Excel2010在財務(wù)會計中的應(yīng)用（谷小城）全套可編輯PPT幻燈片課件EXCEL?

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功能和使用本章應(yīng)知應(yīng)會了解學習電子表格的基本路徑了解Excel2010的功能特性了解設(shè)置電子表格的使用環(huán)境目錄1.1系統(tǒng)學習電子表格1.2Excel2010的功能特性1.3設(shè)置工作環(huán)境1.1系統(tǒng)學習電子表格1.1.1表格之道1.1.2表格之道的“點”“線”“面”“點”“線”“面”維度層級范圍對應(yīng)的功能微觀點數(shù)據(jù)在一個單元格單元格式中觀線數(shù)據(jù)在一列單元格函數(shù)宏觀面數(shù)據(jù)在一面單元格數(shù)據(jù)透視表1．點這里說的“點”，是指Excel中的最小單位——單元格。通過對單元格的順序進行排列（排序、篩選），對單元格的格式進行修改（單元格格式、自定義格式、條件格式、數(shù)據(jù)有效性），我們就能得出想要的答案。例如，工資表反映的是企業(yè)所有員工工資的明細，現(xiàn)在需要將所有人員的工資以中文小寫來顯示，如圖1-1所示。圖1-1中文小寫顯示格式本例中，我們并沒有改變數(shù)字的內(nèi)容，而僅僅是改變了其顯示格式，從阿拉伯數(shù)字轉(zhuǎn)變?yōu)橹形男憯?shù)字，這就是一個典型的“點”問題，操作步驟如下。（1）選中整張表，按<Ctrl+1>快捷鍵打開單元格格式。（2）在【設(shè)置單元格格式】|【數(shù)字】選項卡下選擇【特殊】|【中文小寫數(shù)字】，完成操作，如圖1-2所示。圖1-2單元格格式，中文小寫數(shù)字2．線

這里說的“線”，是指表格的一列。在日常工作中，經(jīng)常會遇到下面這種情況，如圖1-3所示。圖1-3函數(shù)新增一列工資表現(xiàn)在需要新增一列，計算員工的工資總額，我們在E2單元格，輸入“=sum(B2:D2)”該函數(shù)的作用是對B2、C2、D2三個單元格進行合計，很快大家就能發(fā)現(xiàn)，這一公式不僅對E2單元格適用，通過相對引用（后面會學習到）自動修改參數(shù)，整個E列都可以使用該公式，操作步驟如下。將光標移動到E2單元格右下角，生成一個黑色“十”字，鼠標左鍵雙擊黑色“十”字，即可填充本列所有待計算單元格，如圖1-4所示。圖1-4數(shù)據(jù)列結(jié)果很多學生會問為什么有“線”問題而沒有“行”問題，那是因為電子表格可以簡單地看成一個簡化版的數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)都遵循一個統(tǒng)一的范式，即每一列稱為一個字段，每一行稱為一條信息，一條信息由若干條字段構(gòu)成，如圖1-5所示。圖1-5數(shù)據(jù)表的規(guī)范樣式3．面

函數(shù)計算“線”問題可以滿足新增一列的需求，但是很多時候，我們需要將整張表的數(shù)據(jù)進行“透視”，也就是打亂了重新整理。這個時候，函數(shù)就顯得力不從心了，而“數(shù)據(jù)透視表”可以大顯神威。打開“部門工資表”，與之前不同的是新增一列字段“部門”，現(xiàn)在需要得出每個部門的基本工資總和，如圖1-6所示。圖1-6計算各部門工資總和

操作步驟如下。（1）在表格任一單元格中單擊【插入】選項卡中的【數(shù)據(jù)透視表】按鈕，生成透視表，在彈出的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對話框中單擊【確定】按鈕，如圖1-7所示。圖1-7創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表（2）將“部門”字段拖入行區(qū)域，“基本工資”字段拖入值區(qū)域，如圖1-8所示。圖1-8數(shù)據(jù)透視表字段（3）最終結(jié)果如圖1-9所示。圖1-9透視表計算結(jié)果Excel的核心功能，就是“點”“線”“面”，而且三大類功能循序漸進。對于一個系統(tǒng)性的專業(yè)復雜問題，通常需要先用“點”修改矯正格式，如果“點”解決不了，就需要用“線”來計算得出結(jié)果，而在使用“面”數(shù)據(jù)透視表之前，也需要大量使用函數(shù)對表格進行加工修正?？梢哉f，三者是三位一體的，如圖1-10所示。圖1-10Excel核心功能三步走1.2Excel2010的功能特性1.2.1用戶界面1.2.2超大的表格空間1.2.3高效的數(shù)據(jù)分析1.2.2超大的表格空間

使用較早版本的用戶常常抱怨Excel的一張工作表只能存儲65

536行乘以256列數(shù)據(jù)，當數(shù)據(jù)量較大的時候，由于受到了表格空間的限制，大家不得不分多個工作表來處理，費時費力。而Excel2010的每張工作表擁有1

048

576行和16

384列，可以進行一些簡單的二維數(shù)據(jù)庫存儲和計算，在功能上千倍于Excel2003。1.3設(shè)置工作環(huán)境1.3.1保存的設(shè)置1.3.2界面設(shè)置保存設(shè)置如果經(jīng)常將文件發(fā)送給客戶或領(lǐng)導，應(yīng)務(wù)必將保存格式設(shè)置為【Excel97-2003工作簿】。界面設(shè)置1.字體2.工作表標簽數(shù)1．字體如果你每天都有數(shù)小時在電腦前處理Excel工作，一套舒適清晰的字體就顯得必不可少了，與PPT或平面設(shè)計不同，Excel的字體選擇的關(guān)鍵不是好看，不是創(chuàng)意，而是實用?！疤K新詩柳楷”字體非常好看，但是閱讀這種字體會花去我們更長的時間。而默認的“宋體”字因為字體渲染的原因，在液晶顯示器上的顯示效果并不好，細心的學員觀察“宋體”字還會發(fā)現(xiàn)宋體阿拉伯數(shù)字123包含了更多的細節(jié)，這種筆畫上的藝術(shù)變化我們稱之為襯線，這同樣會使我們在大量閱讀時眼睛感到疲勞。相比較而言，由于微軟的ClearType技術(shù)，“微軟雅黑”和“微軟雅黑Light”字體在液晶顯示器上有更好的渲染效果，其中“微軟雅黑”因為字體柔和纖細，可以有效地降低長時間閱讀的疲勞感，減少識別錯誤，應(yīng)該被設(shè)置為默認字體。圖1-13顯示了四種字體的比較。圖1-13各種字體間的比較WindowsXP版本可能沒有自帶“微軟雅黑”字體，我們需要手動安裝，將微軟雅黑字體文件夾拖入系統(tǒng)文件夾Fonts中即可，如圖1-14所示。圖1-14安裝字體操作步驟如下。打開【控制面板】—【字體】，將“微軟雅黑字體”文件拖入其中。為了確?！拔④浹藕凇弊煮w為電子表格默認字體，我們還需要做一些設(shè)置。設(shè)置默認字體操作步驟如下。在【文件】中打開【選項】，在【常規(guī)】選項卡【使用的字體】中選擇【微軟雅黑】，單擊【確定】按鈕，如圖1-15所示。圖1-15修改默認字體2．工作表標簽數(shù)

Excel文件默認擁有三張工作表標簽，這是一個非常奇怪的設(shè)置，絕大部分時候我們用不到Sheet2和Sheet3，所以我們習慣于只看Sheet1，但是如果Sheet2里有信息，經(jīng)常會被人忘記查看，如圖1-16所示。圖1-16工作表標簽數(shù)默認為3任何多余的部件都不應(yīng)該出現(xiàn)在專業(yè)的表格里，我們應(yīng)該將表格的工作表標簽數(shù)降為1。操作步驟如下。在【文件】中打開【選項】，在【常規(guī)】選項卡【包含的工作表數(shù)】中選擇包含的工作表數(shù)為1，單擊【確定】按鈕，如圖1-17所示。圖1-17修改工作表標簽數(shù)保存習慣不積跬步無以至千里保存習慣1、文件存放在桌面是極其不安全的2、沒有歸檔整理的文件很容易丟失3、好的習慣可以幫助我們積累自己的工作內(nèi)容EXCEL?

