全國(guó)檔案管理辦法一、總則（一）目的與宗旨本辦法旨在加強(qiáng)全國(guó)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持與保障。（二）適用范圍本辦法適用于全國(guó)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則全國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性原則檔案管理活動(dòng)應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映歷史事實(shí)，保持檔案的原始面貌，不允許篡改、偽造檔案。同時(shí)，要保證檔案的全面性和系統(tǒng)性，使檔案能夠完整地記錄單位的各項(xiàng)工作和歷史發(fā)展過程。3.便于利用原則檔案管理的最終目的是為了便于利用。應(yīng)通過科學(xué)的管理手段和技術(shù)方法，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值，使檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為單位的各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾提供服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案行政管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。4.負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)與推進(jìn)工作。5.指導(dǎo)、監(jiān)督本行政區(qū)域內(nèi)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目等檔案工作。（二）單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)主管部門有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)本單位檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢與利用。4.按照規(guī)定向檔案行政管理部門和有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為單位的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，積極參與單位的各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)。6.組織本單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.單位在職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)來文，如通知、決定、指示等。本單位制發(fā)的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、規(guī)章制度等。會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。業(yè)務(wù)活動(dòng)文件，如合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。人事檔案材料，如干部任免文件、考核材料、工資檔案等。財(cái)務(wù)檔案材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等?；n案材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。設(shè)備檔案材料，如設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、維修記錄等。2.單位在對(duì)外交往中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如書信、函件、協(xié)議、證書等。3.單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免等方面的文件材料。4.單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)、全面地收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期向單位檔案管理部門移交。2.收集的檔案材料應(yīng)保持齊全、完整，不得遺漏重要文件。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件的收集應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和管理。（三）檔案整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和技術(shù)要求。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。常見的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。各單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況選擇合適的分類方法，并保持分類的穩(wěn)定性和一致性。編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，能夠反映檔案的類別和排列順序。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于查找和利用。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其安全性和可用性。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。借閱過程中要注意保護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。2.檔案銷毀對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和單位的檔案管理制度，確保檔案利用活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則：檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)單位各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾為出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)地提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式與手續(xù)1.利用方式查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門查閱室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。2.利用手續(xù)利用者應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明利用目的、利用內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。將申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理。查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室或借閱地點(diǎn)。利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用效果反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的頻率、內(nèi)容、效果等信息。2.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用工作提出意見和建議，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真聽取利用者的反饋，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。3.根據(jù)檔案利用效果反饋情況，檔案管理部門可對(duì)檔案的收集、整理、保管等工作進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建設(shè)目標(biāo)通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為單位的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。2.建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與單位的信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接。按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。（二）數(shù)字化檔案管理1.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2.數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，為數(shù)字化掃描做好準(zhǔn)備。掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。掃描后的電子圖像應(yīng)進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪等操作，提高圖像質(zhì)量。同時(shí)，將圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立索引關(guān)系，便于檢索和利用。數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與檔案信息管理系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理。存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息被非法獲取、篡改、泄露。2.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限。用戶應(yīng)使用安全的用戶名和密碼，并定期更換密碼。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。同時(shí)，做好檔案信息安全事件的應(yīng)急處置工作，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。其職責(zé)包括：制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。組織實(shí)施監(jiān)督檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。對(duì)違反檔案法律法規(guī)的行為依法進(jìn)行查處。2.單位內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由檔案管理部門會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)本單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。其職責(zé)包括：檢查各部門檔案管理制度的執(zhí)行情況。監(jiān)督檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題督促相關(guān)部門及時(shí)整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況。檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。檔案信息化建設(shè)情況。檔案安全管理情況。2.監(jiān)督檢查方式實(shí)地檢查：檔案行政管理部門或單位內(nèi)部監(jiān)督檢查部門可通過實(shí)地查看檔案庫房、查閱檔案資料、詢問檔案工作人員等方式進(jìn)行檢查。書面檢查：要求被檢查單位報(bào)送檔案管理工作情況報(bào)告、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案管理制度等書面材料，進(jìn)行審查分析。網(wǎng)絡(luò)檢查：利用檔案信息管理系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行遠(yuǎn)程檢查和監(jiān)督。（三）整改與復(fù)查1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，被檢查單位應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，