采購管理自動(dòng)化系統(tǒng)操作手冊目錄第一章系統(tǒng)概述第二章采購申請全流程操作第三章采購訂單管理操作第四章收貨與入庫管理操作第五章供應(yīng)商管理操作第六章發(fā)票管理與付款申請第七章關(guān)鍵操作提醒與常見問題規(guī)避第一章系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)價(jià)值與定位采購管理自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心工具，旨在通過流程線上化、數(shù)據(jù)自動(dòng)化流轉(zhuǎn)，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)審批、人工對賬的低效模式。系統(tǒng)覆蓋從采購需求提報(bào)、供應(yīng)商選擇、訂單到收貨入庫、發(fā)票核驗(yàn)的全生命周期，實(shí)現(xiàn)采購過程透明化、決策數(shù)據(jù)化、操作標(biāo)準(zhǔn)化，最終達(dá)成降本增效、風(fēng)險(xiǎn)可控的管理目標(biāo)。1.2核心功能模塊簡介系統(tǒng)圍繞采購業(yè)務(wù)核心場景，構(gòu)建六大功能模塊：采購申請管理：支持多部門需求提報(bào)、預(yù)算校驗(yàn)、審批流程自定義；采購訂單管理：基于審批通過的申請單自動(dòng)訂單，支持訂單跟蹤與變更；收貨與入庫管理：對接倉庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫確認(rèn)一體化；供應(yīng)商管理：涵蓋供應(yīng)商準(zhǔn)入、檔案維護(hù)、績效評(píng)估全流程；發(fā)票與付款管理：支持發(fā)票信息錄入、三單匹配（訂單/收貨單/發(fā)票）、付款申請自動(dòng)化；數(shù)據(jù)分析報(bào)表：實(shí)時(shí)采購執(zhí)行分析、供應(yīng)商績效、成本構(gòu)成等報(bào)表，支撐管理決策。1.3適用業(yè)務(wù)場景本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)采購管理場景，包括但不限于：制造業(yè)：原材料、零部件、設(shè)備采購的全流程管控；貿(mào)易行業(yè)：商品采購、庫存補(bǔ)貨、供應(yīng)商結(jié)算的自動(dòng)化處理；服務(wù)機(jī)構(gòu)：辦公用品、服務(wù)外包（如IT運(yùn)維、咨詢）的采購需求管理；集團(tuán)型企業(yè)：多層級(jí)、多部門的采購協(xié)同與預(yù)算管控。第二章采購申請全流程操作采購申請是采購業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)化表單與流程引擎，保證需求提報(bào)規(guī)范、審批高效。2.1采購申請單創(chuàng)建與填寫2.1.1操作步驟登錄系統(tǒng)：以“采購申請人”身份登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“采購管理”模塊；新建申請：“采購申請”→“新建申請”，選擇申請類型（如“物料采購”“服務(wù)采購”“固定資產(chǎn)采購”）；填寫基礎(chǔ)信息：申請部門：自動(dòng)關(guān)聯(lián)用戶所屬部門，支持跨部門申請（需提前配置權(quán)限）；申請人：自動(dòng)填充當(dāng)前用戶，可修改為實(shí)際經(jīng)辦人；申請日期：默認(rèn)系統(tǒng)當(dāng)前日期，支持手動(dòng)調(diào)整；期望到貨日期：根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫，系統(tǒng)將基于供應(yīng)商交期自動(dòng)校驗(yàn)可行性；填寫物料/服務(wù)信息：若選擇“物料采購”，“添加物料”，輸入物料編碼（支持模糊搜索）、需求數(shù)量、單位、預(yù)計(jì)單價(jià)（系統(tǒng)可帶出歷史采購價(jià)作為參考）；若選擇“服務(wù)采購”，填寫服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)周期、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等文本信息；關(guān)聯(lián)預(yù)算：系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)申請金額是否超出部門剩余預(yù)算，若超預(yù)算則需預(yù)算調(diào)整審批單；附件：如技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單、需求說明等，支持PDF、Word、Excel格式，單個(gè)文件不超過10MB；提交審批：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)審批流程（如“部門經(jīng)理→采購主管→財(cái)務(wù)總監(jiān)”）自動(dòng)流轉(zhuǎn)。