政府階梯會(huì)議室管理制度一、制度背景

我國政府階梯會(huì)議室作為政府工作人員開展日常工作、舉辦會(huì)議的重要場(chǎng)所，其高效、有序的運(yùn)行對(duì)于提升政府工作效率、保障政府形象具有重要意義。為了加強(qiáng)政府階梯會(huì)議室的管理，確保會(huì)議活動(dòng)的高效進(jìn)行，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范會(huì)議室使用流程，提高會(huì)議室資源利用率，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

二、管理制度內(nèi)容

1.會(huì)議室預(yù)約

政府工作人員需提前預(yù)約使用會(huì)議室，通過指定渠道進(jìn)行預(yù)約申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息。預(yù)約成功后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成預(yù)約單。

2.使用規(guī)范

使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：

-保持會(huì)議室整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。

-按時(shí)參加和結(jié)束會(huì)議，如需調(diào)整會(huì)議時(shí)間，應(yīng)提前通知預(yù)約管理部門。

-愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞。

3.會(huì)議室使用登記

每次使用會(huì)議室后，需填寫會(huì)議室使用登記表，記錄會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議主題等基本信息。

4.資源管理

會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、家具等資源由專人負(fù)責(zé)管理，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

5.安全保障

確保會(huì)議室消防安全，配備必要的消防設(shè)施，定期進(jìn)行消防演練。同時(shí)，加強(qiáng)會(huì)議室出入管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入。

6.會(huì)議紀(jì)律

會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得擅自離開座位，不得使用手機(jī)等電子設(shè)備發(fā)出聲響。

7.會(huì)議記錄

重要會(huì)議需進(jìn)行記錄，由專人負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄，并及時(shí)歸檔。

8.考核與監(jiān)督

定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行考核，對(duì)違反規(guī)定的單位和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，必要時(shí)追究責(zé)任。

9.制度修訂

根據(jù)實(shí)際情況，本制度可進(jìn)行修訂和完善，修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

10.宣傳與培訓(xùn)

定期開展會(huì)議室管理制度宣傳，提高政府工作人員對(duì)會(huì)議室管理制度的認(rèn)識(shí)和遵守意識(shí)。同時(shí)，對(duì)新入職工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

三、預(yù)約流程與操作規(guī)范

1.預(yù)約申請(qǐng)

政府工作人員需通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或預(yù)約電話，向會(huì)議室管理部門提交預(yù)約申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)需提供以下信息：會(huì)議名稱、參會(huì)人員名單、預(yù)計(jì)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議持續(xù)時(shí)間、會(huì)議主題等。

2.預(yù)約審核

會(huì)議室管理部門在收到預(yù)約申請(qǐng)后，將對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括會(huì)議室可用性、時(shí)間沖突、參會(huì)人數(shù)限制等。審核通過后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成預(yù)約單并發(fā)送給申請(qǐng)人。

3.預(yù)約確認(rèn)

申請(qǐng)人收到預(yù)約單后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。如因特殊情況無法按預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)取消或修改預(yù)約，避免資源浪費(fèi)。

4.預(yù)約變更

如需變更預(yù)約時(shí)間或參會(huì)人數(shù)，申請(qǐng)人應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門，并重新進(jìn)行預(yù)約審核流程。

5.預(yù)約取消

如因緊急情況或不可抗力因素導(dǎo)致會(huì)議無法舉行，申請(qǐng)人應(yīng)立即取消預(yù)約，并告知會(huì)議室管理部門。

6.預(yù)約記錄

會(huì)議室管理部門將保留所有預(yù)約記錄，以便進(jìn)行資源統(tǒng)計(jì)和效果評(píng)估。

7.預(yù)約查詢

申請(qǐng)人可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或預(yù)約電話查詢會(huì)議室預(yù)約狀態(tài)，了解會(huì)議室使用情況。

8.預(yù)約培訓(xùn)

對(duì)新入職工作人員或經(jīng)常使用會(huì)議室的人員，應(yīng)進(jìn)行預(yù)約流程及操作規(guī)范的培訓(xùn)，確保其了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

9.預(yù)約反饋

鼓勵(lì)申請(qǐng)人對(duì)預(yù)約流程提出意見和建議，會(huì)議室管理部門將根據(jù)反饋意見不斷優(yōu)化預(yù)約系統(tǒng)和服務(wù)。

