公司檔案管理工作辦法總則為了加強公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。本辦法適用于公司各部門及全體員工在各項工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。檔案管理工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)公司設(shè)立綜合檔案室，作為公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督公司的檔案管理工作。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，其主要職責(zé)包括：-貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計公司各部門移交的檔案，確保檔案的質(zhì)量和安全。-對公司各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。-開發(fā)檔案信息資源，編制各種檔案檢索工具和參考資料，為公司的各項工作提供檔案利用服務(wù)。-定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案的有效性和實用性。-加強與上級檔案管理部門和其他單位的聯(lián)系與交流，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)。公司各部門應(yīng)指定一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。兼職檔案管理人員應(yīng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，嚴(yán)格按照公司檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范開展工作。檔案的收集與整理檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，各部門應(yīng)按照規(guī)定及時、完整地收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料。文件材料的收集范圍包括：-上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司有關(guān)的指令性、指導(dǎo)性文件，需要貫徹執(zhí)行的文件、批復(fù)等。-本公司對外發(fā)出的正式文件，包括請示、報告、通知、決定、函件等。-本公司內(nèi)部形成的各種文件材料，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、合同協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料等。-本公司在各項工作活動中形成的照片、音像、實物等特殊載體的檔案。-其他具有保存價值的文件材料。各部門兼職檔案管理人員應(yīng)在文件材料形成后的一個月內(nèi)，對文件材料進(jìn)行初步整理，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類、編號和裝訂，并填寫文件材料交接清單，向綜合檔案室移交。綜合檔案室對各部門移交的文件材料進(jìn)行認(rèn)真審核，對不符合要求的文件材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進(jìn)行補充和完善。檔案整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。綜合檔案室對接收的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、編目和裝盒，并建立檔案檢索工具。檔案分類方案應(yīng)根據(jù)公司的職能和業(yè)務(wù)活動特點，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)會計類、人事勞資類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、科研開發(fā)類等若干大類，每大類下再細(xì)分若干小類。檔案的保管與保護(hù)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。對不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管方法。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜或密集架內(nèi)，按照分類編號順序排列；照片檔案應(yīng)存放在專用的照片冊或底片盒內(nèi)，避免擠壓和磨損；音像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜內(nèi)，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；實物檔案應(yīng)存放在陳列柜或?qū)ｉT的庫房內(nèi)，妥善保管。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)和保護(hù)措施。對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行數(shù)字化處理、異地備份等。檔案的利用與服務(wù)公司各部門和員工因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱（借閱）申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱（借閱）手續(xù)。查閱（借閱）檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、損壞或丟失檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱（借閱）申請表的內(nèi)容，及時提供所需檔案，并做好查閱（借閱）登記工作。對查閱（借閱）的檔案，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延長借閱時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。綜合檔案室應(yīng)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，編制各種檔案檢索工具和參考資料，如檔案目錄、全宗介紹、大事記、組織沿革、專題匯編等，為公司的各項工作提供檔案信息服務(wù)。同時，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用，提高檔案利用的效率和便捷性。檔案的鑒定與銷毀公司應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。檔案鑒定工作小組應(yīng)按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對保管期限已滿的檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全、保密。銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔備查。檔案的保密與安全檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守檔案機密。對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如設(shè)置保密級別、限制查閱范圍、加強保管安全等。檔案庫房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)加強對檔案庫房的管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。對檔案的查閱、借閱和復(fù)制等利用活動，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，防止檔案信息的泄露。對違反檔案保密制度和安全規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。檔案工作的監(jiān)督與考核公司應(yīng)將檔案管理工作納入各部門的工作考核范圍，定期對各部門的檔案工作進(jìn)行檢查和考核?？己藘?nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的質(zhì)量、檔案保管的安全情況、檔案利用的效果等。對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