企事業(yè)單位會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)規(guī)范一、引言會(huì)議紀(jì)要是企事業(yè)單位記錄會(huì)議過(guò)程、固定決策結(jié)果、明確行動(dòng)責(zé)任的法定性文書(shū)，兼具決策依據(jù)性（為后續(xù)工作提供權(quán)威遵循）、溝通協(xié)同性（向未參會(huì)人員傳遞核心信息）、責(zé)任追溯性（作為考核與糾紛處理的原始憑證）三大核心價(jià)值。規(guī)范撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，是提升企業(yè)管理精細(xì)化水平、防范管理風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。本規(guī)范結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《企業(yè)公文處理辦法》及企事業(yè)單位實(shí)際工作需求制定，適用于各類(lèi)正式會(huì)議（如總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等）。二、會(huì)議紀(jì)要的基本要求撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要需遵循“五性原則”，確保內(nèi)容合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范：（一）合法性符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及單位內(nèi)部規(guī)章制度；決策事項(xiàng)不得違反上級(jí)單位的指示或決議；參會(huì)人員需具備相應(yīng)決策權(quán)限（如董事會(huì)決議需符合公司章程規(guī)定的表決程序）。（二）真實(shí)性如實(shí)記錄會(huì)議過(guò)程，不得虛構(gòu)、篡改發(fā)言?xún)?nèi)容或決策結(jié)果；對(duì)分歧意見(jiàn)需客觀呈現(xiàn)，不得隱瞞或選擇性刪減；涉及數(shù)據(jù)、案例需與原始材料一致（如財(cái)務(wù)報(bào)表、調(diào)研數(shù)據(jù)）。（三）準(zhǔn)確性時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等基本信息需精準(zhǔn)無(wú)誤（如“2024年8月10日9:00-11:30”而非“上周三上午”）；術(shù)語(yǔ)、簡(jiǎn)稱(chēng)需統(tǒng)一（如“人力資源部”簡(jiǎn)稱(chēng)“人力部”，需全程一致）；決議內(nèi)容需明確具體（如“同意采購(gòu)A品牌設(shè)備”而非“同意采購(gòu)設(shè)備”）。（四）完整性涵蓋會(huì)議所有核心議題（不得遺漏主要討論事項(xiàng)）；包含“討論過(guò)程-分歧意見(jiàn)-最終決議”的完整邏輯鏈；附件需齊全（如參會(huì)人員名單、匯報(bào)材料、表決結(jié)果等）。（五）規(guī)范性格式符合單位公文要求（如字體、頁(yè)邊距、行間距）；語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，避免口語(yǔ)化、冗余表述（如“張三總說(shuō)”改為“總經(jīng)理張三強(qiáng)調(diào)”）；結(jié)構(gòu)層級(jí)清晰，便于閱讀與檢索。三、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容框架與撰寫(xiě)要點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容需圍繞“是什么（會(huì)議基本信息）-討論了什么（議題與意見(jiàn)）-決定了什么（決議與行動(dòng)）”邏輯展開(kāi)，具體框架如下：（一）開(kāi)頭：會(huì)議基本信息需準(zhǔn)確記錄會(huì)議的核心要素，為后續(xù)查閱提供基礎(chǔ)線索，示例如下：要素撰寫(xiě)要求示例會(huì)議標(biāo)題需明確會(huì)議類(lèi)型與主題（如“XX公司2024年第三季度戰(zhàn)略研討會(huì)”）XX集團(tuán)2024年上半年安全生產(chǎn)工作會(huì)議會(huì)議時(shí)間具體到分鐘（如“2024年9月5日9:00-12:00”）2024年7月20日14:30-16:00會(huì)議地點(diǎn)詳細(xì)地址（如“總部大樓3層多功能會(huì)議室”）北京總部12層1201會(huì)議室參會(huì)人員分“出席”“列席”“請(qǐng)假”三類(lèi)，重要人員需標(biāo)注職務(wù)（如“總經(jīng)理李四（出席）”）出席：董事長(zhǎng)王五、總經(jīng)理趙六、分管運(yùn)營(yíng)副總經(jīng)理周七；列席：各部門(mén)