合同管理規(guī)范及操作指南第一章適用范圍與典型應用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟合同的起草、審批、簽署、履行、變更、歸檔等全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、勞動合同等常用類型。無論是業(yè)務部門發(fā)起的常規(guī)業(yè)務合作，還是跨部門協(xié)同的項目推進，均需遵循本規(guī)范以保證合同合規(guī)性、風險可控性及管理效率。典型應用場景包括：采購部門與供應商簽訂原材料采購合同時需規(guī)范條款明確質(zhì)量標準、交付期限及違約責任；銷售部門與客戶簽訂產(chǎn)品銷售合同時需約定價款支付方式、交付驗收流程及售后服務條款；行政部門簽訂辦公場所租賃合同時需明確租賃期限、租金調(diào)整機制及房屋維修責任；人力資源部門簽訂勞動合同時需遵守《勞動合同法》規(guī)定，明確崗位職責、薪酬福利及解除條件。第二章合同全生命周期管理操作流程第一節(jié)合同起草：要素齊全，條款嚴謹操作步驟：明確合同需求：由業(yè)務部門根據(jù)合作內(nèi)容，梳理合同核心要素（如合作主體、標的物/服務內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式等），填寫《合同起草需求表》（詳見第三章模板一）。選擇合同模板：優(yōu)先使用公司標準化合同模板庫（如采購合同模板、銷售合同模板），無模板時參照《民法典》及行業(yè)慣例起草，保證條款合法性。起草合同文本：合同標題需明確類型（如“產(chǎn)品采購合同”）；合同主體需寫全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人及聯(lián)系方式；標的物/服務內(nèi)容需具體描述（避免“一批產(chǎn)品”“相關服務”等模糊表述），數(shù)量、質(zhì)量標準需可量化（如“符合國家GB標準”“提供第三方檢測報告”）；價款及支付方式需明確金額、幣種、支付節(jié)點（如“驗收合格后30日內(nèi)支付至合同總額的80%”）、賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）；履行期限需明確起始/截止時間、交付地點、驗收流程（如“貨物送達后3個工作日內(nèi)雙方共同驗收，驗收合格簽署《驗收確認單》”）；違約責任需對等約定（如“逾期交貨按日支付合同總額0.05%違約金，逾期付款按日支付0.03%違約金”），避免“單方免責”條款；爭議解決方式優(yōu)先約定“由合同簽訂地有管轄權的人民法院訴訟管轄”，避免“約定不明導致管轄爭議”。內(nèi)部初審：起草部門負責人對合同內(nèi)容、業(yè)務合理性進行初審，重點核對需求與條款一致性。第二節(jié)合同審批：流程合規(guī)，權責清晰操作步驟：發(fā)起審批流程：起草人在OA系統(tǒng)（或指定審批工具）中提交合同文本及《合同審批表》（詳見第三章模板二），《合同起草需求表》、對方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等）、相關附件（如技術參數(shù)、報價單）。分級審批：根據(jù)合同金額及類型，按權限逐級審批（以下為參考標準，具體以公司《合同管理辦法》為準）：低風險合同（金額≤5萬元，常規(guī)采購/服務）：部門負責人→法務專員（合規(guī)性審核）→財務專員（金額/支付條款審核）；中風險合同（5萬元＜金額≤50萬元，重要采購/銷售）：部門負責人→法務專員→財務負責人→分管副總；高風險合同（金額＞50萬元，或涉及重大合作/知識產(chǎn)權）：部門負責人→法務專員→財務負責人→法務負責人→總經(jīng)理。審核要點：業(yè)務部門：審核需求匹配度、履約可行性；法務部門：審核條款合法性、權利義務對等性、法律風險點（如“定金”與“訂金”區(qū)別、知識產(chǎn)權歸屬）；財務部門：審核金額準確性、支付方式合理性、稅務合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅率）；審批人需在《合同審批表》中明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明修改建議，不得無故拖延（審批時限不超過3個工作日）。