物業(yè)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范物業(yè)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄的管理，確保記錄真實、完整、可追溯，保障設(shè)備安全運(yùn)行，提升物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《物業(yè)管理條例》《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》《建筑設(shè)備管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于XX物業(yè)公司管理范圍內(nèi)的所有公共物業(yè)設(shè)備，包括但不限于電梯、消防設(shè)施（火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)等）、供水系統(tǒng)（水泵、水箱、管網(wǎng)等）、供電系統(tǒng)（變壓器、配電柜、線路等）、供暖系統(tǒng)（鍋爐、管道、換熱器等）、通風(fēng)空調(diào)系統(tǒng)（風(fēng)機(jī)、盤管、冷卻塔等）、安防監(jiān)控系統(tǒng)（攝像頭、門禁、報警裝置等）的維修保養(yǎng)記錄管理。第三條基本原則1.真實性：記錄內(nèi)容必須反映設(shè)備維修保養(yǎng)的實際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.及時性：記錄應(yīng)在維修保養(yǎng)工作完成后24小時內(nèi)填寫完畢，不得拖延。3.完整性：記錄應(yīng)涵蓋設(shè)備維修保養(yǎng)的全流程信息，不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。4.可追溯性：記錄應(yīng)明確責(zé)任主體、時間節(jié)點(diǎn)及操作內(nèi)容，確保問題可追溯、責(zé)任可認(rèn)定。第二章記錄分類與內(nèi)容物業(yè)設(shè)備維修保養(yǎng)記錄分為日常保養(yǎng)記錄、定期檢修記錄、故障維修記錄、應(yīng)急處置記錄、報廢與更新記錄五大類，具體內(nèi)容如下：第一節(jié)日常保養(yǎng)記錄日常保養(yǎng)指每日或每周對設(shè)備進(jìn)行的常規(guī)清潔、檢查及簡單調(diào)整，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備基本信息：設(shè)備名稱、編號、位置、型號；保養(yǎng)信息：保養(yǎng)日期、保養(yǎng)人員（簽字）、保養(yǎng)時段；保養(yǎng)項目：按設(shè)備類型明確具體內(nèi)容（如電梯：轎廂內(nèi)按鈕、照明、通風(fēng)檢查；導(dǎo)軌清潔；鋼絲繩磨損情況檢查；消防設(shè)施：滅火器壓力檢查；煙感探測器清潔；）；保養(yǎng)結(jié)果：正常/異常（異常情況需注明具體問題，如“電梯轎廂照明不亮”）；后續(xù)措施：異常情況的處理建議（如“聯(lián)系維修人員更換燈泡”）。第二節(jié)定期檢修記錄定期檢修指按設(shè)備使用說明書或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的周期（如季度、半年、年度）進(jìn)行的全面檢查、測試及維修，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備基本信息：同日常保養(yǎng)記錄；檢修信息：檢修日期、檢修人員（簽字）、檢修周期（如“年度檢修”）；檢修內(nèi)容：按設(shè)備類型明確具體項目（如電梯：限速器測試、安全鉗試驗、曳引機(jī)潤滑；消防系統(tǒng)：水壓測試、聯(lián)動試驗、噴頭檢查；）；檢測數(shù)據(jù)：關(guān)鍵參數(shù)的測試結(jié)果（如電梯限速器動作速度：XXm/s；消防系統(tǒng)水壓：XXMPa；）；檢修結(jié)論：合格/不合格（不合格需注明原因，如“限速器動作速度超標(biāo)”）；整改措施：不合格項的整改計劃（如“更換限速器，3日內(nèi)完成”）及整改責(zé)任人。第三節(jié)故障維修記錄故障維修指設(shè)備出現(xiàn)故障后的修復(fù)工作，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備基本信息：同日常保養(yǎng)記錄；故障信息：故障發(fā)生時間、故障描述（如“水泵無法啟動”）、故障地點(diǎn)；維修信息：維修人員（簽字）、維修開始/結(jié)束時間；原因分析：故障原因（如“水泵電機(jī)繞組燒毀”）；維修措施：采取的維修方法（如“更換電機(jī)繞組”）、更換的部件名稱及型號（如“電機(jī)繞組：XX型號”）；驗收情況：維修后設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（正常/異常）、驗收人員（簽字）；備注：故障對業(yè)主的影響（如“停水2小時”）及預(yù)防措施（如“加強(qiáng)電機(jī)散熱檢查”）。