合同管理模板及風(fēng)險評估指引一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險的重要載體。為規(guī)范合同全流程管理，識別并控制潛在風(fēng)險，提高合同管理效率，特制定本模板及指引。本指引適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同起草、評審、簽訂、履行及歸檔管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和系統(tǒng)化風(fēng)險評估，保障合同目的實現(xiàn)，維護企業(yè)合法權(quán)益。二、適用范圍與核心價值（一）適用場景日常經(jīng)營合作：如采購與銷售合同、服務(wù)外包合同、租賃合同等；項目專項合作：如工程建設(shè)合同、技術(shù)開發(fā)合同、委托研發(fā)合同等；戰(zhàn)略合作協(xié)議：如長期供貨協(xié)議、聯(lián)合開發(fā)協(xié)議、獨家代理協(xié)議等；其他法律關(guān)系明確的協(xié)議：如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)許可協(xié)議等。（二）核心價值流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求，避免管理混亂；風(fēng)險前置化：通過事前風(fēng)險評估識別隱患，降低履約糾紛與法律風(fēng)險；效率提升化：減少重復(fù)溝通與返工，縮短合同處理周期；合規(guī)保障化：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求。三、合同管理全流程操作指引（一）需求梳理與資料準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確合同需求，收集基礎(chǔ)資料，為合同起草奠定基礎(chǔ)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部）操作步驟：明確合作需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目或經(jīng)營目標(biāo)，確定合作方、合作內(nèi)容、標(biāo)的物（或服務(wù)）要求、預(yù)算、履行期限等核心要素；收集對方主體資料：向合作方獲取營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署）、資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊許可）、履約能力證明（如財務(wù)報表、業(yè)績案例）等文件；梳理內(nèi)部要求：確認合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)制度、采購政策等內(nèi)部規(guī)定，明確合同審批權(quán)限（如金額分級審批標(biāo)準(zhǔn)）。輸出成果：《合作需求說明書》《對方主體資料清單》（二）合同起草操作目標(biāo)：根據(jù)需求與資料，擬定內(nèi)容完整、條款清晰的合同文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部（或法務(wù)專員）指導(dǎo)操作步驟：選擇基礎(chǔ)模板：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），無模板時參考行業(yè)示范文本；填寫核心條款：主體信息：填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表姓名及聯(lián)系方式；標(biāo)的與數(shù)量：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量（含大寫），避免模糊描述（如“一批”“大概”）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體技術(shù)參數(shù)，并明確驗收方式與期限；價款與支付：列明總價、單價、計價貨幣，支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例及支付條件）；履行期限與地點：明確起始/截止日期、履行地點（如交貨地、服務(wù)提供地），涉及分階段履約的需列明各階段節(jié)點；權(quán)利義務(wù)：清晰約定雙方核心責(zé)任（如供貨方的包裝、運輸義務(wù)，采購方的驗收、付款義務(wù)）；違約責(zé)任：針對逾期履行、質(zhì)量不符、單方解除等情形，約定違約金計算方式或賠償范圍（需注意違約金過高可能被調(diào)減的法律風(fēng)險）；爭議解決：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄，或選擇仲裁（需明確仲裁機構(gòu)名稱）；保密條款：明保證密范圍、期限及違約責(zé)任（尤其涉及商業(yè)秘密或技術(shù)秘密的合同）；其他約定：如合同生效條件（簽字蓋章生效、附條件生效）、不可抗力、通知送達地址等。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)一致性進行審核，保證需求無遺漏。輸出成果：合同草案（含附件，如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)）（三）內(nèi)部評審操作目標(biāo)：通過多部門協(xié)同評審，識別合同風(fēng)險，完善條款內(nèi)容。