企業(yè)檔案管理規(guī)范流程模板一、適用范圍與場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含國企、民企、外資企業(yè)等）的檔案管理部門、行政人事部門、業(yè)務(wù)部門及各分支機(jī)構(gòu)，旨在規(guī)范企業(yè)各類檔案從形成到銷毀的全生命周期管理。特別適用于以下場(chǎng)景：新成立企業(yè)搭建檔案管理體系；現(xiàn)有企業(yè)優(yōu)化檔案管理流程，解決檔案散亂、查找困難、歸檔不及時(shí)等問題；企業(yè)應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)（如ISO體系審核、財(cái)務(wù)審計(jì)、合規(guī)檢查）時(shí)，保證檔案完整性與合規(guī)性；企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)框架。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程企業(yè)檔案管理遵循“前端控制、全程管理、規(guī)范操作、安全保密”原則，具體分為檔案收集、分類整理、歸檔移交、保管維護(hù)、利用查詢、鑒定銷毀六個(gè)核心步驟，每步驟明確責(zé)任主體、操作要求及輸出成果。（一）檔案收集：保證檔案“應(yīng)歸盡歸”責(zé)任主體：各業(yè)務(wù)部門檔案員、行政部檔案管理員*操作說明：明確收集范圍：根據(jù)企業(yè)性質(zhì)及業(yè)務(wù)需求，制定《檔案歸檔范圍細(xì)則》，涵蓋以下類型檔案（示例）：人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲文件等；財(cái)務(wù)檔案：憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；業(yè)務(wù)檔案：合同/協(xié)議、項(xiàng)目立項(xiàng)書、招投標(biāo)文件、客戶資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；行政檔案：公司章程、股東會(huì)決議、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、證照復(fù)印件等；其他：重要影像資料（如活動(dòng)照片、視頻）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書（專利、商標(biāo)）等。收集時(shí)間要求：年度常規(guī)檔案：次年3月底前完成上一年度檔案收集；專項(xiàng)檔案（如項(xiàng)目檔案）：項(xiàng)目結(jié)束后30日內(nèi)完成收集；即時(shí)性檔案（如合同、證照）：形成后5個(gè)工作日內(nèi)移交。收集操作：各部門檔案員對(duì)照《歸檔范圍清單》，檢查檔案完整性（如簽字、蓋章、附件是否齊全），對(duì)缺失檔案及時(shí)補(bǔ)充；填寫《檔案收集登記表》（見配套表格1），注明檔案名稱、形成日期、數(shù)量、移交人、接收人等信息，雙方簽字確認(rèn)。輸出成果：《檔案收集登記表》、完整待歸檔檔案材料。（二）分類整理：實(shí)現(xiàn)檔案“有序可循”責(zé)任主體：行政部檔案管理員*、各部門檔案員操作說明：分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級(jí)分類法（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整），示例：一級(jí)分類：按檔案類型分為“人事類（HR）、財(cái)務(wù)類（FI）、業(yè)務(wù)類（BU）、行政類（AD）”等；二級(jí)分類：按部門或子類型，如“業(yè)務(wù)類-銷售部”“業(yè)務(wù)類-研發(fā)部”；三級(jí)分類：按具體問題或項(xiàng)目，如“銷售部-2023年客戶合同”“研發(fā)部-2023年項(xiàng)目資料”。檔案編號(hào)：編號(hào)規(guī)則：“一級(jí)分類代碼+二級(jí)分類代碼+年度+流水號(hào)”，示例：“HR-SALES-2023-001”（人事類-銷售部-2023年-第1號(hào)）；電子檔案編號(hào)需與實(shí)體檔案一致，保證關(guān)聯(lián)可查。整理規(guī)范：實(shí)體檔案：去除金屬夾、回形針，采用無酸檔案盒裝訂，每盒不超過200頁，盒面標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、年度、起止頁碼；電子檔案：掃描分辨率不低于300DPI，保存為PDF/A格式（長(zhǎng)期可讀），文件名按編號(hào)命名，存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器（如檔案管理系統(tǒng)），備份至異地災(zāi)備中心。