辦公室文檔管理規(guī)范模板：文檔分類與歸檔版一、總則（一）規(guī)范制定背景與核心目標在現(xiàn)代化辦公環(huán)境中，文檔作為信息傳遞、業(yè)務執(zhí)行和決策支持的核心載體，其管理效率直接影響企業(yè)運營質(zhì)量。但多數(shù)企業(yè)面臨文檔分類混亂、歸檔滯后、查找困難等問題，導致重復勞動、信息泄露風險增加。本規(guī)范旨在通過建立標準化的文檔分類體系與歸檔流程，實現(xiàn)文檔“全生命周期可追溯、分類存儲規(guī)范化、調(diào)取使用高效化”，降低管理成本，保障信息安全，支撐業(yè)務持續(xù)優(yōu)化。（二）適用范圍與責任主體本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有部門及員工，涵蓋紙質(zhì)文檔與電子文檔（含本地存儲、云盤、OA系統(tǒng)等）的管理。責任主體包括：各部門負責人：監(jiān)督本部門文檔管理規(guī)范的執(zhí)行，指定文檔專員；文檔專員：負責本部門文檔的分類、整理、歸檔初審及借閱協(xié)調(diào)；行政部（或綜合管理部）：統(tǒng)籌全公司文檔管理規(guī)范落地，提供歸檔指導、定期檢查及檔案室管理支持；全體員工：按規(guī)范要求形成、提交、使用文檔，承擔個人文檔的初步整理責任。（三）核心術(shù)語定義文檔分類：根據(jù)文檔的業(yè)務屬性、功能用途、密級等維度，將其納入預設的類別體系，便于系統(tǒng)化管理。歸檔：將辦理完畢的具有保存價值的文檔，經(jīng)過整理、編號后，移交至指定存儲地點（檔案室/系統(tǒng)文件夾）的長期保存過程。保管期限：根據(jù)文檔價值確定的保存時間，分為永久（如公司章程、年度審計報告）、長期（10年以上，如重要合同、項目檔案）、短期（3-5年，如日常通知、會議紀要）。密級：根據(jù)文檔敏感度劃分的保密等級，包括公開（內(nèi)部全員可查閱）、內(nèi)部（部門內(nèi)及授權(quán)人員可查閱）、秘密（需部門負責人及以上審批可查閱）、機密（需總經(jīng)理審批可查閱）。二、文檔分類體系搭建（一）分類基本原則業(yè)務驅(qū)動：以公司核心業(yè)務流程（如研發(fā)、銷售、采購、人事）為分類主線，保證文檔與業(yè)務強關(guān)聯(lián)；邏輯清晰：采用“一級分類+二級分類+三級分類”的層級結(jié)構(gòu)，避免交叉重疊；動態(tài)調(diào)整：每年結(jié)合業(yè)務發(fā)展對分類體系進行評審，新增或調(diào)整不適用類別。（二）一級分類目錄及說明基于公司業(yè)務架構(gòu)，一級分類按“職能領(lǐng)域”劃分，共6類，具體一級分類說明示例01綜合管理公司級制度、通知、會議紀要、行政事務等《考勤管理制度》《2024年度工作計劃會議紀要》02業(yè)務運營銷售、市場、客戶服務、項目執(zhí)行等直接產(chǎn)生價值的業(yè)務文檔《銷售合同模板》《項目可行性研究報告》03財務管理預算、核算、報銷、稅務、審計等財務相關(guān)文檔《2024年度預算表》《差旅費報銷單》04人力資源招聘、培訓、績效考核、員工關(guān)系等人事文檔《崗位說明書》《新員工入職培訓記錄》05法務合規(guī)合同、協(xié)議、法律糾紛、資質(zhì)證書等合規(guī)性文檔《采購合同》《公司營業(yè)執(zhí)照》06研發(fā)技術(shù)產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)方案、專利、圖紙等技術(shù)文檔《產(chǎn)品V1.0需求說明書》《專利申請文件》（三）二級分類細化標準以“02業(yè)務運營”和“05法務合規(guī)”為例，二級分類按“業(yè)務模塊+文檔類型”細化：1.02業(yè)務運營-二