XX

XXXX院標(biāo)準(zhǔn)

XX/B002-4-2021

文書檔案建檔規(guī)范

202104—20發(fā)布2021-06-01實(shí)施

XXXX院發(fā)布

刖百

本規(guī)范根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定削定，為《XX學(xué)院檔案管理工作

標(biāo)準(zhǔn)》的組成部分。

本規(guī)范為第一次制定。

本規(guī)范由XX學(xué)院辦公廳提出并負(fù)責(zé)解釋。

本規(guī)范由XX學(xué)院批準(zhǔn)。

本規(guī)范起草部門：XX學(xué)院辦公廳。

本規(guī)范主要起草人：XX

XXXX

文書檔案建檔規(guī)范

1總則

1.1為加強(qiáng)XX學(xué)院文書檔案的建檔工作，提高歸檔文件的質(zhì)量，充分發(fā)揮文書檔

案在反映單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的查考和憑證作用，制定本規(guī)范。

1.2本規(guī)范提出了文書檔案建檔工作的基本要求和管理職責(zé)，規(guī)定了文件材料的

歸檔范圍和質(zhì)量要求以及歸檔文件的分類與整理、檔案接收等。

2規(guī)范性引用文件

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本規(guī)范中引用而構(gòu)成為本規(guī)范的條文。

D3JT22-2000(歸檔文件整理規(guī)則)。

DA/T1—2000(檔案工作基本術(shù)語)

3術(shù)語

3.1立檔單位(fondsconstitutingunit)

構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

3.2文書檔案(administrativearchives)

指具有保存、利用價(jià)值，并已經(jīng)歸檔的文件材料。

3.3文件(record；document)

國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的

信息記錄。

3.4原件(originaldocument)

最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。

3.5復(fù)制件(copy；duplicateddocument)

與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。

3.6文稿(draft；manuscriot)

文件起草過程中形成的歷次稿件，可分為草稿和定稿兩種。

3.7文本(text；version)

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副

本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

3.8手稿(manuscripts)

6文件材料歸檔范圍和質(zhì)量要求

6.1歸檔范圍

6.1.1凡是反映單位的職能活動(dòng)，對(duì)單位工作和歷史沿革具有查考利用價(jià)值和憑

證作用的文件材料均應(yīng)歸檔保存。

6.1.2院部機(jī)關(guān)、院屬單位文件材料的歸檔范圍及保管期限詳見附錄A、Bo

6.2不歸檔范圍

xx學(xué)院文件材料不歸檔范圍詳見附錄Co

6.3質(zhì)量要求

6.3.1歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改或事后補(bǔ)制。

6.3.2歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件

應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。

6.3.3整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

6.3.4未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡(jiǎn)短的內(nèi)容提要。

7歸檔文件的分類與整理

7.1歸檔文件的分類

xx學(xué)院歸檔文件一般采用年度一問題（機(jī)構(gòu)）一保管期限的方法進(jìn)行分類。同一

全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

7.2整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便丁保管和

利用，使歸檔的文件真實(shí)地反映各項(xiàng)職能活動(dòng)的歷史原貌。

7.3保管期限的劃分

保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16—50年）、短期（15年以下）三種。（當(dāng)國家走保管

期限有新的規(guī)定時(shí)，執(zhí)行新規(guī)定。）

7.4歸檔文件的整理方法

7.4.1歸檔文件的整理單位

歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件。文件的正本與定稿為

一件，也可各為一件；正文與附件為一件，也可各為一件；正文與文件處理單為一

件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等應(yīng)按其

原裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；來文與復(fù)文為一件，也可各為一件。

7.4.2修整

有破損的文件，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)；超大紙張需按A4紙張大小進(jìn)行折疊，文件頁

數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

7.4.3裝訂

歸檔文件按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原

件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后：來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文

在前，來文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理單在前，文件在后。

7.4.4排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)（這里“保管期限”即為最低一級(jí)類

目），按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集

中排列。

7.4.5編號(hào)

