企業(yè)信息歸檔及管理制度手冊第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類信息資源的歸檔與管理，保證檔案的完整性、真實性、安全性和可追溯性，提高信息利用效率，防范信息丟失或泄露風險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部各部門、各子公司（含分支機構）在經(jīng)營管理活動中形成的各類應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀管理。涵蓋但不限于公文、合同、財務憑證、人力資源文件、科技資料、聲像電子檔案等類型。1.3職責分工檔案管理部門：統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理工作，制定歸檔標準與流程，指導各部門開展歸檔工作，負責檔案的接收、整理、保管、鑒定、利用及銷毀監(jiān)督。各業(yè)務部門：指定兼職檔案員（由部門負責人兼任或指定專人），負責本部門文件材料的形成、積累、預整理及向檔案管理部門的移交。分管領導：審批檔案鑒定、銷毀報告，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行。全體員工：在職責范圍內(nèi)配合檔案管理工作，保證應歸檔文件材料的及時、完整提交。第二章檔案分類與歸檔范圍2.1檔案分類標準企業(yè)檔案采用“年度-問題分類法”，一級類目按業(yè)務性質劃分，二級類目按具體問題劃分，三級類目按文件類型或載體劃分。一級類目包括：行政管理類（代號A）、經(jīng)營管理類（代號B）、人力資源管理類（代號C）、財務管理類（代號D）、科技管理類（代號E）、聲像電子類（代號F）、其他類（代號X）。2.2歸檔范圍細目2.2.1行政管理類（A）企業(yè)章程、股東會決議、董事會決議、內(nèi)部管理制度（如考勤、獎懲、辦公管理等）；公文（請示、報告、通知、函件等）、會議紀要、工作總結、大事記；印章管理臺賬、證照（營業(yè)執(zhí)照、資質證書等）及年檢材料；外部來函、投訴處理記錄、法律事務文件（不含訴訟卷宗，訴訟卷宗歸入B類）。2.2.2經(jīng)營管理類（B）業(yè)務合同、協(xié)議（采購、銷售、合作、租賃等）、招投標文件、客戶資料；市場調研報告、營銷方案、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計、項目可行性研究報告；訴訟、仲裁案件材料（起訴書、證據(jù)、判決書等）、知識產(chǎn)權文件（專利、商標證書）；審計報告、合規(guī)檢查材料、資質認證文件（如ISO體系認證）。2.2.3人力資源管理類（C）招聘資料（簡歷、面試記錄、錄用通知書）、勞動合同、員工名冊；薪酬福利表、績效考核記錄、獎懲文件、培訓檔案；社保繳納憑證、離職證明、人事檔案（員工基本信息、履歷材料等）。2.2.4財務管理類（D）會計憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬）；財務報表（月度、季度、年度報表）、稅務申報表、審計報告；成本核算資料、費用報銷單、銀行對賬單、固定資產(chǎn)臺賬。2.2.5科技管理類（E）研發(fā)項目立項報告、技術方案、研發(fā)過程記錄（實驗數(shù)據(jù)、會議紀要）；產(chǎn)品圖紙、技術說明書、工藝文件、專利申請材料；軟件著作權證書、技術標準、設備說明書（含采購、安裝、調試記錄）。2.2.6聲像電子類（F）照片（企業(yè)活動、項目現(xiàn)場、產(chǎn)品展示等，需標注時間、地點、事件）；音頻、視頻文件（會議錄音、宣傳片、培訓錄像等，需標注內(nèi)容摘要）；電子文檔（OA系統(tǒng)文件、郵件、CAD圖紙、數(shù)據(jù)庫備份等，需保證格式兼容）。第三章檔案歸檔操作流程3.1文件形成與積累業(yè)務部門職責：文件辦理過程中，經(jīng)辦人需同步收集相關材料（如合同附件、審批單、支撐數(shù)據(jù)），保證文件內(nèi)容完整、簽批手續(xù)齊全。電子文件需及時存儲至指定服務器或加密U盤，避免因設備故障丟失。特殊文件處理：涉密文件需按企業(yè)保密管理規(guī)定單獨管理，非涉密但敏感信息（如客戶數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)）需標注“內(nèi)部專用”，限制知悉范圍。3.2整理與預歸檔整理要求：兼職檔案員于每季度末對部門文件進行預整理，具體步驟分類：按2.1分類標準將文件劃分至對應一級、二級類目；排序：按時間順序排列（年度內(nèi)按季度-月度-日），同一日期內(nèi)按文號或重要程度排序；編頁：紙質文件在右上角編寫頁碼（單頁文件編號為“1”，多頁文件從1起連續(xù)編號）；編目：填寫《文件歸檔目錄》（模板見4.1），注明文件題名、文號、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注等信息。