人力資源員工離職管理規(guī)范企業(yè)員工離職全流程管控指南1.總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)員工離職管理，維護(hù)企業(yè)與員工雙方的合法權(quán)益，確保工作交接的完整性與連續(xù)性，防范勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)離職管理的合法性、公正性、人性化，同時(shí)為企業(yè)優(yōu)化人力資源管理提供數(shù)據(jù)支撐。1.2適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工，包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工及非全日制員工。1.3基本原則合法性：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《社會保險(xiǎn)法》等法律法規(guī)，確保離職流程與條款符合法律規(guī)定。公正性：對所有員工一視同仁，避免因個(gè)人因素影響離職處理結(jié)果。人性化：尊重員工離職選擇，通過合理溝通減少沖突，維護(hù)企業(yè)雇主品牌形象。風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)防范競業(yè)限制違約、商業(yè)秘密泄露、勞動(dòng)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)利益不受損害。2.離職類型與申請要求2.1離職類型分類根據(jù)離職發(fā)起方及原因，離職分為以下三類：主動(dòng)離職：員工因個(gè)人原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭因素等）主動(dòng)提出解除勞動(dòng)合同。被動(dòng)離職：企業(yè)因員工嚴(yán)重違紀(jì)、不能勝任工作、經(jīng)濟(jì)性裁員等原因解除勞動(dòng)合同。協(xié)商一致離職：企業(yè)與員工雙方自愿協(xié)商解除勞動(dòng)合同（如企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、員工不勝任崗位但無嚴(yán)重過錯(cuò)）。2.2主動(dòng)離職申請規(guī)范提前通知期：試用期員工：需提前3日以書面形式通知企業(yè)；正式員工：需提前30日以書面形式通知企業(yè)（若勞動(dòng)合同中約定更長通知期，需符合法律規(guī)定）。申請材料：員工需提交《離職申請表》（模板見附件1），內(nèi)容包括：員工基本信息（姓名、崗位、入職日期）；離職原因（需具體，如“個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃”“家庭異地安置”等）；擬離職日期（需符合提前通知期要求）；本人簽字及日期。2.3被動(dòng)離職觸發(fā)條件企業(yè)發(fā)起被動(dòng)離職需符合以下法定情形之一：員工嚴(yán)重違反企業(yè)規(guī)章制度（如連續(xù)曠工、營私舞弊給企業(yè)造成重大損失）；員工不能勝任工作，經(jīng)培訓(xùn)或調(diào)整崗位后仍不能勝任；勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無法履行，且雙方未能就變更勞動(dòng)合同達(dá)成一致；企業(yè)經(jīng)濟(jì)性裁員（需符合《勞動(dòng)合同法》第四十一條規(guī)定的情形，如依照企業(yè)破產(chǎn)法規(guī)定進(jìn)行重整、生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難等）。2.4協(xié)商一致離職流程企業(yè)或員工提出協(xié)商意向，雙方就離職時(shí)間、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、工作交接等事項(xiàng)達(dá)成一致；簽訂《協(xié)商一致解除勞動(dòng)合同協(xié)議書》（需明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免后續(xù)糾紛）；按照本規(guī)范第3、4、5章流程辦理離職手續(xù)。3.離職審批流程3.1部門內(nèi)部審批員工提交《離職申請表》后，部門負(fù)責(zé)人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核實(shí)離職原因的真實(shí)性；評估員工離職對部門工作的影響，提出工作交接建議；在《離職申請表》上簽署意見（同意/不同意及理由）。3.2人力資源部審核部門審核通過后，人力資源部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成以下工作：核查員工勞動(dòng)合同履行情況（如是否存在未結(jié)清的培訓(xùn)費(fèi)用、競業(yè)限制協(xié)議等）；確認(rèn)離職流程的合法性（如提前通知期是否符合規(guī)定、被動(dòng)離職是否有充分證據(jù)）；與員工溝通離職原因，收集反饋意見（填寫《離職談話記錄表》，模板見附件2）；在《離職申請表》上簽署審核意見。3.3高層審批對于核心崗位員工（如高級管理人員、技術(shù)骨干）或離職涉及重大利益的員工，需提交總經(jīng)理辦公會審批；高層審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，簽署最終意見。