編制目錄：按分類層級(jí)編制《檔案分類目錄》（見配套表格2），包含檔案編號(hào)、名稱、形成部門、年度、頁數(shù)、存放位置（如檔案柜-第2層-第3盒）等信息；電子檔案同步在檔案管理系統(tǒng)中錄入目錄數(shù)據(jù)，支持關(guān)鍵詞檢索。輸出成果：分類整理后的實(shí)體檔案盒、電子檔案目錄、檔案管理系統(tǒng)索引。（三）歸檔移交：保證檔案“安全入庫”責(zé)任主體：各部門檔案員、行政部檔案管理員*操作說明：移交審核：檔案管理員對(duì)照《檔案收集登記表》和《檔案分類目錄》，檢查檔案分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否唯一、整理是否規(guī)范，對(duì)不符合要求的退回部門重新整理。移交登記：實(shí)體檔案：填寫《檔案移交清單》（見配套表格3），一式兩份，移交部門與檔案管理部各執(zhí)一份，雙方簽字確認(rèn)后辦理交接；電子檔案：通過檔案管理系統(tǒng)在線移交，電子移交記錄（含移交時(shí)間、接收人、文件哈希值），保證傳輸過程中數(shù)據(jù)不被篡改。入庫上架：實(shí)體檔案按編號(hào)順序存入專用檔案柜，標(biāo)注存放位置索引（如“A區(qū)-01柜-HR-2023”），定期（每季度）檢查柜架穩(wěn)定性；電子檔案存儲(chǔ)至服務(wù)器指定目錄，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅檔案管理員可修改，普通員工僅可查詢），定期（每月）備份并校驗(yàn)備份完整性。輸出成果：《檔案移交清單》、實(shí)體檔案入庫記錄、電子檔案存儲(chǔ)及備份日志。（四）保管維護(hù)：保障檔案“完好可用”責(zé)任主體：行政部檔案管理員、IT部技術(shù)支持操作說明：實(shí)體檔案保管環(huán)境：庫房溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45%-60%，配備溫濕度計(jì)，每日記錄并異常報(bào)警；庫房配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門禁），禁止存放易燃易爆物品；定期（每半年）檢查檔案盒有無破損、蟲蛀，發(fā)覺問題及時(shí)修復(fù)或復(fù)制備份。電子檔案保管安全：服務(wù)器安裝殺毒軟件及防火墻，定期（每周）進(jìn)行病毒查殺和漏洞掃描；實(shí)行“本地備份+異地備份+云備份”三級(jí)備份機(jī)制，本地備份每日增量，異地備份每周全量，云備份每月全量；檔案管理系統(tǒng)操作日志需長(zhǎng)期保存，記錄用戶登錄、文件修改、權(quán)限變更等行為，日志保存期限不少于5年。定期清點(diǎn)：每年12月開展檔案清點(diǎn)工作，核對(duì)《檔案分類目錄》與實(shí)際庫存，形成《檔案清點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)缺失檔案查明原因并追補(bǔ)。輸出成果：溫濕度記錄表、檔案清點(diǎn)報(bào)告、電子檔案?jìng)浞萑罩?。（五）利用查詢：?guī)范檔案“高效流轉(zhuǎn)”責(zé)任主體：檔案申請(qǐng)人、各部門負(fù)責(zé)人、行政部檔案管理員*操作說明：申請(qǐng)審批：內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見配套表格4），注明檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱期限（一般不超過5個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；查閱涉密檔案（如財(cái)務(wù)報(bào)表、核心技術(shù)資料），需經(jīng)分管副總審批，檔案管理員全程陪同查閱。借閱與歸還：實(shí)體檔案：檔案管理員核對(duì)審批表與檔案信息，登記《檔案借閱登記簿》，借閱人簽字確認(rèn)歸還時(shí)檢查檔案完整性，注銷借閱記錄；電子檔案：通過檔案管理系統(tǒng)在線借閱，設(shè)置“只讀”權(quán)限，禁止或打印，特殊情況需經(jīng)審批后由檔案管理員導(dǎo)出并添加水印。利用反饋：檔案管理員每季度統(tǒng)計(jì)檔案利用情況（如借閱頻次、熱門檔案類型），形成《檔案利用分析報(bào)告》，優(yōu)化檔案分類與檢索功能。輸出成果：《檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借閱登記簿》、檔案利用分析報(bào)告。（六）鑒定銷毀：實(shí)現(xiàn)檔案“去偽存真”責(zé)任主體：檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人組成，組長(zhǎng)為行政副總）、檔案管理員操作說明：鑒定周期：每5年開展一次檔案鑒定工作，或根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求（如庫房容量不足）臨時(shí)組織。