歸檔文件依分類表不I排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔

章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章式樣見附錄圖D1。

7.4.5.1全宗號(hào)：院檔案館給本單位的全宗編號(hào)。

7.4.5.2年度：文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

7.4.5.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。

7.4.5.4件號(hào):文件的排列順序號(hào)。

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。

室編件號(hào)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編

件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

7.4.5.5問題（機(jī)構(gòu)）分類

作為分類類目的問題（機(jī)構(gòu)）名稱，或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

7.4.G編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類表和室編件號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。來文與復(fù)文作

為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄式樣見附錄圖D2。

7.4.6.1件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

7.4.6.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的形成單位或署名人。

7.4.6.3文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。

7.4.6.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可依據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題,

標(biāo)題外加“口”號(hào)。

7.4.6.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。7…46.6頁數(shù)：

每份歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁而為一頁。

7.4.6.7備注：注釋文件需說明的情況。（如某份文件需說明的內(nèi)容較復(fù)雜，目錄

備注項(xiàng)填寫不下，可在備考表中做詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”

號(hào)標(biāo)示。）.

7.4.6.8歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

7.4.6.9歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面式樣見附錄圖

D3o

7.4.7裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)

目。

7.4.7.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒式樣見附錄圖D4(a)。

7.4.7.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管

期限、起止件號(hào)、問題、盒號(hào)等項(xiàng)式樣見附錄圖D4(b)、附錄圖D4(e)。其中，起

止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接；盒號(hào)即

檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

7.4.8備考表

備考表置于盒內(nèi)所有文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表

式樣見附錄圖D5。

7.4.8.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀以及

保管期限調(diào)整等情況。也可以是文件目錄備注項(xiàng)中加有號(hào)標(biāo)示，需要注釋的

詳細(xì)說明。

7.4.8.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

7.4.8.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

7.4.8.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

8檔案接收

8.1接收時(shí)間：文書檔案在次年六月底以前接收完畢。8.2交接手續(xù)

8.2.1歸檔部門兼職檔案員將整理好的文書檔案和歸檔文件目錄一式兩份，送交

綜合檔案室檢查驗(yàn)收。

8.2.2綜合檔案室在接收前，對(duì)送交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查，對(duì)不符合規(guī)范