級分類二級分類說明三級分類示例02.01銷售管理銷售策略、客戶資料、合同執(zhí)行等02.01.01銷售計劃、02.01.02客戶檔案、02.01.03合同執(zhí)行記錄02.02市場推廣營銷活動、品牌宣傳、市場調(diào)研等02.02.01活動方案、02.02.02宣傳物料、02.02.03調(diào)研報告02.03項目管理項目立項、進度管理、驗收交付等02.03.01立項報告、02.03.02進度周報、02.03.03驗收報告2.05法務合規(guī)-二級分類二級分類說明三級分類示例05.01合同協(xié)議各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等05.01.01銷售合同、05.01.02采購合同、05.01.03保密協(xié)議05.02法律事務法律糾紛、律師函、訴訟材料等05.02.01糾紛處理記錄、05.02.02法律意見書05.03證照資質(zhì)公司及業(yè)務所需的各類證照、許可證等05.03.01公司證照、05.03.02行業(yè)資質(zhì)三、文檔歸檔全流程管理（一）收集階段：明確來源與范圍收集責任：各部門文檔專員于每月最后一個工作日，收集本部門當月形成并辦理完畢的文檔（含紙質(zhì)版掃描件及電子版）；收集范圍：辦理完畢：指文檔審批流程結(jié)束、需執(zhí)行的事項已落實或階段性工作已總結(jié)；具備保存價值：包括但不限于制度類、合同類、報告類、記錄類文檔，臨時性草稿、無實質(zhì)內(nèi)容的通訊記錄可不歸檔；特殊文檔處理：跨部門協(xié)作形成的文檔，由主辦部門負責收集；項目結(jié)束后，由項目經(jīng)理統(tǒng)一收集項目全周期文檔。（二）整理階段：規(guī)范格式與排序格式標準化：紙質(zhì)文檔：使用A4紙打印，去除訂書針等金屬夾件，左側(cè)裝訂，頁碼連續(xù)；電子文檔：命名格式為“一級分類-二級分類-文檔名稱-形成日期-版本號”（如“02-02.01-2024年春季促銷方案-20240315-V1.0”），格式統(tǒng)一為PDF或Word（避免使用易損壞的格式如WPS）；排序規(guī)則：按“時間倒序+重要性排序”排列，同類別文檔中，優(yōu)先級高的（如合同、報告）在前，普通通知在后；去除冗余：刪除文檔中的草稿頁、修改說明頁（僅保留最終生效版本），復印件需注明“與原件一致”并簽字。（三）編號階段：建立唯一標識文檔編號是歸檔的核心標識，規(guī)則為：“一級分類代碼（2位）+二級分類代碼（2位）+年份（4位）+流水號（3位）”，示例：02-01-2024-001（2024年銷售管理類第1號文檔）。編號操作說明：流水號按年度從“001”開始，跨年重新編號；電子文檔編號需與紙質(zhì)文檔一致，存儲路徑為“一級分類/二級分類/年份/編號+文檔名稱”（如“02業(yè)務運營/02.01銷售管理/2024/02-01-2024-001-2024年銷售計劃”）；編號后，在文檔首頁右上角加蓋“歸檔章”（電子文檔添加電子章），標注編號、歸檔日期、歸檔人。（四）存儲階段：保障安全與可取存儲方式：紙質(zhì)文檔：移交至公司檔案室，存入專用檔案盒，盒面標注“一級分類-二級分類-年份-起止編號”（如“02-01-2024-001至015”），按分類編號順序排列；電子文檔：至公司指定文檔管理系統(tǒng)（如OA、藍信云盤），設置訪問權(quán)限（公開/內(nèi)部/秘密/機密），定期備份（每周增量備份+每月全量備份）；存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案室：溫度控制在14-24℃，濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施；電子存儲：服務器需放置在專用機房，非授權(quán)人員禁止物理接觸，系統(tǒng)開啟防火墻和加密功能。