對公文，重點核對文號、標題、主送機關(guān)、正文、附件等，確?！傲悴铄e”；校對人簽署“校對無誤”。（5）印發(fā)：按簽發(fā)份數(shù)印發(fā)，涉密公文需用保密打印機打印，發(fā)放時登記《發(fā)文登記簿》（注明收文單位、份數(shù)、發(fā)放時間）。（6）歸檔：將簽發(fā)稿、校對稿、印發(fā)件等整理歸檔，標注“發(fā)文年度-文號”（如“2024-××號”），存入檔案庫房。3.公文歸檔（1）分類：按“年度-機構(gòu)-文種”分類（如“2024年-辦公室-通知”）。（2）裝訂：用線裝或膠裝，保持公文完整（不得拆頁、缺頁）。（3）歸檔：每年年底前完成年度公文歸檔，存入檔案庫房（庫房需防火、防潮、防蟲）；歸檔后編制《檔案目錄》，便于查詢。（二）會議組織會議組織需遵循“精簡、高效、節(jié)約”原則，確保會議目標明確、流程順暢。1.會前準備（1）制定方案：明確會議主題（如“2024年上半年工作推進會”）、時間（如“2024年7月10日9:00-11:30”）、地點（如“單位三樓會議室”）、參會人員（如“領(lǐng)導(dǎo)班子、各科室負責人”）、議程（如“1.傳達上級文件；2.各科室匯報工作；3.領(lǐng)導(dǎo)講話”）、分工（如“辦公室負責通知發(fā)放，業(yè)務(wù)科負責材料準備”）。（2）發(fā)放通知：提前1-3天發(fā)放通知（涉密會議提前5天），采用“書面+電子”方式（如郵件發(fā)送會議通知，電話確認重要參會人員）；通知需包含“會議主題、時間、地點、議程、注意事項”（如“請攜帶筆記本和筆，提前10分鐘入場”）。（3）準備材料：整理會議材料（如議程表、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報材料），按“參會人數(shù)+5份”打印，裝訂成冊（封面用單位抬頭紙，標注“××會議材料”）；材料需提前1天發(fā)放給參會人員（涉密材料現(xiàn)場發(fā)放）。（4）布置場地：檢查會場設(shè)備（話筒、投影儀、屏幕、音響），調(diào)試至正常狀態(tài)；擺放桌椅（主席臺按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)高低排列，主位在中間）、會標（如“2024年上半年工作推進會”，用黑體紅底）、鮮花（主席臺兩側(cè)各1盆）；設(shè)置簽到臺（擺放簽到表、筆、會議材料）。2.會中服務(wù)（1）簽到：秘書在會場入口負責簽到，核對參會人員信息（如“××科負責人×××”），發(fā)放會議材料；對未到人員，及時電話聯(lián)系（如“×××同志，會議已開始，請盡快到場”）。（2）引導(dǎo)：引導(dǎo)參會人員就座（如“領(lǐng)導(dǎo)請坐主席臺左側(cè)，各科室負責人坐中間區(qū)域”），使用禮貌用語（“請這邊走”“您的座位在第三排”）。（3）記錄：做好會議記錄，內(nèi)容包括“會議基本信息（時間、地點、參會人員）、發(fā)言內(nèi)容、決議事項”（如“領(lǐng)導(dǎo)要求各科室于7月20日前提交下半年工作計劃”）；記錄需真實、準確，采用“摘要式”（避免冗長），重要會議需錄音輔助。（4）服務(wù)：會議期間為參會人員倒水（每隔30分鐘一次，用一次性紙杯）、遞紙巾；遇設(shè)備故障（如話筒無聲），及時更換備用設(shè)備；遇參會人員身體不適，協(xié)助聯(lián)系醫(yī)院。3.會后落實（1）撰寫紀要：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成會議紀要，內(nèi)容包括“會議主題、時間、地點、參會人員、決議事項、下一步工作安排”（如“決議：由辦公室牽頭，于7月15日前完成單位制度修訂”）；紀要需報領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，發(fā)放給參會人員及相關(guān)部門（涉密紀要采用保密渠道發(fā)放）。（2）督辦決議：對會議決議事項進行跟蹤督辦，每周向領(lǐng)導(dǎo)匯報進展（如“制度修訂已完成初稿，待審核”）；對未按時完成的事項，及時提醒承辦部門（如“××科，下半年工作計劃需于7月20日前提交，請加快進度”）。（3）歸檔材料：將會議方案、通知、材料、簽到表、紀要等整理歸檔，標注“××會議材料”，存入檔案庫房。（三）信息調(diào)研信息調(diào)研是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的重要工作，需遵循“真實、客觀、及時”原則。