2.1.2采購申請單模板說明系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化申請單模板，字段信息字段名稱字段類型必填/選填說明示例申請單號(hào)自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則（如CGSQ+年月日+流水號(hào)）申請部門下拉選擇必填如“生產(chǎn)部”“行政部”申請人文本必填實(shí)際經(jīng)辦人姓名，如“*小明”聯(lián)系電話文本必填申請人聯(lián)系方式，如“1385678”申請日期日期選擇必填系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前日期期望到貨日期日期選擇必填如“2024-03-15”預(yù)算科目下拉選擇必填如“原材料采購”“辦公費(fèi)用”物料編碼文本必填（物料采購）支持“模糊搜索”，如“ABC-001”物料名稱自動(dòng)帶出必填（物料采購）根據(jù)物料編碼自動(dòng)填充規(guī)格型號(hào)文本選填如“Inteli7-12700K”單位下拉選擇必填如“臺(tái)”“件”“kg”需求數(shù)量數(shù)字必填整數(shù)，支持小數(shù)點(diǎn)后兩位（如1.5kg）預(yù)計(jì)單價(jià)（元）數(shù)字必填不含稅單價(jià)，系統(tǒng)可提示歷史最低價(jià)預(yù)計(jì)金額（元）自動(dòng)計(jì)算必填需求數(shù)量×預(yù)計(jì)單價(jià)，自動(dòng)匯總用途說明文本域選填如“用于生產(chǎn)車間A設(shè)備維修”附件文件選填支持1-5個(gè)附件審批狀態(tài)自動(dòng)更新-待審批→審批中→已通過→已駁回2.2審批流程處理2.2.1申請人提交與跟蹤提交申請后，系統(tǒng)自動(dòng)將申請單推送至審批人待辦事項(xiàng)；申請人可在“我的申請”中查看審批進(jìn)度，支持“查看審批記錄”查看各環(huán)節(jié)審批意見；若審批人駁回，申請單狀態(tài)變?yōu)椤耙疡g回”，申請人可修改后重新提交。2.2.2審批人操作指引接收待辦：審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項(xiàng)”中查看需審批的申請單；查看詳情：申請單號(hào)，查看物料信息、預(yù)算金額、附件內(nèi)容等；審批操作：通過：若審批通過，“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回：若審批不通過，需填寫駁回理由（如“預(yù)算超標(biāo)”“需求描述不清晰”），“駁回”，申請單退回至申請人；補(bǔ)充說明：若需補(bǔ)充信息，可“補(bǔ)充說明”，填寫意見后返回申請人修改。第三章采購訂單管理操作采購訂單是采購方與供應(yīng)商之間的正式采購契約，系統(tǒng)基于已審批的申請單自動(dòng)訂單，保證采購信息準(zhǔn)確、流程合規(guī)。3.1訂單創(chuàng)建與信息核對3.1.1操作步驟進(jìn)入訂單創(chuàng)建界面：以“采購專員”身份登錄，進(jìn)入“采購訂單”→“創(chuàng)建訂單”；選擇申請單：在“待訂單申請單”列表中，勾選需處理的申請單（支持批量選擇），“下一步”；選擇供應(yīng)商：系統(tǒng)根據(jù)物料編碼自動(dòng)推薦合格供應(yīng)商（歷史合作或已準(zhǔn)入供應(yīng)商），也可“新增供應(yīng)商”臨時(shí)添加（需提前完成供應(yīng)商資質(zhì)審核）；填寫訂單信息：訂單日期：默認(rèn)系統(tǒng)當(dāng)前日期；交貨地點(diǎn)：自動(dòng)關(guān)聯(lián)申請單中的期望到貨地點(diǎn)，支持修改；付款方式：下拉選擇（如“賬期30天”“貨到付款”“預(yù)付30%”）；運(yùn)輸方式：下拉選擇（如“快遞”“汽運(yùn)”“上門自提”）；核對物料信息：系統(tǒng)自動(dòng)帶出申請單中的物料編碼、名稱、數(shù)量、單價(jià)，采購專員需核對供應(yīng)商報(bào)價(jià)與系統(tǒng)預(yù)計(jì)單價(jià)是否一致，不一致需手動(dòng)修改并備注原因；保存訂單：確認(rèn)信息無誤后，“保存草稿”，訂單狀態(tài)為“草稿”；“提交審批”，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至采購主管審核。