負(fù)責(zé)人；請(qǐng)假：財(cái)務(wù)總監(jiān)吳八（公出）主持人明確姓名與職務(wù)主持人：總經(jīng)理趙六記錄人明確姓名與部門(mén)記錄人：行政部秘書(shū)陳九會(huì)議主題簡(jiǎn)潔概括會(huì)議核心目標(biāo)（如“研究部署第三季度市場(chǎng)拓展工作”）分析上半年安全生產(chǎn)形勢(shì)，部署下半年安全隱患排查任務(wù)（二）主體：議題討論與決議主體是會(huì)議紀(jì)要的核心，需分議題撰寫(xiě)，每議題需包含“議題名稱(chēng)-發(fā)言要點(diǎn)-分歧意見(jiàn)-最終決議”四部分，示例如下：議題一：關(guān)于2024年下半年安全生產(chǎn)隱患排查方案1.發(fā)言要點(diǎn)：安全管理部匯報(bào)：上半年共排查隱患12項(xiàng)，其中3項(xiàng)未按期整改（主要為車(chē)間消防通道堵塞、設(shè)備老化）；生產(chǎn)部發(fā)言：消防通道堵塞是因?yàn)榕R時(shí)堆放原材料，建議增加臨時(shí)storage區(qū)域；設(shè)備部回應(yīng)：設(shè)備老化問(wèn)題需申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)維修資金，預(yù)計(jì)需20萬(wàn)元。2.分歧意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部提出：專(zhuān)項(xiàng)維修資金需納入年度預(yù)算調(diào)整，建議先啟動(dòng)緊急維修，再走預(yù)算流程；生產(chǎn)部認(rèn)為：臨時(shí)storage區(qū)域需占用車(chē)間空間，可能影響生產(chǎn)效率。3.最終決議：（1）安全管理部牽頭，于7月30日前完成所有未整改隱患的閉環(huán)處理（消防通道堵塞問(wèn)題由生產(chǎn)部于7月25日前清理完畢）；（2）設(shè)備部于7月22日前提交專(zhuān)項(xiàng)維修資金申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部?jī)?yōu)先安排資金（從年度備用金中列支），同時(shí)啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整流程；（3）生產(chǎn)部與行政部協(xié)同，于7月25日前選定臨時(shí)storage區(qū)域，確保不影響生產(chǎn)效率。（三）結(jié)尾：行動(dòng)事項(xiàng)與后續(xù)安排需將決議轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的行動(dòng)清單，明確“責(zé)任主體-任務(wù)內(nèi)容-時(shí)間節(jié)點(diǎn)”，示例如下：行動(dòng)事項(xiàng)責(zé)任主體任務(wù)內(nèi)容時(shí)間節(jié)點(diǎn)隱患閉環(huán)處理安全管理部督促生產(chǎn)部清理消防通道，驗(yàn)證整改結(jié)果2024年7月30日前專(zhuān)項(xiàng)資金申請(qǐng)?jiān)O(shè)備部提交20萬(wàn)元維修資金申請(qǐng)2024年7月22日前臨時(shí)區(qū)域選定生產(chǎn)部、行政部選定不影響生產(chǎn)的臨時(shí)storage區(qū)域2024年7月25日前（四）附件（可選）需附上與會(huì)議相關(guān)的支撐材料，如：參會(huì)人員名單（含職務(wù)、聯(lián)系方式）；會(huì)議匯報(bào)材料（如財(cái)務(wù)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告）；表決結(jié)果（如董事會(huì)決議表決票）；其他需要補(bǔ)充說(shuō)明的文件。四、會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)流程規(guī)范的撰寫(xiě)流程是保證會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的關(guān)鍵，需遵循“會(huì)前準(zhǔn)備-會(huì)中記錄-會(huì)后整理-審核簽發(fā)-分發(fā)歸檔”五步流程：（一）會(huì)前準(zhǔn)備收集會(huì)議資料：提前獲取會(huì)議議程、匯報(bào)材料、參會(huì)人員名單等，熟悉會(huì)議主題與背景；準(zhǔn)備記錄工具：使用錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員）、筆記本或電子文檔（如Word、釘釘文檔），便于快速記錄；確認(rèn)記錄要點(diǎn)：與主持人溝通，明確需重點(diǎn)記錄的議題（如涉及重大決策的議題）。