要求的檔案，退回重新整理。

8.2.3質(zhì)量檢查符合規(guī)范要求的檔案，經(jīng)清點(diǎn)無誤后，交接雙方在歸檔文件目錄

上簽字蓋章，一份退歸檔部門，一份留綜合檔案室備查。

附錄A

院部機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍及保管期限參考表

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

一、辦公廳

1.1院年度工作會(huì)議

1.1.1會(huì)議通知、代表名單、會(huì)議議程永久

工作報(bào)告、工作總結(jié)、開幕詞、閉幕詞以及聲像材料永久

1.1.2

1.1.3會(huì)議討論文件、典型材料、大會(huì)發(fā)言稿長(zhǎng)期

1.1.4會(huì)議參閱文件、經(jīng)驗(yàn)交流材料短期

1.1.5分組討論紀(jì)錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

1.2院級(jí)會(huì)議

1.2.1黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料永久

1.2.2院長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料永久

永久

1.2.3秘書長(zhǎng)辦公會(huì)記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料

1.2.4院領(lǐng)導(dǎo)碰頭會(huì)議記錄永久

1.2.5院規(guī)劃會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料永久

1.2.6院黨組擴(kuò)大會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料永久

1.3有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的題詞、照片永久

1.4跟隨院領(lǐng)導(dǎo)出差調(diào)研、考察等形成的報(bào)告以及聲像材料長(zhǎng)期

1.5院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外來往工作信件長(zhǎng)期

1.6院領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)辦理過程形成的文件材料永久

1.7文書、機(jī)要工作

1.7.1中央領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科學(xué)院工作的指示與批示永久

1.7.2院向國務(wù)院的請(qǐng)示與國務(wù)院批復(fù)永久

1.7.3關(guān)于啟用印章的通知永久

1.7.4國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳文件長(zhǎng)期

1.7.5中共中央及中共中央辦公廳文件長(zhǎng)期

1.7.6重要的來信、來訪結(jié)果與領(lǐng)導(dǎo)人批示長(zhǎng)期

1.7.7院有關(guān)公文處理規(guī)定長(zhǎng)期

1.7.8XX學(xué)院基建批復(fù)匯編永久

1.7.9XX學(xué)院任免通知匯編永久

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

1.7.10XX學(xué)院黨組文件匯編永久

1.7.11XX學(xué)院文件匯編永久

1.7.12政協(xié)提案、人大建議的答復(fù)長(zhǎng)期

1.8政務(wù)信息工作

1.8.1XX學(xué)院年報(bào)永久

1.8.2XX學(xué)院年鑒永久

1.8.3XX學(xué)院簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

1.8.4情況通報(bào)長(zhǎng)期

1.8.5要情長(zhǎng)期

1.8.6領(lǐng)導(dǎo)參閱長(zhǎng)期

1.8.7建院紀(jì)念日的有關(guān)材料及畫冊(cè)永久

1.8.8院政務(wù)信息通報(bào)長(zhǎng)期

1.8.9XX學(xué)院政務(wù)信息與宣傳工作考核評(píng)比辦法、評(píng)比結(jié)果長(zhǎng)期

1.8.10黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來我院視察和檢查工作時(shí)的錄音永久

1.8.11院領(lǐng)導(dǎo)重要講話錄音（院工作會(huì)及大型會(huì)議）永久

1.9對(duì)外宣傳工作

1.9.1院對(duì)外宣傳領(lǐng)導(dǎo)小組（新聞辦公室）會(huì)議紀(jì)要永久

1.9.2院“科星”新聞獎(jiǎng)評(píng)選材料長(zhǎng)期

1.9.3院級(jí)重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)的聲像制品以及其他聲像材料永久

1.9.4院重要新聞宣傳活動(dòng)過程的材料和新聞稿永久

1.9.5院重大活動(dòng)上報(bào)中辦、國辦的請(qǐng)示及批復(fù)永久

1.9.6有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、名人題詞等材料永久

1.10檔案管理

1.10.1檔案移交和銷毀清冊(cè)永久

1.10.2院召開全院檔案工作會(huì)議文件永久

1.10.3全院檔案工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期

1.10.4院檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)與檔案工作通訊檔案成果報(bào)獎(jiǎng)長(zhǎng)期

材料

1.10.5院制定的關(guān)于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等材料長(zhǎng)期

1.10.6檔案工作培訓(xùn)的有關(guān)文件.長(zhǎng)期

1.10.7院屬單位報(bào)送檔案工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料短期

1.10.8院轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局文件短期

1.11機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)

1.11.1院機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)年度預(yù)算及職工工資冊(cè)永久

1.11.2院機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)原始憑證、帳冊(cè)等長(zhǎng)期

1.11.3院機(jī)關(guān)有關(guān)財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度長(zhǎng)期

1.12安全保衛(wèi)工作

1.12.1保衛(wèi)工作年度計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期

1.12.2院召開保衛(wèi)工作會(huì)議文件材料長(zhǎng)期

1.12.3保衛(wèi)工作重要問題的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)長(zhǎng)期

1.12.4信息專報(bào)長(zhǎng)期

1.12.5治安、防火安全檢查報(bào)告及通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等長(zhǎng)期

