稅收征管檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強稅收征管檔案管理，規(guī)范稅收征管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保障稅收征管工作的順利開展，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》及其實施細則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)稅收征管實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本地區(qū)各級稅務(wù)機關(guān)在稅收征收、管理、檢查等工作中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、稅務(wù)稽查等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他相關(guān)資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則稅收征管檔案管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和稅收征管制度，確保檔案的真實性、完整性和合法性。2.統(tǒng)一管理原則各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或崗位，對稅收征管檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案信息的安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在保證檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為稅收征管工作提供便捷的信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定本地區(qū)稅收征管檔案管理的具體制度和操作規(guī)程。2.負責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)各級稅務(wù)機關(guān)的稅收征管檔案管理工作。3.集中管理本地區(qū)重要的稅收征管檔案資料，按照規(guī)定的保管期限和要求進行整理、保管和銷毀。4.開發(fā)利用稅收征管檔案信息資源，為稅收征管決策、納稅服務(wù)、稅務(wù)稽查等工作提供支持。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門稅收征管檔案資料的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理機構(gòu)的要求，及時將應(yīng)歸檔的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理機構(gòu)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行崗位職責(zé)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管、安全防護和保密工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和記錄。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，協(xié)助業(yè)務(wù)部門開展相關(guān)查詢和統(tǒng)計分析。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記類：包括納稅人設(shè)立、變更、注銷稅務(wù)登記等相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、公司章程等。2.納稅申報類：納稅人各類納稅申報表、財務(wù)會計報表、附報資料等。3.稅款征收類：完稅憑證、稅收繳款書、退稅申請及審批資料等。4.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具和取得記錄、發(fā)票繳銷資料等。5.稅務(wù)稽查類：稽查通知書、稽查工作底稿、詢問筆錄、證據(jù)材料、稽查報告、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書等。6.其他類：稅收征管過程中涉及的各類審批文件、備案資料、稅收協(xié)定執(zhí)行情況資料、稅收征管信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照稅收征管工作流程，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保資料的完整性和準確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、真實性和可讀性，并按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲。3.對于同一業(yè)務(wù)事項涉及多份資料的，應(yīng)進行系統(tǒng)整理，確保資料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。可分為綜合類、稅務(wù)登記類、納稅申報類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)稽查類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和檢索。編號可采用年份+業(yè)務(wù)類別+順序號的方式，如“2023SD001”，其中“2023”表示年份，“SD”表示稅務(wù)登記類，“001”表示該類別的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。題名應(yīng)準確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁號編寫在右上角。對于紙張規(guī)格不一致的資料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管期限稅收征管檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：涉及稅收征管重大事項、具有長期查考利用價值的檔案，如稅收征管制度文件、稅務(wù)稽查重大案件卷宗、稅收征管信息化系統(tǒng)建設(shè)及運行維護重要資料等。2.保管30年的檔案：納稅人稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的檔案資料，以及稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部管理中具有重要參考價值的文件材料。3.保管10年的檔案：除永久和保管30年以外的其他稅收征管檔案資料。（二）保管場所1.各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案密集架、電腦、打印機、復(fù)印機等，便于檔案的整理、查閱和管理。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速檢索。2.電子檔案應(yīng)進行分類存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。3.對于一些特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保管，注明載體內(nèi)容、形成時間、保管期限等信息。（四）檔案保管檢查1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限、安全狀況等。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或查找，并做好記錄。對于因保管不善造成檔案損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)做好日常的檔案清點和核對工作，確保檔案的賬實相符。五、檔案的利用（一）利用范圍1.稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部各部門在稅收征管、納稅服務(wù)、稅務(wù)稽查等工作中需要查閱檔案資料的。2.上級稅務(wù)機關(guān)對下級稅務(wù)機關(guān)進行工作檢查、指導(dǎo)時需要查閱相關(guān)檔案的。3.司法機關(guān)、審計機關(guān)等依法需要查閱稅收征管檔案資料的。4.納稅人按照規(guī)定申請查閱自身涉稅檔案資料的。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部各部門查閱檔案資料，應(yīng)填寫《稅收征管檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱手續(xù)。檔案管理機構(gòu)應(yīng)按照申請表的要求，及時提供檔案資料，并做好查閱登記。2.外部查閱司法機關(guān)、審計機關(guān)等依法查閱稅收征管檔案資料，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信、工作證等有效證件，并填寫《稅收征管檔案查閱申請表》，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱手續(xù)。檔案管理機構(gòu)應(yīng)在規(guī)定的場所提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案資料的安全和保密。3.納稅人查閱納稅人申請查閱自身涉稅檔案資料，應(yīng)提交本人有效身份證件和書面申請，注明查閱內(nèi)容和用途。稅務(wù)機關(guān)受理后，經(jīng)審核符合規(guī)定的，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱手續(xù)。檔案管理機構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定為納稅人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。納稅人查閱檔案資料時，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的稅收征管檔案資料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準不得查閱、復(fù)制和傳播。2.查閱檔案資料時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機構(gòu)同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。3.檔案資料原則上不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并限期歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準確性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對已到保管期限的稅收征管檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對每一份檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要程度、查考利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)形成鑒定意見書，詳細記錄檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和鑒定結(jié)論。鑒定意見書應(yīng)由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《稅收征管檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《稅收征管檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人審核，報稅務(wù)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清冊永久保存。七、信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)建立稅收征管檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和自動化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、編目、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與稅收征管信息化系統(tǒng)進行有效對接，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時采集和共享，提高檔案管理工作效率。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況。（二）電子檔案管理1.加強電子檔案的收集和整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)準確。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進行分類、編號、編目，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。2.建立電子檔案存儲管理制度，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進行遷移和備份。電子檔案存儲介質(zhì)應(yīng)標明存儲內(nèi)容、存儲時間、保管期限等信息。3.利用電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進行檢索和利用，提供便捷的在線查閱和下載服務(wù)。同時，應(yīng)加強對電子檔案利用的權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)建立健全稅收征管檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。2.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對本地區(qū)各級稅務(wù)機關(guān)的檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。3.上級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)加強對下級稅務(wù)機關(guān)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期開展檔案管理工作專項檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理機構(gòu)和人員的設(shè)置及職責(zé)履行情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。3.檔案庫房的安全防護設(shè)施建設(shè)和運行情況，檔案資料的存放是否規(guī)范、安全。4.檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況，電子檔案的管理是否符合要求。5.檔案查閱、借閱等利用情況，是否按照規(guī)定的程序和要求進行操作，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。（三