合同文檔管理歸檔存檔手冊前言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、保障合法權(quán)益的重要法律文件，規(guī)范合同文檔的管理與歸檔，對防范法律風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營效率、保障企業(yè)資產(chǎn)安全具有重要意義。本手冊旨在明確合同文檔從簽訂到歸檔、保管、借閱及最終銷毀的全流程操作規(guī)范，保證合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，為企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營提供支持。一、手冊適用對象與范圍（一）適用對象本手冊適用于公司各部門（包括但不限于法務(wù)部、行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）及全體員工，涉及合同起草、審核、簽訂、履行、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員。（二）適用范圍本手冊適用于公司在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類書面合同及電子合同，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議、合作協(xié)議等。二、合同文檔全生命周期管理操作流程合同文檔管理需遵循“集中統(tǒng)一、分類管理、規(guī)范有序、安全保密”原則，按以下流程操作：（一）合同簽訂前材料準(zhǔn)備材料收集業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，需收集以下基礎(chǔ)材料：合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議，需經(jīng)法務(wù)部審核通過）；合作方主體資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，需加蓋合作方公章）；與合同相關(guān)的審批文件（如采購申請單、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算審批表等）；其他支撐材料（如技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等）。材料核對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需核對材料完整性、真實(shí)性和有效性，保證：合同文本要素齊全（雙方當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；合作方資質(zhì)文件在有效期內(nèi)，且與合同主體信息一致；審批流程符合公司規(guī)定（如“業(yè)務(wù)部門初審-法務(wù)部審核-財(cái)務(wù)部會簽-總經(jīng)理審批”）。（二）合同簽訂中材料歸集簽訂過程留痕合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章），騎縫章需齊全。若采用電子簽約，需保證簽約平臺符合《電子簽名法》要求，并保存完整的簽約過程記錄（如時(shí)間戳、簽約主體信息等）。簽訂后材料整理合同簽訂完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)將以下材料整理歸集：合同正本（原件）1-2份（根據(jù)公司要求留存，正本交行政部歸檔，副本由業(yè)務(wù)部門留存）；合同附件及補(bǔ)充協(xié)議（原件）；合作方主體資格證明文件（復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公章）；合同審批文件（原件）；電子合同（需導(dǎo)出PDF格式并備份至指定服務(wù)器）。（三）合同簽訂后歸檔實(shí)施分類編號分類：按合同類型分為“采購類”“銷售類”“服務(wù)類”“勞動類”“租賃類”等，再按部門或項(xiàng)目細(xì)分（如“采購類-行政部”“銷售類-華東區(qū)”）。編號規(guī)則：采用“部門代碼-年份-合同類型代碼-流水號”格式，例如“XZ-2024-CG-001”（行政部-2024年-采購類-001號）。編號規(guī)則由行政部統(tǒng)一制定并備案，保證不重復(fù)、不遺漏。信息錄入行政部檔案管理員需在收到合同材料后2個(gè)工作日內(nèi)，將合同關(guān)鍵信息錄入《合同管理臺賬》（模板詳見第三章），信息包括：合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂方、合同金額、履行期限、歸檔日期、存放位置、保管期限等。物理歸檔裝訂：合同正本及相關(guān)附件需統(tǒng)一采用不銹鋼夾或線裝方式裝訂，避免使用金屬釘（防止銹蝕），封面標(biāo)注“合同編號”“合同名稱”“歸檔日期”。存放：按編號順序放入檔案盒，檔案盒外側(cè)面需標(biāo)注“合同編號-合同名稱-起止日期”，檔案盒內(nèi)附《合同歸檔目錄》（含合同編號、名稱、頁碼、歸檔日期）。存放環(huán)境：檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火（配備滅火器）、防潮（使用除濕機(jī)）、防蟲（放置防蟲劑），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。電子歸檔電子合同及紙質(zhì)合同掃描件（需清晰完整，分辨率不低于300DPI）需備份至公司指定的電子檔案系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)），按物理歸檔分類規(guī)則建立文件夾，文件名格式與物理歸檔編號一致，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。