合同管理制度及流程辦理操作指南第一章總則1.1目的為規(guī)范公司合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高合同履行效率，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本指南。1.2適用范圍本指南適用于公司及下屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）對(duì)外訂立的各類合同（包括協(xié)議、備忘錄等具有法律約束力的文件），涵蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃、借款等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。1.3基本原則1.合法性原則：合同內(nèi)容及訂立流程必須符合法律法規(guī)及政策要求，不得違反強(qiáng)制性規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，嚴(yán)格審查對(duì)方主體資格及履約能力，明確違約責(zé)任與爭議解決方式。3.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，確保合同及時(shí)簽署與履行。4.全程管理原則：覆蓋合同“訂立-履行-變更-歸檔”全生命周期，實(shí)現(xiàn)可追溯性。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)2.1歸口管理部門：法務(wù)部負(fù)責(zé)制定、修訂公司合同管理制度及標(biāo)準(zhǔn)模板；審核合同條款的合法性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出修改意見；監(jiān)督合同履行情況，協(xié)助處理合同爭議；負(fù)責(zé)合同歸檔與留存，建立合同管理臺(tái)賬；組織合同管理培訓(xùn)（每年至少1次）。2.2業(yè)務(wù)部門（發(fā)起方）提出合同需求，填寫《合同審批表》（附件1）；負(fù)責(zé)與對(duì)方談判，核實(shí)對(duì)方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報(bào)告等）；提交合同草案及相關(guān)資料（如需求說明、對(duì)方資質(zhì)文件、過往合作記錄等）；負(fù)責(zé)合同履行（如交付、收款、驗(yàn)收等），及時(shí)向法務(wù)部反饋履行異常；配合法務(wù)部處理合同爭議。2.3財(cái)務(wù)部門審核合同中的資金條款（如價(jià)款、支付方式、發(fā)票類型等）；確認(rèn)公司資金能力，評(píng)估付款風(fēng)險(xiǎn)；參與合同履行中的資金監(jiān)控（如付款進(jìn)度、發(fā)票核對(duì)等）。2.4審計(jì)部門定期對(duì)合同管理流程進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況；發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)通報(bào)并提出整改意見。第三章合同訂立流程3.1需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同審批表》，明確以下內(nèi)容：合同名稱、對(duì)方主體名稱；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求；價(jià)款及支付方式；履行期限、地點(diǎn)；業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式。注意：如需使用非標(biāo)準(zhǔn)模板（如對(duì)方提供的合同），需在《合同審批表》中說明理由，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.2談判與起草1.談判準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門收集對(duì)方資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報(bào)告），了解對(duì)方履約能力；法務(wù)部提供談判要點(diǎn)（如關(guān)鍵條款底線、風(fēng)險(xiǎn)提示）。2.條款協(xié)商：重點(diǎn)協(xié)商標(biāo)的描述、價(jià)款支付、違約責(zé)任、爭議解決等條款，避免模糊表述（如“盡快支付”“合理期限”）。3.3內(nèi)部審批審批流程通過OA系統(tǒng)完成，節(jié)點(diǎn)如下（可根據(jù)合同金額調(diào)整，如10萬元以下簡化為3個(gè)節(jié)點(diǎn)）：1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：審核合同需求的真實(shí)性、必要性，確認(rèn)談判結(jié)果。2.法務(wù)部：審核條款合法性（如是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）、完整性（如是否遺漏關(guān)鍵條款）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如對(duì)方違約時(shí)的救濟(jì)措施），提出修改意見。3.財(cái)務(wù)部門：審核資金條款（如價(jià)款是否合理、支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度）。4.分管領(lǐng)導(dǎo)：審核合同的戰(zhàn)略符合性（如是否符合公司發(fā)展規(guī)劃）、風(fēng)險(xiǎn)可控性。5.總經(jīng)理：審批重大合同（如金額超過50萬元、涉及重大合作事項(xiàng)）。注意：審批意見需明確（如“同意”“修改后同意”“不同意”），修改意見需反饋至業(yè)務(wù)部門，修改后重新提交審批。3.4簽署與蓋章1.簽字確認(rèn)：審批通過后，業(yè)務(wù)部門將合同草案發(fā)送對(duì)方，對(duì)方簽字人需提供授權(quán)委托書（如為法定代表人，需核對(duì)身份證）。2.蓋章流程：業(yè)務(wù)部門填寫《蓋章申請(qǐng)表》（附件2），附上審批通過的合同及《合同審批表》，經(jīng)法務(wù)部核對(duì)無誤后，加蓋公司合同專用章（或公章，需注明“合同專用”）。3.臺(tái)賬登記：法務(wù)部在合同簽署后1個(gè)工作日內(nèi)，將合同信息錄入《合同管理臺(tái)賬》（附件3），包括合同編號(hào)、名稱、對(duì)方主體、金額、履行期限、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等。3.5份數(shù)與交付合同一式兩份（或根據(jù)需要增加），雙方各執(zhí)一份；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將公司留存的合同原件交法務(wù)部歸檔，復(fù)印件交財(cái)務(wù)部門留存。第四章合同履行與監(jiān)控4.1履行義務(wù)1.己方履行：業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)），保留履行證據(jù)（如送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證、發(fā)票）。2.對(duì)方履行：業(yè)務(wù)部門定期核對(duì)對(duì)方履行情況（如是否按時(shí)交貨、是否開具發(fā)票），如有逾期，需在逾期之日起3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送《催告函》（附件4），并抄報(bào)法務(wù)部。