行政文件起草規(guī)范手冊前言行政文件是企事業(yè)單位、機關(guān)團體實施管理、傳遞信息、規(guī)范行為的重要載體，其規(guī)范性直接影響工作效率與權(quán)威性。為統(tǒng)一行政文件起草標準，保證內(nèi)容嚴謹、格式規(guī)范、流程順暢，特制定本手冊。本手冊涵蓋文件起草的適用場景、操作步驟、標準模板及注意事項，旨在為文件起草人提供系統(tǒng)性指導(dǎo)，提升行政文件質(zhì)量。目錄第一章適用范圍與典型應(yīng)用場景第二章起草全流程操作指南第三章標準模板與表格示例第四章高頻問題與規(guī)避要點一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織開展行政管理工作時起草的各類正式文件，包括但不限于：指揮性文件：通知、通報、決定、批復(fù)等；報請性文件：請示、報告等；知照性文件：函、紀要、公告、通告等；規(guī)范性文件：制度、辦法、規(guī)定等。（二）典型應(yīng)用場景決策部署傳達：如《關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》，用于部署專項工作；工作情況匯報：如《關(guān)于第一季度項目進展的報告》，向上級或領(lǐng)導(dǎo)層反饋工作成果與問題；事項請示批準：如《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》，請求審批資源支持；跨部門溝通協(xié)調(diào)：如《關(guān)于聯(lián)合舉辦培訓(xùn)活動的函》，明確協(xié)作分工；規(guī)章制度制定：如《員工考勤管理辦法》，規(guī)范內(nèi)部管理流程。二、起草全流程操作指南（一）起草前準備：明確目標與基礎(chǔ)信息確定文件類型與核心目的根據(jù)工作需求選擇文件類型（如“通知”側(cè)重部署，“請示”側(cè)重請求批準）；明確文件需解決的核心問題（如“傳達要求”“匯報進展”“請求支持”等）。收集背景資料與依據(jù)收集相關(guān)政策法規(guī)（如《政機關(guān)公文處理工作條例》）、上級文件、會議紀要、數(shù)據(jù)資料等；核對事實信息（如時間、地點、數(shù)據(jù)、責(zé)任人等），保證準確無誤。確定受眾與發(fā)送范圍明確文件主送機關(guān)（直接受理的部門或單位）與抄送機關(guān)（需知曉內(nèi)容的部門或單位）；根據(jù)受眾調(diào)整表述方式（如對上級文件需簡潔嚴謹，對下級文件可適當(dāng)細化要求）。（二）初稿撰寫：構(gòu)建框架與填充內(nèi)容規(guī)范文件標題標題需準確概括文件內(nèi)容，一般采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”格式（如“公司關(guān)于開展年度考核工作的通知”）；避免使用模糊、冗長表述（如“關(guān)于……的請示”需明確具體事項，不可簡化為“請示”）。設(shè)置文件結(jié)構(gòu)開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“為貫徹落實……精神，根據(jù)……要求，現(xiàn)就……通知如下”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰（如“通知”可分“工作安排”“責(zé)任分工”“時間要求”等部分）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或總結(jié)（如“請各部門認真落實，于X月X日前反饋情況”“特此通知”）。規(guī)范表述使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“盡快完成”而非“快點弄完”）；數(shù)據(jù)、專有名詞需準確（如“2024年”不可簡寫為“24年”，“部門”需使用全稱）；涉及金額、數(shù)量等需同時注明大小寫（如“人民幣伍仟元整（￥5,000.00）”）。（三）審核修改：校對內(nèi)容與完善細節(jié)自查核心要素檢查“標題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期”六要素是否齊全；核對文件類型與內(nèi)容是否匹配（如“請示”需一文一事，不可夾帶報告內(nèi)容）。邏輯與格式校對檢查段落是否連貫，層次是否清晰（如使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號分層次）；統(tǒng)一格式（如字體、字號、行距：一般用三號仿宋GB2312，行距28磅；標題用二號小標宋簡體）。