合同管理標(biāo)準(zhǔn)化模板法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制版一、適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用對(duì)象本標(biāo)準(zhǔn)化模板適用于各類企業(yè)（含有限責(zé)任公司、股份有限公司、合伙企業(yè)等）的法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門（采購(gòu)、銷售、人力資源、項(xiàng)目研發(fā)等）及合同管理人員，尤其適合合同數(shù)量較多、類型多樣（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等）的中大型企業(yè)，以及需強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)防控的初創(chuàng)企業(yè)。（二）解決的核心問(wèn)題條款不統(tǒng)一：避免因合同條款表述隨意、缺失關(guān)鍵要素（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)；審核流程混亂：規(guī)范合同從起草、審核到簽署的流程，明確各部門職責(zé)，減少審批遺漏；履行監(jiān)控缺失：缺乏對(duì)合同履行進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)、違約情況的跟蹤機(jī)制，易引發(fā)糾紛；檔案管理低效：合同歸檔分散、檢索困難，影響后續(xù)履約跟蹤或糾紛應(yīng)對(duì)。（三）核心目標(biāo)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程，實(shí)現(xiàn)合同“全生命周期管理”，降低合同簽訂及履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程合同管理涵蓋“起草-審核-簽署-履行-歸檔”五個(gè)核心階段，每個(gè)階段需配套使用對(duì)應(yīng)工具表格，保證流程可追溯、風(fēng)險(xiǎn)可控制。以下為分階段操作說(shuō)明：（一）合同起草階段：明確需求與基礎(chǔ)信息操作步驟需求對(duì)接：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部）根據(jù)合作需求，與對(duì)方（供應(yīng)商/客戶/合作伙伴）初步溝通合作內(nèi)容、金額、期限等核心條款，形成《合作需求確認(rèn)單》（參考工具1）。模板選擇：法務(wù)部門根據(jù)合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同），從企業(yè)《合同模板庫(kù)》中選擇對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化模板（若模板庫(kù)無(wú)合適模板，需新建模板并經(jīng)法務(wù)部審核）。內(nèi)容填寫：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求確認(rèn)單，填寫合同基本信息（雙方主體、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）及商務(wù)條款，保證與對(duì)方溝通結(jié)果一致；法務(wù)部門協(xié)助填寫法律條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）。關(guān)鍵工具工具1：合作需求確認(rèn)單項(xiàng)目?jī)?nèi)容說(shuō)明填寫部門合同名稱需簽訂的合同類型，如“設(shè)備采購(gòu)合同”“項(xiàng)目服務(wù)合同”業(yè)務(wù)部門需求提出人業(yè)務(wù)部門對(duì)接人（如采購(gòu)經(jīng)理*）業(yè)務(wù)部門合作方基本信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及電話（示例：名稱：*科技有限公司）業(yè)務(wù)部門合作內(nèi)容概述標(biāo)的物/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等（示例：采購(gòu)辦公電腦50臺(tái)，配置：i7處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)硬盤）業(yè)務(wù)部門金額及支付方式合同總金額、幣種、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）業(yè)務(wù)部門履行期限交貨/服務(wù)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間（示例：2024年6月1日-2024年8月31日）業(yè)務(wù)部門特殊要求如保密義務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)部門需求確認(rèn)簽字業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字、日期業(yè)務(wù)部門（二）合同審核階段：多維度風(fēng)險(xiǎn)把控操作步驟內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的完整性、商務(wù)條款的合理性（如價(jià)格是否符合市場(chǎng)水平、履行期限是否可達(dá)成），簽字確認(rèn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核以下內(nèi)容，并填寫《合同條款合規(guī)性檢查表》（參考工具2）：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)企業(yè)，是否具備履約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證）；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如格式條款排除對(duì)方主要權(quán)利）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任是否明確且對(duì)等；關(guān)鍵條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款。會(huì)簽審核：涉及財(cái)務(wù)、技術(shù)、人力資源等部門的，需會(huì)簽：財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、發(fā)票類型、稅務(wù)合規(guī)性；技術(shù)部門：審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收參數(shù)、服務(wù)方案的可行性；人力資源部門：審核勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議中的人員資質(zhì)、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)等。修訂確認(rèn)：法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同，經(jīng)所有審核人簽字確認(rèn)后，形成《合同審核審批表》（參考工具3）。