1.12.6上級(jí)有關(guān)部門批轉(zhuǎn)保衛(wèi)、技安工作的規(guī)定、通知長(zhǎng)期

1.12.7重大傷亡事故調(diào)查報(bào)告、處理情況長(zhǎng)期

1.12.8重大火災(zāi)事故調(diào)查報(bào)告、處理情況長(zhǎng)期

1.12.9重大儀器設(shè)備事故調(diào)查報(bào)告、處理情況長(zhǎng)期

1.12.10重大刑事、治安案件調(diào)查報(bào)告、處理情況長(zhǎng)期

1.12.11院重大交通事故情況長(zhǎng)期

1.12.12院非正常死亡人員情況長(zhǎng)期

1.12.13計(jì)算機(jī)安全問題的報(bào)告、皿、批復(fù)長(zhǎng)期

1.13保密工作

1.13.1院關(guān)于保密工作的總結(jié)、安排與規(guī)定長(zhǎng)期

1.13.2關(guān)于失泄密事件的調(diào)查處理材料長(zhǎng)期

1.13.3院評(píng)選年度保密工作先進(jìn)單位及個(gè)人材料長(zhǎng)期

1.13.4本院失泄密事件的通報(bào)長(zhǎng)期

1.13.5院保密委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

1.13.6院保密工作座談會(huì)文件短期

1.13.7院屬單位關(guān)于涉密問題的報(bào)告和院保密委員會(huì)的批復(fù)短期

1.13.8院轉(zhuǎn)發(fā)國家有關(guān)保密工作文件短期

1.14綜合事務(wù)工作

1.14.1主任辦公會(huì)議、廳務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

1.14.2年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)長(zhǎng)期

1.14.3辦公廳干部任免和專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)聘任通知永久

1.14.4辦公廳內(nèi)部規(guī)章制度長(zhǎng)期

1.14.5院辦公室工作會(huì)議通知、手冊(cè)、領(lǐng)導(dǎo)講話等材料長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

1.14.6院行政管理研究分會(huì)研究成果長(zhǎng)期

1.14.7院機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議材料長(zhǎng)期

1.14.8機(jī)關(guān)會(huì)議計(jì)劃管理有關(guān)材料短期

1.15機(jī)關(guān)公共事務(wù)管理工作

1.15.1機(jī)關(guān)公共事務(wù)服務(wù)委托、服務(wù)協(xié)議等材料長(zhǎng)期

1.15.2機(jī)關(guān)房地產(chǎn)管理工作文件永久

1.15.3房地產(chǎn)權(quán)、土地使用權(quán)證書永久

1.15.4房地產(chǎn)憑證、清冊(cè)永久

1.15.5處理房地產(chǎn)糾紛形成的文件永久

1.15.6機(jī)關(guān)基建工程項(xiàng)目材料（執(zhí)行《基建檔案建檔規(guī)范》）永久

1.15.7機(jī)關(guān)零星基建報(bào)批及過程文件材料長(zhǎng)期

1.16資產(chǎn)與政府采購工作

1.16.1機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)入庫單、出庫單等記帳憑證永久

1.16.2機(jī)關(guān)國有資產(chǎn)報(bào)表等永久

1.16.3機(jī)關(guān)有關(guān)政府采購規(guī)章制度永久

1.16.4機(jī)關(guān)政府采購預(yù)算表、預(yù)算追加表等永久

1.16.5機(jī)關(guān)政府采購統(tǒng)計(jì)表等永久

二、院士工作局

2.1院士大會(huì)