（二）會(huì)中記錄速記關(guān)鍵信息：重點(diǎn)記錄“發(fā)言核心觀點(diǎn)”“分歧意見(jiàn)”“決策結(jié)果”，避免記錄無(wú)關(guān)細(xì)節(jié)（如閑聊內(nèi)容）；使用符號(hào)標(biāo)記：用“△”表示決議、“□”表示待跟進(jìn)事項(xiàng)、“※”表示重要意見(jiàn)，便于會(huì)后整理；核對(duì)信息：會(huì)議中若有不確定的內(nèi)容（如數(shù)據(jù)、人名），需及時(shí)向發(fā)言者確認(rèn)。（三）會(huì)后整理梳理邏輯：將會(huì)議記錄按“議題-發(fā)言-決議”結(jié)構(gòu)整理，刪除冗余內(nèi)容，確保邏輯清晰；補(bǔ)充細(xì)節(jié)：根據(jù)錄音或筆記，完善發(fā)言要點(diǎn)與決議內(nèi)容（如補(bǔ)充未記錄的關(guān)鍵數(shù)據(jù)）；統(tǒng)一格式：按照單位公文要求調(diào)整字體、段落、頁(yè)碼等格式。（四）審核簽發(fā)自審：記錄人需自行檢查內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性；部門(mén)審核：提交部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)審（如行政部負(fù)責(zé)人審核總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要）；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：由會(huì)議主持人或分管領(lǐng)導(dǎo)終審（如總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要），確保決議符合單位利益。（五）分發(fā)歸檔分發(fā)范圍：發(fā)送給參會(huì)人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及需要執(zhí)行決議的人員（如行動(dòng)事項(xiàng)的責(zé)任主體）；歸檔要求：按照單位檔案管理規(guī)定，將會(huì)議紀(jì)要及附件存入檔案（如按會(huì)議類(lèi)型、時(shí)間分類(lèi)歸檔）；查閱權(quán)限：明確查閱流程（如需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)），確保信息安全。五、常見(jiàn)問(wèn)題與優(yōu)化建議（一）常見(jiàn)問(wèn)題1.內(nèi)容簡(jiǎn)略：僅記錄決議，未記錄討論過(guò)程與分歧意見(jiàn)，導(dǎo)致后續(xù)無(wú)法追溯決策背景；2.語(yǔ)言不規(guī)范：使用口語(yǔ)化表達(dá)（如“咱們”“大概”）、簡(jiǎn)稱(chēng)不統(tǒng)一（如“人力部”與“人力資源部”混用）；3.行動(dòng)事項(xiàng)不明確：未明確責(zé)任主體或時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“盡快完成”而非“7月30日前完成”）；4.審核流程缺失：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)直接分發(fā)，導(dǎo)致決議內(nèi)容錯(cuò)誤或不符合單位規(guī)定。（二）優(yōu)化建議1.強(qiáng)化過(guò)程記錄：要求記錄人在會(huì)中重點(diǎn)記錄“誰(shuí)發(fā)言-說(shuō)了什么-有什么分歧”，確保決議的來(lái)龍去脈清晰；2.規(guī)范語(yǔ)言表述：制定單位《公文術(shù)語(yǔ)手冊(cè)》，統(tǒng)一術(shù)語(yǔ)與簡(jiǎn)稱(chēng)，避免口語(yǔ)化；3.明確行動(dòng)清單：使用“責(zé)任主體+任務(wù)內(nèi)容+時(shí)間節(jié)點(diǎn)”的結(jié)構(gòu)，如“市場(chǎng)部于7月20日前提交推廣計(jì)劃”；4.完善審核機(jī)制：建立“記錄人自審-部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)審-領(lǐng)導(dǎo)終審”的三級(jí)審核制度，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。六、歸檔管理要求分類(lèi)歸檔：按會(huì)議類(lèi)型（如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)）、時(shí)間（如年度、季度）分類(lèi)存放；保存期限：根據(jù)單位制度，重要會(huì)議紀(jì)要（如董事會(huì)決議）需永久保存，一般會(huì)議紀(jì)要保存3-5年；電子歸檔：除紙質(zhì)檔案外，需將會(huì)議紀(jì)要掃描成電子文檔（如PDF格式），存入單位電子檔案系統(tǒng)，便于檢索與查閱。七、結(jié)語(yǔ)會(huì)議紀(jì)要作為企事業(yè)單位的重要文書(shū)，其撰寫(xiě)質(zhì)量直接