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功能和使用本章應(yīng)知應(yīng)會使用快捷鍵快速選擇指定區(qū)域使用快捷鍵激活快速訪問工具欄使用鍵盤或鍵盤加鼠標操作電子表格使用小鍵盤快速錄入數(shù)據(jù)使用第三方云協(xié)作軟件收集數(shù)據(jù)如何導入數(shù)據(jù)目錄2.1使用快捷鍵操作電子表格2.2使用第三方軟件快速獲取數(shù)據(jù)2.1使用快捷鍵操作電子表格2.1.1為什么要使用快捷鍵2.1.2使用快速訪問欄2.1.3選擇類快捷鍵2.1.4編輯類快捷鍵2.1.5輸入類快捷鍵和技巧

2.1.1為什么要使用快捷鍵功能在使用電子表格處理數(shù)據(jù)的過程中，用戶絕大部分的時間在使用鍵盤和鼠標與電腦進行交互。從使用習慣上來說，大家已經(jīng)習慣了采用雙手鍵盤錄入內(nèi)容，使用右手握持鼠標進行內(nèi)容選擇和功能點選。這樣的操作模式對于低頻數(shù)據(jù)工作來說是一個低門檻上手快的辦法，但是對于長期伏案處理數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)的會計、財務(wù)人員來說，存在一些顯而易見的問題。（1）使用單一鼠標點選效率低下。單一采用鼠標點選的方式，使得雙手操作變成單手操作，右手工作量極為繁重，左手卻無事可做，不僅降低了工作效率，長此以往還會帶來鼠標手、肌腱炎等職業(yè)病。（2）使用小鍵盤錄入數(shù)據(jù)與鼠標點選不可兼得。小鍵盤使用右手單手操作，鼠標也是使用右手單手操作，所以快速錄入數(shù)據(jù)和鼠標點選只能二選一，否則頻繁地在小鍵盤區(qū)域和鼠標之間切換，會大大降低錄入數(shù)據(jù)的速度，影響數(shù)據(jù)工作的“節(jié)奏感”。（3）鼠標點選功能效率低下。圖形化的界面，所見即所得的鼠標點選大大降低了用戶使用軟件的門檻，讓軟件的操作變得簡單易行，但是對于一些常用功能，鼠標需要多次離開工作界面進行單擊，費時費力，在效率和門檻之間，需要做出平衡與妥協(xié)。例如在“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”中，我們需要刪除表格中所包含的各種格式而保留表格內(nèi)容，使用鼠標操作的辦法分為三步，操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”，使用鼠標選擇A1:J10單元格。（2）單擊【開始】選項卡，在編輯選項組中單擊【清除】按鈕，激活下拉按鈕框。（3）單擊【清除格式】按鈕，將所選表格格式清除，如圖2-1所示。圖2-1費用管理表以上過程，鼠標一共發(fā)生4次單擊，全部需要用右手完成，并且多次在工作界面和功能區(qū)之間移動，占用時間降低效率不說，長期工作還會帶來鼠標手。而使用快捷鍵操作，在整體工作量相當?shù)那闆r下，左右手配合完成操作可以大大加快操作速度，提升使用體驗，操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.1費用管理表.xlsx”使用鼠標選擇A1:J10單元格。（2）左手分別按<Alt+E+A+F>快捷鍵，實現(xiàn)表格格式清除。2.1.2使用快速訪問欄快速訪問欄是一項可以快速提高工作效率的設(shè)計，它可以將一些常用功能單獨羅列在表格區(qū)域的左上角，并且用<Alt+數(shù)字>快捷鍵激活，對于某些記憶困難，快捷鍵繁復的功能鍵，可以將其設(shè)置在自定義快速訪問欄中調(diào)用，提高工作效率。將“清除格式”功能設(shè)置在快速訪問欄中并調(diào)用，操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.2費用管理表.xlsx”，單擊【開始】功能區(qū)【清除】按鈕，在激活的下拉菜單中將鼠標移動到【清除格式】按鈕，鼠標右鍵單擊【添加到快速訪問工具欄】，如圖2-2所示。圖2-2費用管理表清除格式（2）單擊【自定義快速訪問工具欄】，在下拉菜單中選擇【其他命令】，彈出【Excel選項】窗口，上下移動【清除格式】按鈕位置，使之位于快速訪問欄首個位置，如圖2-3、圖2-4所示。圖2-3Excel選項圖2-4自定義快速訪問工具欄（3）使用鼠標選擇A1:J10單元格，按<Alt+1>快捷鍵，完成指定區(qū)域的格式清除工作，如圖2-5所示。圖2-5快速訪問工具欄2.1.3選擇類快捷鍵下面的內(nèi)容中，我們會模擬日常應(yīng)用最為常見的三類快捷操作場景，“選擇類操作”“編輯類操作”“錄入類操作”來練習常見的快捷鍵使用方法。1．將指定單元格消除打開“練習文件2.1.3選擇1.xlsx”，選中B5單元格，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內(nèi)容與格式，如圖2-6所示。圖2-6清除功能快捷鍵清除紅色單元格12．將指定單元格消除操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.3選擇2.xlsx”。（2）使用<↑↓←→>上下左右方向鍵，將光標移動到指定位置，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內(nèi)容與格式，如圖2-7所示。圖2-7清除功能按鈕清除紅色單元格23．將指定單元格消除打開“練習文件2.1.3選擇3.xlsx”，使用<Shift+↑↓←→>上下左右方向鍵，連選單元格，按<Alt+E+E+A>清除功能快捷鍵清除紅色單元格的內(nèi)容與格式，如圖2-8所示。圖2-8

清除功能快捷鍵清除紅色單元格34．將紅色單元格調(diào)整為綠色（1）打開“練習文件2.1.3選擇4.xlsx”。（2）將光標定位在A2單元格（不可用鼠標），按<Alt+H+H>快捷鍵激活主題顏色對話框，使用方向鍵選中綠色，按<Enter>鍵確認，如圖2-9所示。圖2-9將填充顏色設(shè)置為綠色1（3）按<Alt+2>快捷鍵激活格式刷功能，按<Ctrl+→>快捷鍵將D2單元格顏色調(diào)整為綠色完成操作，同步依次將所有紅色單元格刷為綠色，如圖2-10所示。

圖2-10將填充顏色設(shè)置為綠色25．將指定區(qū)域刷成七種填充顏色（1）打開“練習文件2.1.3選擇5.xlsx”，將光標移動到A1單元格，按<Ctrl+Shift+→+↓>快捷鍵，選中A1:G18區(qū)域，如圖2-11所示。圖2-11選擇一個區(qū)域（2）按<Ctrl+1>快捷鍵打開【設(shè)置單元格格式】對話框，使用左右方向鍵將光標移動到【填充】對話框，按<Alt+C>快捷鍵激活背景色，使用方向鍵，移動到紅色填充按鈕，單擊<Enter>鍵確認，如圖2-12所示。圖2-12使用鍵盤增加一種顏色（3）連續(xù)按5次<Tab>鍵，將光標移動到【確定】按鈕，按<Enter>鍵確認。用同樣方法將下方另外6個區(qū)域增加不同顏色，提高熟練度。6．使用鼠標+功能鍵選擇區(qū)域（1）打開“練習文件2.1.3選擇6.xlsx”，使用<Ctrl>鍵+鼠標逐個點選顏色區(qū)域，如圖2-13所示。圖2-13使用<Ctrl>鍵逐個單擊單元格實現(xiàn)選擇（2）按住<Shift>鍵+鼠標分別單擊連續(xù)區(qū)域的左上角和右下角實現(xiàn)區(qū)域選擇，如圖2-14所示。圖2-14使用<Shift>鍵選擇超長區(qū)域本練習適用于選擇超大范圍或連續(xù)的區(qū)域，其他常用選擇類快捷鍵如圖2-15所示。圖2-15其他選擇類快捷鍵方法7．將不同類型值選定并填充顏色將擁有相同類型內(nèi)容的單元格批量選中并且填充顏色，效果如圖2-16所示。本操作使用到定位功能，操作步驟如下。圖2-16使用定位功能定位顏色（1）打開”練習文件2.1.3選擇7.xlsx”，將單元格定義在表格內(nèi)任一位置，按<F5>定位功能鍵，<Alt+S>快捷鍵定位條件，彈出定位條件對話框，選擇<Alt+O>常量，分別按<Alt+X>快捷鍵、<Alt+G>快捷鍵、<Alt+E>快捷鍵取消【文本】、【邏輯值】、【錯誤】勾選項，單擊<Enter>鍵確定選中特定值，如圖2-17所示。圖2-17定位條件，【公式】—【數(shù)字】（2）將不同類型的選擇單元格分別賦予不同顏色，快捷操作方法參考“4．將紅色單元格調(diào)整為綠色”或“5．將指定區(qū)域刷成七種填充顏色”，依次將顏色進行填充。2.1.4編輯類快捷鍵框選單元格是為了更好地編輯和操作，在熟悉了選擇類相關(guān)快捷鍵之后，請您繼續(xù)掌握相應(yīng)的編輯與格式化快捷操作。1．調(diào)整表格常用格式以方便使用如圖2-18所示，“練習文件2.1.4編輯1.xlsx”是某個學院學生的名單信息，雖然信息完整，但格式混亂，請使用快捷鍵調(diào)整格式。圖2-18學員名單表（1）打開“練習文件2.1.4編輯1.xlsx”，將光標定位在A1：E134中的任一位置，按<Ctrl+A>快捷鍵全選整張表，按<Alt+E+A+F>快捷鍵清除格式。（2）使用“選擇6”中的<Shift>鍵+鼠標方式選中B2:B134單元格區(qū)域，按<F5>鍵定位功能，定位【空值】，如圖2-19所示，按<Enter>鍵確認。圖2-19定位條件，【空值】（3）在定位的所有空單元格中，光標落入B3單元格，在B3單元格當中輸入“=B2”即讓B3單元格等于B2，按<Ctrl+Enter>快捷鍵批量填充空單元格，如圖2-20所示，批量填充完成后效果如圖2-21所示。圖2-20批量填充前圖2-21批量填充后（4）鼠標選中B列，按<Ctrl+C>快捷鍵復制內(nèi)容，再按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼，選擇<Alt+V>快捷鍵“數(shù)值”，并按<Enter>鍵確認，如圖2-22所示。