2.1.1大會(huì)請(qǐng)小、報(bào)告永久

2.1.2大會(huì)通知、大會(huì)手冊(cè)永久

2.1.3領(lǐng)導(dǎo)人講話、報(bào)告永久

2.1.4院長(zhǎng)工作報(bào)告、各學(xué)部工作報(bào)告永久

2.1.5學(xué)術(shù)報(bào)告材料永久

2.1.6主席團(tuán)及各學(xué)部常委會(huì)選舉情況（候選人介紹材料，選永久

票,結(jié)果）文件

2.1.7外籍院士選舉情況（選票）永久

2.1.8大會(huì)簡(jiǎn)報(bào)永久

2.1.9大會(huì)聲像材料（照片、錄音帶）永久

2.2學(xué)部主席團(tuán)文件

2.2.1會(huì)議通知永久

2.2.2會(huì)議文件（附件材料）永久

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

2.2.3會(huì)議記錄、紀(jì)要永久

2.3各學(xué)部常委會(huì)文件

2.3.1會(huì)議通知永久

2.3.2會(huì)議文件（附件材料）永久

2.3.3會(huì)議記錄、紀(jì)要永久

2.4學(xué)部咨委會(huì)，道德委員會(huì)文件

2.4.1會(huì)議通知永久

2.4.2會(huì)議文件（附件材料）永久

2.4.3會(huì)議記錄、紀(jì)要（決定，報(bào)告）永久

2.5學(xué)部咨詢工作文件

2.5.1咨詢項(xiàng)目建議書（主動(dòng)、委托）.永久

2.5.2咨詢會(huì)議文件（通知，附件材料，會(huì)議紀(jì)要）永久

2.5.3咨詢報(bào)告永久

2.5.4咨詢工作調(diào)研材料永久

2.6增選工作文件

2.6.1增選通知（附件材料）永久

2.6.2增選有關(guān)文件永久

2.6.3評(píng)審會(huì)議通知、手冊(cè)永久

2.6.4各初選部門報(bào)送函永久

2.6.5有效人候選人反饋函永久

2.6.6有效候選人推薦書（簡(jiǎn)表）永久

2.6.7各學(xué)部候選人匯總材料永久

2.6.8各學(xué)部各輪評(píng)審選票永久

2.6.9選舉結(jié)果報(bào)告、名單及通知函永久

2.6.10當(dāng)選院士登記表永久

2.6.11新聞發(fā)布會(huì)材料永久

2.7外籍院士選舉文件

2.7.1選舉通知永久

2.7.2候選人匯總材料永久

2.7.3預(yù)選票及結(jié)果永久

2.7.4正式選舉結(jié)果及通知函永久

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

2.7.5當(dāng)選外籍院士推薦書、登記表永久

2.7.6外籍院士反饋信件永久

2.8學(xué)部學(xué)術(shù)活動(dòng)文件

2.8.1學(xué)術(shù)活動(dòng)（通知、邀請(qǐng)函、報(bào)告等系列材料）永久

2.9基金會(huì)文件

2.9.1陳嘉庚科學(xué)獎(jiǎng)基金會(huì)文件材料永久

2.10學(xué)部刊物（出版物）

2.10.1學(xué)部年報(bào)永久

2.10.2院士建議永久

2.10.3學(xué)部通訊永久

2.11院士工作局文件

2.11.1局工作計(jì)劃、工作總結(jié)長(zhǎng)期

2.11.2局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

2.11.3局干部任免與職務(wù)、職稱聘任通知長(zhǎng)期

2.11.4其它學(xué)部院發(fā)文、學(xué)部局發(fā)文長(zhǎng)期

2.11.5學(xué)部有關(guān)工作調(diào)研材料長(zhǎng)期

2.12備查文件

2.12.1增選投訴（投訴信、調(diào)查報(bào)告）（機(jī)密）長(zhǎng)期

三、基礎(chǔ)研究局

3.1重大項(xiàng)目、重大研究計(jì)劃、重要方向項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)

3.1.1建議書、可行性研究報(bào)告長(zhǎng)期

3.1.2專家論證會(huì)通知、專家名單、會(huì)議日程、專家論證意見長(zhǎng)期

3.1.3項(xiàng)目任務(wù)書、課題任務(wù)書長(zhǎng)期

3.1.4項(xiàng)目年度總結(jié)報(bào)告長(zhǎng)期

3.1.5中期檢查評(píng)估會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家評(píng)長(zhǎng)期

估意見

3.1.6項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家驗(yàn)收意長(zhǎng)期

見

3.2大科學(xué)工程

3.2.1項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.2項(xiàng)目建議書論證會(huì)通知、專家名單、會(huì)議日程、專家論長(zhǎng)期

證意見

3.2.3項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案報(bào)告長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

3.2.4設(shè)計(jì)方案論證會(huì)通知、專家名單、會(huì)議日程、專家論證長(zhǎng)期

意見

3.2.5工藝設(shè)計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.6施工設(shè)計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.7項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.8診斷評(píng)估檢查會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議口程、專家評(píng)長(zhǎng)期

估報(bào)告

3.2.9項(xiàng)目工藝驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.10工藝驗(yàn)收會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家工藝驗(yàn)長(zhǎng)期

收意見

3.2.11項(xiàng)目驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.12項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家驗(yàn)收意長(zhǎng)期

