合同審批流程與歸檔管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在合同全生命周期管理中的標(biāo)準(zhǔn)化操作，涵蓋合同起草、內(nèi)部審批、簽署執(zhí)行、歸檔存儲等核心環(huán)節(jié)。常見應(yīng)用場景包括：日常業(yè)務(wù)合同管理：如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等常規(guī)商務(wù)合同的審批與歸檔；重大合同專項管理：如投資合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等涉及重大權(quán)益或法律風(fēng)險的合同；跨部門協(xié)作流程：當(dāng)合同審批涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多部門協(xié)同時明確職責(zé)分工與流轉(zhuǎn)路徑；合規(guī)審計需求：為滿足內(nèi)部審計、外部監(jiān)管檢查提供規(guī)范的合同管理痕跡，保證合同流程可追溯、責(zé)任可明確。二、全流程操作指南（一）合同起草與前置準(zhǔn)備需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購商品、提供服務(wù)、對外合作等），明確合同主體（甲方/乙方）、核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等），填寫《合同需求審批單》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，啟動合同起草流程。合同起草業(yè)務(wù)部門對接法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員），根據(jù)《合同需求審批單》內(nèi)容，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或起草定制合同），保證條款符合法律法規(guī)及公司制度要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)、爭議解決方式、保密條款等核心要素。起草完成后，業(yè)務(wù)部門需核對合同信息與需求的一致性，保證金額、期限、標(biāo)的物等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤。（二）合同內(nèi)部審批流程提交審批申請業(yè)務(wù)部門通過合同管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)版）提交《合同審批流程表》（見附件2），附以下材料：（1）合同草案（最終版，需標(biāo)注“擬稿”及版本號）；（2）《合同需求審批單》；（3）對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，需加蓋對方公章）；（4）與合同相關(guān)的補充文件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、招投標(biāo)文件等）。分部門審批業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：重點審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否合理、風(fēng)險是否可控，簽署審批意見。法務(wù)部門審核：重點審核合同合法性、合規(guī)性，條款是否存在法律漏洞，違約責(zé)任是否明確，爭議解決方式是否約定有效，出具《法律風(fēng)險評估意見書》（如需）。財務(wù)部門審核：重點審核合同金額準(zhǔn)確性、付款方式及進度是否符合財務(wù)制度，發(fā)票類型、稅務(wù)處理是否合規(guī)，評估履約資金風(fēng)險。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：根據(jù)合同金額及重要性（如單筆金額超10萬元或涉及重大戰(zhàn)略合作），由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，評估合同與公司整體經(jīng)營目標(biāo)的一致性?？偨?jīng)理/決策層審批：重大合同（如單筆金額超50萬元、涉及核心業(yè)務(wù)或?qū)ν馔顿Y）需提交總經(jīng)理辦公會或決策層集體審議，形成會議紀(jì)要作為審批依據(jù)。審批意見處理任一審批環(huán)節(jié)若提出修改意見，業(yè)務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)完成修訂并重新提交審批，直至所有環(huán)節(jié)通過；若審批不通過，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見終止合同流程或調(diào)整需求后重新發(fā)起。（三）合同簽署與用印管理用印申請審批通過后，業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（見附件3），注明合同編號、用印份數(shù)、簽署主體等信息，附《合同審批流程表》及最終版合同文本，提交至行政部（或指定用印管理部門）。用印審核與執(zhí)行行政部核對用印材料完整性（審批手續(xù)齊全、合同文本與審批版本一致），確認(rèn)無誤后加蓋公司公章或合同專用章，每份合同最多一式X份（根據(jù)實際需求確定，如正本2份、副本X份），正本由業(yè)務(wù)部門與對方各執(zhí)一份，副本由行政部、財務(wù)部、法務(wù)部門存檔。嚴(yán)禁在空白合同、審批不通過合同或未定稿合同上用印，用印過程需全程登記，記錄用印日期、用印人、合同編號等信息。（四）合同履行與歸檔管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需建立《合同履行跟蹤表》（見附件4），記錄合同履行進度（如付款節(jié)點、交付時間、驗收情況等），定期向財務(wù)部門、法務(wù)部門反饋履約動態(tài)，發(fā)覺異常（如對方違約、履約延遲）及時啟動應(yīng)對機制。歸檔準(zhǔn)備合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門收集歸檔材料，包括：（1）正本合同（雙方簽字蓋章頁）；（2）《合同審批流程表》及各環(huán)節(jié)審批意見；（3）《合同用印申請表》及用印登記記錄；（4）《合同履行跟蹤表》及履佐證材料（如驗收報告、付款憑證、往來函件等）；（5）補充協(xié)議、變更文件等關(guān)聯(lián)材料。歸檔移交與存儲業(yè)務(wù)部門將上述材料整理成冊（紙質(zhì)版需按順序裝訂，電子版需命名規(guī)范，如“合同編號-合同名稱-簽訂日期”），填寫《合同歸檔清單》（見附件5），移交至檔案管理部門（或行政部）。檔案管理部門核對歸檔材料完整性，辦理交接手續(xù)，按“合同編號-年份-類別”分類存儲，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器或加密云盤，保證防火、防潮、防蟲、防盜。三、配套工具表格模板附件1：合同需求審批單需求部門申請人申請日期合同編號（預(yù)填）合同名稱合作方合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他______合同金額大寫：____________小寫：____________核心需求說明（可附頁）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：______附件2：合同審批流程表合同編號合同名稱合作方金額審批環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人審批意見審批日期業(yè)務(wù)部門審核部門負(fù)責(zé)人*法務(wù)部門審核法務(wù)專員*財務(wù)部門審核財務(wù)經(jīng)理*分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管副總*總經(jīng)理審批總經(jīng)理*備注附件3：合同用印申請表申請部門申請人申請日期合同編號合同名稱用印份數(shù)用印類型□公章□合同專用章□其他______簽署主體甲方：__________乙方：__________用印原因說明部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：______行政部審核簽字：__________日期：______附件4：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方履行期限履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責(zé)任人付款節(jié)點1貨物/服務(wù)交付驗收確認(rèn)其他______附件5：合同歸檔清單檔案編號合同編號合同名稱簽訂日期歸檔日期存放位置保管期限□長期□X年歸檔材料明細(xì)（可附頁）□正本合同□審批流程表□用印申請表□履行跟蹤表□佐證材料1□佐證材料2移交人簽字：__________接收人簽字：__________監(jiān)交人簽字：__________四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示審批權(quán)限管控：嚴(yán)格按照合同金額、重要性劃分審批權(quán)限，嚴(yán)禁越級審批或簡化流程；重大合同需經(jīng)集體決策，避免個人決策風(fēng)險。材料完整性審核：合同提交審批時，需保證對方主體資格證明、需求審批單等材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審批延誤或合同無效。時限管理要求：各審批環(huán)節(jié)需在1-3個工作日內(nèi)完成（緊急合同可縮短時限，但需注明“急件”），業(yè)務(wù)部門需跟蹤審批進度，避免超期；歸檔工作需在履行完畢后10個工作日內(nèi)完成，保證檔案及時入檔。信息安全與保密：合同文本涉及商業(yè)秘密的，需標(biāo)注“保密”字樣，僅限審批及履行人員知悉；電子檔案需加密存儲，訪問權(quán)限分級管理，嚴(yán)禁泄露合同信息。履約風(fēng)險監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行情況，發(fā)覺對方違約或履約異常時，立即聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)部門制定應(yīng)對方案，降低損失。檔案規(guī)范管理：檔案存儲需符合《檔案法》及企業(yè)檔案管理制度，定期檢查檔案完整性，電子檔