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《檔案保管期限表》（見配套表格5），區(qū)分“永久、30年、10年”三類保管期限，示例：永久保存：公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書等；30年保存：重要合同、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、員工核心檔案等；10年保存：一般行政文件、業(yè)務(wù)往來函件等。鑒定流程：檔案管理員提前30天向鑒定小組提交《待鑒定檔案清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、保管期限；鑒定小組逐卷審查，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案標(biāo)注“銷毀”，對(duì)有爭(zhēng)議檔案暫緩處理并記錄；形成《檔案鑒定意見表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可銷毀。銷毀執(zhí)行：實(shí)體檔案：由鑒定小組2人以上共同監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式，保證信息無法識(shí)別，填寫《檔案銷毀清單》（見配套表格6），監(jiān)銷人、銷毀人簽字確認(rèn)；電子檔案：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件進(jìn)行覆寫或低級(jí)格式化，刪除備份文件，電子銷毀記錄。輸出成果：《檔案鑒定意見表》《檔案銷毀清單》、監(jiān)銷記錄。三、配套管理表格表格1：檔案收集登記表序號(hào)檔案名稱形成部門形成日期數(shù)量（頁/份）移交人接收人收集日期備注12023年度銷售合同銷售部2023-12-1550**2024-01-05齊全2員工培訓(xùn)記錄表人力資源部2023-11-2030**2024-01-10缺2頁表格2：檔案分類目錄（示例：業(yè)務(wù)類-銷售部-2023年）檔案編號(hào)檔案名稱形成日期頁數(shù)存放位置密級(jí)備注BU-SALES-2023-001客戶銷售合同2023-01-1015A區(qū)-01柜-03盒普通已歸檔BU-SALES-2023-002年度銷售總結(jié)報(bào)告2024-01-0520A區(qū)-01柜-03盒普通含附件表格3：檔案移交清單移交部門移交人接收部門接收人移交日期序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱數(shù)量備注銷售部*行政部*2024-01-051BU-SALES-2023-001銷售合同10份齊全2BU-SALES-2023-002銷售報(bào)告5份含電子版表格4：檔案借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門借閱日期歸還日期檔案編號(hào)檔案名稱借閱用途部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字趙六*市場(chǎng)部2024-03-012024-03-05HR-2023-015員工花名冊(cè)項(xiàng)目調(diào)研孫七*（簽字）*（簽字）表格5：檔案保管期限表（部分示例）檔案類型具體內(nèi)容保管期限備注行政檔案公司章程、股東會(huì)決議永久正本行政檔案內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要30年人事檔案勞動(dòng)合同、離職證明永久員工在職期間及離職后10年業(yè)務(wù)檔案重要銷售/采購合同30年涉及核心業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)檔案年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告永久表格6：檔案銷毀清單銷毀日期監(jiān)銷人銷毀人序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱數(shù)量銷毀方式備注2024-03-10周八、吳九鄭十*1AD-2018-005廢舊通知30份粉碎已鑒定2FI-2015-010舊憑證50本焚燒超保管期限四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)合規(guī)性優(yōu)先：嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及行業(yè)監(jiān)管要求，保證檔案收集、保管、銷毀等環(huán)節(jié)合法合規(guī)，避免因檔案管理不當(dāng)引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任到人：明確各部門檔案員為檔案收集第一責(zé)任人，檔案管理員為整理、保管、利用直接責(zé)任人，建立“誰形成、誰負(fù)責(zé)；誰移交、誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任追溯機(jī)制