1目的為規(guī)范醫(yī)院物資采購流程，提高采購效率，保障物資質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》《醫(yī)院財務(wù)制度》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合醫(yī)院實際運(yùn)營需求，制定本標(biāo)準(zhǔn)化管理文件。2適用范圍本文件適用于醫(yī)院所有物資的采購活動，包括但不限于：醫(yī)療物資：藥品、醫(yī)療器械（含大型設(shè)備、植入性耗材）、醫(yī)用耗材（敷料、試劑等）；非醫(yī)療物資：后勤物資（水電耗材、清潔用品）、辦公設(shè)備（電腦、文具）、基建材料（裝修材料、家具）等。3術(shù)語定義3.1物資類別醫(yī)療物資：直接用于診斷、治療、護(hù)理等醫(yī)療活動的物資，需符合醫(yī)療行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；非醫(yī)療物資：用于醫(yī)院運(yùn)營、后勤保障等非醫(yī)療活動的物資，需符合國家或行業(yè)通用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；供應(yīng)商：提供醫(yī)院所需物資的企業(yè)或個體工商戶，需具備相應(yīng)的資質(zhì)和履約能力；三方比價：選擇三家及以上符合條件的供應(yīng)商，對價格、質(zhì)量、服務(wù)等要素進(jìn)行比較，確定最優(yōu)供應(yīng)商的采購方式；單一來源采購：因物資來源唯一、緊急需求或原有項目后續(xù)補(bǔ)充等特殊情況，只能從某一供應(yīng)商采購的方式（需經(jīng)嚴(yán)格審批）。4職責(zé)分工4.1使用部門提出物資需求：根據(jù)工作需要填寫《物資需求申請表》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算及預(yù)計使用時間；審核需求合理性：部門負(fù)責(zé)人審核需求的必要性，確認(rèn)是否符合科室職責(zé)及醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃；參與驗收：配合采購部、質(zhì)管部完成物資驗收，確認(rèn)物資符合使用要求。4.2采購部需求審核：核對需求的預(yù)算符合性（是否在年度預(yù)算內(nèi)）、物資類別及規(guī)格的準(zhǔn)確性；供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商庫，負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)審核、評估及淘汰；采購實施：確定采購方式、編制采購文件、組織評審、簽訂合同；檔案管理：收集、整理采購流程中的所有資料，按規(guī)范歸檔。4.3財務(wù)部預(yù)算審核：核對需求的預(yù)算額度，確認(rèn)資金可用性；付款管理：審核付款申請的合法性（發(fā)票、合同、驗收單一致性），辦理付款手續(xù)；成本核算：統(tǒng)計采購成本，分析成本控制情況。4.4質(zhì)管部（醫(yī)療設(shè)備科/藥劑科）資質(zhì)審核：審核醫(yī)療物資供應(yīng)商的特殊資質(zhì)（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、藥品經(jīng)營許可證、ISO9001認(rèn)證）；質(zhì)量驗收：參與醫(yī)療物資的質(zhì)量檢測（如抽樣檢查、核對注冊證），確認(rèn)符合醫(yī)療質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；監(jiān)督使用：跟蹤醫(yī)療物資的使用情況，反饋質(zhì)量問題。4.5院領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限：審批大額采購需求（如超過醫(yī)院規(guī)定的招標(biāo)閾值）、特殊采購方式（如單一來源采購）；監(jiān)督流程：監(jiān)督采購流程的合規(guī)性，協(xié)調(diào)解決采購中的重大問題。5采購流程5.1需求提出使用部門填寫《物資需求申請表》（模板見附件1），內(nèi)容需包括：物資基本信息：名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位；需求說明：用途、預(yù)計使用時間、是否為緊急需求；預(yù)算信息：預(yù)算金額、資金來源（年度預(yù)算/專項經(jīng)費(fèi)）；申請人及負(fù)責(zé)人簽字：確保需求的真實性和責(zé)任可追溯。5.2需求審核部門審核：使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，審核需求的合理性；采購部審核：核對預(yù)算符合性（如超預(yù)算需說明原因）、物資規(guī)格的準(zhǔn)確性，反饋修改意見；財務(wù)部審核（如需）：大額需求（如超過年度預(yù)算10%）需經(jīng)財務(wù)部確認(rèn)資金可用性；院領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：超預(yù)算或特殊需求需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。