10.預(yù)約違規(guī)處理

對(duì)于未按規(guī)定進(jìn)行預(yù)約、隨意更改預(yù)約時(shí)間、無故取消預(yù)約等違規(guī)行為，會(huì)議室管理部門將根據(jù)情況進(jìn)行處理，包括但不限于通報(bào)批評(píng)、限制預(yù)約權(quán)限等。

四、會(huì)議室使用時(shí)間與人數(shù)限制

1.使用時(shí)間

會(huì)議室使用時(shí)間分為工作日和節(jié)假日，具體安排如下：

-工作日：上午8:00至12:00，下午13:00至18:00。

-節(jié)假日：根據(jù)國家法定節(jié)假日安排，具體開放時(shí)間由會(huì)議室管理部門另行通知。

2.人數(shù)限制

會(huì)議室設(shè)有座位數(shù)上限，具體如下：

-小型會(huì)議室：容納10-20人。

-中型會(huì)議室：容納20-50人。

-大型會(huì)議室：容納50人以上。

3.參會(huì)人數(shù)規(guī)定

-預(yù)約時(shí)需準(zhǔn)確填寫參會(huì)人數(shù)，不得超過會(huì)議室座位數(shù)上限。

-如實(shí)際參會(huì)人數(shù)超出預(yù)約人數(shù)，需提前通知會(huì)議室管理部門，并視情況調(diào)整會(huì)議室或座位安排。

4.臨時(shí)增員處理

-如會(huì)議過程中臨時(shí)增加參會(huì)人員，需確保會(huì)議室有足夠空間容納，否則需及時(shí)調(diào)整會(huì)議地點(diǎn)。

5.人數(shù)核實(shí)

-會(huì)議開始前，會(huì)議室管理人員將對(duì)參會(huì)人數(shù)進(jìn)行核實(shí)，確保實(shí)際人數(shù)不超過預(yù)約人數(shù)。

6.人數(shù)調(diào)整

-如實(shí)際參會(huì)人數(shù)與預(yù)約人數(shù)不符，會(huì)議室管理部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，包括但不限于調(diào)整座位、安排其他會(huì)議室等。

7.人數(shù)記錄

-會(huì)議室管理人員將對(duì)每次會(huì)議的實(shí)際參會(huì)人數(shù)進(jìn)行記錄，作為后續(xù)資源管理和效果評(píng)估的依據(jù)。

8.人數(shù)違規(guī)處理

-對(duì)于未按規(guī)定控制參會(huì)人數(shù)的行為，會(huì)議室管理部門將進(jìn)行提醒，并在必要時(shí)采取限制預(yù)約等措施。

9.人數(shù)限制例外

-特殊情況或重要會(huì)議，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)放寬人數(shù)限制。

10.人數(shù)限制宣傳

-定期對(duì)會(huì)議室人數(shù)限制進(jìn)行宣傳，提高政府工作人員對(duì)人數(shù)規(guī)定的重視程度。

五、會(huì)議室設(shè)施與設(shè)備管理

1.設(shè)施維護(hù)

會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施，如桌椅、窗簾、投影儀、音響設(shè)備等，由專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施處于良好狀態(tài)。

2.設(shè)備檢查

每次會(huì)議前，會(huì)議室管理人員需對(duì)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行檢查，包括電源、投影儀、音響系統(tǒng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.設(shè)備使用規(guī)范

參會(huì)人員在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循以下規(guī)范：

-操作前請(qǐng)仔細(xì)閱讀設(shè)備使用說明書。

-非專業(yè)人員不得隨意調(diào)整設(shè)備設(shè)置。

-使用完畢后，請(qǐng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)。

4.設(shè)備損壞報(bào)告

如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或故障，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理人員報(bào)告，以便及時(shí)維修或更換。

5.設(shè)備維修

設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，會(huì)議室管理部門將聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修期間，如需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排，將提前通知預(yù)約方。

6.設(shè)備更新

根據(jù)技術(shù)發(fā)展和實(shí)際使用需求，會(huì)議室管理部門將定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新，提高會(huì)議室的使用效率。

7.設(shè)備培訓(xùn)

新設(shè)備投入使用前，將組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員能夠熟練操作。

8.設(shè)備使用記錄

會(huì)議室管理人員需記錄每次設(shè)備的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人員、設(shè)備狀態(tài)等，作為設(shè)備維護(hù)和更新的參考。

9.設(shè)備安全

確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備符合安全標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行安全檢查，防止因設(shè)備故障引發(fā)的安全事故。

