采購訂單審批流程標(biāo)準(zhǔn)操作模板一、模板適用場景說明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購訂單的標(biāo)準(zhǔn)化審批管理，涵蓋常規(guī)物料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)外包采購等場景。當(dāng)采購部門收到業(yè)務(wù)部門提交的采購需求后，需通過本模板完成從申請發(fā)起、多級審批到訂單的全流程管控，旨在保證采購行為合規(guī)、成本可控、流程可追溯，同時明確各部門在審批環(huán)節(jié)中的職責(zé)分工，避免因流程不清晰導(dǎo)致的審批延誤或權(quán)責(zé)爭議。對于緊急采購、戰(zhàn)略供應(yīng)商協(xié)議采購等特殊場景，可在本模板基礎(chǔ)上簡化部分環(huán)節(jié)，但需保證核心審批節(jié)點（如預(yù)算核對、合規(guī)性審查）無遺漏。二、采購訂單審批分步操作指南（一）第一步：采購申請發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門采購申請人明確采購需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定采購物料/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、交付時間等關(guān)鍵信息，保證需求描述準(zhǔn)確、無歧義。準(zhǔn)備支撐材料：《采購需求申請表》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；至少3家供應(yīng)商的比價報價單（單價超過5000元的采購需提供）；大額采購（如單筆金額超10萬元）需附供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等復(fù)印件）；涉及固定資產(chǎn)采購的，需提供《固定資產(chǎn)采購審批單》。提交申請：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下將上述材料提交至采購部門，同步在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單審批流程，填寫訂單基礎(chǔ)信息（訂單號、申請部門、申請人、聯(lián)系方式等）。輸出物：《采購需求申請表》、比價報價單、供應(yīng)商資質(zhì)文件等完整申請材料。（二）第二步：采購部門初審操作主體：采購部門專員/主管材料完整性核查：檢查申請人提交的材料是否齊全，重點核對《采購需求申請表》是否部門負(fù)責(zé)人簽字、比價報價單是否符合要求（如供應(yīng)商數(shù)量、價格明細(xì)等）。需求合規(guī)性審核：核對采購需求是否符合企業(yè)年度采購計劃；確認(rèn)采購物料/服務(wù)是否在現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，若不在，需啟動供應(yīng)商引入流程（資質(zhì)預(yù)審、現(xiàn)場考察等）。價格合理性評估：對比歷史采購價格、市場均價，判斷報價是否在合理區(qū)間，對異常高價（如超過歷史價格20%）要求供應(yīng)商書面說明原因或重新報價。流程轉(zhuǎn)交：初審?fù)ㄟ^后，將材料及審核意見提交至財務(wù)部門復(fù)審；若不通過，注明原因并退回申請人整改。輸出物：采購部門初審意見（通過/不通過及說明）、供應(yīng)商補充材料（如需）。（三）第三步：財務(wù)部門復(fù)審操作主體：財務(wù)部門專員/主管預(yù)算符合性審核：核對采購訂單金額是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)；超預(yù)算采購需附《超預(yù)算審批單》（需分管副總簽字確認(rèn)）。付款方式與資金計劃審核：確認(rèn)付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）是否符合財務(wù)制度，資金是否匹配近期付款計劃。成本效益分析（針對大額采購）：評估采購成本與預(yù)期收益是否匹配，避免非必要支出。流程轉(zhuǎn)交：復(fù)審?fù)ㄟ^后，將材料提交至終審領(lǐng)導(dǎo)；若不通過，注明財務(wù)意見并退回采購部門協(xié)調(diào)。輸出物：財務(wù)部門復(fù)審意見（通過/不通過及說明）、預(yù)算審批材料（如需）。（四）第四步：終審領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級審批）權(quán)限內(nèi)審批：根據(jù)企業(yè)授權(quán)制度，終審領(lǐng)導(dǎo)需在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批（如單筆金額≤5萬元由部門總監(jiān)審批，5萬-20萬元由分管副總審批，≥20萬元由總經(jīng)理審批）。綜合風(fēng)險評估：終審領(lǐng)導(dǎo)需結(jié)合業(yè)務(wù)重要性、供應(yīng)商合作情況、市場環(huán)境等因素，綜合判斷采購訂單的必要性與合理性。審批結(jié)果反饋：審批通過后，在系統(tǒng)中確認(rèn)簽字，流程轉(zhuǎn)至采購部門；審批不通過，注明具體原因并退回采購部門。輸出物：終審領(lǐng)導(dǎo)審批意見（通過/不通過及說明）。（五）第五步：訂單與歸檔操作主體：采購部門專員采購訂單制作：終審?fù)ㄟ^后，根據(jù)審批結(jié)果制作正式《采購訂單》，內(nèi)容包括訂單號、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額）、交付時間、付款方式、質(zhì)量要求等，保證與審批材料一致。訂單確認(rèn)：將采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)，要求供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)蓋章回傳，確認(rèn)無誤后雙方留存原件。流程閉環(huán)：在OA系統(tǒng)中將審批流程標(biāo)記為“已完成”，同步更新采購臺賬（記錄訂單號、審批日期、供應(yīng)商、金額等關(guān)鍵信息）。材料歸檔：將《采購需求申請表》、比價報價單、審批意見、采購訂單原件等材料整理成冊，按“訂單號+日期”編號歸檔保存，保存期限不少于3年。輸出物：正式《采購訂單》、采購臺賬更新、歸檔材料。三、采購訂單審批表模板采購訂單審批表訂單基本信息訂單號PO-YYYYMMDD-X（示例：PO20240501-001）申請部門申請人*聯(lián)系電話申請日期年月日供應(yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系人及電話采購類型□常規(guī)物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)外包□其他采購明細(xì)序號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）金額（元）交付時間備注1年月日2年月日………合計金額（大寫）仟佰拾萬仟佰拾元角分小寫審批流程部門/崗位審批意見簽字日期申請部門部門負(fù)責(zé)人*年月日采購部門采購主管*年月日財務(wù)部門財務(wù)主管*年月日終審領(lǐng)導(dǎo)分管副總/總經(jīng)理*年月日備注說明1.如涉及超預(yù)算，請附《超預(yù)算審批單》；2.如為新供應(yīng)商，請附資質(zhì)文件復(fù)印件；3.特殊要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式）：編制人：*審核人：*批準(zhǔn)人：*生效日期：年月日四、操作執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）材料完整性把控申請人需保證提交材料齊全，未按要求提供比價報價單、資質(zhì)文件或預(yù)算審批材料的，采購部門有權(quán)暫緩受理，直至材料補全。（二）審批時限管理各環(huán)節(jié)審批人需在收到材料后2個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至1個工作日），無正當(dāng)理由逾期未審批的，視為默認(rèn)通過，需在OA系統(tǒng)中備注說明。（三）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)故障、市場供應(yīng)短缺等緊急情況需緊急采購的，可先通過電話/口頭向終審領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)同意后先行采購，但需在1個工作日內(nèi)補全審批材料；戰(zhàn)略供應(yīng)商采購：與已簽訂年度戰(zhàn)略協(xié)議的供應(yīng)商合作時，可簡化比價環(huán)節(jié)，但需在審批表中注明“戰(zhàn)略供應(yīng)商采購”及協(xié)議編號。（四）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求采購訂單中的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息需與申請材料完全一致，嚴(yán)禁擅自修改；若需變更，需重新發(fā)起審批流程。（五）合規(guī)性風(fēng)險