5.3供應(yīng)商選擇供應(yīng)商庫查詢：采購部從已備案的供應(yīng)商庫中篩選符合物資類別的供應(yīng)商；資質(zhì)初審：核對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)（如醫(yī)療物資需醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）；供應(yīng)商評估：采用評分制評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)態(tài)度、信用記錄（評分表見附件2），優(yōu)先選擇評估得分≥80分的供應(yīng)商。5.4采購方式確定采購部根據(jù)物資金額、類別及供應(yīng)商情況，選擇以下采購方式（需填寫《采購方式審批表》，見附件3）：采購方式適用場景審批要求公開招標(biāo)大額、通用物資（如大型醫(yī)療設(shè)備、批量藥品）院領(lǐng)導(dǎo)審批邀請招標(biāo)技術(shù)要求較高、供應(yīng)商數(shù)量有限的物資（如進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備配件）采購部負(fù)責(zé)人審批競爭性談判技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格不明確的物資（如定制化后勤設(shè)備）采購部負(fù)責(zé)人審批單一來源采購物資來源唯一（如專利產(chǎn)品）、緊急需求（如突發(fā)公共衛(wèi)生事件）院領(lǐng)導(dǎo)審批詢價采購小額、通用物資（如辦公文具、后勤耗材）采購部負(fù)責(zé)人審批5.5采購實施編制采購文件：根據(jù)采購方式制定招標(biāo)文件/談判文件/詢價單，內(nèi)容包括物資要求、報價規(guī)則、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款；發(fā)布采購信息：公開招標(biāo)需在醫(yī)院官網(wǎng)或政府采購平臺發(fā)布公告，邀請招標(biāo)需向選定供應(yīng)商發(fā)送邀請函；接收響應(yīng)文件：供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交投標(biāo)文件/談判響應(yīng)文件/詢價報價單；評審與定標(biāo)：組織評審小組（由使用部門、采購部、質(zhì)管部、財務(wù)部組成），根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如價格占比40%、質(zhì)量占比30%、服務(wù)占比30%）評審響應(yīng)文件，確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商，形成《評審報告》（見附件4）；簽訂合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同（模板見附件5），明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、付款方式、違約責(zé)任等條款，需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、院領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋醫(yī)院公章。5.6合同執(zhí)行供應(yīng)商按合同約定的時間、地點(diǎn)交貨，提交送貨單及產(chǎn)品合格證；采購部跟蹤交貨進(jìn)度，如遇延遲交貨，及時督促供應(yīng)商并追究違約責(zé)任。6驗收與入庫6.1驗收準(zhǔn)備組建驗收小組：由使用部門、采購部、質(zhì)管部組成（醫(yī)療物資需增加藥劑科/設(shè)備科人員）；準(zhǔn)備驗收資料：采購合同、《物資需求申請表》、供應(yīng)商資質(zhì)證書、產(chǎn)品說明書；準(zhǔn)備驗收工具：計量器具（如電子秤、卷尺）、檢測設(shè)備（如醫(yī)療器械檢測儀）。6.2驗收內(nèi)容數(shù)量驗收：核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號是否與合同一致，是否有短缺或損壞；質(zhì)量驗收：外觀檢查：包裝是否完好，有無破損、變質(zhì)；資料檢查：產(chǎn)品合格證、檢驗報告（醫(yī)療物資需有注冊證復(fù)印件）；抽樣檢測：對醫(yī)療物資或批量物資進(jìn)行抽樣，確認(rèn)質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)（如藥品的有效期、醫(yī)療器械的性能）。資質(zhì)核對：確認(rèn)供應(yīng)商的資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)，是否與合同一致。6.3驗收結(jié)果處理合格：驗收小組填寫《物資驗收單》（見附件6），簽字確認(rèn)后交倉庫辦理入庫；不合格：填寫《物資不合格報告》（見附件7），注明不合格原因（如數(shù)量短缺、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、資質(zhì)過期），及時通知供應(yīng)商退貨或更換，供應(yīng)商需在3個工作日內(nèi)處理，否則承擔(dān)違約責(zé)任（如扣除違約金）。