圖2-22選擇性粘貼（5）按<Ctrl+A>快捷鍵全選整張表，使用鼠標雙擊任意行和任意列的縫隙處，使表格行列適應(yīng)內(nèi)容的長寬度，如圖2-23所示。圖2-23選擇性粘貼完成（6）選中D列，將光標移動到D列黑色邊框處，轉(zhuǎn)變?yōu)楹谏旨^圖標，按住<Shift>鍵同時用鼠標拖動邊框，平移到A列與B列之間，在“工字型”光標卡住正確位置時，鼠標松手，依照題目要求，將各個字段調(diào)整為序號、姓名、學號、學院、專業(yè)的順序，如圖2-24所示。圖2-24調(diào)整順序（7）將光標移動到B2單元格，按<Alt+W+F+F>快捷鍵凍結(jié)首行與首列，如圖2-25所示。圖2-25凍結(jié)窗格2．將多張表格數(shù)據(jù)整理到一張表中“練習文件2.1.4編輯2.xlsx”中包含6個月的費用明細表，需要將其整合到“新工作表中”。（1）打開“練習文件2.1.4編輯2.xlsx”，按<Ctrl+PageDown>快捷鍵切換到工作表“1月”，按<Ctrl+Shift+PageDown>快捷鍵全選6個月的工作表，如圖2-26所示。圖2-26

全選6個月的工作表（2）選中C2:K10單元格區(qū)域，在C2單元格區(qū)域中輸入隨機函數(shù)“=RANDBETWEEN(1,10000)”，如圖2-27所示。按<Ctrl+Enter>快捷鍵鍵批量填充所有單元格，由于隨機函數(shù)會隨時改變數(shù)字，需要將隨機生成的數(shù)據(jù)確定下來，按<Ctrl+C>快捷鍵復制內(nèi)容，再按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼，選擇<Alt+V>快捷鍵“數(shù)值”，并按<Enter>鍵確認，如圖2-28所示。圖2-27錄入隨機函數(shù)圖2-28選擇性粘貼所有數(shù)值（3）鍵盤選中A2:A10單元格，使用批量填充功能填充“1月”，使得6張報表都在同樣的位置增加了該內(nèi)容，如圖2-29所示。單擊“新工作表”，再單擊“1月”退出連選6張工作表狀態(tài)。圖2-29批量填充日期（4）按<Ctrl+PageDown>快捷鍵將表格移動到“2月”，按<F2>功能鍵，編輯A2單元格，將其修改為2月，并通過<Ctrl+Enter>快捷鍵批量填充，以同樣的方法分別修改其余月份的報表首列，使之符合要求。（5）使用快捷鍵將每個月的報表數(shù)據(jù)（除一月份包含首行外，其他月份均不含首行），復制粘貼到“新工作表”中，要求不使用鼠標。最終效果如圖2-30所示。圖2-30最終效果3．基礎(chǔ)查找替換功能在從外部數(shù)據(jù)源導入數(shù)據(jù)的過程中，經(jīng)常會因為轉(zhuǎn)換的原因?qū)е聰?shù)據(jù)出錯，例如“練習文件2.1.4編輯3.xlsx”從網(wǎng)絡(luò)中獲取的上市公司財務(wù)報表數(shù)據(jù)發(fā)生了異變，2011年6月30日的貨幣資金從變成了這直接導致了數(shù)字無法進行計算匯總，如圖2-31所示。圖2-31財務(wù)報表數(shù)據(jù)發(fā)生了異變操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.4編輯3.xlsx”，將光標定位于任意一個單元格，按<Ctrl+F>快捷鍵打開查找功能，按<Alt+P>快捷鍵切換到【替換】功能，在【查找內(nèi)容：】中輸入<空格>，如圖2-32所示，查找內(nèi)容為一個空格字符，而【替換為：】中不輸入任何內(nèi)容。圖2-32查找和替換對話框1（2）按<Alt+A>快捷鍵全部替換，并單擊【關(guān)閉】按鈕。本練習可以大規(guī)模提高刪除特定字符的效率。4．高級查找替換功能替換功能不僅可以替換特定字符，對于有規(guī)律的字符，即使不相同也可以批量替換掉?！芭刻鎿Q功能”表中的和并列包含一個工號代碼和姓名，如圖2-33所示。如何批量刪除“-”之前的內(nèi)容？如何只包含姓名甚至名？圖2-33高級替換功能操作步驟如下。（1）打開“練習文件2.1.4編輯4.xlsx”將D2:D48單元格復制粘貼到E列，按<Ctrl+H>快捷鍵打開替換功能，查找內(nèi)容為“*-”，替換為“空值”，如圖2-34所示。圖2-34查找和替換對話框2（2）按<Alt+A>快捷鍵全部替換?？梢杂谩?”號代替“*”號，“?”號代表單一字符，而“*”號代表任意多個字符。請思考如何完成“只含姓名”和“只含名字”的填充。2.1.5輸入類快捷鍵和技巧1．使用小鍵盤快速錄入數(shù)據(jù)對于金融、會計、統(tǒng)計等行業(yè)，并不是所有的數(shù)字都是自動生成的，很多時候我們需要人工將數(shù)據(jù)錄入電子表格中。特別是對于銀行柜員，數(shù)字錄入的速度和準確率是能否上崗的重要標準。這個時候我們通常是采用小鍵盤盲打的方式，未加訓練的速度一般是50～80個數(shù)字每分鐘，短暫的訓練后即可達到180～200個數(shù)字每分鐘。對于經(jīng)常面對數(shù)據(jù)錄入的相關(guān)從業(yè)人員來說小鍵盤盲打能夠使工作效率成倍提高。采用小鍵盤錄入數(shù)據(jù)，操作步驟如下。（1）將光標定位在錄入欄C2單元格，將右手以自然狀態(tài)放置于小鍵盤之<4>、<5>、<6>、<+>，并且可以用中指感知數(shù)字鍵<5>上面的凸點，如圖2-35所示。（2）雙眼平視電腦屏幕，不要低頭看鍵盤，用食指敲擊<1>、<4>、<7>三鍵，中指敲擊<2>、<5>、<8>三鍵，無名指敲擊<3>、<6>、<9>、<.>四鍵，小拇指敲擊回車鍵，大拇指敲擊<0>鍵，實現(xiàn)數(shù)字的快速錄入與盲打。2．快速制造隨機數(shù)字工作時需要虛擬增加一些數(shù)據(jù)，使用隨機函數(shù)Randbetween即可得到。（1）打開“練習文件2.1.5輸入2.xlsx”，在B3單元格內(nèi)輸入=RANDBETWEEN(65,100)，意為在65～100之間隨機選取自然數(shù)，按<Enter>鍵確認內(nèi)容，雙擊B3單元格右下角，填充整列，如圖2-36所示。圖2-35小鍵盤指法