第四節(jié)應(yīng)急處置記錄應(yīng)急處置指設(shè)備突發(fā)故障或事件（如電梯困人、消防系統(tǒng)誤報警、供水主管道破裂）的緊急處理，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：事件信息：事件發(fā)生時間、地點(diǎn)、涉及設(shè)備；應(yīng)急響應(yīng)：響應(yīng)時間、參與人員（應(yīng)急小組、維修人員、客服人員）；處置措施：采取的緊急措施（如“電梯困人：切斷電源，使用手動盤車解救”；供水管道破裂：關(guān)閉主閥門，疏散周邊業(yè)主）；處理結(jié)果：事件解決情況（如“困人業(yè)主已救出，電梯恢復(fù)運(yùn)行”；“管道修復(fù)，供水恢復(fù)”）；后續(xù)改進(jìn)：事件原因分析（如“電梯困人因門機(jī)故障”）及預(yù)防措施（如“增加門機(jī)檢測頻率”）。第五節(jié)報廢與更新記錄報廢與更新指設(shè)備達(dá)到使用年限、無法修復(fù)或維修成本過高時的報廢及更換工作，記錄內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備基本信息：同日常保養(yǎng)記錄；報廢原因：如“使用年限已滿（15年）”“嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)”“維修成本超過設(shè)備價值的50%”；評估報告：設(shè)備報廢評估意見（由設(shè)備管理部門或第三方機(jī)構(gòu)出具）；更新方案：新設(shè)備的型號、規(guī)格、預(yù)算、采購計劃；審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核意見、公司總經(jīng)理審批意見；實施情況：新設(shè)備安裝日期、驗收情況（合格/不合格）、舊設(shè)備處置方式（如“報廢處理，交由有資質(zhì)的回收單位”）。第三章記錄的填寫與審核第一條填寫要求1.記錄應(yīng)使用鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或易褪色的筆。2.記錄內(nèi)容應(yīng)具體、準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“電梯正?！睉?yīng)改為“電梯轎廂照明正常、按鈕靈敏、運(yùn)行平穩(wěn)”）。3.記錄不得涂改，如有錯誤，應(yīng)在錯誤內(nèi)容上劃一條橫線（保留原內(nèi)容可辨），在旁邊填寫正確內(nèi)容，并由填寫人員簽字確認(rèn)（如“故障原因：電機(jī)繞組燒毀→電機(jī)軸承損壞張三”）。4.記錄中的日期、時間應(yīng)使用公歷，格式為“YYYY-MM-DD”（如____），時間格式為“HH:MM”（如09:30）。第二條填寫責(zé)任日常保養(yǎng)記錄：由設(shè)備操作人員或?qū)Ｂ毐ｐB(yǎng)人員填寫；定期檢修記錄：由設(shè)備維修班長或?qū)I(yè)檢修人員填寫；故障維修記錄：由負(fù)責(zé)維修的技術(shù)人員填寫；應(yīng)急處置記錄：由應(yīng)急小組組長或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人填寫；報廢與更新記錄：由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人填寫。第三條審核流程記錄填寫完成后，需按以下流程審核：1.班組審核：由設(shè)備所在班組組長審核記錄的真實性（如是否實際完成保養(yǎng)/維修）及完整性（如是否遺漏項目），審核通過后簽字確認(rèn)。2.部門審核：由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核記錄的合規(guī)性（如是否符合法律法規(guī)及公司制度要求）及準(zhǔn)確性（如檢測數(shù)據(jù)是否達(dá)標(biāo)），審核通過后簽字確認(rèn)。3.公司審核：重要設(shè)備（如電梯、消防系統(tǒng)）的記錄需提交公司質(zhì)量管理部門審核，審核通過后加蓋“審核專用章”。第四章記錄的歸檔與保管第一條歸檔流程1.收集：記錄審核完成后，由設(shè)備管理部門指定專人（檔案管理員）每周收集一次，確保無遺漏。2.