征求意見與定稿涉及多部門職責(zé)的文件，需征求相關(guān)部門意見并修改；報請上級審批的文件，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，按流程報請分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）印發(fā)與歸檔：規(guī)范流程與留存管理排版與用印按標準格式排版，保證頁碼、頁眉（一般標注發(fā)文機關(guān)名稱+文件標題）、頁腳（標注成文日期）規(guī)范；用印需騎年蓋月（印章中心壓成文日期），清晰端正。分發(fā)與登記按主送、抄送范圍準確分發(fā)，并做好《文件印發(fā)登記表》記錄（包含文件名稱、份數(shù)、分發(fā)部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期等）；涉密文件需按保密規(guī)定管理，嚴禁私自復(fù)印、外傳。歸檔保存文件辦理完畢后，及時將正本、底稿、附件等整理歸檔，電子版與紙質(zhì)版同步保存；歸檔文件需按“年度-機構(gòu)-問題”分類，編號存放，便于查閱。三、標準模板與表格示例（一）行政文件標準格式模板公司關(guān)于開展2024年度員工培訓(xùn)的通知主送：各部門、各分支機構(gòu)為提升員工專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，助力公司年度目標達成，根據(jù)《2024年人力資源工作要點》，現(xiàn)就開展2024年度員工培訓(xùn)有關(guān)事項通知一、培訓(xùn)對象公司全體在職員工（含試用期員工）。二、培訓(xùn)內(nèi)容與時間安排通用能力培訓(xùn)（3月-4月）：包括公文寫作、溝通技巧、時間管理等，由人力資源部組織；專業(yè)技能培訓(xùn)（5月-10月）：按崗位需求開展，如技術(shù)部“新技術(shù)應(yīng)用”、銷售部“客戶談判技巧”等，由各部門自行組織；管理層培訓(xùn)（11月）：針對中層以上干部，開展“領(lǐng)導(dǎo)力提升”專題培訓(xùn)，由外部講師授課。三、工作要求各部門需于3月10日前提交本部門培訓(xùn)計劃（含時間、內(nèi)容、講師安排），報人力資源部備案；員工需按時參加培訓(xùn)，不得無故缺席，確需請假者須經(jīng)部門負責(zé)人批準；培訓(xùn)結(jié)束后，將組織考核，考核結(jié)果納入年度績效評價。發(fā)文機關(guān)：公司（加蓋公章）成文日期：2024年X月X日（二）文件審批流程表文件名稱《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》起草部門行政部起草人某審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容部門負責(zé)人審核內(nèi)容是否符合部門需求、數(shù)據(jù)是否準確分管領(lǐng)導(dǎo)審核是否符合預(yù)算規(guī)定、必要性是否充分主要領(lǐng)導(dǎo)審批是否符合公司戰(zhàn)略、是否需集體決策審批結(jié)論同意按預(yù)算購置筆記本電腦5臺、打印機2臺四、高頻問題與規(guī)避要點（一）格式不規(guī)范常見問題：標題缺失或冗長、字體字號不統(tǒng)一、頁碼錯誤、用印偏移等。規(guī)避方法：嚴格參照《政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）排版，使用公文模板工具（如Word內(nèi)置公文模板），完成后交叉檢查格式要素。（二）內(nèi)容邏輯混亂常見問題：觀點不明確、條理不清晰、前后矛盾、依據(jù)缺失等。規(guī)避方法：起草前先列提綱，明確“為什么做-做什么-怎么做”的邏輯主線；多人協(xié)作時，由負責(zé)人統(tǒng)一審核內(nèi)容一致性，避免信息沖突。（三）用詞不當(dāng)或表述不清常見問題：使用模糊詞匯（如“大概”“可能”）、錯別字、標點符號錯誤（如逗號句號混用）、專業(yè)術(shù)語未解釋等。規(guī)避方法：初稿完成后通讀2-3遍，重點檢查表述準確性；涉及專業(yè)術(shù)語時，可附“術(shù)語解釋”或使用通俗化語言；重要數(shù)據(jù)需經(jīng)二次核對。（四）流程疏漏常見問題：未經(jīng)審核擅自印發(fā)、遺漏抄送部門、涉密文件管理不當(dāng)?shù)?。?guī)避方法：嚴格執(zhí)行“起草-審核-簽發(fā)-印發(fā)”流程，建立《文件審批臺賬》；涉密文件需標注密級、保密期限，并限定知悉范圍。（五）歸檔不及時常見問題：文件底稿丟失、電子版與紙質(zhì)版不一致、歸檔分類混亂等。規(guī)避方法：指定專人負責(zé)文件歸檔，每月定期整理；電子版文件備份至公司服務(wù)器，紙質(zhì)版按“件”裝訂，標注檔號。附錄：行政文件常用術(shù)語解釋主送機關(guān)：文件的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)