圖2-36隨機函數(shù)（2）按<Ctrl+C>快捷鍵復制區(qū)域內(nèi)容，按<Ctrl+Alt+V>快捷鍵選擇性粘貼數(shù)值，將公式轉(zhuǎn)化為數(shù)值。用同樣的方法請思考如何生成身高、體重、體溫等項目。功能類快捷鍵2.2使用第三方軟件快速獲取數(shù)據(jù)2.2.1簡道云簡介2.2.2將現(xiàn)有數(shù)據(jù)導入簡道云中2.2.3創(chuàng)建手機銷售信息聯(lián)動2.2.4添加銷售人員信息2.2.5增加銷售額計算字段2.2.6發(fā)布表單收集信息2.2.2將現(xiàn)有數(shù)據(jù)導入簡道云中手動錄入姓名、工號等信息會降低工作效率，并且?guī)硇畔㈠e誤、口徑不一致等問題。我們可以將現(xiàn)有字段數(shù)據(jù)，例如員工姓名、工號、手機品牌等導入表單之中，在導入的過程中既可以采用手動錄入的形式，也可以自動導入Excel表格。下面介紹自動導入Excel表格的方式。1．注冊登錄，新建空白文檔登錄簡道云官方網(wǎng)站（），以本人郵箱注冊登錄，單擊【創(chuàng)建新應(yīng)用】，新建一個“手機銷售表”的應(yīng)用，如圖2-38所示。圖2-38簡道云個人中心界面2．從Excel創(chuàng)建表單編輯應(yīng)用，單擊【新建表單】，在彈出的窗口中選擇【從Excel創(chuàng)建表單】，如圖2-39所示。圖2-39從Excel創(chuàng)建表單3．導入數(shù)據(jù)單擊【選擇文件】在文件夾中找到“練習文件2.2.2手機報價.xlsx”將其導入，并且單擊【下一步】、【下一步】、【查看數(shù)據(jù)】按鈕，單擊【保存】按鈕。導入結(jié)果如圖2-40所示。圖2-40導入手機報價數(shù)據(jù)4．檢查數(shù)據(jù)單擊【數(shù)據(jù)管理】按鈕，可以看到導入的數(shù)據(jù)表格情況。該Excel文件包含“品牌”“型號”“版本”“參考價格”四個字段，其中版本是型號的子集，型號是品牌的子集，也就是說一個品牌有多種型號，一個型號有多個版本，不同版本對應(yīng)不同的參考價格，如圖2-41所示。圖2-41導入數(shù)據(jù)結(jié)果5．導入人員信息按照同樣的方法返回上一級菜單，另外新建一個表單，取名“人員信息”，將“練習文件2.2.2人員信息.xlsx”導入表單之中，如圖2-42所示，單擊【保存】按鈕，返回上一級菜單。圖2-42導入人員信息2.2.3創(chuàng)建手機銷售信息聯(lián)動利用已經(jīng)導入的“人員信息”和“手機報價”數(shù)據(jù)，我們可以新建表單收集數(shù)據(jù)，具體方式如下。1．創(chuàng)建表單在“手機銷售表”頁面里【新建表單】，選擇【創(chuàng)建空白表單】，如圖2-43所示，命名為“手機銷售數(shù)據(jù)上交”，如圖2-44所示。

圖2-43創(chuàng)建空白表單圖2-44命名表單2．設(shè)置“手機品牌”字段將【下拉框】控件拖入工作面板，在標題欄中填入“手機品牌”按<Enter>鍵確認，在【選項】下拉列表框中選擇【關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)】—【手機報價——品牌】，該設(shè)置類似于電子表格中的數(shù)據(jù)驗證功能，將下拉列表框中的內(nèi)容指定為某個字段內(nèi)的數(shù)據(jù)，如圖2-45所示。圖2-45設(shè)置“手機品牌”字段3．設(shè)置“手機型號”字段將【下拉框】控件拖入工作面板，在標題欄中填入“手機型號”按<Enter>鍵確認，如圖2-46所示。在【選項】下拉列表框中選擇【數(shù)據(jù)聯(lián)動】，在【數(shù)據(jù)聯(lián)動設(shè)置】當中設(shè)置為關(guān)聯(lián)“手機報價”數(shù)據(jù)表，當“手機品牌”值等于“品牌”值時，“手機型號”字段聯(lián)動顯示為“型號”中對應(yīng)的值，如圖2-47所示。圖2-46設(shè)置“手機型號”字段圖2-47設(shè)置“手機型號”字段數(shù)據(jù)聯(lián)動4．關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)以同樣的方法，新增“手機版本”字段，選擇【數(shù)據(jù)聯(lián)動】，參數(shù)設(shè)置如圖2-48所示。圖2-48設(shè)置“手機版本”字段數(shù)據(jù)聯(lián)動5．檢查實驗效果單擊【預覽】按鈕，實驗三個字段的關(guān)聯(lián)效果。當手機品牌選擇“蘋果”，手機型號選擇“iPhone6PLUS”時，【手機版本】下拉列表框中彈出相關(guān)產(chǎn)品的可選項，如圖2-49所示。圖2-49三個字段的關(guān)聯(lián)效果6．繼續(xù)完善回到【表單設(shè)計】界面，增加一條分割線，標題為“手機銷售信息”，單擊【保存】按鈕完成，如圖2-50所示。圖2-50添加分割線2.2.4添加銷售人員信息以類似“手機銷售信息”添加的方式添加“銷售人員信息”。具體步驟如下。1．添加“銷售員姓名”字段設(shè)置【關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)】—【人員信息——姓名】，如圖2-51所示。圖2-51添加“銷售員姓名”字段2．添加“工號”“門店”字段調(diào)用【單行文本】，采用【數(shù)據(jù)聯(lián)動】方式，分別添加“工號”“門店”字段，使得顯示銷售員姓名時，自動顯示“工號”和“門店”字段，如圖2-52所示。單擊預覽可以看到使用效果。圖2-52添加“工號”“門店”字段2.2.5增加銷售額計算字段本表單最終需要收集的是銷售金額的數(shù)據(jù)，通過以下步驟來完成。（1）拖拽一條【分割線】控件，命名為“銷售金額信息”。（2）拖拽一條【數(shù)字】控件，命名為“參考售價”設(shè)置【數(shù)據(jù)聯(lián)動】，【數(shù)據(jù)聯(lián)動設(shè)置】如圖2-53所示，關(guān)聯(lián)表格“手機報價”，當“手機版本”的值等于“版本”時，“參考售價”聯(lián)動顯示為“參考價格”中的對應(yīng)值，單擊【確定】按鈕，如圖2-54所示。圖2-53添加參考售價字段圖2-54設(shè)置“參考售價”字段數(shù)據(jù)聯(lián)動（3）添加“實際銷售單價”。拖拽一條【數(shù)字】控件，命名為“實際銷售單價”，【校驗】復選框設(shè)置為【必填】、【允許小數(shù)】，如圖2-55所示。圖2-55添加“實際銷售單價”字段（4）添加“銷售數(shù)量”控件。拖曳一條【數(shù)字】控件，命名為“銷售數(shù)量”，【默認值】設(shè)置為【自定義】，在自定義數(shù)字當中設(shè)置默認值為“1”，單擊【保存】按鈕，如圖2-56所示。圖2-56添加“銷售數(shù)量”控件（5）添加“銷售額”控件。拖拽一條【數(shù)字】控件，命名為“銷售額”，【默認值】設(shè)置為【公式編輯】，在公式中設(shè)置，單擊“確定”按鈕完成操作，如圖2-57所示。圖2-57添加“銷售額”控件（6）檢驗最終效果。單擊【預覽】按鈕。當輸入“劉桂玲”時，系統(tǒng)自動彈出“工號”“門店”字段。輸入手機相關(guān)信息后，返回“參考價格”。輸入“實際銷售單價”和“銷售數(shù)量”時返回總銷售額。最終效果如圖2-58所示。圖2-58最終效果2.2.6發(fā)布表單收集信息將該表單保存后，可以在線發(fā)布給銷售人員，在手機上填寫信息，操作步驟如下。1．發(fā)布單擊【表單設(shè)置】功能，打開表單鏈接【開啟】按鈕，將網(wǎng)址復制給銷售人員，表單鏈接同時還支持“二維碼”“企業(yè)號”“外鏈擴展”等功能，方便與H5界面或手機APP對接，如圖2-59所示。圖2-59發(fā)布鏈接2．收集信息導出信息收集完畢后，使用【數(shù)據(jù)管理】功能，單擊【導入Excel】導出數(shù)據(jù)文件，可以在本地Excel中繼續(xù)加工分析，如圖2-60所示。圖2-60收集信息導入2．實訓要求請打開“示例文件全國省市縣.xls”，如圖2-61所示，本表包含了我國30個省、直轄市，351個市或地區(qū)，2704個縣或縣級市數(shù)據(jù)，請設(shè)計一個三級校驗表單，并且從網(wǎng)上填寫。圖2-61省市縣數(shù)據(jù)EXCEL?