1.信息收集與處理（1）信息收集：通過內(nèi)部渠道（單位報表、簡報、會議記錄）和外部渠道（政府文件、媒體報道、基層反饋）收集信息；重點收集“工作動態(tài)、經(jīng)驗交流、問題反映、意見建議”（如“××縣××單位的經(jīng)驗做法”“基層群眾對××工作的意見”）。（2）信息處理：對收集的信息進行分類（如“工作動態(tài)類”“問題類”）、篩選（保留有價值的信息）、編輯（形成《信息簡報》）；《信息簡報》需突出重點（如“標題：××科室完成××工作”，正文：“近日，××科室完成××工作，取得××成效”），語言簡潔（不超過500字）；簡報需報領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，發(fā)放給單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。2.調(diào)研工作實施（1）制定方案：明確調(diào)研目的（如“了解××工作開展情況”）、對象（如“基層單位、群眾”）、內(nèi)容（如“工作進展、存在問題、群眾需求”）、方法（如“問卷調(diào)查、訪談、實地考察”）、時間（如“2024年7月15日-7月20日”）、人員（如“秘書×××、業(yè)務(wù)科×××”）。（2）實施調(diào)研：問卷調(diào)查：設(shè)計問卷（問題需明確，如“您對××工作的滿意度如何？”），發(fā)放給調(diào)研對象（如“發(fā)放100份，回收80份”）；訪談：提前準備問題（如“您在工作中遇到的主要問題是什么？”），態(tài)度誠懇，認真傾聽；實地考察：深入基層單位，觀察工作現(xiàn)場（如“查看××項目進展情況”），記錄詳細。（3）撰寫報告：調(diào)研結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成調(diào)研報告，內(nèi)容包括“引言（調(diào)研目的、方法）、調(diào)研情況（工作進展、群眾需求）、存在問題（如“資金不足、人員短缺”）、對策建議（如“申請專項經(jīng)費、招聘臨時人員”）、結(jié)論（總結(jié)調(diào)研成果）”；報告需報領(lǐng)導(dǎo)審核，作為決策參考。（四）日常事務(wù)管理日常事務(wù)是單位運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，需做到“細致、規(guī)范、有序”。1.值班工作（1）堅守崗位：按值班安排堅守崗位，不得脫崗、漏崗；值班期間保持通訊暢通（手機24小時開機）。（2）做好記錄：填寫《值班記錄表》，內(nèi)容包括“來電時間、來電人、內(nèi)容、處理情況”（如“2024年7月10日18:00，××群眾來電反映××問題，已記錄并轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)科處理”）。（3）及時匯報：遇突發(fā)事件（如“單位辦公樓漏水”），立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報（如“領(lǐng)導(dǎo)，單位三樓會議室漏水，已聯(lián)系維修人員，預(yù)計30分鐘到達”）；不得拖延。（4）交接工作：值班結(jié)束后，將《值班記錄表》、未處理事項交給下一班值班人員，交接需清楚（如“××群眾的問題尚未處理，請跟進”）。2.接待工作（1）制定方案：根據(jù)接待對象（如“上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位”）的級別、目的，制定接待方案，包括“接待時間、地點、行程（如“9:00迎接，9:30參觀單位，10:30座談會”）、陪同人員（如“領(lǐng)導(dǎo)×××、秘書×××”）、餐飲住宿（如“安排在××酒店，標準為××元/人”）。（2）實施接待：迎接：在單位門口迎接（如“歡迎××領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)”），主動提行李；參觀：介紹單位情況（如“這是我們的業(yè)務(wù)科室，主要負責××工作”）；座談會：做好記錄，提供茶水（如“××領(lǐng)導(dǎo)，請用茶”）；送別：在單位門口送別（如“歡迎下次再來”）。（3）總結(jié)工作：接待結(jié)束后，撰寫《接待總結(jié)》（如“接待效果良好，上級領(lǐng)導(dǎo)對我單位工作給予肯定”），報領(lǐng)導(dǎo)審核。3.