責(zé)任主體：法務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)合同金額與重要性分級評審）操作步驟：法務(wù)評審：重點審核條款合法性（如是否違反法律強制性規(guī)定）、完整性（如是否缺失必備條款）、邏輯性（如權(quán)利義務(wù)是否對等），并標(biāo)注風(fēng)險點；財務(wù)評審：審核價款合理性、支付方式與資金安全（如大額支付是否約定擔(dān)保條款）、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）及財務(wù)影響；業(yè)務(wù)部門復(fù)核：根據(jù)評審意見調(diào)整合同內(nèi)容，保證業(yè)務(wù)目標(biāo)不受影響；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額（如10萬元以下由部門負責(zé)人審批，10萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）履行最終審批程序。輸出成果：《合同評審意見表》（含各部門評審意見及最終審批結(jié)論）（四）合同談判與修訂操作目標(biāo)：與合作方就合同條款達成一致，形成雙方認可的最終文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部、財務(wù)部配合操作步驟：制定談判方案：明確談判底線（如價格浮動范圍、付款周期）、核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決）及可讓步空間；組織談判：由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人牽頭，法務(wù)、財務(wù)人員參與，逐條與對方溝通，記錄分歧點；修訂合同：根據(jù)談判結(jié)果修改合同文本，重大條款變更需重新履行內(nèi)部評審程序；確認最終文本：與合作方核對修訂后的合同，保證雙方版本一致（可在每頁加蓋“合同騎縫章”或“文本一致”章）。輸出成果：合同最終文本（雙方確認版）（五）正式簽署操作目標(biāo)：完成合同簽署手續(xù)，保證合同法律效力。責(zé)任主體：行政部（或合同管理部門）、業(yè)務(wù)部門操作步驟：準(zhǔn)備簽署文件：合同正本（一式兩份或多份，根據(jù)合作方需求及內(nèi)部存檔要求準(zhǔn)備）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署）；規(guī)范簽署流程：法定代表人簽署：由合作方法定代表人本人簽字或蓋章，并加蓋單位公章；授權(quán)代表簽署：需提供有效的授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），由授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章；企業(yè)蓋章：保證公章清晰、完整，與合同主體名稱一致（避免使用財務(wù)章、合同章代替公章，除非合同明確約定）；留存簽署件：行政部收回合同正本，及時掃描電子版存檔，原件按“一合同一檔”整理歸檔。輸出成果：已簽署的合同正本、電子合同掃描件（六）履行跟蹤與歸檔操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，及時處理異常，保證合同檔案完整可查。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人跟蹤合同履行進度，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交貨日期、驗收時間、付款節(jié)點），發(fā)覺履約異常（如逾期供貨、質(zhì)量不符）時，及時發(fā)函催告或啟動爭議解決程序；驗收與確認：按合同約定履行驗收義務(wù)（如貨物驗收需簽署《驗收確認單》，服務(wù)驗收需出具《驗收報告》），并將驗收結(jié)果反饋至財務(wù)部門作為付款依據(jù)；檔案歸檔：合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、評審意見表、簽署文件、附件、履行過程中的函件、驗收記錄等資料整理成冊，移交檔案管理部門，歸檔期限不少于合同履行期滿后5年。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《驗收確認單》《合同檔案（含電子版）》四、合同風(fēng)險評估模板及填寫說明（一）風(fēng)險評估表模板風(fēng)險類別風(fēng)險點描述風(fēng)險等級（高/中/低）可能后果應(yīng)對措施責(zé)任部門完成時限主體風(fēng)險合作方無相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)高合同無效，承擔(dān)締約過失責(zé)任核對合作方營業(yè)執(zhí)照及行業(yè)許可證書，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營狀態(tài)業(yè)務(wù)部門簽約前3個工作日主體風(fēng)險合作方履約能力不足（如負債過高）中逾期履行或無法履行要求合作方提供近期財務(wù)報表、銀行資信證明或約定履約保證金/擔(dān)保條款財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門簽約前5個工作日條款風(fēng)險質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)約定不明確中驗收爭議，付款受阻引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或