企業(yè)文件分類與存檔管理制度模板第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)文件全生命周期管理，保證文件分類科學(xué)、歸檔及時、保管安全、利用高效，防范文件丟失、泄露或損毀風(fēng)險，支撐企業(yè)運營決策與合規(guī)管理，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的各類文件管理，涵蓋行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)、研發(fā)等全部門文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、OA系統(tǒng)文件、云文檔等）、影像文件、音頻視頻文件等。1.3基本原則分類科學(xué)：以文件性質(zhì)、部門職能、業(yè)務(wù)流程為核心，保證分類邏輯清晰、層級合理；歸檔及時：文件辦理完畢后24小時內(nèi)完成初步歸檔，重要文件3個工作日內(nèi)完成正式歸檔；安全可控：明確文件密級與保管權(quán)限，采取物理防護、技術(shù)加密、權(quán)限管控等措施保障文件安全；動態(tài)管理：定期評估分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求優(yōu)化制度內(nèi)容。第二章文件分類標(biāo)準(zhǔn)體系2.1一級分類：按部門職能劃分根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)，一級分類按核心部門設(shè)置，保證文件責(zé)任主體明確。具體分類一級分類代碼一級分類名稱責(zé)任部門ZG綜合管理部綜合管理部RZ人力資源部人力資源部CW財務(wù)管理部財務(wù)管理部YW市場營銷部市場營銷部YW-YX運營部運營部FZ法務(wù)合規(guī)部法務(wù)合規(guī)部YF研發(fā)技術(shù)部研發(fā)技術(shù)部2.2二級分類：按文件性質(zhì)劃分在一級分類基礎(chǔ)上，按文件用途與管理需求設(shè)置二級分類，保證同一部門內(nèi)文件性質(zhì)區(qū)分清晰。示例（以“綜合管理部”為例）：二級分類代碼二級分類名稱說明ZG-ZD制度文件企業(yè)基本制度、管理辦法、實施細則等ZG-HY會議文件董事會、股東會、辦公會、專題會會議材料ZG-HT合同文件綜合管理部牽頭簽訂的行政類、服務(wù)類合同ZG-GZZ工作職責(zé)部門職責(zé)、崗位職責(zé)、工作流程等ZG-QT其他文件不屬于上述類別的綜合管理文件2.3三級分類：按業(yè)務(wù)/時間/密級劃分根據(jù)文件管理需要，可在二級分類下設(shè)置三級分類，進一步細化文件特征。示例（以“制度文件”為例）：三級分類代碼三級分類名稱說明ZG-ZD-JB基本制度公司章程、根本性管理制度ZG-ZD-GZ管理辦法人事、行政、財務(wù)等專項管理辦法ZG-ZD-XS實施細則管理辦法的配套操作細則ZG-ZD-ND年度制度當(dāng)年發(fā)布/修訂的制度匯總2.4文件編號規(guī)則為便于檢索與追溯，所有文件需按統(tǒng)一規(guī)則編號，格式為：一級分類代碼+二級分類代碼+三級分類代碼（可選）+年份+流水號。示例：綜合管理部2024年第1號制度文件：ZG-ZD-JB-2024-001人力資源部2024年第5份勞動合同：RZ-HT-2024-005第三章文件歸檔管理流程3.1歸檔范圍界定凡是在企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式文件，均需納入歸檔范圍，包括但不限于：決策類：董事會決議、戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃；管理類：制度文件、會議紀(jì)要、工作報告、請示批復(fù)；業(yè)務(wù)類：合同協(xié)議、客戶資料、項目方案、招投標(biāo)文件；合規(guī)類：審計報告、法律文書、資質(zhì)證書、稅務(wù)資料；人力資源類：勞動合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核表；財務(wù)類：會計憑證、賬簿、報表、預(yù)算文件、稅務(wù)申報表。3.2歸檔責(zé)任分工責(zé)任主體職責(zé)說明文件形成部門負責(zé)本部門文件的分類、整理、初步歸檔，保證文件內(nèi)容完整、手續(xù)齊全綜合管理部牽頭制定分類標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門歸檔執(zhí)行，負責(zé)檔案室（含電子檔案庫）的日常管理法務(wù)合規(guī)部負責(zé)合同文件、法律文書的合規(guī)性審核，指導(dǎo)涉密文件歸檔財務(wù)管理部負責(zé)財務(wù)文件的專項歸檔，保證與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致3.3歸檔操作步驟步驟一：文件收集與整理文件形成部門在文件辦理完畢后，及時收集原件（電子文件需為最終版），去除無關(guān)附件（如草稿、重復(fù)件）；按文件編號規(guī)則填寫《文件歸檔標(biāo)簽》（含文件名稱、編號、形成日期、責(zé)任人、密級），粘貼于文件首頁（紙質(zhì)文件）或命名電子文件名（如“ZG-ZD-JB-2024-001_公司章程_20240101_綜合管理部-”）。步驟二：分類與組卷按本制度第二章分類標(biāo)準(zhǔn)將文件放入對應(yīng)分類層級；紙質(zhì)文件按“一事一卷”原則組卷，依次為：文件封面（含編號、題名、部門、日期）-歸檔標(biāo)簽-文件內(nèi)容-備考表（說明文件特殊情況，如缺失頁、修改說明）；電子文件按分類建立文件夾層級（如“綜合管理部/制度文件/基本制度/2024年”），將文件存入對應(yīng)文件夾，避免跨文件夾混放。