文檔編寫規(guī)范與模板庫使用指南一、引言在企業(yè)日常運營與項目推進中，規(guī)范化的文檔是信息傳遞、流程落地與知識沉淀的核心載體。為統(tǒng)一文檔編寫標準、提升內容質量與協(xié)作效率，特制定本《文檔編寫規(guī)范與模板庫》，涵蓋文檔類型定義、編寫流程、模板示例及關鍵注意事項，適用于各類業(yè)務場景下的文檔創(chuàng)作與管理。二、適用范圍本規(guī)范與模板庫適用于以下場景，覆蓋企業(yè)內部高頻文檔需求：項目管理：項目計劃、會議紀要、進度報告、驗收報告等；技術研發(fā)：需求規(guī)格說明書、設計方案、測試報告、運維手冊等；運營管理：市場調研報告、活動策劃案、用戶手冊、培訓材料等；行政辦公：制度文件、崗位職責說明書、工作總結、對外函件等。三、規(guī)范框架與操作流程（一）文檔類型與目標定位在編寫前，需明確文檔類型及核心目標，保證內容聚焦。例如：項目計劃書：目標為明確項目范圍、時間節(jié)點與資源分配，需突出“可執(zhí)行性”；技術設計方案：目標為闡述技術架構與實現(xiàn)邏輯，需突出“邏輯嚴謹性”；用戶手冊：目標為指導用戶操作，需突出“易懂性與步驟清晰性”。（二）模板選擇與適配根據文檔類型，從模板庫中選擇對應基礎模板（參考第四部分“模板分類與示例”），結合具體需求調整框架：若模板模塊與業(yè)務不完全匹配，可增刪二級標題（如“項目計劃書”中若無跨部門協(xié)作需求，可刪除“協(xié)作機制”章節(jié)）；保留模板中的核心必填項（如“項目計劃書”中的“階段劃分”“負責人”“交付物”），保證關鍵信息不遺漏。（三）內容編寫規(guī)范1.格式要求標題層級：采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五級標題格式，避免層級過深（建議不超過四級）；字體與字號：用宋體五號，一級標題黑體三號加粗，二級標題黑體四號加粗，三級標題黑體小四加粗；頁邊距與行距：頁邊距上下2.54cm、左右3.17cm，行距1.5倍，段前段后間距0.5行；圖表編號：圖表按“章-序號”編號（如圖1-1、表2-3），并在中注明“如圖1-1所示”。2.內容邏輯結構化表達：采用“總-分”結構，先概述核心結論，再分點展開論據；數(shù)據支撐：關鍵結論需用數(shù)據或案例驗證（如“用戶留存率提升15%”需標注數(shù)據來源）；術語統(tǒng)一：全文專業(yè)術語保持一致（如“CRM系統(tǒng)”不隨意替換為“客戶關系管理系統(tǒng)”）。（四）審核與修訂1.審核流程自審：編寫者完成后檢查格式規(guī)范性、內容完整性與邏輯一致性；交叉審核：涉及跨部門內容的文檔，需由相關部門負責人確認（如技術方案需研發(fā)經理審核）；終審：重要文檔（如項目驗收報告）需提交至部門總監(jiān)或項目負責人簽字確認。2.修訂標記修訂內容需用“紅色字體”標注，并在文檔末尾附“修訂記錄表”（含修訂人、日期、修訂說明）；定期（如每季度）回顧模板使用情況，根據業(yè)務反饋優(yōu)化模板框架。（五）版本管理與歸檔版本號規(guī)則：采用“主版本號.次版本號”格式（如V1.0為初版，V1.1為小修訂，V2.0為大版本更新）；歸檔要求：審核通過的文檔需至企業(yè)知識庫（如釘釘文檔、Confluence），命名格式為“文檔類型-項目名稱-版本號-日期”（如“項目計劃書-系統(tǒng)升級-V1.0-20240515”）；權限管理：模板庫文檔設為“只讀”，保證基礎模板不被隨意修改；歸檔文檔根據敏感度設置查閱權限。