采購流程規(guī)范與管理制度模板一、制度總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購職責(zé)分工，保證采購過程的合規(guī)性、經(jīng)濟性及效率，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國民法典》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，結(jié)合企業(yè)實際情況制定。（三）適用范圍本制度適用于企業(yè)所有部門（含分支機構(gòu)）的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)類等采購項目。二、采購組織與職責(zé)分工（一）采購部門負責(zé)制定和完善采購管理制度及流程，組織采購活動；負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理與維護；負責(zé)采購合同的起草、談判與簽訂；負責(zé)采購訂單的下達、執(zhí)行跟蹤及物資驗收協(xié)調(diào)；負責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，定期提交采購報告。（二）需求部門負責(zé)提出采購需求，編制《采購申請表》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等；參與采購需求的技術(shù)參數(shù)評審及物資驗收；配合采購部門開展供應(yīng)商調(diào)研，提供專業(yè)意見。（三）財務(wù)部門負責(zé)采購預(yù)算的審核與控制；負責(zé)采購合同的財務(wù)條款審核；負責(zé)采購款項的支付審批與結(jié)算；參與采購成本分析與價格監(jiān)督。（四）審計監(jiān)察部門負責(zé)采購全流程的合規(guī)性審計與監(jiān)督；受理采購活動中的投訴與舉報，調(diào)查違規(guī)行為。三、采購全流程操作細則（一）采購需求申請與審批需求提報：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請表》（詳見附件1），經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至采購部門。要求：注明物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、用途、交付時間及緊急程度（普通/緊急）；附件：需提供技術(shù)規(guī)格書、圖紙等相關(guān)技術(shù)資料（如適用）。需求審核：采購部門收到《采購申請表》后，1個工作日內(nèi)審核需求的合理性、完整性及預(yù)算匹配度；財務(wù)部門同步審核預(yù)算金額，保證不超年度預(yù)算（緊急采購需注明原因，后續(xù)補辦預(yù)算調(diào)整手續(xù)）。審批權(quán)限：金額≤5000元：需求部門負責(zé)人審批→采購部門負責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬元：需求部門負責(zé)人審批→采購部門負責(zé)人審批→財務(wù)部門負責(zé)人審批；金額＞5萬元：需求部門負責(zé)人審批→采購部門負責(zé)人審批→財務(wù)部門負責(zé)人審批→總經(jīng)理審批。注：緊急采購（如生產(chǎn)經(jīng)營突發(fā)急需）可先通過電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)，事后2個工作日內(nèi)補簽審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商準入：采購部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式篩選供應(yīng)商；供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（詳見附件2），包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證、質(zhì)量體系認證、業(yè)績證明等材料；采購部門組織需求部門、財務(wù)部門對供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，合格后納入《合格供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商評估：每季度末，采購部門組織對合格供應(yīng)商從價格水平、產(chǎn)品質(zhì)量、交付及時率、服務(wù)水平、合作配合度等維度進行評估（詳見《供應(yīng)商評估表》附件3）；評估結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下），不合格供應(yīng)商清退出《合格供應(yīng)商名錄》，優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先選擇。供應(yīng)商確定：單次采購金額≥1萬元：原則上采用公開招標(biāo)方式，3家及以上供應(yīng)商參與報價；5000元≤金額＜1萬元：采用詢價方式，至少2家供應(yīng)商報價；金額＜5000元：可直接從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇1家供應(yīng)商采購。（三）采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)供應(yīng)商報價及談判結(jié)果，起草采購合同，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標(biāo)準、交付時間、交付地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款；技術(shù)條款需需求部門審核確認，財務(wù)部門審核財務(wù)條款（如付款節(jié)點、稅費承擔(dān)等）。合同審批：采購部門負責(zé)人審核→法務(wù)部門（如設(shè)）審核→財務(wù)部門審核→總經(jīng)理審批；金額＞10萬元的合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。合同簽訂與存檔：審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同（一式三份，采購部門、供應(yīng)商、財務(wù)部門各執(zhí)一份）；合同原件由采購部門統(tǒng)一歸檔，電子版同步至企業(yè)OA系統(tǒng)。（四）采購訂單執(zhí)行與交付訂單下達：采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》及合同，填寫《采購訂單》（詳見附件4），加蓋采購專用章后發(fā)送至供應(yīng)商；訂單需注明訂單號、物資信息、交付時間、交付地點、聯(lián)系方式等，并要求供應(yīng)商確認回執(zhí)。交付跟蹤：供應(yīng)商按訂單約定發(fā)貨后，及時將發(fā)貨單、物流單號等信息反饋至采購部門；采購部門跟蹤物流狀態(tài)，保證物資按期交付，如遇延遲，立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理并通知需求部門。到貨通知：物資送達后，采購部門通知需求部門、倉庫部門在24小時內(nèi)到場共同清點，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝完好情況，填寫《到貨記錄表》（詳見附件5）。（五）物資驗收與入庫質(zhì)量驗收：需求部門根據(jù)技術(shù)規(guī)格書對物資質(zhì)量進行檢驗（如送檢、試用、第三方檢測等），出具《質(zhì)量驗收報告》；檢驗合格，在《驗收單》（詳見附件6）上簽字確認；檢驗不合格，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，并記錄供應(yīng)商不良行為。