3.1.2采購訂單模板說明字段名稱字段類型必填/選填說明示例訂單號(hào)自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則（如PO+年月日+流水號(hào)）申請單號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填自動(dòng)帶出來源申請單號(hào)供應(yīng)商名稱下拉選擇必填如“科技有限公司”供應(yīng)商編碼自動(dòng)帶出必填根據(jù)供應(yīng)商名稱自動(dòng)填充聯(lián)系人自動(dòng)帶出必填供應(yīng)商對接人，如“*小紅”聯(lián)系電話自動(dòng)帶出必填供應(yīng)商聯(lián)系電話，如訂單日期日期選擇必填系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前日期期望交貨日期日期選擇必填不得早于申請單中的期望到貨日期交貨地點(diǎn)文本必填如“省市區(qū)倉庫”付款方式下拉選擇必填如“賬期30天”“貨到付款”運(yùn)輸方式下拉選擇選填如“汽運(yùn)”“運(yùn)費(fèi)到付”物料編碼自動(dòng)帶出必填來源申請單物料信息物料名稱自動(dòng)帶出必填來源申請單物料信息規(guī)格型號(hào)自動(dòng)帶出選填來源申請單物料信息單位自動(dòng)帶出必填來源申請單物料信息訂單數(shù)量自動(dòng)帶出必填來源申請單需求數(shù)量含稅單價(jià)（元）數(shù)字必填供應(yīng)商報(bào)價(jià)，含稅價(jià)不含稅單價(jià)（元）自動(dòng)計(jì)算必填含稅單價(jià)÷（1+稅率），稅率根據(jù)物料類別自動(dòng)匹配含稅金額（元）自動(dòng)計(jì)算必填訂單數(shù)量×含稅單價(jià)，自動(dòng)匯總不含稅金額（元）自動(dòng)計(jì)算必填訂單數(shù)量×不含稅單價(jià)，自動(dòng)匯總稅額（元）自動(dòng)計(jì)算必填含稅金額-不含稅金額訂單狀態(tài)自動(dòng)更新-草稿→審批中→已審核→已下達(dá)→已關(guān)閉備注文本域選填如“需提供產(chǎn)品檢測報(bào)告”3.2訂單審核與下達(dá)采購主管審核：審核訂單信息與申請單是否一致、供應(yīng)商選擇是否合規(guī)、價(jià)格是否合理，審核通過后“提交”，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕?；訂單下達(dá)：采購專員在“已審核訂單”列表中，選擇需下達(dá)的訂單，“下達(dá)”，系統(tǒng)向供應(yīng)商發(fā)送訂單電子版（支持PDF、Excel格式），訂單狀態(tài)更新為“已下達(dá)”；訂單跟蹤：采購專員可通過“訂單跟蹤”功能，實(shí)時(shí)查看供應(yīng)商的生產(chǎn)、發(fā)貨狀態(tài)，若供應(yīng)商延遲交貨，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警提醒。第四章收貨與入庫管理操作收貨與入庫是采購業(yè)務(wù)執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)通過對接倉庫管理系統(tǒng)（WMS），實(shí)現(xiàn)到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫確認(rèn)的無縫銜接，保證物料信息準(zhǔn)確、庫存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新。4.1到貨登記與質(zhì)量檢驗(yàn)4.1.1操作步驟供應(yīng)商送貨：供應(yīng)商按照訂單約定時(shí)間、地點(diǎn)送貨，并隨貨提供送貨單（注明訂單號(hào)、物料編碼、數(shù)量、批次號(hào)等）；倉庫收貨登記：以“倉庫管理員”身份登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“收貨管理”→“到貨登記”；錄入到貨信息：輸入訂單號(hào)：支持掃碼或手動(dòng)輸入，系統(tǒng)自動(dòng)帶出訂單詳情；錄入實(shí)際到貨數(shù)量：根據(jù)送貨單填寫，若數(shù)量與訂單不符，需在“差異說明”中注明原因（如“短少5件”“多送2件”）；錄入批次號(hào)/生產(chǎn)日期：若物料為批次管理（如食品、藥品），需填寫批次號(hào)及生產(chǎn)日期；提交到貨登記：“提交”，系統(tǒng)“到貨通知單”，狀態(tài)為“待質(zhì)檢”。4.1.2質(zhì)量檢驗(yàn)處理IQC（來料質(zhì)量檢驗(yàn)）：質(zhì)檢員登錄系統(tǒng)，在“待質(zhì)檢物料”列表中選擇需檢驗(yàn)的物料，填寫檢驗(yàn)報(bào)告：檢驗(yàn)項(xiàng)目：外觀、尺寸、功能等（根據(jù)物料類型預(yù)設(shè)）；檢驗(yàn)結(jié)果：合格/不合格/讓步接收；檢驗(yàn)數(shù)量：實(shí)際抽檢數(shù)量；不合格原因：若檢驗(yàn)結(jié)果為不合格，需填寫具體原因（如“尺寸偏差”“功能不達(dá)標(biāo)”）；檢驗(yàn)完成后，“提交”，系統(tǒng)更新物料狀態(tài)：“合格”物料進(jìn)入入庫流程，“不合格”物料觸發(fā)“退貨流程”（系統(tǒng)自動(dòng)退貨單）。