（五）借閱與移交階段：全程留痕借閱流程：紙質(zhì)文檔：申請人填寫《文檔借閱申請表》（見模板3），經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過3天，到期歸還；電子文檔：通過系統(tǒng)提交借閱申請，審批通過后系統(tǒng)自動臨時訪問權(quán)限，權(quán)限有效期與借閱期限一致；密級文檔：需額外提交《密級文檔借閱審批表》，經(jīng)對應權(quán)限領(lǐng)導審批（秘密級需部門負責人，機密級需總經(jīng)理）；移交要求：員工離職或崗位變動時，需將手中經(jīng)管的文檔全部移交接任人，填寫《文檔移交清單》（見模板4），雙方簽字確認后報行政部備案。（六）鑒定與銷毀階段：合規(guī)處置鑒定周期：每年12月，由行政部牽頭，組織各部門負責人、文檔專員組成鑒定小組，對到期文檔進行價值評估；銷毀流程：鑒定小組確認無保存價值的文檔，填寫《文檔銷毀審批表》，注明銷毀清單、原因、負責人；審批通過后，紙質(zhì)文檔采用碎紙機銷毀，電子文檔進行徹底刪除（格式化+數(shù)據(jù)覆寫），并記錄銷毀時間、方式、監(jiān)銷人；涉及密級的文檔銷毀，需由2人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復。四、標準化工具模板詳解（一）模板1：公司文檔分類標準表用途：明確各部門文檔的分類歸屬，指導文檔專員快速歸類。一級分類代碼一級分類二級分類代碼二級分類說明保管期限歸檔部門01綜合管理01.01制度流程公司級管理制度、流程文件長期行政部01綜合管理01.02會議紀要公司級會議、部門例會紀要短期各部門02業(yè)務運營02.03項目管理項目立項、執(zhí)行、驗收文檔長期項目部…（二）模板2：文檔歸檔登記表用途：記錄歸檔文檔的基本信息，形成歸檔臺賬，便于查詢和盤點。歸檔編號文檔名稱形成部門形成日期頁數(shù)/大小密級存放位置（檔案盒號/系統(tǒng)路徑）歸檔人歸檔日期借閱記錄（編號+借閱人+日期）02-01-2024-0012024年銷售計劃銷售部2024-01-0512頁內(nèi)部檔案室-02-01-2024-001至015/2024-01-3002-01-2024-001–2024-02-0105-01-2024-002采購合同（供應商）采購部2024-02-108頁秘密系統(tǒng)/05法務合規(guī)/05.01合同協(xié)議/2024/2024-02-28……（三）模板3：文檔借閱申請表用途：規(guī)范借閱流程，保證文檔可追溯，防止丟失或泄露。申請人部門聯(lián)系方式申請日期銷售部1382024-02-01文檔信息借閱原因借閱期限審批意見歸檔編號：02-01-2024-001名稱：2024年銷售計劃制定部門銷售目標3天（至2024-02-04）部門負責人簽字：*日期：2024-02-01借閱記錄歸還日期歸還人檔案員簽字2024-02-042024-02-04（四）模板4：文檔移交清單用途：員工崗位變動或離職時，保證文檔完整交接，避免責任斷層。移交人接交人所在部門移交日期趙六財務部2024-03-01文檔編號文檔名稱密級數(shù)量（頁/份）03-01-2023-0052023年度財務報告內(nèi)部2503-02-2023-012差旅費報銷單匯總公開50移交人簽字接交人簽字監(jiān)交人（部門負責人）簽字趙六*五、分步操作指南與示例（一）場景示例：銷售合同歸檔全流程背景：銷售部員工與客戶“科技有限公司”簽訂了一份銷售合同，需按規(guī)范完成歸檔。第一步：文檔收集（合同簽訂后1個工作日內(nèi)）確認合同審批流程已結(jié)束（銷售經(jīng)理、法務、總經(jīng)理*簽字），合同原件及掃描件齊全；檢查合同內(nèi)容完整性：包含雙方信息、標的、金額、履行期限、簽字蓋章頁，無缺頁。