見

3.2.13運(yùn)行績(jī)效報(bào)告長(zhǎng)期

3.2.14運(yùn)行績(jī)效評(píng)估會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家績(jī)長(zhǎng)期

效評(píng)估意見

3.2.15大科學(xué)工程管理辦法長(zhǎng)期

3.3空間科學(xué)

3.3.1規(guī)劃研討會(huì)通知、議程、會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期

3.3.2項(xiàng)目建議書長(zhǎng)期

3.3.3項(xiàng)目論證會(huì)通知、專家名單、會(huì)議日程、專家論證意長(zhǎng)期

見

3.3.4項(xiàng)目上報(bào)科工委函.長(zhǎng)期

3.3.5科工委批復(fù)長(zhǎng)期

3.3.6項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告長(zhǎng)期

3.3.7項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家驗(yàn)收意長(zhǎng)期

見

3.3.8項(xiàng)目總結(jié)上報(bào)科工委長(zhǎng)期

3.4綜合

3.4.1基礎(chǔ)研究領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

3.4.2基礎(chǔ)研究中長(zhǎng)期規(guī)劃及戰(zhàn)略重點(diǎn)的文件材料長(zhǎng)期

3.4.3基地發(fā)展戰(zhàn)略綱要及實(shí)施方案長(zhǎng)期

3.4.4基金委創(chuàng)新群體推薦評(píng)審材料長(zhǎng)期

3.4.5會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家評(píng)審綜合統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期

表、評(píng)審結(jié)果

3.4.6國家科技獎(jiǎng)推薦評(píng)審材料長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家評(píng)審意見、綜

3.4.7長(zhǎng)期

合統(tǒng)計(jì)表、評(píng)審結(jié)果

3.4.8實(shí)驗(yàn)室評(píng)估長(zhǎng)期

會(huì)議通知、專家名單、會(huì)議日程、專家評(píng)審意見、綜

3.4.9長(zhǎng)期

合統(tǒng)計(jì)表、評(píng)審結(jié)果

3.4.10局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

3.4.11年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)長(zhǎng)期

3.4.12局干部任免與職務(wù)、職稱聘任通知長(zhǎng)期

四、生命科學(xué)與生物技術(shù)局

4.1綜合業(yè)務(wù)與規(guī)劃

4.1.1生命科學(xué)與生物技術(shù)領(lǐng)域戰(zhàn)略規(guī)劃永久

4.1.2年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)K期

4.1.3局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

1.1.4局干部任免與職務(wù)、職稱聘任通知永久

4.1.5重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)有關(guān)文件材料永久

4.2農(nóng)業(yè)領(lǐng)域

4.2.1創(chuàng)新二期本學(xué)科相關(guān)項(xiàng)目的立項(xiàng)、評(píng)估、驗(yàn)收等過程文

長(zhǎng)期

件材料

4.2.2現(xiàn)代農(nóng)業(yè)創(chuàng)新基地項(xiàng)目立項(xiàng)審批材料長(zhǎng)期

4.2.3現(xiàn)代農(nóng)業(yè)創(chuàng)新基地建設(shè)有關(guān)材料與文件長(zhǎng)期

4.3工業(yè)生物技術(shù)領(lǐng)域

4.3.1重要工業(yè)生物技術(shù)方面的重大成果鑒定會(huì)材料長(zhǎng)期

4.3.2工業(yè)生物技術(shù)基地建設(shè)專家委員會(huì)文件長(zhǎng)期

4.3.3工業(yè)生物技術(shù)基地建設(shè)有關(guān)材料與文件長(zhǎng)期

相關(guān)學(xué)科重大、重點(diǎn)項(xiàng)目任務(wù)書、立項(xiàng)、評(píng)估、驗(yàn)收等

4.3.4長(zhǎng)期

過程文件材料

4.3.5本學(xué)科研究項(xiàng)目的合同與批件短期

4.3.6本學(xué)科項(xiàng)目論證會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等材料長(zhǎng)期

