行政日常事務(wù)處理流程手冊工作指南與標準操作一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)處理流程，提高工作效率，明確各環(huán)節(jié)責任分工，保證事務(wù)處理標準化、規(guī)范化，減少人為失誤，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有行政日常事務(wù)處理，包括但不限于辦公用品管理、會議室預(yù)訂、文件流轉(zhuǎn)、訪客接待、日常費用報銷等場景，涉及行政部、各部門員工及相關(guān)協(xié)作方。（三）職責分工行政部：負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)日常事務(wù)處理流程的制定、優(yōu)化與監(jiān)督，執(zhí)行具體事務(wù)（如辦公用品發(fā)放、會議室管理、訪客接待等），并對流程執(zhí)行結(jié)果負責。各部門員工：根據(jù)本手冊規(guī)定提出事務(wù)需求（如辦公用品申領(lǐng)、會議室預(yù)訂等），配合完成相關(guān)流程節(jié)點操作，對所提供信息的真實性負責。部門負責人：負責對本部門員工提交的事務(wù)需求進行審核，保證需求符合部門工作計劃及企業(yè)規(guī)定。二、辦公用品管理流程（一）適用情形員工因日常工作需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）申領(lǐng)、領(lǐng)用辦公用品，行政部負責庫存管理、采購及發(fā)放。（二）標準化操作流程1.需求提出員工根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（詳見附錄一），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)日期。申領(lǐng)表需經(jīng)部門負責人審批通過后，提交至行政部。2.庫存核對與發(fā)放行政部收到申領(lǐng)表后，1個工作日內(nèi)核對庫存臺賬，確認物品是否充足。若庫存充足，行政部員工在《辦公用品申領(lǐng)表》上簽字確認，并按申領(lǐng)數(shù)量發(fā)放物品，同時在庫存臺賬中登記領(lǐng)用記錄（領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用數(shù)量）。若庫存不足，行政部需在1個工作日內(nèi)啟動采購流程，采購?fù)瓿珊蠹皶r通知領(lǐng)用人領(lǐng)取。3.庫存盤點與補充行政部每月最后一個工作日對辦公用品進行盤點，核對臺賬與實際庫存，保證賬實相符。盤點發(fā)覺庫存低于安全庫存量時，行政部需在2個工作日內(nèi)制定采購計劃，經(jīng)部門負責人審批后執(zhí)行采購。（三）相關(guān)模板表格附錄一：《辦公用品申領(lǐng)表》（四）操作要點提示申領(lǐng)物品需符合工作實際需求，避免浪費；非日常辦公用品（如專業(yè)設(shè)備、高價耗材）需額外提交《特殊物品申領(lǐng)說明》，經(jīng)行政總監(jiān)審批。行政部需建立辦公用品庫存電子臺賬，實時更新庫存數(shù)據(jù)，保證信息準確。員工領(lǐng)用物品時需當場核對數(shù)量與規(guī)格，確認無誤后簽字，避免后續(xù)糾紛。三、會議室預(yù)訂管理流程（一）適用情形各部門或員工因會議、培訓、接待等需要，使用企業(yè)內(nèi)部會議室（含普通會議室、多功能會議室等）。（二）標準化操作流程1.預(yù)訂申請預(yù)訂人通過企業(yè)OA系統(tǒng)或行政部指定郵箱，提前1個工作日提交《會議室預(yù)訂申請表》（詳見附錄二），注明會議名稱、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、白板等）、預(yù)訂部門及聯(lián)系人。若為緊急會議（臨時預(yù)訂需在4小時內(nèi)使用），需直接聯(lián)系行政部值班人員，口頭說明情況并補填申請表。2.審核與確認行政部收到申請后，1個工作小時內(nèi)核查會議室使用情況（避免時間沖突、設(shè)備閑置），確認預(yù)訂有效后，在OA系統(tǒng)中更新會議室狀態(tài)，并反饋預(yù)訂結(jié)果給申請人。若遇會議室沖突，行政部需與申請人協(xié)商調(diào)整會議時間或更換會議室，保證重要會議優(yōu)先安排。