2010

功能和使用本章應(yīng)知應(yīng)會了解兩種單元格格式，即數(shù)字格式和文本格式掌握兩種特殊的數(shù)字格式，即日期格式和時間格式掌握數(shù)字格式和文本格式之間的轉(zhuǎn)換熟練掌握表格十誡熟練使用套用表格格式目錄3.1格式規(guī)范的基本概念3.2表格十誡3.3

表格十誡的實踐應(yīng)用3.4學習使用套用表格3.1格式規(guī)范的基本概念3.1.1文本在左數(shù)字在右3.1.2特殊的時間日期格式3.1.3文本與數(shù)字格式的轉(zhuǎn)換哪個是數(shù)字格式，哪個是文本格式呢？文本靠左，數(shù)字靠右數(shù)字文本單元格如果憑直覺，我們可能認為這四個都是數(shù)字，但是在Excel里，C1和D1是文本，A1和B1是數(shù)字。數(shù)字和文本有一系列的差異，我們給大家羅列了幾條，如圖3-3所示。圖3-3數(shù)字與文本的差別在四則運算方面，數(shù)字可以計算，而文本經(jīng)常無法計算，如圖3-4所示。

圖3-4文本和數(shù)字的計算3.1.2特殊的日期時間格式我們剛剛講過Excel單元格格式中只有文本格式和數(shù)字格式兩種，那么日期和時間是什么格式呢？輸入日期2016年8月2日，默認通過/或-分隔年月日數(shù)字，即以日期格式顯示2016/8/2。接著輸入時間9:30，如圖3-5所示。圖3-5時間和日期大家可以看到，在常規(guī)狀態(tài)下，它們靠右對齊的。時間和日期只是一個障眼法，它只不過是用一個特定的格式顯示的數(shù)字而已。撥開它的面紗，我們讓它們在常規(guī)狀態(tài)下顯示，分別如圖3-6（a）和圖3-6（b）所示。（a）常規(guī)狀態(tài)下日期的顯示（b）常規(guī)狀態(tài)下時間的顯示圖3-6日期和時間在常規(guī)狀態(tài)下的顯示日期和時間歸根結(jié)底是一種數(shù)字，只不過改了它的格式，讓你覺得它是日期和時間格式。在這里需要注意的是，許多初學者會按照自己的習慣輸入日期和時間。對于日期2016/8/2，他直接輸入20160802，對于時間9:30，他直接輸入0930，這時系統(tǒng)就識別不了，如圖3-7所示。圖3-7時間和日期的錯誤錄入3.1.3文本與數(shù)字格式的轉(zhuǎn)化在實際工作中我們經(jīng)常有這樣的需要：把數(shù)字轉(zhuǎn)換成文本，或者把文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字。例如在“練習文件3.1.3文本和數(shù)字轉(zhuǎn)換.xlsx”中，我們怎么樣把數(shù)字轉(zhuǎn)換成文本呢？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.1.3文本和數(shù)字轉(zhuǎn)換.xlsx”，選中對應(yīng)的單元格，按<Ctrl+1>快捷鍵。（2）在彈出的【設(shè)置單元格格式】對話框中單擊【數(shù)字】選項下的【文本】，如圖3-8所示。圖3-8設(shè)置單元格格式（3）單擊【確定】按鈕。（4）輸入正確的數(shù)字，如圖3-9所示。圖3-9數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本數(shù)字轉(zhuǎn)換成文本比較簡單，文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字相對復雜一些。下面是我們從淘寶的購銷存系統(tǒng)里導出的一張表格，如圖3-10所示。圖3-10淘寶店進貨表我們會發(fā)現(xiàn)相關(guān)的數(shù)據(jù)都文本化了，所有的數(shù)字都靠左，并且在錯誤提示里提醒我們單元格中的數(shù)字為文本格式。有三種方法把這些文本格式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。方法一，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.1.3文本和數(shù)字轉(zhuǎn)換.xlsx”，選中所有文本格式的數(shù)字。（2）在左上角彈出的【錯誤提示】選項組里選擇【轉(zhuǎn)換為數(shù)字】，將所有文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字，如圖3-11所示。圖3-11文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字（方法一）方法二，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.1.3文本和數(shù)字轉(zhuǎn)換.xlsx”，在空白的單元格里輸入數(shù)字1。（2）選中這個單元格，按<Ctrl+C>快捷鍵，如圖3-12所示。圖3-12復制數(shù)字1（3）選中所要轉(zhuǎn)換的范圍E2:L41，按選擇性粘貼<Ctrl+Alt+V>快捷鍵。（4）在彈出的【選擇性粘貼】對話框中選擇【乘】，如圖3-13所示。

圖3-13選擇性粘貼

（5）單擊【確定】按鈕，將所有文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字，如圖3-14所示。圖3-14文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字（方法二）方法三，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.1.3文本和數(shù)字轉(zhuǎn)換.xlsx”，選中E列。（2）選擇【數(shù)據(jù)】選項卡中【分列】。（3）在彈出的【文本分列向?qū)А?步，共3步】對話框中單擊【完成】按鈕，如圖3-15所示。結(jié)果如圖3-16所示。圖3-15數(shù)據(jù)分列圖3-16文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字（方法三）3.2表格十誡3.2.1合并單元格3.2.2沒有序號3.2.3表頭不規(guī)范3.2.4胡亂合計3.2.5不符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范3.2.6錯誤理解3.2.7分列表格3.2.8數(shù)字文本化3.2.9單元格非原子化3.2.10包含空格與非正常格式3.2.1合并單元格大家在做表格的時候容易犯的第一個錯誤就是合并單元格，如圖3-17所示。圖3-17合并單元格的表格李婷婷分別考了語文、數(shù)學、外語3門課程，但是表格沒有把姓名列成三行，而是把姓名合并在一個單元格里。這樣看起來很舒服，其實犯了一個錯誤：由于顯示數(shù)據(jù)和存儲數(shù)據(jù)一個是前臺一個是后臺，這樣合并單元格后，整張表無法進行數(shù)據(jù)分析，更談不上排序、篩選和應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表了。在“練習文件3.2.1表格十誡之合并單元格.xlsx”中，我們應(yīng)該取消合并單元格，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.1表格十誡之合并單元格.xlsx”，使用鼠標選中C2:C10單元格，（2）單擊【開始】選項卡下【合并后居中】按鈕，如圖3-18所示。圖3-18取消合并單元格（3）按定位功能鍵<F5>，按定位條件<Alt+S>快捷鍵，在彈出的定位條件對話框中選擇【空值】，單擊【確定】按鈕，如圖3-19所示。

圖3-19定位空值（4）在C3單元格里輸入公式“=C2”，按批量填充快捷鍵<Ctrl+Enter>快捷鍵，如圖3-20所示。圖3-20輸入公式，批量填充（5）選中區(qū)域C2:C10，分別按復制<Ctrl+C>快捷鍵、選擇性粘貼<Ctrl+Alt+V>快捷鍵，在彈出的【選擇性粘貼】對話框中選擇【數(shù)值】，最后單擊【確定】按鈕把單元格里的公式去掉，如圖3-21所示。圖3-21刪除公式接下來怎樣取消“三年一班”的合并單元格，并讓“三年一班”字體橫向排列呢？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.1表格十誡之合并單元格.xlsx”，選中B2：B10，單擊【開始】選項卡【清除】選項組中【清除格式】，如圖3-22所示。圖3-22清除格式（2）按快捷鍵<F5>，在彈出的【定位】對話框中選擇【定位條件】。（3）在【定位條件】對話框中選擇【空值】，然后按【確定】按鈕，如圖3-23所示。圖3-23定位空值

（4）在B3單元格里輸入公式“=B2”，按批量填充<Ctrl+Enter>快捷鍵，如圖3-24所示。圖3-24輸入公式，批量填充（5）選中區(qū)域B2:B10，按<Ctrl+C>快捷鍵、<Ctrl+Alt+V>快捷鍵。（6）在彈出的【選擇性粘貼】對話框中選擇【數(shù)值】，然后單擊【確定】按鈕，刪除所有公式，如圖3-25所示。圖3-25刪除公式3.2.2沒有序號表格十誡之二，沒有序號。對于一個規(guī)范的電子表格，序號其實很重要。例如，圖3-26所示這張表格，一旦我們對表格進行排序、篩選、移動等處理，就會打亂原來的順序。如果想回到最初的順序幾乎不可能，這時候序號的作用就非常明顯。圖3-26沒有序號的學生成績表在“練習文件3.2.2表格十誡之沒有序號.xlsx”中，新增一列序號具體操作步驟如下。（1）打開”練習文件3.2.2表格十誡之沒有序號.xlsx”，選中A列，單擊右鍵，選擇【插入】，如圖3-27所示。