4.2入庫操作與單據(jù)4.2.1操作步驟確認(rèn)入庫：倉庫管理員在“待入庫物料”列表中，選擇檢驗(yàn)合格的物料，“確認(rèn)入庫”；選擇庫位：系統(tǒng)推薦默認(rèn)庫位（如“A區(qū)-01貨架”），管理員可根據(jù)實(shí)際存儲(chǔ)需求調(diào)整；入庫單：確認(rèn)庫位后，“入庫單”，系統(tǒng)自動(dòng)入庫單，包含以下信息：入庫單號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)（如RK+年月日+流水號(hào)）；訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱：自動(dòng)帶出；物料編碼、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、庫位：與到貨登記信息一致；入庫日期：系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前日期；審核入庫單：倉庫主管登錄系統(tǒng)，在“入庫單審核”界面核對入庫信息，審核通過后庫存數(shù)量自動(dòng)更新。4.2.2入庫單模板說明字段名稱字段類型必填/選填說明示例入庫單號(hào)自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則（如RK+年月日+流水號(hào)）訂單號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填來源訂單號(hào)供應(yīng)商名稱自動(dòng)帶出必填來源訂單供應(yīng)商入庫日期日期選擇必填系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前日期物料編碼自動(dòng)帶出必填來源訂單物料信息物料名稱自動(dòng)帶出必填來源訂單物料信息規(guī)格型號(hào)自動(dòng)帶出選填來源訂單物料信息單位自動(dòng)帶出必填來源訂單物料信息入庫數(shù)量數(shù)字必填實(shí)際檢驗(yàn)合格數(shù)量庫位下拉選擇必填如“A區(qū)-01貨架-02層”批次號(hào)文本選填批次管理物料需填寫生產(chǎn)日期日期選擇選填批次管理物料需填寫入庫狀態(tài)自動(dòng)更新-待審核→已審核→已沖銷操作員自動(dòng)帶出必填倉庫管理員姓名，如“*剛”第五章供應(yīng)商管理操作供應(yīng)商是采購業(yè)務(wù)的核心合作伙伴，系統(tǒng)通過供應(yīng)商全生命周期管理，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、績效可控，從源頭保障采購質(zhì)量與成本優(yōu)勢。5.1供應(yīng)商信息維護(hù)5.1.1新增供應(yīng)商發(fā)起準(zhǔn)入申請：以“采購主管”身份登錄，進(jìn)入“供應(yīng)商管理”→“供應(yīng)商準(zhǔn)入”→“新增供應(yīng)商”；填寫基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商名稱：全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致；供應(yīng)商類型：下拉選擇（如“制造商”“貿(mào)易商”“服務(wù)商”）；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：18位，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)編碼有效性；注冊地址、經(jīng)營范圍：文本錄入，支持營業(yè)執(zhí)照掃描件；填寫對接信息：聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵箱：必填，作為后續(xù)業(yè)務(wù)對接渠道；開戶行、銀行賬號(hào)：用于付款結(jié)算，支持開戶許可證掃描件；提交審批：填寫供應(yīng)商簡介、合作優(yōu)勢等信息，“提交”，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至采購經(jīng)理審核。5.1.2供應(yīng)商檔案更新供應(yīng)商信息變更（如聯(lián)系人、銀行賬號(hào)）時(shí)，由采購專員發(fā)起“供應(yīng)商信息變更”申請，變更證明材料（如聯(lián)系人授權(quán)函、銀行開戶回單），經(jīng)審批后更新檔案；系統(tǒng)支持供應(yīng)商信息查詢（按名稱、編碼、類型等條件），可導(dǎo)出供應(yīng)商名錄。