3.會前準備與會后整理會議開始前30分鐘，行政部員工根據(jù)預(yù)訂需求布置會議室（調(diào)試設(shè)備、擺放座椅、準備飲用水等），并檢查設(shè)備運行狀態(tài)。會議結(jié)束后，預(yù)訂人或參會人員需整理會議室（關(guān)閉設(shè)備、清理垃圾、復(fù)位座椅），并在《會議室使用登記表》（詳見附錄三）上簽字確認；行政部員工每日核查登記表，保證會議室恢復(fù)整潔。（三）相關(guān)模板表格附錄二：《會議室預(yù)訂申請表》附錄三：《會議室使用登記表》（四）操作要點提示預(yù)訂會議室需遵守“先到先得、重要優(yōu)先”原則，禁止虛假預(yù)訂或長期占用。會議所需特殊設(shè)備（如視頻會議系統(tǒng)、專業(yè)音響）需提前2個工作日告知行政部，以便準備備用設(shè)備。若需使用會議室進行商業(yè)活動或外部接待，需額外提交《外部使用申請表》，經(jīng)行政總監(jiān)及分管領(lǐng)導審批。四、文件流轉(zhuǎn)管理流程（一）適用情形企業(yè)內(nèi)部各類正式文件（如通知、報告、請示、批復(fù)等）的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔管理。（二）標準化操作流程1.文件起草起草人根據(jù)工作需要，按企業(yè)公文格式要求（字體、字號、行距、標題層級等）起草文件，內(nèi)容需準確、簡潔、邏輯清晰，涉及數(shù)據(jù)、事項需核對無誤。文件需注明起草部門、起草人、聯(lián)系方式及日期，若為聯(lián)合發(fā)文，需注明會簽部門。2.部門審核起草人將文件提交至部門負責人，部門負責人從內(nèi)容真實性、合規(guī)性、必要性等角度進行審核，審核通過后簽字確認；若需修改，需明確修改意見并退回起草人。3.會簽與簽發(fā)涉及多部門職責的文件，需經(jīng)相關(guān)部門負責人會簽（在《文件會簽單》上簽字，詳見附錄四）；文件最終需提交至企業(yè)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理簽發(fā)，明確“同意”“不同意”或“修改后發(fā)”意見。4.分發(fā)與歸檔行政部根據(jù)簽發(fā)意見，按文件分發(fā)范圍（各部門、分支機構(gòu)、外部單位等）打印、蓋章，并通過OA系統(tǒng)、紙質(zhì)文件或郵件分發(fā)，同時記錄分發(fā)臺賬（分發(fā)對象、時間、份數(shù)）。文件辦理完畢后，行政部需在3個工作日內(nèi)將紙質(zhì)文件（含電子版）整理歸檔，按“年度-類別-文號”規(guī)則分類存放，并建立文件檢索目錄。（三）相關(guān)模板表格附錄四：《文件會簽單》（四）操作要點提示公文格式需嚴格遵循《企業(yè)公文管理辦法》，避免格式錯誤影響文件效力。涉密文件需標注“密級”，按企業(yè)保密規(guī)定單獨流轉(zhuǎn)、保管，禁止通過非加密渠道傳輸。文件歸檔后，若需借閱，需填寫《文件借閱申請表》（詳見附錄五），經(jīng)部門負責人及行政部審批，借閱期限不超過3個工作日。五、訪客接待管理流程（一）適用情形外部單位或個人因業(yè)務(wù)洽談、合作交流、參觀考察等需要到訪企業(yè)，行政部負責統(tǒng)一接待安排。（二）標準化操作流程1.接待申請業(yè)務(wù)部門需提前1個工作日向行政部提交《訪客接待申請表》（詳見附錄六），注明訪客單位/姓名、職務(wù)、到訪時間、人數(shù)、接待事由、陪同人員及需求（如用車、餐飲、翻譯等）。若為臨時到訪（未提前申請），陪同人員需立即聯(lián)系行政部，確認接待事宜并補填申請表。2.接待準備行政部收到申請后，根據(jù)訪客級別（普通訪客、重要訪客、貴賓）制定接待方案，安排接待人員、場地（會議室/接待室）、茶水、物料（如企業(yè)宣傳冊、名片）等。重要訪客（如合作單位高管、領(lǐng)導）需提前布置接待環(huán)境（擺放綠植、調(diào)試設(shè)備、準備歡迎牌），并通知安保部門做好入廠登記引導。3.迎接與接待陪同人員需提前10分鐘到達企業(yè)正門或指定地點迎接訪客，主動介紹身份并引導至接待區(qū)域；行政部接待人員需提前5分鐘到場，協(xié)助引導及簽到。接待過程中，陪同人員需主動介紹企業(yè)情況，解答訪客疑問，注意言行舉止得體；行政部負責茶水服務(wù)、設(shè)備支持及突發(fā)情況處理（如訪客臨時變更行程）。