圖3-27插入一列（2）在A1單元格輸入“序號”，在A2單元格輸入“1”，然后快速填充，如圖3-28所示。圖3-28快速填充序號（3）在自動填充選項的下拉列表里選擇【填充序列】，序號添加成功，如圖3-29所示。圖3-29添加序號序列3.2.3表頭不規(guī)范很多人喜歡給表格加上一個漂亮的表頭，殊不知，這樣的表頭其實是把表格作為前臺來展示給大家看的，無法對表格進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析處理。這些邊框、文本框都不應(yīng)該出現(xiàn)在我們的表格里，如圖3-30所示。圖3-30表頭不規(guī)范的電子表格在“練習文件3.2.3表格十誡之表頭不規(guī)范.xlsx”中怎樣刪除修改表頭，讓表格更加規(guī)范呢？具體操作如下。（1）打開“練習文件3.2.3表格十誡之表頭不規(guī)范.xlsx”，選中B1單元格中的連接符。（2）單擊【開始】選項卡【清除】選項組中【全部清除】按鈕，如圖3-31所示。圖3-31清除連接符（3）用同樣的方法清除剩下的連接符，如圖3-32所示。圖3-32清除表頭的表格3.2.4胡亂合計很多學生有一個習慣，喜歡在表格最后一行增加一個合計欄，如圖3-33所示。

圖3-33有合計數(shù)的表格殊不知，合計數(shù)可以通過數(shù)據(jù)透視表或者套用表格格式自動生成，它不應(yīng)該出現(xiàn)在表格內(nèi)部。這樣做的直接結(jié)果就是無法對電子表格排序篩選。一旦對表格里的分數(shù)進行降序排列，表格里的合計欄就排到第一位了，而且合計數(shù)變成了0，如圖3-34所示。圖3-34降序后的表格合計數(shù)不應(yīng)該出現(xiàn)在源數(shù)據(jù)里，它可以出現(xiàn)在數(shù)據(jù)前臺而不是數(shù)據(jù)后臺。那我們想隨時關(guān)注合計數(shù)怎么辦？可以在狀態(tài)欄里單擊鼠標右鍵，選中“求和”，如圖3-35所示。圖3-35打開自定義狀態(tài)欄這樣我們就可以在狀態(tài)欄看到合計數(shù)728了。同時，如果你選中“平均值”“計數(shù)”，同樣可以在狀態(tài)欄看到平均值是80.88，計數(shù)是9，如圖3-36所示。圖3-36合計數(shù)在狀態(tài)欄顯示3.2.5不符合透視表規(guī)范先看圖3-37所示的兩張表格，同樣的內(nèi)容不同的擺放，如果沒有學過數(shù)據(jù)透視表規(guī)范，大家肯定覺得左邊的表格更符合視覺習慣。圖3-37不同格式的兩張表格其實右邊的表格更符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范。Excel使用的習慣是盡可能地把同類的內(nèi)容放在一列。左邊的表格我們能統(tǒng)計語文的總分，但是統(tǒng)計不了所有課程的總分。我們應(yīng)該把所有課程的分數(shù)放在一列顯示，這樣才符合數(shù)據(jù)透視表的規(guī)范，可以對數(shù)據(jù)進行各種統(tǒng)計分析。圖3-38所示的表格是某個電視臺從周一到周日每個時間段的收視率。這個表格就不符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范。圖3-38電臺收視率怎么修改讓它符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范呢？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.11收視率.xlsx”，在【Tableau】選項卡中，選擇【ReshapeData】，彈出【ReshapeData】對話框，如圖3-39所示。

圖3-39【ReshapeData】對話框（2）在【ReshapeDate】對話框中單擊【OK】按鈕，就會生成一個符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范的電子表格，如圖3-40所示。

圖3-40符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范的收視率表格3.2.6錯誤理解0在Excel中，0和沒有是不一樣的。如圖3-41所示，程亮的語文成績沒有，說明他沒有參加考試；而他的數(shù)學成績是0，說明他參加了考試，只是發(fā)揮失常，考了0分。圖3-41學生成績表當我們選中區(qū)域E2：E10時，表格下面的狀態(tài)欄顯示平均分為70.75分，計數(shù)為8，如圖3-42所示。圖3-42狀態(tài)欄中顯示平均值、計數(shù)和求和如果在單元格E5里輸入0，想想會發(fā)生什么樣的變化？如圖3-43所示，平均值變?yōu)?2.88，計數(shù)變?yōu)?。明顯結(jié)論不同，之前的平均值是總分除以8的結(jié)果，而添加了0后平均值就是總分除以9的結(jié)果。所以，0和沒有是有差別的。圖3-43添加0后的變化3.2.7分裂表格分裂表格是在Excel表格中常見的錯誤，如圖3-44所示。

圖3-44分裂的表格這看似是一張表，實際上是兩張表。想要做一班和二班的比較分析，就必須把它修改成一張表，如圖3-45所示。圖3-45符合規(guī)范的表格3.2.8數(shù)字文本化什么是數(shù)字文本化？顧名思義，就是把本應(yīng)該以數(shù)字格式存儲的數(shù)字以文本格式存儲在表格里了，如圖3-46所示。圖3-46數(shù)字文本化這說明在填數(shù)字的時候不規(guī)范，成績和日期明明是數(shù)字格式的，錄入的卻是文本格式，直接導致無法計算。表格里不規(guī)范的分數(shù)我們可以先手動修改過來，以后如果有同樣的情況，即需要錄入數(shù)字，并且有一定范圍的，我們可以在數(shù)據(jù)錄入之前用數(shù)據(jù)有效性來限制這個區(qū)域錄入數(shù)據(jù)的范圍。例如在“練習文件3.2.8表格十誡之數(shù)字文本化.xlsx”中，我們用數(shù)據(jù)有效性限制錄入數(shù)據(jù)的范圍，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.8表格十誡之數(shù)字文本化.xlsx”，選中E列，選擇【數(shù)據(jù)】選項卡中【數(shù)據(jù)有效性】選項組中的【設(shè)置】。（2）在彈出的【數(shù)據(jù)有效性】對話框中設(shè)置有效性條件為允許0～100之間的整數(shù)。（3）單擊“確定”按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性操作，如圖3-47所示。

圖3-47數(shù)據(jù)有效性設(shè)置這樣，如果我們在E列任一單元格輸入文本“90分”，系統(tǒng)就會提示你“輸入值非法”，如圖3-48所示。圖3-48系統(tǒng)提示這樣就避免了表格數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范的問題。同樣，表格里的日期也要規(guī)范輸入。當然為了避免事后修改的麻煩，我們同樣可以在錄入之前就用數(shù)據(jù)有效性來限制這個區(qū)域錄入數(shù)據(jù)的范圍。具體操作步驟如下。（1）選中F列，選擇【數(shù)據(jù)】選項卡中【數(shù)據(jù)有效性】選項組中的【設(shè)置】。（2）在彈出的【數(shù)據(jù)有效性】對話框中設(shè)置有效性條件為允許介于2016-5-1至2016-5-31之間的日期。（3）單擊【確定】按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性操作，如圖3-49所示。圖3-49數(shù)據(jù)有效性3.2.9單元格非原子化我們要求單元格原子化，也就是要求單元格里的內(nèi)容最小化。圖3-50所示表格中就出現(xiàn)了單元格非原子化的情況。圖3-50單元格非原子化課程和分數(shù)在一個單元格里。這樣直接導致求和或者統(tǒng)計不同科的分數(shù)等最基本的計算分析都做不了，必須把它們分開。所以我們要求單元格原子化，一個單元格里只能放最小的不可分割的信息。在“練習文件3.2.9表格十誡之單元格非原子化.xlsx”中，我們怎么把單元格原子化呢？這里有兩種方法。方法一，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.9表格十誡之單元格非原子化.xlsx”，選中D列，在【數(shù)據(jù)】選項卡中選擇【分列】選項組。（2）在彈出的【文本分列向?qū)А?步，共3步】對話框中選擇【固定寬度】，單擊【下一步】按鈕，如圖3-51所示。圖3-51數(shù)據(jù)分列（3）在彈出的【文本分列向?qū)А?步，共3步】對話框中選擇建立分列線，單擊【完成】按鈕，完成分列操作，如圖3-52所示。數(shù)據(jù)分列后的效果如圖3-53所示。圖3-52劃分列線圖3-53數(shù)據(jù)分列方法二，具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.9表格十誡之單元格非原子化.xlsx”，在E1單元格輸入函數(shù)“=left（）”，如圖3-54所示。圖3-54錄入函數(shù)1（2）在彈出的【函數(shù)參數(shù)】對話框里輸入具體的參數(shù)，如圖3-55所示。圖3-55錄入?yún)?shù)1（3）單擊【確定】按鈕，課程就分到E列了，如圖3-56所示。