10.設(shè)備借用

如需借用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，需提前向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用，并遵守相關(guān)規(guī)定。借用后的設(shè)備需按時(shí)歸還。

六、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生管理

1.環(huán)境要求

會(huì)議室應(yīng)保持整潔、舒適的環(huán)境，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議體驗(yàn)。室內(nèi)溫度、濕度適宜，光線充足。

2.衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)議室需符合以下衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：

-定期清理地面、桌面，保持清潔。

-定期清潔空調(diào)、窗戶等設(shè)施，防止灰塵積聚。

-定期檢查并更換會(huì)議室內(nèi)的空氣凈化器濾網(wǎng)。

3.紀(jì)律要求

參會(huì)人員需遵守以下紀(jì)律：

-保持室內(nèi)安靜，不得大聲喧嘩。

-不在室內(nèi)吸煙，保持空氣清新。

-不亂扔垃圾，使用垃圾桶分類投放。

4.清潔分工

會(huì)議室清潔工作由專人負(fù)責(zé)，包括日常清潔和定期大掃除。清潔人員需按照清潔計(jì)劃執(zhí)行，確保會(huì)議室衛(wèi)生。

5.清潔用品管理

會(huì)議室內(nèi)配備必要的清潔用品，如掃把、拖把、清潔劑等。清潔用品由專人負(fù)責(zé)管理，定期補(bǔ)充和更換。

6.清潔記錄

清潔人員需記錄每次清潔的時(shí)間、內(nèi)容、使用清潔用品等信息，作為衛(wèi)生管理的一部分。

7.滅蟲防鼠

定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行滅蟲防鼠處理，防止害蟲和鼠類進(jìn)入，確保會(huì)議室衛(wèi)生安全。

8.突發(fā)衛(wèi)生事件處理

如遇突發(fā)衛(wèi)生事件，如食物中毒、疾病傳播等，會(huì)議室管理部門應(yīng)立即采取措施，包括隔離、消毒、通知相關(guān)部門等。

9.環(huán)境保護(hù)

會(huì)議室使用過程中，鼓勵(lì)參會(huì)人員節(jié)約能源，如關(guān)閉不必要的燈光、空調(diào)等，減少對(duì)環(huán)境的影響。

10.環(huán)境投訴處理

參會(huì)人員如對(duì)會(huì)議室環(huán)境或衛(wèi)生有投訴，可向會(huì)議室管理部門反映，管理部門將及時(shí)調(diào)查處理，并采取相應(yīng)措施改進(jìn)。

七、會(huì)議室安全保障與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)

1.安全措施

為確保會(huì)議室安全，應(yīng)采取以下安全措施：

-安裝監(jiān)控系統(tǒng)，覆蓋會(huì)議室及出入口。

-配備緊急疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明設(shè)施。

-定期檢查消防設(shè)施，確保其處于良好狀態(tài)。

2.消防安全

嚴(yán)格執(zhí)行消防安全規(guī)定，包括但不限于：

-定期進(jìn)行消防演練，提高參會(huì)人員的消防意識(shí)。

-嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙，禁止使用明火。

-定期清理可燃物，確保疏散通道暢通。

3.入出管理

加強(qiáng)會(huì)議室出入管理，包括：

-所有參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室需進(jìn)行身份核實(shí)。

-外來人員需登記身份信息，并由會(huì)議主辦方陪同。

4.突發(fā)事件預(yù)案

制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，包括以下內(nèi)容：

-火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害的應(yīng)急疏散方案。

-突發(fā)疾病、意外傷害的現(xiàn)場(chǎng)處理措施。

-電腦設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等技術(shù)問題的應(yīng)對(duì)方法。

5.突發(fā)事件報(bào)告

發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，會(huì)議室管理人員應(yīng)立即向相關(guān)部門報(bào)告，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

6.應(yīng)急物資儲(chǔ)備

會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的應(yīng)急物資，如急救箱、消防器材、便攜式廣播等。

7.應(yīng)急演練

定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的有效性，提高工作人員和參會(huì)人員的應(yīng)急處理能力。

8.應(yīng)急信息發(fā)布

在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，通過內(nèi)部通訊系統(tǒng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)布相關(guān)信息，確保人員安全。

9.突發(fā)事件調(diào)查

對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善應(yīng)急預(yù)案和管理制度。

10.安全教育

定期對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行安全教育，提高其對(duì)安全的重視程度，包括安全知識(shí)培訓(xùn)、案例分析等。

