企業(yè)行政采購需求與計(jì)劃申報模板使用指南一、模板應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)日常運(yùn)營中，行政采購是保障各部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，涵蓋辦公物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包、活動物料等多類型需求。但傳統(tǒng)采購模式常因需求申報不規(guī)范、審批流程不清晰、預(yù)算控制不嚴(yán)格等問題，導(dǎo)致采購效率低下、資源浪費(fèi)或成本超支。為解決上述痛點(diǎn)，本模板旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化申報流程、明確責(zé)任分工、強(qiáng)化預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)采購需求與計(jì)劃的高效協(xié)同。本模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化企業(yè)）的行政管理部門、需求部門及財(cái)務(wù)部門，具體場景包括：日常辦公采購：如文具耗材、清潔用品等常規(guī)物資的月度/季度申報；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等高價值物品的新增或替換；服務(wù)類采購：如保潔、維修、會務(wù)服務(wù)等外部服務(wù)的需求提報；專項(xiàng)活動采購：如年會、展會、培訓(xùn)等臨時性物料的計(jì)劃申報；年度采購計(jì)劃匯總：各部門年度采購需求的系統(tǒng)化整理與預(yù)算統(tǒng)籌。二、申報流程與操作指南（一）需求發(fā)起：部門提報采購申請操作主體：需求部門申請人（如各部門行政對接人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）明確需求內(nèi)容：申請人需根據(jù)部門實(shí)際工作需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等關(guān)鍵信息，保證需求描述清晰、無歧義。例如采購“辦公用A4紙”需注明“白色70g/m2，500張/包，數(shù)量20包”，避免使用“一批A4紙”等模糊表述。評估緊急程度：根據(jù)需求對工作的影響程度，選擇“普通”“緊急”“特急”三類緊急程度。其中，“緊急”指需求需在3個工作日內(nèi)完成采購，“特急”指需24小時內(nèi)響應(yīng)（如突發(fā)故障維修），需在申請表中注明具體原因。填寫《行政采購需求申請表》：詳細(xì)填寫模板中的基礎(chǔ)信息（部門、申請人、聯(lián)系方式）、需求詳情（分類、名稱、規(guī)格、數(shù)量等）、預(yù)算信息（預(yù)估單價、總價、資金來源）及用途說明，并附必要的支撐材料（如報價單、技術(shù)參數(shù)表、活動方案等）。注意事項(xiàng)：需求描述需符合“必要、合理”原則，避免重復(fù)采購或超量申報；預(yù)估單價需參考?xì)v史采購價格或市場均價，偏差超過20%時需附價格說明；資金來源需明確（如“部門年度預(yù)算”“專項(xiàng)費(fèi)用”等），避免預(yù)算外采購。（二）部門審核：負(fù)責(zé)人把關(guān)需求合理性操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）審核需求必要性：確認(rèn)采購需求是否與部門工作計(jì)劃匹配，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修復(fù)舊設(shè)備等）。例如若需求為“新購打印機(jī)”，需先確認(rèn)現(xiàn)有打印機(jī)是否無法修復(fù)或維修成本過高。初審預(yù)算合規(guī)性：核對預(yù)估總價是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需在申請表中說明調(diào)整原因或追加預(yù)算依據(jù)。簽字確認(rèn)：審核通過后，在《行政采購需求申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字，并注明審核日期。注意事項(xiàng)：對“特急”需求，需同步與行政部負(fù)責(zé)人電話溝通，保證快速響應(yīng)；跨部門共用物品（如會議室設(shè)備），需提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門會簽。（三）行政匯總：分類整理與初審操作主體：行政部采購專員需求收集與分類：每日收集各部門提交的《行政采購需求申請表》，按“辦公物資”“固定資產(chǎn)”“服務(wù)類”“活動類”等類型分類，并建立《采購需求臺賬》（模板見下文），記錄需求編號、部門、名稱、數(shù)量、預(yù)算、緊急程度、提交時間等信息。初審匹配性：核對需求是否在《公司行政采購目錄》范圍內(nèi)（目錄外物品需額外說明采購理由）；檢查庫存情況，通過ERP系統(tǒng)或庫存臺賬確認(rèn)是否有可用庫存，避免重復(fù)采購；匯總同類需求，例如將3個部門申報的A4紙需求合并為“月度辦公用紙批量采購”，降低采購成本。反饋修改意見：對初審不通過的需求（如描述模糊、預(yù)算超支），2個工作日內(nèi)反饋給需求部門補(bǔ)充或修改；通過則提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核。注意事項(xiàng)：《采購需求臺賬》需實(shí)時更新，保證與申請表信息一致；月度/季度需求需在每月25日前完成匯總，便于制定采購計(jì)劃。