關(guān)鍵工具工具2：合同條款合規(guī)性檢查表序號(hào)審核模塊合規(guī)要求檢查結(jié)果（√/×）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）整改建議審核人1主體資格合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋合同內(nèi)容，無(wú)經(jīng)營(yíng)異?；驀?yán)重違法記錄√低無(wú)法務(wù)專員*2標(biāo)的條款標(biāo)的物/服務(wù)描述清晰，無(wú)歧義（如“符合國(guó)家GB/T19001-2016質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）×中補(bǔ)充具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)，避免“優(yōu)質(zhì)合格”等模糊表述法務(wù)專員*3違約責(zé)任約定違約金計(jì)算方式合理（不超過(guò)實(shí)際損失的30%），明確違約情形（如逾期交貨、付款）√低無(wú)法務(wù)專員*4爭(zhēng)議解決爭(zhēng)議解決方式明確（仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)，如“北京仲裁委員會(huì)”；訴訟需明確管轄法院，如“被告所在地人民法院”）×高將“協(xié)商解決”修改為“協(xié)商不成的，提交北京仲裁委員會(huì)仲裁”法務(wù)經(jīng)理*5知識(shí)產(chǎn)權(quán)涉及技術(shù)開(kāi)發(fā)的，明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用權(quán)限（如“乙方研發(fā)成果歸甲方所有”）√低無(wú)法務(wù)專員*工具3：合同審核審批表合同名稱合同編號(hào)提交部門業(yè)務(wù)部提交日期2024年5月20日合作方*科技有限公司合同金額人民幣50萬(wàn)元審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)審核人審核日期業(yè)務(wù)部門初審內(nèi)容完整，商務(wù)條款合理業(yè)務(wù)經(jīng)理*2024年5月21日法務(wù)審核需補(bǔ)充質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)（見(jiàn)工具2序號(hào)2）法務(wù)專員*2024年5月22日財(cái)務(wù)會(huì)簽付款方式合理，發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票財(cái)務(wù)經(jīng)理*2024年5月23日最終審核意見(jiàn)修訂完成后，同意提交簽署法務(wù)經(jīng)理*2024年5月24日（三）合同簽署階段：規(guī)范用印與生效操作步驟用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核通過(guò)的合同，填寫《合同用印申請(qǐng)表》（參考工具4），附《合同審核審批表》《合作需求確認(rèn)單》等材料，交行政部或印章管理部門。用印審核：印章管理部門審核用印材料是否齊全、合同內(nèi)容是否與審核版本一致，核對(duì)用印權(quán)限（如10萬(wàn)元以上合同需總經(jīng)理簽字）。簽署蓋章：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》，參考工具5），加蓋企業(yè)公章或合同專用章（騎縫章）；若為電子合同，通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）完成簽署，保證電子簽名合法有效。分發(fā)歸檔：簽署后，原件至少一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份），業(yè)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)將原件移交檔案管理部門，同步掃描件存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。關(guān)鍵工具工具4：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門業(yè)務(wù)部申請(qǐng)日期2024年5月25日合同名稱設(shè)備采購(gòu)合同合同編號(hào)CG-2024-058用印份數(shù)2份（甲方1份，乙方1份）用印類型合同專用章+騎縫章用印原因與*科技有限公司簽訂采購(gòu)合同，設(shè)備總價(jià)50萬(wàn)元附件清單1.合同審核審批表；2.合作需求確認(rèn)單；3.對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件部門負(fù)責(zé)人簽字業(yè)務(wù)經(jīng)理*印章管理部門審核材料齊全，用印權(quán)限符合規(guī)定（印章管理員*）總經(jīng)理審批同意用?。偨?jīng)理*）工具5：授權(quán)委托書（示例）授權(quán)人信息姓名：（職務(wù)：銷售總監(jiān)）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼被授權(quán)人信息姓名：（職務(wù)：銷售經(jīng)理）身份證號(hào)：授權(quán)事項(xiàng)代表我公司與*科技有限公司簽署《項(xiàng)目服務(wù)合同》，合同編號(hào)：FW-2024-032，金額上限30萬(wàn)元，包括但不限于談判、簽約、變更等事宜授權(quán)期限2024年6月1日至2024年12月31日授權(quán)人簽字*（加蓋公章）日期2024年5月26日（四）合同履行階段：動(dòng)態(tài)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作步驟履行計(jì)劃制定：合同生效后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定《合同履行計(jì)劃表》（參考工具6），明確各階段節(jié)點(diǎn)（如交貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間）、責(zé)任部門及責(zé)任人。進(jìn)度跟蹤：責(zé)任部門按履行計(jì)劃跟蹤進(jìn)度，每月填寫《合同履行跟蹤表》（參考工具7），記錄實(shí)際完成情況、是否存在延遲或異常。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若出現(xiàn)履行異常（如對(duì)方逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需立即啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，填寫《合同履行異常記錄表》（參考工具8），分析原因（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流延誤），制定應(yīng)對(duì)措施（如催告對(duì)方履行、解除合同、索賠）。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合技術(shù)、財(cái)務(wù)部門驗(yàn)收，形成《合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（參考工具9），由雙方簽字確認(rèn)，作為付款或結(jié)算依據(jù)。