八、會(huì)議室資源使用效益評(píng)估

1.使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

定期對(duì)會(huì)議室資源使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，包括會(huì)議次數(shù)、使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備使用頻率等。

2.效益指標(biāo)

建立會(huì)議室資源使用效益指標(biāo)體系，如會(huì)議室利用率、設(shè)備完好率、參會(huì)滿意度等。

3.評(píng)估方法

采用定量與定性相結(jié)合的方法對(duì)會(huì)議室資源使用效益進(jìn)行評(píng)估：

-定量評(píng)估：通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估會(huì)議室資源的利用效率。

-定性評(píng)估：通過調(diào)查問卷、訪談等方式，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量的反饋。

4.評(píng)估報(bào)告

定期撰寫會(huì)議室資源使用效益評(píng)估報(bào)告，包括評(píng)估結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)措施。

5.改進(jìn)措施

根據(jù)評(píng)估報(bào)告，針對(duì)存在的問題制定改進(jìn)措施，如優(yōu)化預(yù)約流程、提高設(shè)備利用率、改善會(huì)議環(huán)境等。

6.效益跟蹤

對(duì)實(shí)施的改進(jìn)措施進(jìn)行跟蹤，評(píng)估其效果，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整策略。

7.效益對(duì)比

定期進(jìn)行效益對(duì)比分析，比較改進(jìn)前后的效益指標(biāo)變化，以衡量改進(jìn)措施的有效性。

8.資源配置優(yōu)化

根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提高資源使用效率。

9.效益反饋

將評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)措施反饋給相關(guān)部門和人員，提高會(huì)議室管理工作的透明度。

10.持續(xù)改進(jìn)

建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，不斷完善會(huì)議室管理制度和資源配置策略，以適應(yīng)不斷變化的工作需求。

九、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任分工

明確會(huì)議室管理制度執(zhí)行的責(zé)任主體，包括會(huì)議室管理部門、使用部門及個(gè)人，確保責(zé)任到人。

2.管理部門職責(zé)

會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)制度的制定、解釋、執(zhí)行和監(jiān)督，具體職責(zé)包括：

-制定和修訂管理制度。

-監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。

-處理違規(guī)行為。

-定期評(píng)估制度執(zhí)行效果。

3.使用部門職責(zé)

使用部門需配合管理部門執(zhí)行制度，具體職責(zé)包括：

-遵守會(huì)議室使用規(guī)定。

-積極配合管理部門進(jìn)行預(yù)約、登記等工作。

-及時(shí)反饋會(huì)議過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

4.個(gè)人職責(zé)

參會(huì)人員和個(gè)人在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守以下職責(zé)：

-遵守會(huì)議室管理制度。

-主動(dòng)維護(hù)會(huì)議室環(huán)境和設(shè)施。

-如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，有權(quán)制止并及時(shí)報(bào)告。

5.監(jiān)督機(jī)制

建立監(jiān)督機(jī)制，包括：

-內(nèi)部監(jiān)督：由管理部門對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

-外部監(jiān)督：通過設(shè)立意見箱、公開電話等方式，接受參會(huì)人員和外部人員的監(jiān)督建議。

6.違規(guī)處理

對(duì)違反會(huì)議室管理制度的行為，將采取以下處理措施：

-警告：對(duì)輕微違規(guī)行為進(jìn)行警告。

-紀(jì)律處分：對(duì)嚴(yán)重違規(guī)行為進(jìn)行紀(jì)律處分。

-限制使用：對(duì)多次違規(guī)者限制其使用會(huì)議室。

7.教育培訓(xùn)

定期對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行制度培訓(xùn)，提高其對(duì)會(huì)議室管理制度的認(rèn)識(shí)和理解。

8.信息公開

將會(huì)議室管理制度、使用流程、違規(guī)處理等信息進(jìn)行公開，提高透明度。

9.反饋與改進(jìn)

鼓勵(lì)參會(huì)人員和相關(guān)部門對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，管理部門將根據(jù)反饋意見進(jìn)行改進(jìn)。

10.考核評(píng)價(jià)

將會(huì)議室管理制度執(zhí)行情況納入考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)執(zhí)行效果好的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

十、附則

1.制度解釋

本制度由會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，可由管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和解釋。

2.制度修訂

本制度如有修訂，將及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

3.制度生效

本制度自發(fā)布之日起正式實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。