4.工作交接管理4.1交接內(nèi)容清單工作交接是離職流程的核心環(huán)節(jié)，需確保以下內(nèi)容完整轉(zhuǎn)移：交接類別具體內(nèi)容工作任務(wù)未完成的項(xiàng)目/任務(wù)（進(jìn)展、deadlines、對接人、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）；已完成但未歸檔的工作成果。資料文檔電子文檔（存儲路徑、權(quán)限設(shè)置、密碼）；紙質(zhì)文檔（編號、存放位置、借閱記錄）。固定資產(chǎn)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、手機(jī)等，需標(biāo)注編號、狀態(tài)）；工牌、鑰匙、門禁卡等。系統(tǒng)權(quán)限郵箱、OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等賬號及密碼；權(quán)限注銷申請單?？蛻?供應(yīng)商關(guān)系主要客戶/供應(yīng)商的聯(lián)系人、合作協(xié)議、未完成訂單、歷史溝通記錄。4.2交接流程規(guī)范制定計(jì)劃：部門負(fù)責(zé)人需在員工提交離職申請后1個(gè)工作日內(nèi)，會同員工制定《工作交接計(jì)劃》（明確交接事項(xiàng)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、接交人）。填寫清單：員工需按照《工作交接清單》（模板見附件3）逐項(xiàng)填寫，接交人核對無誤后簽字確認(rèn)。監(jiān)交職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人或指定專人擔(dān)任監(jiān)交人，負(fù)責(zé)監(jiān)督交接過程，確保內(nèi)容完整、無遺漏。確認(rèn)簽字：交接完成后，員工、接交人、監(jiān)交人需在《工作交接清單》上簽字，提交人力資源部存檔。4.3特殊崗位交接要求核心崗位（如財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、技術(shù)總監(jiān)）：需增加審計(jì)環(huán)節(jié)，由內(nèi)部審計(jì)部門對其負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行核查；涉密崗位（如研發(fā)人員、銷售骨干）：需簽訂《離職保密承諾書》（模板見附件4），明確離職后仍需履行的保密義務(wù)；客戶崗位（如銷售代表）：需由部門負(fù)責(zé)人陪同與客戶完成交接，確?？蛻絷P(guān)系穩(wěn)定。5.離職手續(xù)辦理5.1財(cái)物歸還員工需在離職日前歸還所有企業(yè)財(cái)物（如辦公設(shè)備、工具、圖書、備用金等）；若財(cái)物損壞或丟失，企業(yè)可依據(jù)規(guī)章制度要求員工賠償（賠償金額需合理，不得超過財(cái)物實(shí)際價(jià)值）。5.2系統(tǒng)權(quán)限注銷人力資源部需在員工離職當(dāng)日，通知IT部門注銷其所有系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等）；確保員工無法再訪問企業(yè)內(nèi)部信息，防范數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。5.3離職證明開具法律依據(jù)：根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第五十條，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明。內(nèi)容要求：離職證明需包括以下信息（模板見附件5）：員工姓名、身份證號；入職日期、離職日期；崗位名稱、勞動(dòng)合同期限；解除/終止勞動(dòng)合同的原因（可選，如“主動(dòng)離職”“協(xié)商一致”）；企業(yè)蓋章及日期。時(shí)間節(jié)點(diǎn)：離職證明需在員工辦理完所有離職手續(xù)后1個(gè)工作日內(nèi)開具。5.4檔案與社保轉(zhuǎn)移檔案轉(zhuǎn)移：企業(yè)需在員工離職后15日內(nèi)，將其人事檔案轉(zhuǎn)移至新單位或戶籍所在地的人才交流中心；社保轉(zhuǎn)移：人力資源部需協(xié)助員工辦理社會保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)（如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等），確保員工社保權(quán)益不受影響。6.薪資與經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償結(jié)算6.1薪資結(jié)算計(jì)算周期：薪資結(jié)算至員工最后工作日；結(jié)算項(xiàng)目：包括基本工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼（如交通補(bǔ)貼、餐補(bǔ)）、加班工資等所有應(yīng)得收入；支付時(shí)間：企業(yè)需在員工離職后5個(gè)工作日內(nèi)支付結(jié)清（若勞動(dòng)合同中約定更長時(shí)間，需符合法律規(guī)定）。