第三節(jié)合同簽署：主體適格，形式合法操作步驟：主體資格復核：簽署前，法務部門或經(jīng)辦人需核對對方主體資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等），保證簽約人有權代表對方簽署合同（如為代理人，需提供加蓋公章的《授權委托書》，明確授權范圍）。文本最終確認：審批通過后，起草人根據(jù)審批意見修改合同文本，最終版本需經(jīng)所有審批人確認，保證與審批文本一致，嚴禁擅自修改核心條款。簽署方式選擇：紙質(zhì)簽署：打印一式X份（根據(jù)份數(shù)需求，通常至少3份：雙方各執(zhí)1份，財務/檔案部門留存1份），雙方加蓋公章或合同專用章（騎縫章），法定代表人或授權代理人簽字（簽字需清晰，與身份證姓名一致）；電子簽署：通過公司指定的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實、合同文本不可篡改，簽署完成后電子合同及存證證書。簽署后留存：紙質(zhì)合同簽署后，經(jīng)辦人需在1個工作日內(nèi)將原件移交檔案管理部門；電子合同需至公司合同管理系統(tǒng)，同步歸檔。第四節(jié)合同履行：動態(tài)跟蹤，風險預警操作步驟：履行責任分配：合同簽訂后，由業(yè)務部門指定專人（如“合同履行負責人”），負責跟蹤合同履行進度，填寫《合同履行跟蹤表》（詳見第三章模板三）。進度監(jiān)控：對于分期履行的合同（如分批交付、分期付款），需按節(jié)點記錄履行情況（如“第一批貨物于X月X日交付，驗收合格”“第一期款項于X月X日到賬”）；發(fā)覺履行異常（如對方逾期交貨、質(zhì)量不達標），需在24小時內(nèi)啟動風險預警，向部門負責人及法務部門提交《合同履行異常報告》，說明原因及應對建議。驗收與確認：交付類合同：需按約定進行驗收（如現(xiàn)場清點數(shù)量、檢測質(zhì)量），簽署《驗收確認單》（需雙方簽字蓋章）；服務類合同：需階段性驗收（如項目里程碑完成后），出具《服務驗收報告》，明確服務成果是否符合約定。付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)合同約定及驗收確認文件，安排付款，留存付款憑證（如銀行回單、發(fā)票）。第五節(jié)合同變更與解除：協(xié)商一致，書面確認操作步驟：變更流程：因不可抗力、政策變化或雙方協(xié)商需變更合同時由業(yè)務部門起草《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如價款、履行期限、標的物等），經(jīng)原審批流程審批后簽署；變更協(xié)議簽署后，更新《合同履行跟蹤表》，調(diào)整履行節(jié)點。解除流程：合同約定解除條件成就（如一方嚴重違約）或雙方協(xié)商一致解除時，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分處理方式、違約責任承擔及賠償金額；若因?qū)Ψ竭`約解除合同，需及時收集證據(jù)（如催告函、驗收不合格證明、溝通記錄），通過訴訟/仲裁維護權益。第六節(jié)合同歸檔：規(guī)范整理，便于查閱操作步驟：歸檔范圍：合同文本（含附件）、審批文件、簽署文件（紙質(zhì)/電子）、履行記錄（驗收單、付款憑證）、變更/解除協(xié)議、往來函件等所有與合同相關的書面及電子材料。歸檔要求：紙質(zhì)合同：按“一合同一檔”原則，使用檔案袋統(tǒng)一封裝，標注“合同編號-合同名稱-簽訂日期”，檔案袋內(nèi)附《合同歸檔目錄》（詳見第三章模板四）；電子合同：至公司合同管理系統(tǒng)，按合同編號分類存儲，命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-簽訂日期”，保證可檢索、可追溯。保管期限：根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定（如普通采購/銷售合同保管5年，重要項目合同、勞動合同保管10年以上，涉及訴訟的合同保管至訴訟結(jié)束）。查閱權限：檔案管理部門建立臺賬，合同查閱需經(jīng)部門負責人及法務部門審批，涉密合同需經(jīng)總經(jīng)理批準，查閱時登記查閱人、時間、用途。