整理：檔案管理員按設(shè)備類型（如電梯、消防、供水）、記錄類別（如日常保養(yǎng)、定期檢修）及時間順序整理記錄。3.編號：記錄采用“設(shè)備類型-年份-月份-序號”的編號規(guī)則（如電梯日常保養(yǎng)記錄：DT-____；消防定期檢修記錄：XF-____），便于查找。4.裝訂：每月末將整理好的記錄裝訂成冊，封面注明設(shè)備類型、記錄類別、月份及數(shù)量。第二條保管要求1.記錄應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防潮的檔案柜中，遠(yuǎn)離水源、火源及腐蝕性物質(zhì)。2.檔案柜應(yīng)加鎖，由檔案管理員專人負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意翻動。3.記錄保管期限：日常保養(yǎng)記錄：保存1-3年；定期檢修記錄、故障維修記錄：保存5-10年；應(yīng)急處置記錄、報廢與更新記錄：長期保存（至設(shè)備報廢后5年）。第三條保管責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)記錄的歸檔、保管及定期檢查，每季度對記錄進(jìn)行一次清點(diǎn)，確保記錄完整、無損壞。若因保管不當(dāng)造成記錄丟失或損壞，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第五章記錄的查閱與使用第一條查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱記錄，需填寫《記錄查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.外部查閱：政府監(jiān)管部門（如特種設(shè)備監(jiān)察局、消防救援機(jī)構(gòu)）、業(yè)主委員會或第三方機(jī)構(gòu)需查閱記錄，需出示有效證件（如執(zhí)法證、介紹信），經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可查閱。第二條查閱流程1.申請人填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、記錄類型、設(shè)備名稱及編號。2.審批人審核申請人的身份及查閱目的，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理員根據(jù)審批意見，調(diào)出相關(guān)記錄，交由申請人查閱，并在《記錄查閱登記本》上登記（包括申請人姓名、單位、查閱時間、記錄內(nèi)容）。第三條使用規(guī)定1.查閱人員不得涂改、損毀、抽取記錄，如需復(fù)制記錄，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批，并在復(fù)制件上注明“復(fù)制件與原件一致”及復(fù)制日期。2.記錄僅用于設(shè)備管理、故障追溯、責(zé)任認(rèn)定或政府監(jiān)管等合法用途，不得用于其他無關(guān)事項。第六章責(zé)任與考核第一條責(zé)任劃分1.填寫人員：對記錄的真實性、及時性、完整性負(fù)責(zé)，若填寫虛假記錄或遺漏關(guān)鍵內(nèi)容，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.審核人員：對記錄的合規(guī)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，若審核不嚴(yán)導(dǎo)致錯誤記錄歸檔，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.保管人員：對記錄的安全性、完整性負(fù)責(zé)，若因保管不當(dāng)造成記錄丟失或損壞，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二條考核措施1.定期檢查：設(shè)備管理部門每月對記錄填寫、審核、歸檔情況進(jìn)行一次檢查，重點(diǎn)檢查記錄的真實性、完整性及合規(guī)性。2.獎懲機(jī)制：對記錄填寫規(guī)范、審核嚴(yán)格、保管完好的人員，給予表揚(yáng)或物質(zhì)獎勵（如獎金、禮品）；對填寫虛假記錄、審核不嚴(yán)或保管不當(dāng)?shù)娜藛T，給予批評教育、扣減績效或紀(jì)律處分（如警告、記過）；因記錄問題導(dǎo)致設(shè)備故障未及時發(fā)現(xiàn)或事故擴(kuò)大的，追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第七章附則第一條制度修訂本制度每兩年修訂一次，或根據(jù)法律法規(guī)變化、公司實際情況及業(yè)主需求及時調(diào)整。修訂流程：由設(shè)備管理部門提