圖3-56課程被分到E列以同樣的方法，在F列用right函數(shù)拆分分數(shù)，如圖3-57、圖3-58、圖3-59所示。圖3-57錄入函數(shù)2

圖3-58錄入?yún)?shù)2圖3-59完成數(shù)據(jù)分列3.2.10包含空格與非正常格式我們經(jīng)常遇到這樣的情況，Excel表格里面總是有很多的空格和非正常格式，這些單元格的位置不確定，數(shù)量也不確定，導致表格非常不整齊，而且影響Excel數(shù)據(jù)分析的功能，如圖3-60所示。圖3-60包含非正常格式的表格在“練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”中，如何快速去掉這些空格呢？1．替換法刪除單元格具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”，選中B列，按查找和替換快捷鍵<Ctrl+F>。（2）在彈出的【查找和替換】對話框中選擇【替換】按鈕。（3）在【查找內(nèi)容】里輸入空格，【替換為】里什么內(nèi)容也不輸入，如圖3-61所示。圖3-61查找和替換（4）選擇【全部替換】按鈕，把表格里所有空格全部清除，如圖3-62所示。

圖3-62刪除空格2．分散對齊保持美觀在“練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”中，如果想讓表格更美觀一些，讓姓名對齊，又不想要空格的存在，怎么辦？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”，選中B列，按快捷鍵<Ctrl+1>，在【對齊】標簽下【水平對齊】選項里選擇【分散對齊】，如圖3-63所示。圖3-63分散對齊設(shè)置（2）單擊【確定】按鈕，效果如圖3-64所示。圖3-64分散對齊效果3．批量刪除空行空列表格十誡還包括表格的一些非正常格式，比如空行、空列等，如圖3-65所示。這些都需要我們在數(shù)據(jù)分析之前處理掉，以免影響對表格的后期操作。圖3-65包含空行的表格在“練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”中，怎樣刪除表格中的空行呢？方法一，操作步驟如下。（1）打開”練習文件3.2.10表格十誡之包含空格和非正常格式.xlsx”，全選表格，使用定位功能鍵<F5>，在彈出的【定位】對話框中選擇【定位條件】，在彈出的【定位條件】對話框中選擇【空值】，然后單擊【確定】按鈕，定位所有空行，如圖3-66所示。圖3-66定位空行

（2）單擊鼠標右鍵【刪除】，選擇【整行】，單擊【確定】按鈕，如圖3-67所示。圖3-67刪除空行1方法二，操作步驟如下。對序號進行排序，空行就會跳到最后，然后單擊右鍵刪除，如圖3-68～圖3-71所示。圖3-68排序圖3-69空行跳到最后

圖3-70刪除空行2圖3-71刪除空行后的表格3.3

表格十誡的實踐應(yīng)用3.3.1游戲廣告表修正3.3.2機票訂單修訂3.3.3藥店庫存透視表轉(zhuǎn)換3.3.1游戲廣告表修正圖3-72所示為一個游戲廣告表，大家看看這個表格有哪些不規(guī)范的地方？圖3-72游戲廣告表這是兩個網(wǎng)絡(luò)游戲投放在不同媒體平臺上的天數(shù)、費用等數(shù)據(jù)，單看這個表格沒有什么問題，但仔細一看，這個表格被分裂成兩張表了，無法橫向分析這兩個游戲之間的數(shù)據(jù)。它違反了表格十誡之七：分裂表格。在“練習文件3.3.1游戲廣告.xlsx”中，我們應(yīng)該怎樣修改這個表格讓它更規(guī)范呢？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.3.1游戲廣告.xlsx”，選中A列，單擊鼠標右鍵，在彈出的選項中選擇【插入】項，插入一列。（2）在A3單元格輸入“游戲名”，在A4單元格輸入“倩女幽魂”，在A20單元格輸入“天龍八部3”，如圖3-73所示。圖3-73插入游戲名（3）刪除第1、2、18、19行。（4）全選A列，按定位功能鍵<F5>，在彈出的定位對話框中選擇【定位條件】按鈕，在彈出的【定位條件】對話框中選擇【空值】，然后單擊【確定】按鈕，如圖3-74所示。

圖3-74定位空值（5）在A3單元格中輸入公式“=A2”，使用快捷鍵<Ctrl+回車>快速填充，如圖3-75所示。圖3-75輸入公式（6）全選A列，使用復制快捷鍵<Ctrl+C>，選擇性粘貼快捷鍵<Ctrl+Alt+V>，在彈出的【選擇性粘貼】對話框中選擇【數(shù)值】，單擊【確定】按鈕，如圖3-76所示。該步驟將刪除所有公式。圖3-76刪除公式（7）全選整張表，使用查找和替換快捷鍵<Ctrl+F>，在彈出的【查找和替換】對話框中選擇【替換】，查找內(nèi)容輸入空格，替換內(nèi)容選擇默認，選擇【全部替換】，系統(tǒng)提示完成4處替換，單擊【確定】按鈕，如圖3-77所示。該步驟將表格里所有的空格全部去掉。圖3-77刪除空格除了分裂表格外，這個表格還有一個小問題，英文名中有數(shù)字“17173”。我們要把這個數(shù)字格式轉(zhuǎn)換成文本格式，具體操作如下。（1）打開“練習文件3.3.1游戲廣告.xlsx”，按下快捷鍵<Ctrl+1>，在彈出的對話框【設(shè)置單元格格式】中選擇【文本】。（2）單擊【確定】按鈕，就可以把數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本了，如圖3-78所示。圖3-78數(shù)字轉(zhuǎn)換文本3.3.2機票訂單修正大家看如圖3-79所示的表格，第一眼看上去就比較亂，無論是字體還是格式，都不規(guī)范。圖3-79機票表在“練習文件3.3.2機票表.xlsx”中，如何修改表格使其規(guī)范？具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.3.2機票表.xlsx”，選中整張表，在【開始】選項中選擇【清除】選項組中【清除格式】，把所有的格式清除掉，如圖3-80所示。圖3-80清除格式（2）選擇字體為微軟雅黑，字號為10號字。（3）雙擊列寬和行高，調(diào)整合適的行高和列寬。（4）選中A列，使用查找和替換快捷鍵<Ctrl+F>，在彈出的【查找和替換】對話框中選擇【替換】，查找內(nèi)容輸入“.”，替換內(nèi)容輸入“-”，選擇【全部替換】。系統(tǒng)提示完成50處替換，單擊【確定】按鈕，如圖3-81所示。圖3-81修改時間（5）分別選中B、C列，使用設(shè)置單元格格式快捷鍵<Ctrl+1>，選擇文本，修改B、C列行程單號和票號為文本。（6）雙擊C16、C18、C22、C23單元格，修改科學計數(shù)法為文本。（7）全選整張表，使用查找和替換快捷鍵<Ctrl+F>，在彈出的【查找和替換】對話框中選擇【替換】，查找內(nèi)容輸入空格，替換內(nèi)容選擇默認，選擇【全部替換】。系統(tǒng)提示完成14處替換，單擊【確定】按鈕，將表格里所有的空格全部去掉，如圖3-82所示。圖3-82刪除空格3.3.3藥店庫存透視表轉(zhuǎn)換圖3-83所示的表格顯示了中藥在各個藥店的分布情況。表格中將各個藥店橫向排列，這樣看似沒有問題，但是要插入數(shù)據(jù)透視表就行不通了，如圖3-84所示。圖3-83中藥存儲情況表圖3-84中藥存儲情況透視表我們只能從數(shù)據(jù)透視表上單獨地看各個藥店的藥材存儲情況，但是無法比較各個藥店藥材存儲的情況。怎么樣把這張表格修改成符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范的表格，讓其各個藥店之間能夠比較分析呢？很簡單，讓每一種中藥名稱后面的藥店縱向排列就可以了。具體操作步驟如下。（1）打開“練習文件3.3.3中藥存儲情況表.xlsx”，在【Tableau】選項中選擇【ReshapeData】選項組，在彈出的【ReshapeData】對話框中，單擊【OK】按鈕，如圖3-85所示。表格中藥材存儲的各個藥店就縱向排列了，如圖3-86所示。圖3-85選擇ReshapeData圖3-86符合數(shù)據(jù)透視表規(guī)范的中藥存儲情況表（2）把表格中的B1、C1單元格中的Col2、Col3分別改為店名和數(shù)值。（3）選中全表，使用查找和替換快捷鍵<Ctrl+F>，在彈出的【查找和替換】對話框中選擇【替換】，查找內(nèi)容輸入空格，替換內(nèi)容選擇默認，選擇【全部替換】，系統(tǒng)提示完成30處替換，單擊【確定】按鈕，將表格里所有的空格全部去掉，如圖3-87所示。圖3-87刪除空格（4）在【插入】選項中選擇【數(shù)據(jù)透視表】選項組，在彈出的【數(shù)據(jù)透視表】對話框中，單擊【確定】按鈕，如圖3-88所示。圖3-88插入數(shù)據(jù)透視表（5）在新工作表【數(shù)據(jù)透視表字段列表】中將【中藥名稱】和【店名】拖到行標簽中，將【數(shù)值】拖動到權(quán)值標簽中，一個規(guī)范的數(shù)據(jù)透視表就做好了，如圖3-89所示。圖3-89中藥存儲數(shù)據(jù)透視表如果想把店名按照第一號店、第二號店、第三號店、第四號店、第五號店、第六號店順序排列，我們可以用查找和引用功能將源數(shù)據(jù)表格中店名改為第1號店、第2號店、第3號店、第4號店、第5號店、第6號店，再按照上面的操作就可以了，如圖3-90、圖3-91所示。圖3-90修改店名后的中藥存儲情況表圖3-91修改店名后的中藥存儲數(shù)據(jù)透視表3.4學習使用套用表格無分節(jié)Excel自帶了許多種表格格式，我們?nèi)绻X得表格太單調(diào)，可以套用表格格式，給Excel表格做一個美化。（1）打開Excel表格，選中任一單元格，在“開始”選項卡中，單擊【套用表格格式】按鈕，選擇一種自己喜歡的格式，如圖3-92所示。圖3-92選擇套用表格格式（2）彈出【套用表格式】對話框后，選中“表包含標題”，單擊【確定】按鈕，如圖3-93所示。圖3-93套用表格式（3）表格格式已套用，如圖3-94所示