（四）財(cái)務(wù)審核：預(yù)算確認(rèn)與資金規(guī)劃操作主體：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員預(yù)算額度核對：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查詢需求部門的年度預(yù)算余額，確認(rèn)申請預(yù)算是否在可用額度內(nèi)。預(yù)算科目匹配：核對采購物品/服務(wù)的預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)”“管理費(fèi)用”等），科目不符需指導(dǎo)需求部門調(diào)整。大額預(yù)算復(fù)核：對單次采購金額超過5000元（或企業(yè)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)）的需求，需評估價格合理性，要求提供至少3家供應(yīng)商的報價對比。簽署審核意見：審核通過后，在《行政采購需求申請表》“財(cái)務(wù)部預(yù)算審核”欄簽字；若需調(diào)整預(yù)算，注明調(diào)整建議并反饋至管理層。注意事項(xiàng)：年度采購計(jì)劃需在每年12月前完成財(cái)務(wù)審核，納入下一年度預(yù)算；預(yù)算外采購需提交《預(yù)算外申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可推進(jìn)。（五）管理層審批：權(quán)限劃分與最終確認(rèn)操作主體：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5000元：行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：分管行政副總審批；金額＞20000元：總經(jīng)理審批。審批重點(diǎn)：采購需求的戰(zhàn)略匹配度（如是否符合公司年度工作重點(diǎn)）；成本效益分析（尤其對固定資產(chǎn)、服務(wù)類采購）；流程合規(guī)性（是否完成前置審核、附件是否齊全）。簽署審批意見：審批通過后，在《行政采購需求申請表》“管理層審批”欄簽字，并明確“同意采購”“修改后同意”或“不同意采購”及理由。注意事項(xiàng)：“特急”需求可啟動“綠色審批通道”，先口頭審批后補(bǔ)簽字手續(xù)；審批意見需明確具體，避免“酌情處理”等模糊表述。（六）采購執(zhí)行與反饋：落地與閉環(huán)管理操作主體：行政部采購專員、需求部門、財(cái)務(wù)部制定采購計(jì)劃：審批通過后，行政部根據(jù)需求緊急程度、分類匯總結(jié)果，制定《月度/季度采購計(jì)劃》（模板見下文），明確采購時間、責(zé)任人、供應(yīng)商選擇方式（招標(biāo)、詢價、定點(diǎn)采購等）。供應(yīng)商選擇與下單：辦公物資、低值耗材：通過定點(diǎn)供應(yīng)商平臺下單，保證價格透明；固定資產(chǎn)、服務(wù)類：組織詢價或招標(biāo)，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂采購合同。進(jìn)度跟蹤：使用《采購進(jìn)度跟蹤表》（模板見下文）記錄訂單狀態(tài)（已下單、已發(fā)貨、已送達(dá)）、預(yù)計(jì)到貨時間，并及時向需求部門反饋。驗(yàn)收與入庫：需求部門收到物品/服務(wù)后，在3個工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，核對規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，填寫《采購驗(yàn)收單》（模板見下文）；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)；行政部將驗(yàn)收單、發(fā)票等資料提交財(cái)務(wù)部辦理付款。注意事項(xiàng)：供應(yīng)商選擇需遵守“公平、公正、公開”原則，避免單一供應(yīng)商依賴；驗(yàn)收不合格需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄在《供應(yīng)商考核表》中。三、核心模板表格詳解（一）行政采購需求申請表說明：本表由需求部門填寫，是采購流程的基礎(chǔ)文檔，需保證信息完整、準(zhǔn)確。序號字段名稱填寫說明示例1需求編號行政部按“年份-月份-部門代碼-序號”規(guī)則自動（如2024-05-HR-001）2024-05-HR-0012需求部門填寫申請部門全稱人力資源部3申請人填寫具體經(jīng)辦人姓名4聯(lián)系方式填寫申請人手機(jī)號或內(nèi)線電話1385需求分類勾選“辦公物資/固定資產(chǎn)/服務(wù)類/活動類”辦公物資6需求名稱填寫物品/服務(wù)全稱A4復(fù)印紙7規(guī)格型號詳細(xì)描述技術(shù)參數(shù)、品牌、型號等白色70g/m2，500張/包8單位填寫計(jì)量單位包9數(shù)量填寫采購數(shù)量，需為阿拉伯?dāng)?shù)字2010預(yù)估單價（元）填寫單位預(yù)估價格（含稅費(fèi)）25.0011預(yù)算金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價，保留兩位小數(shù)500.0012資金來源填寫“部門年度預(yù)算/專項(xiàng)費(fèi)用/預(yù)算外”等部門年度預(yù)算13用途說明詳細(xì)描述采購目的、使用場景用于員工日常辦公打印14緊急程度勾選“普通/緊急/特急”普通15附件清單列出支撐材料名稱（如報價單、技術(shù)參數(shù)表），并注明“詳見附件”詳見附件1：供應(yīng)商報價單16申請日期填寫提交申請的日期2024-05-0117部門負(fù)責(zé)人意見填寫審核意見并簽字，注明日期“同意采購”，簽字：，2024-05-0118行政部初審意見填寫分類、庫存核對等意見并簽字“無庫存，同意匯總”，簽字：，2024-05-0219財(cái)務(wù)部預(yù)算審核填寫預(yù)算審核意見并簽字“預(yù)算充足，同意”，簽字：趙六，2024-05-0320管理層審批根據(jù)權(quán)限填寫審批意見并簽字“同意采購”，簽字：孫七（分管副總），2024-05-03（二）采購需求臺賬說明：行政部用于匯總各部門需求，動態(tài)跟蹤申報進(jìn)度，便于制定采購計(jì)劃。