5.1.3供應(yīng)商信息表模板字段名稱字段類型必填/選填說明示例供應(yīng)商編碼自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則（如GY+年月日+流水號(hào)）供應(yīng)商名稱文本必填如“電子科技有限公司”供應(yīng)商類型下拉選擇必填如“制造商”“貿(mào)易商”統(tǒng)一社會(huì)信用代碼文本必填如“91110108MA0567”注冊地址文本必填如“市區(qū)路號(hào)”經(jīng)營范圍文本域必填如“研發(fā)、生產(chǎn)、銷售電子元器件”聯(lián)系人文本必填如“*經(jīng)理”聯(lián)系電話文本必填如“010-5678”電子郵箱文本必填如“contactxx”開戶行文本必填如“中國銀行分行”銀行賬號(hào)文本必填如“622208020005678”供應(yīng)商等級(jí)下拉選擇選填如“A級(jí)”“B級(jí)”“C級(jí)”準(zhǔn)入日期日期選擇必填供應(yīng)商審批通過日期狀態(tài)下拉選擇必填正常、凍結(jié)、終止附件文件選填營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證、資質(zhì)證書等5.2供應(yīng)商績效評(píng)估系統(tǒng)支持定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作、訂單分配的重要依據(jù)。5.2.1評(píng)估指標(biāo)系統(tǒng)預(yù)設(shè)四大類評(píng)估指標(biāo)，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求自定義權(quán)重：質(zhì)量指標(biāo)（權(quán)重40%）：來料批次合格率、退貨率、質(zhì)量問題響應(yīng)速度；交期指標(biāo)（權(quán)重30%）：訂單準(zhǔn)時(shí)交付率、交期變更配合度；價(jià)格指標(biāo)（權(quán)重20%）：價(jià)格競爭力、降價(jià)配合度；服務(wù)指標(biāo)（權(quán)重10%）：溝通效率、售后服務(wù)響應(yīng)速度。5.2.2評(píng)估流程數(shù)據(jù)采集：系統(tǒng)自動(dòng)從采購訂單、收貨管理、發(fā)票管理等模塊采集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)（如交期準(zhǔn)時(shí)率、退貨次數(shù)）；人工評(píng)分：采購專員根據(jù)日常合作情況，對“服務(wù)指標(biāo)”等無法自動(dòng)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)分；評(píng)估報(bào)告：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算綜合得分（如≥90分為A級(jí)，80-89分為B級(jí)，70-79分為C級(jí)，＜70分為D級(jí)），《供應(yīng)商績效評(píng)估報(bào)告》；結(jié)果應(yīng)用：A級(jí)供應(yīng)商：增加訂單份額，優(yōu)先考慮長期合作；B級(jí)供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，針對弱項(xiàng)提出改進(jìn)要求；C級(jí)供應(yīng)商：減少訂單份額，要求提交改進(jìn)報(bào)告；D級(jí)供應(yīng)商：啟動(dòng)供應(yīng)商淘汰流程。第六章發(fā)票管理與付款申請發(fā)票管理是采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)閉環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)通過“三單匹配”（訂單、收貨單、發(fā)票）保證發(fā)票信息真實(shí)、合規(guī)，付款申請流程自動(dòng)化提升財(cái)務(wù)效率。6.1發(fā)票信息錄入與核對6.1.1操作步驟接收發(fā)票：供應(yīng)商在訂單交付后，通過系統(tǒng)或郵件發(fā)送電子發(fā)票（PDF格式），或郵寄紙質(zhì)發(fā)票；錄入發(fā)票信息：以“應(yīng)付會(huì)計(jì)”身份登錄，進(jìn)入“發(fā)票管理”→“發(fā)票錄入”；填寫基礎(chǔ)信息：發(fā)票類型：下拉選擇（如“增值稅專用發(fā)票”“增值稅普通發(fā)票”）；發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼：必填，與發(fā)票物理信息一致；開票日期、金額、稅額：根據(jù)發(fā)票填寫，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