6.2經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償適用情形與計(jì)算適用情形：企業(yè)主動(dòng)提出協(xié)商一致離職；員工因企業(yè)過錯(cuò)離職（如未足額支付工資、未繳納社保、未提供勞動(dòng)保護(hù)等）；企業(yè)經(jīng)濟(jì)性裁員；勞動(dòng)合同期滿，企業(yè)不續(xù)簽（除員工不同意續(xù)簽且企業(yè)維持或提高勞動(dòng)合同約定條件外）。計(jì)算方式：經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償=員工離職前12個(gè)月平均工資×工作年限工作年限：每滿1年支付1個(gè)月工資；6個(gè)月以上不滿1年的，按1年計(jì)算；不滿6個(gè)月的，支付0.5個(gè)月工資；月工資：指員工離職前12個(gè)月的平均工資（包括基本工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等所有應(yīng)得收入），不超過企業(yè)所在直轄市或設(shè)區(qū)的市級人民政府公布的本地區(qū)上年度職工月平均工資3倍（超過部分不計(jì)算經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）。6.3合法扣款情形未歸還企業(yè)財(cái)物的賠償金額；員工違反培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議的違約金（違約金不得超過企業(yè)為員工支付的培訓(xùn)費(fèi)用，且不得超過服務(wù)期尚未履行部分所應(yīng)分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用）；員工違反競業(yè)限制協(xié)議的違約金（需符合勞動(dòng)合同或競業(yè)限制協(xié)議的約定）。7.風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理7.1競業(yè)限制與保密義務(wù)適用人員：競業(yè)限制適用于高級管理人員、高級技術(shù)人員和其他負(fù)有保密義務(wù)的人員；協(xié)議內(nèi)容：需明確競業(yè)限制的范圍（如禁止從事的行業(yè)）、地域（如禁止就業(yè)的地區(qū)）、期限（不得超過2年）、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)（不得低于員工離職前12個(gè)月平均工資的30%，且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任：若員工違反競業(yè)限制協(xié)議，企業(yè)可要求其支付違約金（違約金金額需合理，不得超過企業(yè)支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償總額）。7.2勞動(dòng)糾紛預(yù)防證據(jù)留存：企業(yè)需保留所有與離職相關(guān)的證據(jù)（如《離職申請表》《工作交接清單》《離職談話記錄表》《協(xié)商一致解除勞動(dòng)合同協(xié)議書》等），期限不少于2年；溝通技巧：HR與員工溝通時(shí)需保持中立、理性，避免激化矛盾（如員工情緒激動(dòng)，可暫停溝通，待其冷靜后再處理）；糾紛處理：若發(fā)生勞動(dòng)糾紛，企業(yè)需優(yōu)先通過協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可申請勞動(dòng)仲裁或向法院起訴。7.3規(guī)章制度銜接離職管理需與企業(yè)《考勤管理制度》《獎(jiǎng)懲管理制度》《薪酬管理制度》等規(guī)章制度保持一致；例如，員工連續(xù)曠工3日以上，企業(yè)可依據(jù)《獎(jiǎng)懲管理制度》解除勞動(dòng)合同，無需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。8.離職后管理8.1離職員工檔案保存保存期限：離職員工檔案需保存至少2年（根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定）；檔案內(nèi)容：包括《離職申請表》《工作交接清單》《離職證明存根》《薪資結(jié)算單》《離職談話記錄表》等。8.2離職員工溝通與alumni計(jì)劃反饋收集：HR可在員工離職后1個(gè)月內(nèi)，通過電話或問卷調(diào)研，收集其對企業(yè)管理的建議（如薪酬、福利、工作環(huán)境等）；alumni計(jì)劃：建立離職員工數(shù)據(jù)庫，定期發(fā)送企業(yè)動(dòng)態(tài)（如新產(chǎn)品發(fā)布、招聘信息），邀請參加企業(yè)活動(dòng)（如年會、行業(yè)論壇），吸引優(yōu)秀離職員工回流。8.3離職原因分析與改進(jìn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：每月統(tǒng)計(jì)離職率（離職人數(shù)/在職人數(shù)×100%）、離職原因分布（如薪酬不滿占比、職業(yè)發(fā)展受限占比等）；改進(jìn)措施：針對離職原因制定改進(jìn)方案（如薪酬不滿可調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)，職業(yè)發(fā)展受限可完善培訓(xùn)體系），并跟蹤實(shí)施效果。9.附則9.1生效時(shí)間本規(guī)范自2023年X月X日起生效，原有離職管理規(guī)定同時(shí)廢止。9.2修訂與解釋