第二步：分類與編號（收集當日完成）分類：根據(jù)分類標準，銷售合同屬于“02業(yè)務運營-02.01銷售管理-02.01.03合同執(zhí)行記錄”；編號：2024年3月簽訂，編號為“02-01-2024-003”（假設2024年銷售管理類已歸檔2份文檔）。第三步：整理與存儲（編號后1個工作日內(nèi)）紙質(zhì)合同：左側(cè)用長尾夾裝訂，首頁右上角蓋“歸檔章”，填寫編號“02-01-2024-003”、歸檔日期“2024-03-10”、歸檔人“”；電子合同：重命名為“02-01-2024-003-科技有限公司銷售合同-20240310”，至系統(tǒng)“02業(yè)務運營/02.01銷售管理/2024/”文件夾，設置訪問權(quán)限為“內(nèi)部”；填寫《文檔歸檔登記表》，記錄歸檔編號、文檔名稱、形成部門（銷售部）、存放位置（檔案室-02-01-2024-001至015/）。第四步：借與還（后續(xù)調(diào)用時）若財務部需查閱該合同：財務專員趙六填寫《文檔借閱申請表》，經(jīng)財務部負責人*審批后，到檔案室借閱紙質(zhì)合同，借閱期限3天；歸還時，檢查合同完整性，確認無損壞后，在《文檔歸檔登記表》中記錄歸還日期和歸還人。（二）場景示例：項目文檔歸檔背景：項目部“產(chǎn)品研發(fā)項目”于2024年6月30日通過驗收，需歸檔項目全周期文檔。第一步：收集（驗收后3個工作日內(nèi)）項目經(jīng)理收集項目文檔：立項報告（02-03-2024-001）、需求說明書（02-03-2024-002）、進度周報（10份）、驗收報告（02-03-2024-003）；保證所有文檔為最終版本，周報按時間順序排列。第二步：分類與編號所有文檔屬于“02業(yè)務運營-02.03項目管理”，按形成時間和重要性編號：立項報告：02-03-2024-001需求說明書：02-03-2024-002進度周報：02-03-2024-003至012（按周報順序）驗收報告：02-03-2024-013第三步：整理與存儲紙質(zhì)文檔：按編號順序裝入檔案盒，盒面標注“02-03-2024-001至013-產(chǎn)品研發(fā)項目”；電子文檔：按編號命名后，存入系統(tǒng)“02業(yè)務運營/02.03項目管理/2024/產(chǎn)品研發(fā)項目/”文件夾，子文件夾按“文檔類型”劃分（如“01立項文件”“02過程文件”“03驗收文件”）；填寫《文檔歸檔登記表》，移交至檔案室，檔案管理員*核對無誤后簽字確認。六、執(zhí)行中的關(guān)鍵注意事項（一）密級文檔管理“三嚴禁”嚴禁未審批查閱密級文檔：查閱秘密/機密文檔必須提交書面申請，經(jīng)對應權(quán)限領(lǐng)導審批；嚴禁擅自復制密級文檔：復制需經(jīng)部門負責人批準，并記錄復制份數(shù)、用途；嚴禁通過非加密渠道傳輸：密級電子文檔需通過公司加密系統(tǒng)傳輸，禁止使用QQ等工具。（二）編號與歸檔“四不放過”分類不明確不放過：文檔無法歸類時，需與行政部溝通確認，不得隨意放入現(xiàn)有類別；編號不規(guī)范不放過：編號缺失、錯誤時，重新編號并更正歸檔登記表；格式不標準不放過：紙質(zhì)文檔未裝訂、電子文檔命名不規(guī)范時，整改后再歸檔；流程不完整不放過：借閱、移交未登記時，需補充手續(xù)，否則追究責任人責任。（三）電子文檔管理“三定期”定期備份：每周五下班前，文檔管理員*對電子文檔進行增量備份，每月最后一天進行全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地服務器；定期清理：每季度刪除重復、過期、無價值的電子文檔（如臨時通知草稿），釋放存儲空間；定期檢查：每半年檢查一次電子文檔訪問權(quán)限，及時調(diào)整離職人員或崗位變動人員的權(quán)限。（四）員工責