第三章核心模板表格模板一：合同起草需求表合同名稱合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他______需求部門需求人聯(lián)系電話提交日期合作主體信息對方名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系人及電話授權委托書編號合同核心需求標的物/服務內(nèi)容（需具體描述，避免模糊表述）數(shù)量質(zhì)量標準（如“國標行標、技術參數(shù)、驗收方式”）履行期限（起始時間-截止時間）價款及支付方式（金額、幣種、支付節(jié)點、賬戶信息）交付/驗收方式特殊要求（如保密條款、知識產(chǎn)權、違約責任）附件清單（如技術參數(shù)書、報價單）需求部門負責人意見簽字：__________日期：______模板二：合同審批表合同名稱合同編號起草部門起草人聯(lián)系電話提交日期合同基本信息對方主體合同金額（大寫：__________小寫：__________）合同履行期限主要條款摘要（標的、價款、核心權利義務）附件清單□合同文本□資質(zhì)文件□技術參數(shù)□報價單□其他______審批意見部門負責人意見：□同意□修改后同意□不同意修改建議：__________簽字：__________日期：______法務專員意見：□同意□修改后同意□不同意修改建議：__________簽字：__________日期：______財務負責人意見：□同意□修改后同意□不同意修改建議：__________簽字：__________日期：______分管副總/總經(jīng)理意見：□同意□修改后同意□不同意修改建議：__________簽字：__________日期：______模板三：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行部門履行負責人聯(lián)系電話履行開始日期履行節(jié)點計劃節(jié)點序號履行內(nèi)容（如“交付第一批貨物”“支付第一期款”）計劃完成時間實際完成時間123履行異常記錄異常發(fā)生時間異常描述（如“逾期交付3天，原因：供應商生產(chǎn)延誤”）應對措施責任人驗收/確認情況階段驗收內(nèi)容/確認文件驗收人確認日期更新記錄□首次填寫□第X次更新更新日期：______更新人：__________模板四：合同歸檔目錄合同編號合同名稱歸檔日期歸檔人檔案材料清單序號材料名稱（如合同文本、審批表、驗收單）份數(shù)頁數(shù)123查閱登記查閱日期查閱人部門查閱用途第四章關鍵風險提示與操作要點一、條款合規(guī)性：避免“霸王條款”與法律空白禁止性條款：合同中不得出現(xiàn)“一方可單方解除合同且不承擔違約責任”“爭議必須提交仲裁（無明確仲裁機構(gòu)）”等違反《民法典》公平原則、程序性條款；術語規(guī)范：準確使用“定金”（具有擔保作用，違約可雙倍返還）與“訂金”（預付款性質(zhì)，違約可退還），避免混用導致法律效力爭議；引用標準：質(zhì)量標準需明確具體標準號（如“GB/T19001-2016”），避免“符合行業(yè)標準”等模糊表述。二、審批權限：嚴禁越權審批或簡化流程金額與類型雙控：無論合同金額大小，涉及重大資產(chǎn)處置、知識產(chǎn)權轉(zhuǎn)讓、對外擔保等特殊類型合同，必須經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，不得因“緊急”跳過審批環(huán)節(jié)；審批留痕：所有審批意見需在OA系統(tǒng)或書面《合同審批表》中體現(xiàn)，嚴禁口頭審批或事后補簽，保證責任可追溯。三、履約監(jiān)控：建立“事前預警-事中控制-事后復盤”機制預警時限：履行節(jié)點到期前3個工作日，履行負責人需主動提醒對方；逾期發(fā)生時，24小時內(nèi)啟動內(nèi)部預警，同步發(fā)送《催告函》（書面或電子留存）；證據(jù)留存：履行過程中的溝通記錄（郵件、）、驗收單、付款憑證等需分類整理，作為爭議解決的證據(jù)支撐，避免“口頭承諾無憑證”。四、信息安全：涉密合同需加密存儲與專人管理涉密范圍：涉及商業(yè)秘密（如客戶信息、技術參數(shù)）、未公開重大信息的合同，需標注“保密”字