圖3-94套用表格格式的學生信息表套用格式的意義更易于閱讀（無論是屏幕還是打印機）更易于添加數(shù)據(jù)幫助完善字段標題優(yōu)秀的初級數(shù)據(jù)分析平臺（排序、篩選、查重）第一，套用表格格式更有易于我們閱讀表格，無論是在屏幕上還是打印效果。大家可以從圖3-94看到，添加了套用表格格式之后，表格內(nèi)容隔行錯色，我們看某一行的內(nèi)容時不會看到上一行或下一行，不容易出錯。除了單擊按鈕的方式，我們還可以用快捷鍵<Ctrl+L>套用表格樣式。選中表格中任一單元格，按快捷鍵<Ctrl+L>，在彈出的【創(chuàng)建表】對話框中單擊【確定】按鈕，就可以實現(xiàn)這個功能了。第二，有利于我們添加數(shù)據(jù)。如果我們需要添加一條信息，我們可以直接輸入姓名“程成”，按<Tab>鍵，系統(tǒng)就會自動給我們添加一行，如圖3-95所示。圖3-95添加一條信息這個對列同樣有用。我們在F2單元格里輸入公式“=C2*D2”，按<Enter>鍵，整個表格F列結(jié)果全部計算出來，并且包含在表格樣式里，如圖3-96、圖3-97所示。

圖3-96添加一列圖3-97F列添加成功圖3-97F列添加成功第三，能幫助我們完善字段標題。剛剛我們做的F列是沒有標題的，系統(tǒng)最終會自動給我們添加一個標題：列2。第四，它是優(yōu)秀的初級數(shù)據(jù)分析平臺，可以排序、篩選、查重。打開任一個下拉列表，都可以排序、篩選，如圖3-98所示。圖3-98下拉列表除了最基本的數(shù)據(jù)分析功能，它還能刪除重復項。比如想各省只保留一條考生的信息，可以打開【設(shè)計】標簽下的【刪除重復項】，選中【籍貫】，如圖3-99所示。圖3-99選擇刪除重復項第五，單擊【確定】按鈕，每個省份就只保留了一條學生信息，如圖3-100所示。圖3-100刪除重復項套用格式應(yīng)注意的問題結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)還原為數(shù)據(jù)表的方法打開“示例文件不規(guī)范表格的整理.xlsx”，甲公司的合同登記臺賬是由前臺手工填錄，雖然數(shù)據(jù)核對是正確的，但是格式有多處不規(guī)范，如圖3-101所示，請規(guī)范表格，使其便于加工分析。圖3-101甲公司合同登記臺賬EXCEL?

2010

功能和使用本章應(yīng)知應(yīng)會掌握排序和篩選的基本功能使用狀態(tài)欄匯總簡單的數(shù)據(jù)利用條件格式顯示要標注的會計數(shù)據(jù)使用自定義格式的功能目錄4.1排序功能4.2狀態(tài)欄功能4.3

篩選功能4.4條件格式功能4.5數(shù)據(jù)有效性4.1排序功能4.1.1基本排序4.1.2多關(guān)鍵字排序4.1.3筆畫排序4.1.4自定義排序第一季度財務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)登賬完畢，財務(wù)負責人要求你將費用明細單獨列支并打印上交，然而從賬簿中抓取的費用數(shù)據(jù)雜亂無章，如圖4-1所示。你可以通過排序的方式讓數(shù)據(jù)更具可讀性。圖4-1企業(yè)賬務(wù)數(shù)據(jù)4.1.1基本排序?qū)M用表按日期排序操作步驟如下。（1）打開“練習文件4.1.1費用明細表.xlsx”，將光標定位在A列中的任意一個單元格。（2）在【數(shù)據(jù)】選項卡中單擊【A-Z升序】按鈕，將表格以日期列為主關(guān)鍵字升序排序，如圖4-2所示。圖4-2按升序排序4.1.2多關(guān)鍵字排序通過簡單快速的排序功能，我們可以按照時間順序呈現(xiàn)費用發(fā)生的情況，可是現(xiàn)在領(lǐng)導想要查看不同核算科目費用發(fā)生的情況，該怎么辦呢？我們可以使用多關(guān)鍵字排序的方法。（1）打開“練習文件4.1.2費用明細表.xlsx”，將光標定位在表格內(nèi)任意一個單元格。（2）在【數(shù)據(jù)】選項卡中單擊【排序】按鈕，如圖4-3所示。在彈出的【排序】對話框中，選擇【主要關(guān)鍵字】為“核算費用科目”，【排序依據(jù)】和【次序】保持不變。圖4-3選擇任一單元格（3）單擊【添加條件】按鈕，新增次要關(guān)鍵字，在【次要關(guān)鍵字】中選擇【日期】，單擊【確定】按鈕完成排序，如圖4-4所示。圖4-4多關(guān)鍵字排序（4）最終結(jié)果如圖4-5所示。圖4-5排序結(jié)果

（1）多條件排序滿足多個關(guān)鍵字段的聯(lián)動，每個關(guān)鍵字段都可以獨立設(shè)置排序依據(jù)和次序。（2）手動設(shè)置排序時應(yīng)確定表格是否包含標題。如果表格不包含標題，可以取消【數(shù)據(jù)包含標題】復選框，如圖4-6所示。圖4-6排序?qū)υ捒?.1.3筆畫排序排次序是一門學問，弄不好就會影響團結(jié)，制造矛盾。可以按字母排序，也可以按筆畫排序。按姓氏筆畫排序的操作步驟如下。（1）打開“練習文件4.1.3罰款表.xlsx”，將光標定位在A列姓名字段內(nèi)任一單元格。（2）在【數(shù)據(jù)】選項卡中單擊【排序】按鈕，在彈出的【排序】對話框中，選擇【主要關(guān)鍵字】為“姓名”，【排序依據(jù)】和【次序】保持不變。（3）單擊【選項】按鈕，在彈出的【排序選項】對話框中選擇【筆畫排序】按鈕，最后單擊確定完成操作，如圖4-7所示。圖4-7筆畫排序4.1.4自定義排序剛才介紹了不按座次排序的方法，中國人按筆畫，西方人按字母，下面我們講一講按座次排序的方法。話說水滸傳一百單八將忠義堂石碣受天文，梁山泊英雄排座次，如何快速使用電子表格按天罡地煞為眾好漢排序？操作步驟如下。（1）打開“練習文件4.1.4水滸傳座次.xlsx”，將光標定位在A1單元格，按<Ctrl+Shift+↓>快捷鍵選中所有好漢名單。（2）在【文件】選項卡中單擊【選項】按鈕，在彈出的【Excel選項】對話框中，單擊【高級】按鈕，找到【編輯自定義列表】，如圖4-8所示。圖4-8Excel選項（3）單擊【編輯自定義列表】按鈕，打開【自定義】序列對話框，單擊【導入】按鈕，將已選好的座次順序，導入自定義序列，單擊【確定】按鈕完成操作，如圖4-9所示。圖4-9自定義序列（4）回到排序名單工作表，將光標定位