（四）歸檔后日常管理借閱管理借閱申請：員工因工作需要借閱合同文檔，需填寫《合同借閱申請表》（模板詳見第三章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部備案。涉密合同（如重大商業(yè)秘密、核心技術(shù)合同）需經(jīng)分管副總審批。借閱流程：檔案管理員核對申請表信息無誤后，登記《合同借閱臺賬》（借閱人、借閱日期、合同編號、借閱事由、歸還日期），借閱人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取合同。歸還要求：借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，到期需歸還；確需延期的，需提前1天辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間不得涂改、撕毀、復(fù)制、外傳合同文檔，歸還時(shí)檔案管理員需檢查合同完整性，如有損壞需追究借閱人責(zé)任。保管期限合同保管期限根據(jù)《合同法》及公司檔案管理規(guī)定確定，常見類型永久保管：戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、企業(yè)合并分立合同等；長期保管（10年以上）：房屋租賃合同、重大采購合同、勞動合同等；定期保管（3-10年）：一般銷售合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等。保管期限屆滿前3個(gè)月，由行政部會同法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門評估是否需要延長，延長需經(jīng)總經(jīng)理審批。到期銷毀銷毀申請：保管期限屆滿且無需延期的合同，由行政部編制《合同銷毀清冊》（模板詳見第三章），列明合同編號、名稱、保管期限、銷毀原因，報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀流程：審批通過后，由行政部、法務(wù)部、監(jiān)察部共同監(jiān)銷，銷毀過程需拍照記錄，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《合同銷毀記錄表》。涉密合同需采用碎紙機(jī)銷毀，保證信息無法恢復(fù)。三、合同管理常用模板表格（一）合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽訂日期簽訂方（甲方/乙方）合同金額（元）履行期限歸檔日期存放位置（檔案盒編號）保管期限經(jīng)辦人XZ-2024-CG-001辦公設(shè)備采購合同2024-03-15科技有限公司/公司50,0002024-04-01至2025-03-312024-03-18A區(qū)-3-5-1210年*小明XZ-2024-XS-002產(chǎn)品銷售合同2024-03-20商貿(mào)有限公司/公司120,0002024-04-10至2024-10-102024-03-22B區(qū)-1-2-085年*小紅（二）合同借閱申請表借閱人部門借閱日期合同編號合同名稱借閱事由借閱期限歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批*業(yè)務(wù)部2024-03-25XZ-2024-XS-002產(chǎn)品銷售合同客戶投訴處理3個(gè)工作日2024-03-28*（簽字）*（簽字）（三）合同銷毀審批表合同編號合同名稱保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人（行政部/法務(wù)部/監(jiān)察部）審批人（總經(jīng)理）XZ-2023-QT-015物流服務(wù)合同3年保管期限已屆滿，無需延長2024-03-30趙六（行政）、錢七（法務(wù)）、*孫八（監(jiān)察）*周九（簽字）四、管理規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）歸檔及時(shí)性要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)將材料移交至行政部，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔錄入及上架，避免因材料滯留導(dǎo)致丟失或損壞。（二）材料完整性標(biāo)準(zhǔn)歸檔材料需包含合同正本、附件、合作方資質(zhì)文件、審批文件等核心材料，缺失任何一項(xiàng)均需及時(shí)補(bǔ)充，保證合同法律效力的完整性。（三）保密管理措施涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大客戶信息的合同）需單獨(dú)存放，檔案盒標(biāo)注“絕密”或“機(jī)密”字樣，借閱需經(jīng)分管副總審批，電子檔案需加密存儲，訪問權(quán)限嚴(yán)格控制。（四）借閱與歸還規(guī)范借閱人需妥善保管合同文檔，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（特殊情況需經(jīng)審批）、拍照外傳，歸還時(shí)檔案管理員需仔細(xì)檢查，如有損壞或丟失，按公司《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任。（五）銷毀合規(guī)性要點(diǎn)合同銷毀必須嚴(yán)格履行審批流程，嚴(yán)禁私自銷毀或隨意丟棄，監(jiān)銷過程需全程留痕，銷毀記錄需保存5年以上，保證可追溯。（六）