算價(jià)稅合計(jì)；供應(yīng)商名稱、稅號(hào)：自動(dòng)帶出供應(yīng)商檔案信息，若不一致需核對；關(guān)聯(lián)采購業(yè)務(wù)：輸入訂單號(hào)或收貨單號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)匹配訂單信息與收貨信息；提交校驗(yàn)：“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行“三單匹配”（訂單數(shù)量、收貨數(shù)量、發(fā)票數(shù)量），匹配結(jié)果分為：匹配成功：發(fā)票狀態(tài)更新為“已匹配”，可進(jìn)入付款流程；部分匹配：需核對差異原因（如收貨數(shù)量少于訂單數(shù)量），修改后重新提交；匹配失?。河|發(fā)異常處理，需聯(lián)系供應(yīng)商重開發(fā)票或調(diào)整收貨單。6.1.2發(fā)票信息核對表模板字段名稱字段類型必填/選填說明示例發(fā)票ID自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則發(fā)票類型下拉選擇必填如“增值稅專用發(fā)票”發(fā)票代碼文本必填如“1100012”發(fā)票號(hào)碼文本必填如“5678”開票日期日期選擇必填如“2024-03-10”供應(yīng)商名稱關(guān)聯(lián)顯示必填來源供應(yīng)商檔案供應(yīng)商稅號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填來源供應(yīng)商檔案物料編碼關(guān)聯(lián)顯示必填來源訂單物料信息物料名稱關(guān)聯(lián)顯示必填來源訂單物料信息訂單數(shù)量關(guān)聯(lián)顯示必填來源訂單數(shù)量收貨數(shù)量關(guān)聯(lián)顯示必填來源收貨單數(shù)量發(fā)票數(shù)量數(shù)字必填發(fā)票列明的數(shù)量不含稅金額（元）數(shù)字必填發(fā)票價(jià)稅分離后金額稅率（%）下拉選擇必填如“13%”“9%”稅額（元）自動(dòng)計(jì)算必填不含稅金額×稅率價(jià)稅合計(jì)（元）自動(dòng)計(jì)算必填不含稅金額+稅額訂單號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填來源訂單號(hào)收貨單號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填來源收貨單號(hào)匹配狀態(tài)自動(dòng)更新-待匹配→匹配成功→部分匹配→匹配失敗異常原因文本域選填匹配失敗時(shí)填寫，如“收貨數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符”6.2付款申請發(fā)起與審批6.2.1操作步驟付款申請單：應(yīng)付會(huì)計(jì)在“已匹配發(fā)票”列表中，選擇需付款的發(fā)票，“付款申請”；填寫付款信息：付款方式：下拉選擇（如“銀行轉(zhuǎn)賬”“電匯”）；收款賬戶：自動(dòng)帶出供應(yīng)商銀行賬號(hào)，支持修改；付款金額：默認(rèn)發(fā)票價(jià)稅合計(jì)，可部分付款（需備注原因）；付款事由：文本錄入，如“支付公司PO20240301001訂單貨款”；提交審批：“提交”，系統(tǒng)根據(jù)付款金額預(yù)設(shè)審批流程（如“財(cái)務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理”）；財(cái)務(wù)付款：審批通過后，出納在“付款管理”界面導(dǎo)出付款清單，通過網(wǎng)銀或銀行柜臺(tái)付款，付款完成后在系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)為“已支付”。6.2.2付款申請單模板說明字段名稱字段類型必填/選填說明示例付款申請單號(hào)自動(dòng)-系統(tǒng)按規(guī)則（如FKSQ+年月日+流水號(hào)）申請部門自動(dòng)帶出必填“財(cái)務(wù)部”申請人自動(dòng)帶出必填應(yīng)付會(huì)計(jì)姓名，如“*麗”申請日期日期選擇必填系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)前日期供應(yīng)商名稱關(guān)聯(lián)顯示必填來源發(fā)票供應(yīng)商供應(yīng)商銀行賬號(hào)關(guān)聯(lián)顯示必填來源供應(yīng)商檔案付款方式下拉選擇必填如“銀行轉(zhuǎn)賬”“電匯”付款金額（元）數(shù)字必填發(fā)票價(jià)稅合計(jì)或部分付款金額付款事由文本域必填如“支付公司PO20240301001訂單貨款”