4.送別與記錄訪客離開時，陪同人員需送至企業(yè)門口或停車場，禮貌告別；行政部需在《訪客接待記錄表》（詳見附錄七）中登記接待詳情（訪客信息、接待時間、接待內(nèi)容、反饋意見），并及時將記錄反饋至業(yè)務(wù)部門。（三）相關(guān)模板表格附錄六：《訪客接待申請表》附錄七：《訪客接待記錄表》（四）操作要點提示接訪需遵守“熱情周到、得體規(guī)范”原則，禁止泄露企業(yè)商業(yè)機密或敏感信息。若訪客需用餐，需提前確認dietaryrestrictions（如素食、過敏食物），按企業(yè)標準安排工作餐（人均不超過元），禁止鋪張浪費。接訪結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)整理《訪客反饋表》（如有），提交至行政部存檔。六、日常費用報銷流程（一）適用情形員工因工作需要發(fā)生日常費用（如交通費、差旅費、辦公費、招待費等），需按規(guī)定報銷。（二）標準化操作流程1.費用發(fā)生與票據(jù)收集員工在費用發(fā)生時，需取得合法合規(guī)票據(jù)（增值稅發(fā)票、定額發(fā)票、行程單等），票據(jù)需注明抬頭（企業(yè)全稱）、稅號、日期、金額、費用項目，且內(nèi)容真實、字跡清晰。交通費需注明往返時間、起止地點、交通工具；差旅費需附行程單、住宿發(fā)票（需有入住清單）、會議通知等；招待費需附《招待費申請表》（詳見附錄八）及招待事由說明。2.報銷單填寫與部門審核員工在費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)，登錄財務(wù)系統(tǒng)填寫《費用報銷單》（詳見附錄九），電子票據(jù)，打印紙質(zhì)單據(jù)粘貼票據(jù)，經(jīng)部門負責人審核簽字（確認費用與工作相關(guān)、金額合理）。部門負責人審核通過后，將報銷單提交至行政部復(fù)核。3.行政復(fù)核與財務(wù)審批行政部收到報銷單后，2個工作日內(nèi)核查票據(jù)合規(guī)性（真?zhèn)?、抬頭、印章等）、報銷標準是否符合《企業(yè)費用管理辦法》（如差旅住宿標準、招待費限額），并在《費用報銷單》上簽字確認。復(fù)核通過后，行政部將報銷單提交至財務(wù)部，財務(wù)部在3個工作日內(nèi)完成審批，符合條件的報銷款項將在審批通過后5個工作日內(nèi)支付至員工工資卡。（三）相關(guān)模板表格附錄八：《招待費申請表》附錄九：《費用報銷單》（四）操作要點提示票據(jù)需在費用發(fā)生后30天內(nèi)提交，逾期未提交需說明原因，經(jīng)行政總監(jiān)審批后方可報銷。虛報、冒報費用一經(jīng)發(fā)覺，將按企業(yè)規(guī)定追回款項并通報批評，情節(jié)嚴重者追究責任。差旅費報銷需遵循“事前申請、事中控制、事后審核”原則，未經(jīng)批準的超標費用由個人承擔。七、附錄：模板表格清單序號模板名稱適用場景1《辦公用品申領(lǐng)表》辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放2《會議室預(yù)訂申請表》會議室預(yù)訂3《會議室使用登記表》會議室使用后確認4《文件會簽單》多部門聯(lián)合文件審核5《文件借閱申請表》文件借閱6《訪客接待申請表》訪客接待安排7《訪客接待記錄表》訪客接待詳情登記8《招待費申請表》招待費報銷前申請9《費用報銷單》日常費用報銷八、通用注意事項（一）流程執(zhí)行原則所有行政事務(wù)處理需嚴格遵循“先申請、后辦理，先審批、后執(zhí)行”原則，禁止越級操作或擅自簡化流程。特殊緊急事務(wù)（如突發(fā)設(shè)備故障、臨時重要接待）需立即上報行政部，經(jīng)協(xié)調(diào)后可先處理再補辦手續(xù)，24小時內(nèi)完成補流程。（二）溝通與協(xié)作跨部門事務(wù)需提前溝通明確職責，行政部負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門需積極配合，避免推諉扯皮。流程執(zhí)行中若遇問題（如流程爭議、資源不足），需及時上報，由行政部組織相關(guān)部門協(xié)商解決，3個工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果。（三）記錄與歸檔所有事務(wù)處理需留存