糧油購(gòu)銷合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司糧油購(gòu)銷合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在糧油購(gòu)銷活動(dòng)中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)糧油購(gòu)銷合同的洽談、起草、初審等工作。跟蹤合同履行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)收集、整理、保管與合同相關(guān)的資料。2.法務(wù)部門參與重大合同的洽談、起草工作，提供法律意見。對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)收支的合理性和合規(guī)性。監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。4.審計(jì)部門對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同糾紛的處理情況進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。二、合同簽訂（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，確保對(duì)方具有合法的經(jīng)營(yíng)資格和履約能力。2.審查內(nèi)容包括：對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照是否齊全、有效；經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同業(yè)務(wù)相符；法定代表人或授權(quán)代表的身份證明是否真實(shí)、有效等。3.對(duì)于新客戶或重要客戶，應(yīng)通過實(shí)地考察、信用調(diào)查等方式，了解其經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況等，評(píng)估其履約能力。（二）合同條款擬定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)的、交易方式、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同條款一般應(yīng)包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等；雙方的權(quán)利義務(wù)；付款方式、結(jié)算方式；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)等重要條款，應(yīng)明確具體的內(nèi)容和要求，確保合同的可操作性。（三）合同審核1.合同擬定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.法務(wù)部門審查的內(nèi)容包括：合同主體是否合法；合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；合同雙方的權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等；違約責(zé)任是否明確；爭(zhēng)議解決方式是否合法有效等。3.對(duì)于重大合同或法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各部門的意見和建議，確保合同的風(fēng)險(xiǎn)可控。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)收支的合理性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括：付款方式、結(jié)算方式是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定；價(jià)格條款是否合理；發(fā)票開具要求是否明確等。5.審計(jì)部門應(yīng)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見和建議。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。2.合同簽訂人應(yīng)是公司法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的委托代理人。委托代理人簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán)。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括：合同標(biāo)的的交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、交付方式；驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序；付款時(shí)間、付款方式、付款金額等。3.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并送相關(guān)部門備案。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃，跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或可能影響合同履行的風(fēng)險(xiǎn)因素，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的法律問題，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保合同款項(xiàng)的安全、及時(shí)到賬。同時(shí)，應(yīng)定期核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)。5.審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的審計(jì)監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行計(jì)劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見和建議，確保合同的順利履行。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間等，并經(jīng)雙方簽字（蓋章）確認(rèn)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議副本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。同時(shí)，應(yīng)按照變更或解除協(xié)議的約定，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如調(diào)整合同款項(xiàng)、退還貨物等。四、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和提示潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的防范措施。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出處理意見，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理原則、處理方式、處理步驟等。3.根據(jù)糾紛處理方案，法務(wù)部門應(yīng)代表公司與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商談判，爭(zhēng)取通過協(xié)商解決糾紛。協(xié)商談判過程中，應(yīng)注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.如協(xié)商談判無(wú)法解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)訴訟或仲裁程序，通過法律途徑解決糾紛。在訴訟或仲裁過程中，應(yīng)積極配合律師工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，確保訴訟或仲裁的順利進(jìn)行。5.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將糾紛處理情況向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將相關(guān)資料整理歸檔。同時(shí)，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理流程，防范類似糾紛的再次發(fā)生。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，包括合同文本、合同執(zhí)行計(jì)劃、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本及相關(guān)資料送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。同時(shí)，應(yīng)將合同正本及其他重要資料按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。3.合同履行過程中產(chǎn)生的往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理，并與合同檔案一并歸檔。（二）檔案整理1.法務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括：分類編號(hào)、裝訂成冊(cè)、編制目錄等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.裝訂成冊(cè)的合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，并在檔案盒上注明合同類別、合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間等信息。4.編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、合同對(duì)方、合同標(biāo)的、合同金額、付款方式、履行情況、糾紛處理情況等內(nèi)容，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于超過保管期限的合同檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.因特殊情況需要外借合同檔案