信貸公司合同簽章管理規(guī)定

信貸公司合同簽章管理規(guī)定第一章總則第一條目的為加強本信貸公司合同簽章的管理，規(guī)范合同簽章行為，有效防范法律風險，保障公司的合法權益，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于信貸公司全體員工在辦理各類合同及相關法律文件的簽章事宜，同時涉及與客戶相關合同簽章流程的規(guī)范。第三條基本原則合同簽章管理遵循依法依規(guī)、嚴格審批、分級負責、安全保密的原則，確保合同簽章真實、有效、規(guī)范。第四條公司文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)公司秉持“誠信為本、專業(yè)服務、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的經(jīng)營理念，合同簽章管理過程中要充分體現(xiàn)誠信原則，以專業(yè)的態(tài)度處理每一個合同簽章環(huán)節(jié)，通過規(guī)范管理促進公司創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)與客戶的合作共贏。第二章管理職責第五條行政管理部門職責行政管理部門作為合同簽章管理的統(tǒng)籌部門，負責制定和完善合同簽章管理制度，組織開展合同簽章管理培訓，對各部門合同簽章工作進行監(jiān)督檢查。同時，要依據(jù)扁平化管理理念，簡化不必要的流程，提高管理效率，及時為各部門提供指導和支持。第六條法務部門職責法務部門負責對合同文本的合法性、合規(guī)性進行審核，參與重大合同的談判和起草工作，就合同簽章過程中的法律問題提供專業(yè)意見。確保合同條款符合法律法規(guī)要求，有效防范法律風險，維護公司的社會效益和經(jīng)濟效益。第七條業(yè)務部門職責業(yè)務部門負責本部門承辦合同的起草、申報、用印申請等工作，確保合同內(nèi)容真實、準確、完整，符合業(yè)務實際需求。在合同起草過程中，要充分考慮客戶需求，體現(xiàn)公司為客戶服務的宗旨。同時，業(yè)務部門要配合行政管理部門和法務部門的工作，按照要求提供相關資料。第八條財務部門職責財務部門負責對涉及財務收支的合同進行財務審核，審查合同中的財務條款是否符合公司財務管理制度和預算要求，對合同的付款方式、結算周期等提出專業(yè)意見，保障公司的經(jīng)濟效益。第三章合同簽章流程第九條合同起草與審核1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，明確合同雙方的權利義務、業(yè)務內(nèi)容、金額、期限等關鍵條款。在起草過程中，要充分考慮客戶利益，體現(xiàn)人文關懷，以友好協(xié)商的態(tài)度擬定條款。2.合同起草完成后，業(yè)務部門內(nèi)部進行初審，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務實際和公司規(guī)定。初審通過后，將合同文本提交給法務部門進行合法性、合規(guī)性審核，同時提交給財務部門進行財務審核。3.法務部門和財務部門在收到合同文本后，應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具書面審核意見。如存在問題，業(yè)務部門應根據(jù)審核意見及時修改合同文本。第十條用印申請1.合同審核通過后，業(yè)務部門填寫《合同用印申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂雙方、用印種類（公章、合同專用章等）、用印份數(shù)等信息，并附上經(jīng)審核通過的合同文本。2.《合同用印申請表》需經(jīng)業(yè)務部門負責人簽字確認，涉及重大合同的，還需經(jīng)公司分管領導審批。審批通過后，將申請表和合同文本一并提交給行政管理部門。第十一條簽章審批1.行政管理部門收到用印申請后，對申請材料進行審核，重點審查申請表填寫是否規(guī)范、合同審批手續(xù)是否完備等。審核無誤后，根據(jù)公司規(guī)定的審批權限，提交相應領導進行簽章審批。2.在審批過程中，各級領導應根據(jù)公司的經(jīng)營理念和風險控制要求，對合同進行全面審查，確保合同的簽訂符合公司利益和發(fā)展戰(zhàn)略。對于涉及公司核心業(yè)務或重大風險的合同，應組織相關部門進行專題討論。第十二條合同簽章1.經(jīng)審批同意用印的合同，行政管理部門安排專人負責用印。用印人員應嚴格按照規(guī)定的用印位置、用印數(shù)量進行蓋章，確保印章清晰、完整。2.用印完成后，用印人員在《合同用印申請表》上簽字確認，并注明用印日期。同時，對用印過程進行記錄，包括用印時間、用印人、合同名稱等信息，以備查詢。3.對于需要加蓋騎縫章的合同，用印人員應確保騎縫章加蓋清晰、完整，騎縫章的每一頁都有印章痕跡。第十三條合同分發(fā)與存檔1.合同簽章完成后，業(yè)務部門負責將合同文本分發(fā)給相關方，包括客戶、合作伙伴等。在分發(fā)過程中，要做好交接記錄，確保合同及時、準確送達。2.行政管理部門負責對合同進行存檔管理，建立合同檔案庫，按照合同類別、簽訂時間等進行分類歸檔。同時，要做好電子檔案的備份工作，確保合同信息的安全、完整，便于查詢和調(diào)閱。第四章特殊合同簽章規(guī)定第十四條重大合同簽章1.重大合同是指涉及金額較大、對公司經(jīng)營發(fā)展有重大影響、法律關系復雜的合同。重大合同的范圍由公司根據(jù)實際情況確定，并報公司管理層批準。