4.2監(jiān)控與預(yù)警法務(wù)部每月核對(duì)《合同管理臺(tái)賬》，提醒業(yè)務(wù)部門履行期限（如提前10天通知付款）；業(yè)務(wù)部門每季度向法務(wù)部提交《合同履行情況報(bào)告》（附件5），說明履行進(jìn)度、異常情況及處理結(jié)果；財(cái)務(wù)部門每月核對(duì)合同付款情況，發(fā)現(xiàn)逾期付款及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。4.3變更與解除1.變更條件：需雙方協(xié)商一致，且變更內(nèi)容不違反法律法規(guī)。2.流程要求：業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請(qǐng)表》（附件6），說明變更理由及內(nèi)容；法務(wù)部審核變更條款的合法性；按原審批流程審批（如變更金額超過原合同10%，需重新提交總經(jīng)理審批）；簽署《補(bǔ)充協(xié)議》（需加蓋合同專用章），與原合同一并歸檔。3.解除條件：對(duì)方違約（如逾期履行超過約定期限、根本違約）或不可抗力導(dǎo)致合同無法履行。業(yè)務(wù)部門向法務(wù)部提交《合同解除申請(qǐng)書》（附件7），說明解除理由及證據(jù)；法務(wù)部審核解除的合法性（如是否符合合同約定或法律規(guī)定）；發(fā)送《解除合同通知書》（附件8），并要求對(duì)方確認(rèn)；處理解除后的善后事宜（如返還貨物、結(jié)算款項(xiàng)）。4.4爭議解決1.協(xié)商解決：爭議發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對(duì)方協(xié)商，爭取達(dá)成和解；2.調(diào)解/仲裁/訴訟：協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理（如仲裁委員會(huì)或法院）；3.法務(wù)部職責(zé)：參與爭議解決，收集證據(jù)（如合同原件、履行記錄、催告函），委托律師（如需），維護(hù)公司權(quán)益。第五章合同歸檔與留存5.1歸檔責(zé)任法務(wù)部負(fù)責(zé)合同歸檔，業(yè)務(wù)部門需在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)將以下資料交法務(wù)部：合同正本（雙方簽字蓋章）；《合同審批表》及審批記錄；對(duì)方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報(bào)告）；履行證據(jù)（如送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證）；變更或解除協(xié)議（如有）。5.2留存期限一般合同：留存10年（自合同履行完畢之日起計(jì)算）；重大合同（如金額超過50萬元、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、長期合作）：永久留存；爭議合同：留存至爭議解決完畢后10年。5.3查閱流程1.內(nèi)部查閱：員工需填寫《合同查閱申請(qǐng)表》（附件9），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到法務(wù)部查閱（不得復(fù)制原件，如需復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）。2.外部查閱：外部單位（如法院、仲裁委員會(huì)）需提供正式函件，經(jīng)法務(wù)部審核后，由法務(wù)部人員陪同查閱。第六章合同風(fēng)險(xiǎn)防范6.1常見風(fēng)險(xiǎn)主體風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方無資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍、信用不良（如失信被執(zhí)行人）；條款風(fēng)險(xiǎn)：標(biāo)的描述模糊、價(jià)款不明確、違約責(zé)任缺失、爭議解決方式不合理；履行風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方逾期履行、質(zhì)量不符合約定、拒絕開具發(fā)票；法律風(fēng)險(xiǎn)：違反法律法規(guī)（如無效合同）、管轄法院約定不明。6.2防范措施1.主體審查：要求對(duì)方提供營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、資質(zhì)證書（如涉及特殊行業(yè)）、信用報(bào)告（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）；2.條款審查：使用標(biāo)準(zhǔn)模板，明確以下關(guān)鍵條款：標(biāo)的：名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量；價(jià)款：金額（大寫+小寫）、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、匯票）、支付時(shí)間（如“合同簽訂后10日內(nèi)支付30%預(yù)付款”）；質(zhì)量：國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/約定標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T____標(biāo)準(zhǔn)”）；違約責(zé)任：具體比例（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）、賠償范圍（如“包括直接損失及律師費(fèi)”）；爭議解決：優(yōu)先選擇公司所在地法院（如“本合同爭議由甲方所在地有管轄權(quán)的法院管轄”）或仲裁委員會(huì)（如“提交XX仲裁委員會(huì)仲裁”）。3.履行監(jiān)控：保留履行證據(jù)（如送貨單需對(duì)方簽字蓋章、驗(yàn)收單需注明質(zhì)量情況），及時(shí)處理異常；4.培訓(xùn)教育：法務(wù)部每季度組織業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)（如合同談判技巧、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別），提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。第七章責(zé)任追究7.1責(zé)任情形業(yè)務(wù)部門未審核對(duì)方資質(zhì)導(dǎo)致合同無效或損失；法務(wù)部未認(rèn)真審核合同導(dǎo)致重大風(fēng)險(xiǎn)；擅自簽署未經(jīng)審批的合同；未按規(guī)定留存合同資料導(dǎo)致無法維權(quán)；隱瞞合同履行異常導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。7.2責(zé)任形式輕微違規(guī)：批評(píng)教育、扣減當(dāng)月績效（10%-20%）；一般違規(guī)：降職、調(diào)整崗位、扣減季度績效（30%-50%）；嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任（如賠償公司損失）。第八章附則8.1生效日期本指南自2023年XX月XX日起生效，原《合同管理制度》（XX〔202X〕XX號(hào)）同時(shí)廢止。8.2修訂程序本指南修訂需經(jīng)法務(wù)部提出修改意見，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后發(fā)布。8.3解釋權(quán)本指南由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。附件清單（可根據(jù)公司