數(shù)量驗收：倉庫部門根據(jù)采購訂單核對物資數(shù)量，如發(fā)覺短缺、溢余，需在《驗收單》中注明并拍照留證，采購部門及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。入庫管理：驗收合格后，倉庫部門辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，將《驗收單》復(fù)印件反饋至采購部門及財務(wù)部門；入庫物資需分類存放、標(biāo)識清晰，定期盤點，保證賬實相符。（六）采購付款結(jié)算發(fā)票審核：供應(yīng)商開具合法合規(guī)的增值稅發(fā)票，采購部門核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、物資名稱等）與合同、訂單、驗收單是否一致，確認無誤后提交財務(wù)部門。付款審批：財務(wù)部門審核發(fā)票、合同、訂單、驗收單等單據(jù)的完整性，確認付款條件達成后，填寫《付款申請表》（詳見附件7），按審批權(quán)限逐級報批（參照“采購需求審批權(quán)限”）?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，財務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付款項，原則上在收到發(fā)票后30個工作日內(nèi)完成支付（合同另有約定除外）；付款后，財務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部門存檔。（七）采購檔案管理檔案范圍：包括采購申請表、供應(yīng)商資質(zhì)文件、招標(biāo)/詢價記錄、合同文本、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證、評估報告等。歸檔要求：采購活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)，采購部門負責(zé)將相關(guān)資料整理成冊，編號歸檔；電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于3年。四、配套表單模板附件1：采購申請表申請部門申請日期訂單號（采購部門填寫）申請人聯(lián)系方式需求日期物資名稱規(guī)格型號單位技術(shù)參數(shù)（可附頁）：預(yù)算單價預(yù)算總價資金來源用途說明：附件清單（技術(shù)資料、圖紙等）：部門負責(zé)人簽字：日期：采購部門審核：日期：財務(wù)部門審核：日期：總經(jīng)理審批（如需）：日期：附件2：供應(yīng)商資質(zhì)表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人聯(lián)系方式主營業(yè)務(wù)：資質(zhì)文件清單（請附復(fù)印件）：□營業(yè)執(zhí)照□相關(guān)經(jīng)營許可證（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）□質(zhì)量體系認證（ISO9001等）□業(yè)績證明（近1年同類合作合同）□其他：采購部門審核意見：負責(zé)人簽字：日期：需求部門意見：負責(zé)人簽字：日期：|附件3：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估日期評估部門評估維度評分標(biāo)準（10分制）得分備注價格水平（20%）市場競爭力、報價合理性等產(chǎn)品質(zhì)量（30%）合格率、功能穩(wěn)定性、質(zhì)量認證等交付及時率（20%）按期交付訂單比例、應(yīng)急響應(yīng)速度服務(wù)水平（15%）售后服務(wù)、問題解決效率、溝通配合度合作配合度（15%）合同履約情況、信息反饋及時性等總分評估等級□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）改進建議（如需）：評估負責(zé)人簽字：日期：附件4：采購訂單訂單號訂單日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系方式交貨日期交貨地點運輸方式運費承擔(dān)方物資信息（可分項列出）：序號物資名稱規(guī)格型號單位12訂單金額（大寫）：（小寫）：質(zhì)量標(biāo)準：付款條件：其他約定：采購部門負責(zé)人簽字：日期：供應(yīng)商確認簽字（蓋章）：日期：附件5：到貨記錄表到貨日期訂單號供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號應(yīng)到數(shù)量實到數(shù)量包裝情況損耗情況異常情況說明（如有）：采購員簽字：倉庫管理員簽字：需求部門經(jīng)辦人簽字：日期：附件6：驗收單驗收日期訂單號供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量驗收項目驗收標(biāo)準驗收結(jié)果（合格/不合格）備注質(zhì)量檢驗數(shù)量核對技術(shù)參數(shù)驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格需注明原因及處理意見）需求部門驗收人簽字：日期：倉庫驗收人簽字：日期：采購部門確認簽字：日期：附件7：付款申請表供應(yīng)商名稱合同號付款申請日期申請部門付款事由：□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金□其他付款金額（大寫）：（小寫）：付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他附件清單：□發(fā)票□合同□驗收單□訂單□其他：采購部門意見：負責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門審核：負責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批（如需）：日期：五、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點預(yù)算控制：嚴格執(zhí)行采購預(yù)算，超預(yù)算采購需履行預(yù)算調(diào)整審批流程，杜絕無預(yù)算、超預(yù)算采購。審批流程：嚴禁越權(quán)審批或簡化審批流程，所有采購環(huán)節(jié)需留存書面審批記錄，保證可追溯。供應(yīng)商管理：堅持“公平、公正、公開”原則，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，避免單一供應(yīng)商依賴。合同管理：合同條款需嚴謹，明確雙方權(quán)利義務(wù)，重大合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，防范法律風(fēng)險。驗收與付款：堅持“無驗收不付款”原則，驗收不合格物資嚴禁入庫，財務(wù)部門需核對單據(jù)一致性后方可付款。（二）常見風(fēng)險提示合規(guī)風(fēng)險：嚴禁違規(guī)拆分采購項目規(guī)避審批，嚴禁接受供應(yīng)商回扣、賄賂等不正當(dāng)利益，一經(jīng)發(fā)覺嚴肅處理。質(zhì)量風(fēng)險：需求部門需明確技術(shù)參數(shù)，采購部門嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)，保證物資質(zhì)量符合要求。交付風(fēng)險：對長周期采購項目，供應(yīng)商需定期反饋生產(chǎn)進度，采購部門動態(tài)跟蹤，避免延期影響生產(chǎn)經(jīng)營。廉潔風(fēng)險：采購人員需遵守廉潔從