四、模板分類與示例表格（一）項目管理類模板：項目周報適用場景：項目執(zhí)行過程中，每周向stakeholders同步進度、風險與計劃。匯報周期項目名稱版本號匯報人匯報日期審核人一、本周工作完成情況序號任務名稱計劃完成時間實際完成時間負責人完成質量（優(yōu)/良/中/差）交付物1需求調研報告終稿2024-05-102024-05-10*小明優(yōu)需求調研報告V1.0.pdf2數(shù)據庫架構設計評審2024-05-122024-05-13*小紅良評審會議紀要.docx二、下周工作計劃序號任務名稱計劃開始時間計劃完成時間負責人預計風險應對措施1前端界面原型開發(fā)2024-05-142024-05-17*小剛設計需求變更每日同步設計組進度2接口聯(lián)調測試2024-05-182024-05-20*小麗后端接口不穩(wěn)定提前預留1天緩沖期三、需協(xié)調資源與支持需產品經理協(xié)調設計組確認最終界面原型，保證開發(fā)一致性；申請測試服務器權限，計劃5月21日開始環(huán)境部署。（二）技術研發(fā)類模板：需求規(guī)格說明書（核心模塊）適用場景：明確產品功能需求與非功能需求，作為研發(fā)設計與測試的依據。文檔編號PRD-2024-001版本號V2.0編寫人*張工審核人*李經理審核日期2024-05-10生效日期2024-05-15功能需求描述1.1用戶登錄模塊功能點詳細說明優(yōu)先級驗收標準手機號登錄支持通過手機號+驗證碼登錄，驗證碼有效期5分鐘，每日發(fā)送上限10次高輸入正確手機號與驗證碼后，10秒內跳轉至首頁；錯誤提示明確（如“驗證碼錯誤”）密碼找回通過注冊手機號接收重置，有效期24小時，新密碼需包含字母+數(shù)字中后可設置新密碼，設置成功后自動登錄；若失效，提示“已過期”非功能需求功能要求：登錄接口響應時間≤2秒，并發(fā)支持1000用戶同時在線；安全要求：用戶密碼需加密存儲（MD5+鹽值），傳輸過程采用協(xié)議；兼容性要求：支持Chrome（80+）、Firefox（75+）、移動端iOS13+/Android10+系統(tǒng)。（三）運營管理類模板：活動策劃案（核心模塊）適用場景：市場推廣、用戶增長等活動的策劃與執(zhí)行指導?；顒用Q“618年中大促”用戶拉新活動策劃部門市場部策劃人*王經理活動時間2024年6月1日-6月30日預算金額50萬元審批人*總經辦一、活動目標新增注冊用戶10萬人，其中付費用戶轉化率≥8%；活動期間商品GMV達200萬元，較上月增長50%。二、活動流程與分工階段時間節(jié)點負責人關鍵任務籌備期5月1日-5月20日*趙主管確定活動主題、設計宣傳素材、對接供應鏈資源、搭建活動頁面執(zhí)行期6月1日-6月30日*李專員線上推廣（抖音/廣告）、線下地推、用戶數(shù)據監(jiān)測、實時調整活動策略復盤期7月1日-7月7日*王經理整理活動數(shù)據（用戶量/轉化率/GMV）、總結經驗教訓、輸出復盤報告五、關鍵注意事項（一）保持內容一致性同一項目/產品的文檔中，術語、數(shù)據、流程描述需統(tǒng)一（如“用戶畫像”與“用戶標簽”不可混用）；模板中的“必填項”標記（如*）不可刪除，保證核心信息完整。（二）模板動態(tài)更新機制每季度由各業(yè)務部門提報模板優(yōu)化建議，由知識管理組匯總評估后更新模板庫；重大業(yè)務流程變更（如項目管理流程調整）時，需在1周內同步更新相關模板。（三）隱私與合規(guī)要求文檔中不得包含真實用戶隱私信息（如身份證號、手機號）、企業(yè)敏感數(shù)據（如未公開財務數(shù)據、核心技術參數(shù)）；對外文檔（如用戶手