采購與付款的內部控制企業(yè)內部采購與付款的控制與管理，確實很重要，它可以保證采購的及時和資金的平安，同時可以降低采購本錢。采購活動至少涉及二方：采購方和供給商。因此，采購管理既有程序問題，又有對供給商的往來以及相關資料的管理問題。采購與付款的內部控制要注意以下幾個方面：一、采購與付款業(yè)務的職務別離在采購業(yè)務中需進行職務別離的有：l、采購申請必須由生產經營部門提出，具體采購業(yè)務由采購部門完成。2、貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，購置偽質材料影響生產經營乃至企業(yè)整體利益。3、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供給商和索價業(yè)務。付款的審批通常經過驗貨或驗單后執(zhí)行（預付款業(yè)務除外），以保證貨物的價格、質量、規(guī)格等符合標準，是采購業(yè)務的最后一關，不能讓其與目標審查人——供給商直接接觸。4、確定供給商和詢價人員應別離；5、貨物的采購、儲存和使用人不能擔任賬務的記錄工作，防止繞過驗單，減少或誤記貨物數量金額的可能。6、接受各種勞務的部門或主管這些業(yè)務的人員應適當的同賬簿記錄人員別離；7、付款的審核人應同付款執(zhí)行人職務相別離。8、記錄應付賬款人不能同時擔任付款職務。二、采購方案的內部控制（1）采購業(yè)務必須經過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結算等環(huán)節(jié)。（2）方案部門應該根據生產經營的需要，依據公司的一般授權（制度授權）與特別授權，向采購部門發(fā)出請購通知單。請購通知單要求注明購入材料用途（包括哪個部門、工程使用，何時要用）。請購通知單同時應報送財務部門作為將來付款的依據。（3）采購部門根據請購通知單，填制訂購單，訂購單應正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預先予以編號，并經被授權的采購員簽字。訂購單同時應致送倉儲部門作為將來驗收的依據。（4）物資的采購，必須與供給商簽訂合同。重大合同應提請財務部門會簽并且應得到公司董事會的批準。合同一經簽訂，必須及時將合同副本送財務部備案。（5）批量物資采購，應采取競價或招標的方式確定供給商，以保證供貨的質量、及時性和經濟性；其他采購應注意：1、固定資產的采購申請應按年度預算方案，事前由使用部門提出，經財務部門核對預算后，交采購部門。

2、臨時性物品采購，由使用部門提出采購申請，并應詳列采購需求的原因及要求，由使用部門負責人簽字核準，交采購部門。

3、對于日常常用零星辦公用品或費用等工程的采購，除非是初次需要或發(fā)生特殊情況，請購手續(xù)可相應簡化。

4、保險、廣告、咨詢等勞務的采購，一般應由職能部門指定專門人員提出采購申請。該類采購申請應附擬選擇的供給商并列示效勞要求及收費標準，由公司管理層進行審批，同意后直接實施。三、訂貨報價內部控制訂貨報價是采購業(yè)務中的核心業(yè)務。其中對供給商品的選擇又是保證材料本錢和質量目標實現的重中之重?？刂拼胧┯校?、注意收集供給商的根本資料并定期審查及調整。2、對所有潛在供給商應就其質量和財務可行性進行檢查；評估內容包括：他們的設備、工藝競爭能力、質量控制、運輸記錄、勞動力情況、本錢結構、財務狀況、售后培訓意向等。3、購置大批貨物應獲取一些合理的有競爭性的書面報價單。4、就以上各因素確定目標價格，并不斷與一批供給商協商以到達最優(yōu)價格。5、決定某一供給商時應提供相應證明文件，包括報價匯總表以及不選取具有競爭性報價供給商的證據和不選取低本錢供給商的證據并歸檔。6、決定某一供給商應由多部門監(jiān)控。7、可能的話，對采購人員定期崗位輪換。8、當協商的價格、質量、付款期或訂單范圍發(fā)生變化時，對訂單的變化應及時被授權、執(zhí)行；變化的審批權應由公司管理層決定。采購部門還應當提供詳實資料以證明以上的變化。9、采購部門應注意以上資料的收集和歸檔。四、貨款支付內部控制l、發(fā)票價格、運費、稅費等必須與合同復核無誤，憑證齊全后才可辦理結算、支付貨款；如有局部退貨，注意從原發(fā)票中扣除后再辦理結算。2、除了向不能轉賬的或缺乏轉賬金額單位或個人支付現金外，貨款一般須辦理轉賬。貨款支付前應由企業(yè)授權人簽字。支票簽章時應仔細審核有關單據。3、購貨發(fā)票以外增加的本錢、費用及損失，如：裝卸、搬運、在途損耗等；支付前須經會計部門的憑證審查和損耗原因分析，以確定其合法性和合理性。4、付款憑證連續(xù)編號，付款業(yè)務及時準確記錄。5、與供貨商定期聯系，并定期與供給商對賬。對已記錄的負債應及時付款，以加強同供給商的良好關系和維持企業(yè)的信用。應定期檢查應付賬款的明細賬和有關文