6.4入庫倉庫根據(jù)《物資驗收單》登記庫存臺賬，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商、有效期（醫(yī)療物資），并將物資分類存放（如醫(yī)療物資與非醫(yī)療物資分開存放，易燃品單獨(dú)存放）。7付款與結(jié)算7.1付款申請供應(yīng)商交貨并驗收合格后，向采購部提交以下資料：增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票（需與合同一致）；《物資驗收單》（原件）；采購合同（復(fù)印件）。采購部填寫《付款申請表》（見附件8），注明付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/電子支付）、供應(yīng)商賬戶信息。7.2付款審核采購部審核：核對發(fā)票、驗收單、合同的一致性，確認(rèn)付款金額正確；財務(wù)部審核：核對發(fā)票的真實性（通過稅務(wù)系統(tǒng)查詢）、合法性，確認(rèn)預(yù)算額度足夠；院領(lǐng)導(dǎo)審批：大額付款（如超過醫(yī)院規(guī)定的大額閾值）需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽字。7.3付款辦理財務(wù)部根據(jù)審核通過的《付款申請表》，在5個工作日內(nèi)辦理付款手續(xù)，采用銀行轉(zhuǎn)賬或電子支付（如對公賬戶轉(zhuǎn)賬、微信/支付寶企業(yè)支付），并將付款憑證反饋給采購部，采購部登記付款記錄。8檔案管理8.1檔案內(nèi)容需求階段：《物資需求申請表》《需求審核記錄》；采購階段：《采購方式審批表》《采購文件》《響應(yīng)文件》《評審報告》《采購合同》；驗收階段：《物資驗收單》《物資不合格報告》；付款階段：《付款申請表》《發(fā)票》《付款憑證》；供應(yīng)商資料：供應(yīng)商資質(zhì)證書、《供應(yīng)商評估表》《供應(yīng)商淘汰記錄》。8.2檔案整理按采購項目分類：每個采購項目單獨(dú)建檔，編制檔案目錄（見附件9）；編號規(guī)則：采用“年份-項目類型-編號”（如2024-醫(yī)療物資-001）；裝訂要求：用檔案袋或檔案盒裝訂，注明項目名稱、編號、日期、責(zé)任人。8.3檔案保存保存期限：采購檔案需保存至項目結(jié)束后至少5年，醫(yī)療物資檔案需保存至物資使用有效期結(jié)束后1年；保存地點(diǎn)：采購部專用檔案柜，需防火、防潮、防盜；查閱權(quán)限：需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理查閱登記（見附件10），嚴(yán)禁私自復(fù)制或篡改檔案。9監(jiān)督與考核9.1監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部監(jiān)督：醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門每季度檢查采購流程的合規(guī)性，重點(diǎn)檢查：需求審核是否嚴(yán)格（有無超預(yù)算采購）；供應(yīng)商選擇是否符合規(guī)定（有無違規(guī)指定供應(yīng)商）；驗收與付款是否規(guī)范（有無虛假驗收、提前付款）；檔案管理是否完善（有無資料缺失）。外部監(jiān)督：接受衛(wèi)生健康行政部門、財政部門的監(jiān)督檢查，配合提供采購資料。9.2考核機(jī)制考核對象：采購部、使用部門、財務(wù)部、質(zhì)管部；考核指標(biāo)：采購效率：需求響應(yīng)時間（如普通需求需在5個工作日內(nèi)啟動采購）、交貨及時率（≥95%）；成本控制：采購成本降低率（如比預(yù)算降低5%）、比價率（≥90%的采購項目采用三方比價）；質(zhì)量保障：物資合格率（≥98%）、質(zhì)量投訴率（≤2%）；合規(guī)性：違規(guī)行為發(fā)生率（≤0）、檔案完整性（≥95%）。9.3獎懲措施獎勵：對考核優(yōu)秀的部門或個人，給予表彰（如“優(yōu)秀采購團(tuán)隊”稱號）、績效獎勵（如當(dāng)月績效加10%）；處罰：對考核不合格或存在違規(guī)行為的，給予以下處罰：口頭警告：首次違規(guī)且情節(jié)輕微（如需求審核遺漏）；績效扣減：多次違規(guī)或情節(jié)較重（如超預(yù)算采購），扣減當(dāng)月績效20%；責(zé)任追究：情節(jié)嚴(yán)重（如收受供應(yīng)商賄賂、虛假驗收），追究法律責(zé)任并解除勞動合同。10附則10.1解釋權(quán)本文件由采購部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問，可向采購部咨詢。10.2修訂與更新本文件每兩年修訂一次，如需臨時調(diào)整，需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布補(bǔ)充通知。10.3生效日期本文件自202X年X月X日起施行，原《醫(yī)院物資采購管理辦法》（XX〔202X〕XX號）同時廢止。10.4附件清單附件1：《物資需求申請表》模板；附件2：《供應(yīng)商評估評分表》模板；附件3：《采購方式審批表》模板；附件4：《評審報告》模板；附件5：《采購合同》模板；附件6：《物資驗收單》模板；附件7：《物資不合格報告》模板；附件8：《付款申請表》模板；附件9：《采購檔案目錄》模板；附件10：《檔案查閱登記本》模板。XX醫(yī)院采購部202X年X月X日