電子文件整理：按“年度-類目-子類”建立文件夾結構，文件名格式為“題名-文號-形成日期-經(jīng)辦人”，如“2024年度采購合同-采字001號-20240315-”。3.3移交與接收移交時間：紙質檔案于次年3月31日前完成年度歸檔移交；電子檔案實行“隨時形成、隨時移交”，重要電子文件需在形成后3個工作日內(nèi)提交。移交流程：提交申請：兼職檔案員填寫《檔案移交清單》（模板見4.2），經(jīng)部門負責人*審批后，與檔案管理部門預約移交時間；核對清點：檔案管理員核對文件數(shù)量、完整性、分類準確性，檢查電子文件是否可正常打開、元數(shù)據(jù)是否完整；簽字確認：雙方確認無誤后，在《檔案移交清單》上簽字，各執(zhí)一份留存。3.4立卷歸檔檔案管理部門職責：接收檔案后10個工作日內(nèi)完成立卷工作：組卷：按“問題-時間”原則將文件組合為案卷，紙質檔案去除金屬夾，采用線裝或膠裝裝訂；編號：按“一級類目代碼-二級類目代碼-年度-案卷流水號”編制檔號，如“A-01-2024-001”（A為行政管理類，01為二級類目“公文”，2024為年度，001為流水號）；編目：編制《案卷目錄》，填寫檔號、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息；入庫：將檔案存放至符合要求的檔案柜（紙質檔案需防火、防潮、防蟲，電子檔案需存儲于專用服務器，定期備份）。第四章檔案保管與利用4.1保管要求紙質檔案：存放于專用檔案庫房，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，定期通風（每季度1次），檢查檔案有無霉變、蟲蛀，發(fā)覺問題及時處理；電子檔案：采用“本地備份+異地備份”模式，本地備份每日1次，異地備份每周1次，備份數(shù)據(jù)需加密存儲，定期（每季度）測試恢復功能；涉密檔案：存放于保密柜，由專人管理，借閱需經(jīng)分管領導*審批，登記《涉密檔案借閱登記表》（模板見4.3），借閱后及時歸還。4.2利用規(guī)則借閱權限：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（模板見4.4），經(jīng)部門負責人審批；借閱涉密或重要檔案（如合同、財務報表）需經(jīng)分管領導審批。借閱流程：檔案管理員審核申請表，確認權限無誤后，調取檔案；借閱人當面核對檔案數(shù)量、完整性，簽字確認借閱期限（紙質檔案不超過15個工作日，電子檔案不超過5個工作日）；借閱期間，檔案不得涂改、勾畫、抽換、復制、轉借，確需復制需經(jīng)檔案管理部門批準，復制件加蓋“檔案復制”章；到期歸還時，檔案管理員檢查檔案完好情況，確認無誤后注銷借閱記錄。4.3鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由分管領導*、檔案管理員、業(yè)務部門代表組成鑒定小組。鑒定標準：依據(jù)檔案保管期限表（見附件1），對到期檔案進行鑒定，仍有保存價值的期限延長，無保存價值的予以銷毀。銷毀流程：鑒定小組編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因、鑒定人意見；經(jīng)分管領導*審批后，由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理部門+業(yè)務部門）監(jiān)督銷毀；銷毀過程拍照記錄，《檔案銷毀清冊》及銷毀照片永久保存。第五章附則5.1培訓與監(jiān)督檔案管理部門每年組織1-2次檔案管理培訓，內(nèi)容包括制度解讀、歸檔流程、電子文件操作等；企業(yè)將檔案管理工作納入部門績效考核，對未按規(guī)定歸檔、造成檔案丟失或泄露的，按《員工獎懲管理制度》追究責任。5.2制度解釋與生效本制度由檔案管理部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。附件1：企業(yè)檔案保管期限表類別二級類目文件名稱保管期限行政管理類公文企業(yè)章程、股東會決議永久行政管理類公文年度工作總結、會議紀要10年經(jīng)營管理類合同采購、銷售合同合同終止后10年人力資源管理類勞動合同員工勞動合同員工離職后5年財務管理類會計憑證原始憑證、記賬憑證30年科技管理類研發(fā)項目項目立項報告、技術方案項目結束后10年附件4.1：文件歸檔目錄序號文件題名文號形成日期頁數(shù)保管期限備注12024年度工作計劃辦字001號20240105810年2關于春節(jié)放假的通知辦字002號20240120310年附件4.2：檔案移交清單移交部門移交人接收人移交日期序號檔號案卷題名頁數(shù)保管期限備注行政部202403311A-01-2024-0012024年1-3月公文12010年附件4.3：涉密檔案借閱登記表借閱部門借閱人借閱日期歸還日期檔案名稱及檔號借