需求編號需求部門需求名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)算金額（元）緊急程度提交日期當(dāng)前狀態(tài)責(zé)任人2024-05-HR-001人力資源部A4紙70g/500張20包500.00普通2024-05-01已審批2024-05-FIN-002財(cái)務(wù)部打印機(jī)聯(lián)想LJ24051臺1500.00緊急2024-05-02采購中2024-05-MKT-003市場部展架80cm×180cm5個800.00普通2024-05-03待財(cái)務(wù)審核狀態(tài)說明：待填寫→部門審核→行政初審→財(cái)務(wù)審核→管理層審批→采購中→已完成（三）月度采購計(jì)劃說明：行政部根據(jù)匯總后的需求制定，明確月度采購任務(wù)，報管理層審批后執(zhí)行。月份采購分類采購內(nèi)容規(guī)格型號數(shù)量預(yù)算金額（元）供應(yīng)商選擇方式責(zé)任人計(jì)劃完成時間備注2024年5月辦公物資A4紙、簽字筆、文件夾等按需求明細(xì)批量3000.00定點(diǎn)供應(yīng)商采購2024-05-30合并采購2024年5月固定資產(chǎn)打印機(jī)、辦公桌按需求明細(xì)6臺/3張15000.00三家比價2024-05-25需資產(chǎn)錄入2024年5月服務(wù)類保潔服務(wù)按合同約定1項(xiàng)8000.00續(xù)簽合同2024-05-01季度服務(wù)（四）采購進(jìn)度跟蹤表說明：行政部用于跟蹤單個采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度，保證按時到貨。需求編號采購內(nèi)容訂單號供應(yīng)商下單日期預(yù)計(jì)到貨日期實(shí)際到貨日期驗(yàn)收狀態(tài)責(zé)任人異常情況說明2024-05-FIN-002打印機(jī)PO202405002科技2024-05-032024-05-082024-05-07已驗(yàn)收無2024-05-MKT-003展架PO202405003廣告公司2024-05-042024-05-12-發(fā)貨中物流延遲，預(yù)計(jì)5月13日到貨（五）采購驗(yàn)收單說明：需求部門驗(yàn)收后填寫，作為付款依據(jù)，需保證物品/服務(wù)與申請一致。需求編號2024-05-FIN-002驗(yàn)收日期2024-05-07需求部門財(cái)務(wù)部驗(yàn)收人采購內(nèi)容聯(lián)想LJ2405打印機(jī)供應(yīng)商科技有限公司驗(yàn)收項(xiàng)目規(guī)格型號數(shù)量質(zhì)量LJ2405（黑白/雙面/網(wǎng)絡(luò)）1臺功能正常，無外觀瑕疵驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（請注明原因）：合格部門負(fù)責(zé)人簽字：，2024-05-07行政部確認(rèn)簽字：，2024-05-07財(cái)務(wù)部審核簽字：趙六，2024-05-08四、使用規(guī)范與常見問題提示（一）填寫規(guī)范要求信息完整性：所有帶“*”字段為必填項(xiàng)，不得遺漏；規(guī)格型號、用途說明等需詳細(xì)描述，避免使用“一批”“若干”等模糊詞匯。附件要求：固定資產(chǎn)采購需提供產(chǎn)品說明書、3家供應(yīng)商報價單；服務(wù)類采購需提供服務(wù)方案、合作案例；活動類采購需提供活動方案、物料清單。簽字時效：各部門需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核，超時未審核視為默認(rèn)通過。（二）審批流程注意事項(xiàng)權(quán)限劃分：嚴(yán)格按照企業(yè)《采購管理辦法》中的金額權(quán)限審批，不得越級審批或簡化流程。緊急處理：“特急”需求需在申請表頂部標(biāo)注“紅色加急”字樣，行政部收到后1小時內(nèi)啟動采購流程。預(yù)算調(diào)整：年度執(zhí)行中因市場價格上漲導(dǎo)致預(yù)算不足的，需提供《預(yù)算調(diào)整申請表》，附價格上漲證明材料，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。（三）數(shù)據(jù)歸檔管理資料保存：所有采購申請表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料需按“需求編號”歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)類需保存至報廢后5年）。電子臺賬：行政部需建立Excel或系統(tǒng)化的采購臺賬，每月更新數(shù)據(jù)，保證與紙質(zhì)檔案一致，便于后續(xù)查詢與審計(jì)。（四）常見問題與解決方法問題：需求描述不清晰，導(dǎo)致采購錯誤。解決：行政部定期組織需求部門培訓(xùn)，明確“規(guī)格型號”“用途說明”等填寫要求；對模糊需求退回并附《修改意見單》。問題：審批流程超時，影響采購時效。解決：在OA系統(tǒng)中設(shè)置審批時限提醒，超時