印章管理（1）使用審批：使用印章需填寫《印章使用登記表》（包括“使用部門、使用人、事由、份數(shù)”），經(jīng)部門負責人或領(lǐng)導(dǎo)審批（如“單位公章需由主要領(lǐng)導(dǎo)審批”）；不得超范圍使用（如“用單位公章為個人擔保”）。（2）保管要求：印章由專人保管（如“辦公室主任”），存放在保險柜內(nèi)；不得將印章交給他人保管，不得擅自使用。（3）交接手續(xù)：印章保管人變更時，需辦理交接手續(xù)（有監(jiān)交人在場），填寫《印章交接記錄表》（包括“印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接人、監(jiān)交人”）。4.檔案管理（1）整理歸檔：按“年度-機構(gòu)-文種”整理檔案（如“2024年-辦公室-請示”），裝訂成冊（用檔案盒存放）；檔案需完整（不得缺頁、拆頁）。（2）查閱流程：查閱檔案需填寫《檔案查閱登記表》（包括“查閱人、事由、檔案名稱、編號”），經(jīng)檔案管理人員審批（涉密檔案需由主要領(lǐng)導(dǎo)審批）；查閱需在檔案庫房內(nèi)進行，不得帶出。（3）銷毀流程：對超過保管期限的檔案，需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)銷（如“銷毀2014年的會計檔案”）；銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》。5.保密工作（1）遵守制度：嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及單位保密制度，不得泄露秘密信息（如“國家秘密、單位工作秘密”）。（2）保管載體：秘密載體（如“涉密文件、光盤”）需存放在保密柜內(nèi)，不得隨意放置；傳遞秘密載體需用保密渠道（如“機要交通”）。（3）處理信息：處理秘密信息需使用保密電腦（不得連接互聯(lián)網(wǎng)），處理完后及時刪除（如“刪除涉密文檔”）；不得用非保密設(shè)備處理秘密信息（如“用個人手機發(fā)送涉密信息”）。三、職業(yè)素養(yǎng)要求（一）政治素養(yǎng)堅定理想信念，擁護黨的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹黨的方針政策；具有政治敏銳性，能準確把握政治方向，抵制錯誤思想；遵守法律法規(guī)，維護國家利益和單位利益。（二）業(yè)務(wù)能力熟悉公文處理、會議組織、信息調(diào)研等業(yè)務(wù)流程；掌握辦公軟件（Word、Excel、PowerPoint）和設(shè)備（打印機、投影儀）的使用；具備文字表達能力（能起草講話、匯報材料）和語言表達能力（能清晰傳達信息）。（三）職業(yè)道德愛崗敬業(yè)，認真履行職責，提高工作效率；誠實守信，言行一致，不得弄虛作假；廉潔自律，不得利用職務(wù)之便謀取私利；保守秘密，不得泄露秘密信息。（四）溝通協(xié)調(diào)能力善于與領(lǐng)導(dǎo)、同事、基層群眾溝通，協(xié)調(diào)解決問題；具有團隊合作精神，能與他人配合完成工作；具備應(yīng)急處理能力，能應(yīng)對突發(fā)情況（如“會議設(shè)備故障”）。四、風險防控與應(yīng)急處理（一）常見風險點識別1.公文處理風險：文號錯誤、格式不符、內(nèi)容偏差、漏辦、誤辦；2.會議組織風險：通知不到位、設(shè)備故障、議程混亂、記錄不準確；3.信息調(diào)研風險：信息虛假、調(diào)研不深入、報告不客觀；4.日常事務(wù)風險：值班脫崗、接待失誤、印章濫用、檔案丟失、保密泄露。（二）風險防控措施1.加強培訓(xùn)：定期組織秘書參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)（如“公文處理培訓(xùn)班”“會議組織培訓(xùn)班”），提高業(yè)務(wù)能力；2.完善制度：建立健全《公文處理辦法》《會議組織制度》《保密制度》等，規(guī)范工作流程；3.嚴格審核：在公文處理、會議組織等工作中，加強審核環(huán)節(jié)（如“公文審核需經(jīng)部門負責人簽字”）；4.強化監(jiān)督：定期檢查工作落實情況（如“每月檢查公文歸檔情況”），發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）應(yīng)急處理流程1.公文處理應(yīng)急：如發(fā)現(xiàn)公文文號錯誤，立即重新編制文號，收