2.重大合同在起草、審核、用印申請等環(huán)節(jié)應遵循更為嚴格的程序。除按照常規(guī)流程進行審核外，還需組織公司內(nèi)部相關專家進行論證，必要時可聘請外部專業(yè)機構提供咨詢服務。3.重大合同的簽章審批需經(jīng)公司領導班子集體研究決定。在審批過程中，要充分考慮公司的社會效益和經(jīng)濟效益，確保合同的簽訂符合公司的長遠發(fā)展戰(zhàn)略。第十五條涉外合同簽章1.對于涉外合同，除遵循本規(guī)定的一般流程外，還需考慮國際法律和國際慣例的適用問題。法務部門應加強對國際法律和相關國際公約的研究，確保合同條款符合國際規(guī)則。2.涉外合同在翻譯過程中，要選擇具有專業(yè)資質的翻譯機構或人員，確保翻譯內(nèi)容準確、無誤。翻譯文本需經(jīng)合同雙方確認后，方可作為合同的正式文本進行用印。3.涉外合同的簽章可能涉及不同國家和地區(qū)的法律要求和文化差異，在處理過程中要充分尊重對方的習慣和要求，體現(xiàn)公司的開放合作精神。第十六條緊急合同簽章1.在公司業(yè)務運營過程中，如遇緊急情況需要立即簽訂合同的，業(yè)務部門應在第一時間向公司領導報告，并說明緊急情況的原因和合同的主要內(nèi)容。2.緊急合同可以啟動特殊審批流程，經(jīng)公司領導同意后，可先行用印。但在合同簽訂后的規(guī)定時間內(nèi)，業(yè)務部門應補齊相關審批手續(xù)和材料，確保合同的合法性和合規(guī)性。3.行政管理部門應對緊急合同的用印情況進行單獨記錄和跟蹤，及時督促業(yè)務部門完善相關手續(xù)。第五章印章管理第十七條印章的刻制與啟用1.公司合同專用章、公章等印章的刻制，需經(jīng)公司管理層批準后，由行政管理部門按照相關規(guī)定到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.新印章刻制完成后，行政管理部門應進行印章的啟用登記，明確印章的名稱、規(guī)格、啟用日期等信息，并向公司各部門發(fā)布印章啟用通知。第十八條印章的保管1.公司合同專用章、公章等印章由行政管理部門指定專人負責保管。保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度。2.印章應存放在專門的保險柜或安全的場所，確保印章的安全。保管人員應妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意將印章交由他人保管或使用。3.印章保管人員如因工作變動等原因需要交接印章的，應辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確交接時間、交接人員等信息，并由雙方簽字確認。第十九條印章的使用監(jiān)督1.行政管理部門應定期對印章的使用情況進行檢查，確保印章的使用符合規(guī)定。檢查內(nèi)容包括用印記錄是否完整、用印審批手續(xù)是否完備等。2.審計部門應對印章管理和使用情況進行不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對于違反印章管理規(guī)定的行為，要嚴肅追究相關人員的責任。第六章績效考核與責任追究第二十條績效考核1.將合同簽章管理工作納入各部門和員工的績效考核體系，明確考核指標和標準?？己酥笜税ê贤瑢徍说臏蚀_性、用印申請的及時性、合同檔案管理的規(guī)范性等。2.對于在合同簽章管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予相應的獎勵，如績效加分、表彰獎勵等，以激勵員工積極履行職責，提高合同簽章管理水平。第二十一條責任追究1.對于在合同簽章過程中違反本規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自用印、超越權限用印、用印不規(guī)范等，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因合同簽章管理不善導致公司遭受經(jīng)濟損失或法律風險的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。同時，公司將依法追究相關人員的法律責任。3.在責任追究過程中，要遵循公平、公正、公開的原則，充分聽取當事人的陳述和申辯，確保責任認定準確、合理。第七章培訓與教育第二十二條培訓計劃制定行政管理部門應制定年度合同簽章管理培訓計劃，明確培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式和培訓時間等。培訓計劃應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和員工實際需求進行調(diào)整和完善。第二十三條培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)知識培訓，包括合同法、公司法等相關法律法規(guī)，使員工了解合同簽訂和履行過程中的法律要求，提高法律意識。2.公司合同簽章管理制度培訓，詳細講解合同簽章的流程、審批權限、印章管理等規(guī)定，確保員工熟悉和掌握制度內(nèi)容。3.合同起草與審核技巧培訓，提高員工合同起草和審核的能力，減少合同風險。第二十四條培訓方式1.定期組織內(nèi)部培訓講座，邀請公司內(nèi)部專家或外部專業(yè)人士進行授課，通過案例分析、互動交流等方式，提高培訓效果。2.開展在線學習課程，員工可以根據(jù)自己的時間和需求進行自主學習，行政管理部門對學習情況進行跟蹤和考核。3.以