4.4生物醫(yī)學(xué)領(lǐng)域

創(chuàng)新工程方向項(xiàng)目任務(wù)書、立項(xiàng)、評(píng)估、驗(yàn)收等過程文

4.4.1長(zhǎng)期

件材料

4.4.2人口健康與醫(yī)藥基地建設(shè)材料永久

4.4.3與各有關(guān)部委聯(lián)系材料永久

1.1.1新建研究機(jī)構(gòu)有關(guān)材料永久

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

4.5整合生物學(xué)領(lǐng)域

4.5.1植物園、標(biāo)本館建設(shè)有關(guān)材料長(zhǎng)期

本領(lǐng)域創(chuàng)新項(xiàng)目任務(wù)書、立項(xiàng)、評(píng)估、驗(yàn)收等過程文件

4.5.2長(zhǎng)期

材料

五、資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局

5.1資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局綜合規(guī)劃處

5.1.1本局?jǐn)M定的學(xué)科發(fā)展規(guī)劃永久

5.1.2年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)長(zhǎng)期

5.1.3局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

5.1.4局干部任免與職務(wù)、職稱聘任通知永久

5.1.5相關(guān)研究所知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)方案、批文及任務(wù)書長(zhǎng)期

5.1.6相關(guān)基地建設(shè)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

5.1.7有關(guān)研究所定位、評(píng)估材料長(zhǎng)期

5.1.8相關(guān)并放實(shí)驗(yàn)室報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.1.9相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.1.10相關(guān)野外臺(tái)站報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.1.11相關(guān)野外臺(tái)站檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

院組織資源、生態(tài)、環(huán)境農(nóng)業(yè)方面的重大成果鑒定會(huì)的長(zhǎng)期

5.1.12

材料

5.1.13重大、重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收的有關(guān)文件長(zhǎng)期

5.1.14人才計(jì)劃綜合評(píng)估材料短期

5.1.15有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、推薦文件及材料短期

5.2資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局地球科學(xué)處

5.2.1院組織地球科學(xué)方面的重大成果鑒定會(huì)的材料長(zhǎng)期

5.2.2專項(xiàng)任務(wù)的立項(xiàng)審批檢查驗(yàn)收文件材料長(zhǎng)期

5.2.3相關(guān)研究所知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)方案、批文及任務(wù)書長(zhǎng)期

5.2.4資源海洋基地建設(shè)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

5.2.5有關(guān)研究所定位、評(píng)估材料長(zhǎng)期

5.2.6相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.2.7相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.2.8相關(guān)野外臺(tái)站報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.2.9相關(guān)野外臺(tái)站檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容期限

5.2.10重大、重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收的有關(guān)文件長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

5.2.11地球科學(xué)方面有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、推薦文件及材料

5.2.12地球科學(xué)學(xué)科的專業(yè)論證會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等材料短期

5.3資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局大氣海洋處

5.3.1院組織大氣、海7羊方面的重大成果鑒定會(huì)的材料長(zhǎng)期

5.3.2專項(xiàng)任務(wù)的立項(xiàng)審批檢查驗(yàn)收文件材料長(zhǎng)期

長(zhǎng)期

5.3.3相關(guān)研究所知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)方案、批文及任務(wù)書

5.3.1資源海洋基地建設(shè)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

5.3.5有關(guān)研究所定位、評(píng)估材料長(zhǎng)期

5.3.6相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.3.7相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.3.8相關(guān)野外臺(tái)站報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.3.9相關(guān)野外臺(tái)站檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.3.10重大、重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收的有關(guān)文件長(zhǎng)期

短期

5.3.11大氣、海洋學(xué)科的專業(yè)論證會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等材料

5.3.12我院災(zāi)害研究方面的有關(guān)文件材料短期

5.4資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局國土遙感處

5.4.1院組織地理、資源、遙感方面的重大成果鑒定會(huì)的材料長(zhǎng)期

5.4.2專項(xiàng)任務(wù)的立項(xiàng)審批檢查驗(yàn)收文件材料長(zhǎng)期

5.4.3相關(guān)研究所知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)方案、批文及任務(wù)書長(zhǎng)期

5.4.4生態(tài)環(huán)境基地建設(shè)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