關(guān)鍵工具工具6：合同履行計(jì)劃表合同名稱設(shè)備采購(gòu)合同合同編號(hào)CG-2024-058責(zé)任部門采購(gòu)部責(zé)任人采購(gòu)經(jīng)理*履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)容要求完成狀態(tài)（未開(kāi)始/進(jìn)行中/已完成）預(yù)付款支付2024年5月30日支付合同金額30%（15萬(wàn)元）已完成交貨2024年6月15日交貨至甲方指定地點(diǎn)，附合格證進(jìn)行中驗(yàn)收2024年6月20日技術(shù)部門驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告未開(kāi)始到貨款支付2024年6月25日支付60%（30萬(wàn)元）未開(kāi)始工具7：合同履行跟蹤表跟蹤日期2024年6月10日合同編號(hào)CG-2024-058履行階段交貨進(jìn)度描述供應(yīng)商已生產(chǎn)完成，預(yù)計(jì)6月12日發(fā)貨是否異常否風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估低（物流可能延遲1-2天）跟蹤人采購(gòu)專員*下次跟蹤時(shí)間2024年6月14日工具8：合同履行異常記錄表異常合同服務(wù)合同（合同編號(hào)：FW-2024-032）異常發(fā)生日期2024年7月1日異常事項(xiàng)乙方（*科技公司）未按約定7月1日提交項(xiàng)目階段性成果異常原因乙方開(kāi)發(fā)人員變動(dòng)，進(jìn)度滯后影響評(píng)估導(dǎo)致甲方項(xiàng)目整體延期，可能產(chǎn)生違約損失處理措施1.發(fā)送《履約催告函》；2.要求乙方7月5日前提交補(bǔ)救方案；3.保留索賠權(quán)利責(zé)任部門銷售部負(fù)責(zé)人銷售經(jīng)理*工具9：合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告合同名稱設(shè)備采購(gòu)合同合同編號(hào)CG-2024-058驗(yàn)收日期2024年6月22日驗(yàn)收地點(diǎn)甲方倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員技術(shù)部、采購(gòu)部、供應(yīng)商代表驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合同約定的技術(shù)參數(shù)（工具1）驗(yàn)收結(jié)果設(shè)備數(shù)量50臺(tái)，全部符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)外觀損壞驗(yàn)收結(jié)論合格雙方簽字甲方：*（技術(shù)部）乙方：*（供應(yīng)商代表）（五）合同歸檔階段：系統(tǒng)化存儲(chǔ)與檢索操作步驟材料收集：合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門收集合同正本、附件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、溝通函件）、《合同履行異常記錄表》等材料，交檔案管理部門。分類整理：檔案管理部門按“合同類型-年份-編號(hào)”分類（如“采購(gòu)合同-2024-CG-058”），填寫《合同檔案清單》（參考工具10），標(biāo)注存放位置（如檔案柜-第3層-第5盒）。電子化存儲(chǔ)：將合同掃描件（含簽字蓋章頁(yè)）及電子文檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置檢索關(guān)鍵詞（如合作方名稱、合同類型、金額），支持關(guān)鍵詞檢索、導(dǎo)出。借閱管理：建立合同借閱登記制度，借閱需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》（參考工具11），經(jīng)法務(wù)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過(guò)7個(gè)工作日，到期歸還并記錄。關(guān)鍵工具工具10：合同檔案清單檔案編號(hào)合同名稱合同類型合作方簽署日期存放位置歸檔日期DA-2024-CG-058設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)合同*科技有限公司2024年5月26日檔案柜-3-52024年6月30日DA-2024-FW-032項(xiàng)目服務(wù)合同服務(wù)合同*信息技術(shù)有限公司2024年6月15日檔案柜-3-62024年7月10日工具11：合同借閱申請(qǐng)表借閱人*（法務(wù)部）所在部門法務(wù)部借閱日期2024年8月1日合同名稱服務(wù)合同（FW-2024-032）借閱原因查閱履約情況，準(zhǔn)備訴訟材料借閱期限7個(gè)工作日審批人法務(wù)經(jīng)理*歸還記錄2024年8月7日歸還，無(wú)損壞三、法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控核心要點(diǎn)（一）主體資格審查：嚴(yán)控“簽約關(guān)”新合作方：需核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽約），并通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信記錄，必要時(shí)通過(guò)第三方征信機(jī)構(gòu)（如天眼查）核查信用狀況；長(zhǎng)期合作方：每年復(fù)核一次主體資格，若對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息變更（如名稱、經(jīng)營(yíng)范圍），需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》明確主體變更不影響合同效力。（二）條款風(fēng)險(xiǎn)防控：避免“文字陷阱”標(biāo)的條款：需明確、具體（如設(shè)備型號(hào)“ThinkPadX1Carbon2024款”，而非“高端筆記本”），避免使用“優(yōu)良”“大約”等模糊表述；違約責(zé)任：違約金需合理（一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%），同時(shí)約定違約方承擔(dān)守約方維權(quán)費(fèi)用（律師費(fèi)、訴訟費(fèi)）；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄，避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無(wú)明確解決機(jī)制易導(dǎo)致糾紛拖延）。（三）履行風(fēng)險(xiǎn)防控：動(dòng)態(tài)“跟蹤+預(yù)警”重大合同（如金額超100萬(wàn)元），需建立“周報(bào)”制度，業(yè)務(wù)部門每周向法務(wù)部門提交履行進(jìn)展，法務(wù)部門評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)方違約：需在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（一般為3年）主張權(quán)利，發(fā)送《催告函》需書面留存（郵寄簽收、郵件送達(dá)等），避免口頭催告導(dǎo)致舉證困難。（四）檔案管理：保證“可追溯”合同保存期限：一般合同保存不少于10年，涉及不動(dòng)產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同保存不少于20