步驟三：移交與登記紙質(zhì)文件：每周五17:00前，各部門將整理好的文件移交至綜合管理部檔案室，填寫《文件歸檔移交登記表》（見附件1），雙方簽字確認；電子文件：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定云盤提交歸檔，填寫《電子文件歸檔登記表》（見附件2），標(biāo)注存儲路徑與訪問權(quán)限。步驟四：審核與入庫綜合管理部在收到文件后2個工作日內(nèi)審核：檢查分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否齊全；審核通過后，紙質(zhì)文件存入檔案柜（按分類編號排序），電子文件導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)（設(shè)置只讀權(quán)限，禁止直接修改）；審核不通過的，退回文件形成部門在1個工作日內(nèi)整改后重新提交。第四章文件保管與利用4.1保管場所與條件紙質(zhì)文件：存入專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；涉密文件需單獨存放于保險柜，雙人雙鎖管理；電子文件：存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或加密云盤，定期進行本地+異地備份（每周1次），備份數(shù)據(jù)保留不少于3年；重要電子文件需進行加密處理，密鑰由綜合管理部專人保管。4.2保管期限劃分根據(jù)文件價值與法規(guī)要求，設(shè)置保管期限，具體保管期限文件類型示例備注永久公司章程、董事會決議、戰(zhàn)略規(guī)劃、產(chǎn)權(quán)證明文件涉及企業(yè)根本利益的長期保存長期（30年）年度財務(wù)報告、重要合同、審計報告、核心技術(shù)研發(fā)資料滿足法規(guī)追溯與企業(yè)歷史查詢需求中期（10年）會議紀(jì)要、工作總結(jié)、員工合同、管理制度滿足日常運營與短期合規(guī)需求短期（3-5年）日常通知、臨時申請、普通業(yè)務(wù)單據(jù)保存期滿后經(jīng)審批可銷毀4.3文件借閱與使用借閱權(quán)限：員工因工作需要借閱文件，需提交《文件借閱申請表》（見附件3），經(jīng)部門負責(zé)人審批；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限在指定場所查閱，禁止帶出；借閱時限：普通文件借閱不超過3個工作日，特殊文件需延長借閱期限的，需提前1天申請續(xù)借；歸還與登記：借閱文件需在時限內(nèi)歸還，檔案管理員檢查文件完整性后，在《文件借閱登記表》（見附件4）上記錄歸還日期；電子文件借閱后，檔案管理員需回收訪問權(quán)限，保證文件未被復(fù)制或外傳。第五章文件鑒定與銷毀5.1鑒定組織每年12月，由綜合管理部牽頭，聯(lián)合法務(wù)合規(guī)部、財務(wù)管理部、文件形成部門組成檔案鑒定小組，對到期文件進行價值鑒定；鑒定標(biāo)準(zhǔn)：文件是否具有歷史價值、法律效力、業(yè)務(wù)參考價值，是否滿足法規(guī)保存要求。5.2銷毀流程鑒定確認：鑒定小組出具《文件鑒定意見表》，明確“繼續(xù)保存”“延期保存”或“銷毀”的文件清單；審批備案：“銷毀”清單需經(jīng)總經(jīng)理*審批后，報董事會備案；銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文件由鑒定小組監(jiān)督，采用碎紙機銷毀（涉密文件需二次粉碎），銷毀過程拍照記錄；電子文件由IT部徹底刪除（低級格式化+物理銷毀），刪除記錄存檔；登記存檔：銷毀完成后，填寫《文件銷毀登記表》（見附件5），注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、日期、監(jiān)銷人，存檔保存不少于5年。第六章責(zé)任與監(jiān)督6.1責(zé)任追究文件形成部門未按時歸檔、歸檔文件不完整或虛假的，扣部門負責(zé)人當(dāng)月績效的5%-10%；擅自復(fù)制、外傳、銷毀涉密文件或造成文件丟失、泄露的，對直接責(zé)任人給予降薪、調(diào)崗處分，情節(jié)嚴重者解除勞動合同；檔案管理員未按規(guī)定保管文件、借閱審批不嚴的，視情節(jié)輕重給予警告、記過處分。6.2監(jiān)督檢查綜合管理部每季度開展文件管理專項檢查，重點檢查分類準(zhǔn)確性、歸檔及時性、保管安全性，檢查結(jié)果向總經(jīng)理辦公會匯報；員工可通過OA系統(tǒng)“檔案管理”模塊反饋文件管理問題，綜合管理部需在3個工作日內(nèi)響應(yīng)并處理。第七章附則7.1制度修訂本制度由綜合管理部負責(zé)解釋與修訂，每年末根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求與法規(guī)變化進行優(yōu)化，修訂后經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議發(fā)布。7.2生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《企業(yè)文件管理辦法》同時廢止。附件清單《文件歸檔移交登記表》《電子文件歸檔登記表》《文件借閱申請表》《文件借閱登記表》《文件銷毀登記表》附件1：文件歸檔移交登記表移交部門移交人移交日期文件編號文件名稱歸檔份數(shù)密級接收人接收日期備注附件2：電子文件