5.4.5有關(guān)研究所定位、評(píng)估材料長(zhǎng)期

5.4.6相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.4.7相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.4.8相關(guān)野外臺(tái)站報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.4.9相關(guān)野外臺(tái)站檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.4.10重大、重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收的有關(guān)文件長(zhǎng)期

地理、資源、遙感學(xué)科的專業(yè)論證會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等材料短期

5.4.11

5.5資源環(huán)境科學(xué)與技術(shù)局生態(tài)環(huán)境處

5.5.1院組織生態(tài)、環(huán)境、農(nóng)業(yè)方面的重大成果鑒定會(huì)的材料長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

5.5.2專項(xiàng)任務(wù)的立項(xiàng)審批檢查驗(yàn)收文件材料長(zhǎng)期

5.5.3相關(guān)研究所知識(shí)創(chuàng)新工程試點(diǎn)方案、批文及任務(wù)書長(zhǎng)期

5.5.4生態(tài)環(huán)境基地建設(shè)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

5.5.5有關(guān)研究所定位、評(píng)估材料長(zhǎng)期

5.5.6相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.5.7相關(guān)開放實(shí)驗(yàn)室檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.5.8相關(guān)野外臺(tái)站報(bào)批文件材料長(zhǎng)期

5.5.9相關(guān)野外臺(tái)站檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.5.10生態(tài)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)檢查、評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)換屆文件材料長(zhǎng)期

5.5.11生態(tài)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的文件材料長(zhǎng)期

5.5.12重大、重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收的有關(guān)文件長(zhǎng)期

5.5.13生態(tài)、環(huán)境、農(nóng)業(yè)學(xué)科的專業(yè)論證會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等材料短期

六、高技術(shù)研究與發(fā)展局

高技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、總結(jié)和重大項(xiàng)目、方向性項(xiàng)

6.1永久

目論證材料、中評(píng)估材料、驗(yàn)收材料等

高技術(shù)局在科研活動(dòng)和管理中形成的院發(fā)文、局發(fā)文及

6.2長(zhǎng)期

有關(guān)規(guī)章制度

高技術(shù)領(lǐng)域重大成果的立項(xiàng)、評(píng)估、鑒定、驗(yàn)收等有關(guān)

6.3長(zhǎng)期

文件材料

6.4參加國際、院科技展覽會(huì)議有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

6.5高技術(shù)領(lǐng)域參加國家、院科研成果評(píng)獎(jiǎng)的有關(guān)文件材料長(zhǎng)期

百人計(jì)劃、杰出青年、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)工作中形成的有關(guān)文件

6.6長(zhǎng)期

材料

高技術(shù)領(lǐng)域國家、院重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、工程中心運(yùn)轉(zhuǎn)等

6.7長(zhǎng)期

有關(guān)文件材料

6.8年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)長(zhǎng)期

6.9局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要長(zhǎng)期

6.10局干部任免與職務(wù)、職稱聘任通知永久

6.11本學(xué)科的專業(yè)會(huì)議紀(jì)要短期

6.12XX辦公室發(fā)文及有關(guān)規(guī)章制度長(zhǎng)期

6.13國家下達(dá)的XX科研項(xiàng)目的規(guī)劃和年度計(jì)劃長(zhǎng)期

6.14國家、XX、XX批準(zhǔn)我院XX科技成果獲獎(jiǎng)項(xiàng)目表長(zhǎng)期

6.15院下達(dá)XX科研項(xiàng)目相關(guān)文件材料長(zhǎng)期

6.16院杰出成就獎(jiǎng)XX評(píng)審、獲獎(jiǎng)等文件材料長(zhǎng)期

保管

序號(hào)文件內(nèi)容

期限

XX科研項(xiàng)目任務(wù)書、立項(xiàng)、評(píng)估、鑒定、驗(yàn)收等文

6.17長(zhǎng)期

件材料

XX固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)估、鑒定、驗(yàn)收等有

6.18長(zhǎng)期

關(guān)文件材料

七、院地合作局

7.1院屬單位投資行為審批