附件列明詳細技術(shù)參數(shù)，明確驗收方法與責(zé)任劃分法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門起草階段完成條款風(fēng)險違約責(zé)任不對等（如我方違約責(zé)任過重）高顯失公平，法院可能調(diào)整條款平衡雙方違約責(zé)任，避免“單方免責(zé)”或“違約金過高”，明確違約金計算上限法務(wù)部評審階段完成履行風(fēng)險付款節(jié)點與履約進度不匹配中資金周轉(zhuǎn)困難或?qū)Ψ铰募s消極約定“先履行后付款”或分期支付，關(guān)聯(lián)關(guān)鍵履約節(jié)點（如預(yù)付款對應(yīng)合同簽訂，到貨款對應(yīng)貨物送達）財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門談判階段完成履行風(fēng)險不可抗力范圍約定過窄低不可抗力事件發(fā)生時無法免責(zé)明確不可抗力定義（如自然災(zāi)害、社會事件），并約定通知與證明義務(wù)法務(wù)部起草階段完成法律環(huán)境風(fēng)險行業(yè)監(jiān)管政策變動（如資質(zhì)要求調(diào)整）中合同履行需額外成本或無法繼續(xù)關(guān)注行業(yè)政策動態(tài)，合同中約定“政策變動導(dǎo)致無法履行時的處理方式”（如協(xié)商變更或解除）法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門簽約前持續(xù)跟蹤（二）風(fēng)險評估填寫說明風(fēng)險類別：按主體風(fēng)險、條款風(fēng)險、履行風(fēng)險、法律環(huán)境風(fēng)險四大類劃分，便于系統(tǒng)識別；風(fēng)險點描述：需具體明確（如“合作方未提供ISO9001質(zhì)量認證”而非“合作方資質(zhì)有問題”）；風(fēng)險等級：結(jié)合“發(fā)生概率”與“影響程度”綜合判定，高風(fēng)險點需立即采取措施；應(yīng)對措施：需具有可操作性（如“要求合作方提供銀行保函”而非“加強合作方管理”）；責(zé)任部門與完成時限：明確責(zé)任主體及完成節(jié)點，保證風(fēng)險防控落地。五、常見風(fēng)險應(yīng)對策略（一）主體風(fēng)險應(yīng)對資質(zhì)審查：嚴格核驗合作方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如建筑施工資質(zhì)、食品經(jīng)營許可證），保證在有效期內(nèi)；背景調(diào)查：通過公開渠道（如裁判文書網(wǎng)、信用中國）查詢合作方涉訴、失信記錄，必要時實地考察經(jīng)營場所；擔(dān)保措施：對高風(fēng)險合作方，可要求提供保證金、抵押物或保證人，降低履約風(fēng)險。（二）條款風(fēng)險應(yīng)對標(biāo)準(zhǔn)化條款：使用企業(yè)法務(wù)部審核通過的標(biāo)準(zhǔn)化模板，避免“臨時起草”導(dǎo)致的條款漏洞；歧義消除：避免使用“盡量”“盡快”等模糊表述，用具體時間、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)替代（如“3個工作日內(nèi)送達”而非“盡快送達”）；法律合規(guī)：重點審核格式條款（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”），避免因“免除己方責(zé)任、加重對方責(zé)任”被認定為無效條款。（三）履行風(fēng)險應(yīng)對節(jié)點監(jiān)控：建立《合同履行臺賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如交貨、驗收、付款）進度，設(shè)置預(yù)警提醒（如逾期3天未交貨發(fā)函催告）；證據(jù)留存：履行過程中形成的函件、郵件、驗收單等書面材料需雙方確認，避免口頭約定；爭議預(yù)防：出現(xiàn)履約爭議時，優(yōu)先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成及時發(fā)送《律師函》或提起訴訟/仲裁，避免超過訴訟時效（一般3年）。（四）法律環(huán)境風(fēng)險應(yīng)對動態(tài)跟蹤：指定專人關(guān)注法律法規(guī)及行業(yè)政策變化（如《民法典》相關(guān)司法解釋、稅收政策調(diào)整），及時更新合同模板；約定調(diào)整機制：在合同中約定“因政策變動導(dǎo)致合同無法履行時，雙方可協(xié)商變更或解除，互不承擔(dān)違約責(zé)任”。六、合同管理工具表格模板（一）合同基本信息登記表合同編號合同名稱簽訂日期簽訂地點甲方信息單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系電話授權(quán)代表乙方信息單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系電話授權(quán)代表合同標(biāo)的標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量金額（元）履行期限起始日期截止日期履行地點付款方式預(yù)付款比例到貨款比例驗收款比例評審意見法務(wù)部財務(wù)部業(yè)務(wù)部門歸檔情況歸檔日期檔案編號負責(zé)人（二）合同履行跟蹤表合同編號節(jié)點名稱計劃完成日期實際完成日期履行情況說明（如“按時交貨”“質(zhì)量問題待整改”）責(zé)任人對應(yīng)附件（如《送貨單》《驗收單》）合同