電子公文管理辦法修訂一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司信息化發(fā)展的需要，規(guī)范電子公文管理，提高公文處理效率，確保公文的安全性、完整性和有效性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特修訂本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間通過電子方式進行公文傳遞、辦理和管理的活動。（三）基本原則1.合法性原則：電子公文的管理應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，確保公文的法律效力。2.真實性原則：電子公文應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確地反映公文的原始內(nèi)容，不得篡改、偽造。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保障電子公文的機密性、完整性和可用性，防止公文信息泄露、丟失和損壞。4.規(guī)范性原則：電子公文的格式、處理流程等應(yīng)當(dāng)符合國家和公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公文的規(guī)范性和一致性。（四）定義1.電子公文：指公司內(nèi)部各部門、各單位在履行職能過程中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于計算機系統(tǒng)中，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木哂蟹ǘㄐЯ鸵?guī)范體式的公務(wù)文書。2.電子公文處理系統(tǒng)：指公司用于電子公文的創(chuàng)建、收發(fā)、審批、存儲、檢索、利用等功能的軟件系統(tǒng)。3.數(shù)字簽名：指利用電子信息技術(shù)手段對電子公文進行加密、解密和身份認(rèn)證，確保公文的真實性和完整性的一種技術(shù)手段。二、電子公文的創(chuàng)建與制作（一）起草1.電子公文的起草應(yīng)當(dāng)按照公司公文格式和內(nèi)容要求進行，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.起草人應(yīng)當(dāng)對公文內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并在公文起草過程中注明起草人、起草日期等信息。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)當(dāng)按照公司公文審批流程進行審核。審核人應(yīng)當(dāng)對公文內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進行全面審核，并提出審核意見。2.審核通過的公文，審核人應(yīng)當(dāng)簽署審核意見，并注明審核日期。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的公文，應(yīng)當(dāng)由公司負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的人員進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)對公文內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，并簽署簽發(fā)意見和簽發(fā)日期。2.對于重要公文，應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的程序進行多級簽發(fā)。（四）編號1.電子公文應(yīng)當(dāng)按照公司公文編號規(guī)則進行編號，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。2.公文編號應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在公文首頁的左上角，并在公文處理系統(tǒng)中進行記錄。（五）格式排版1.電子公文應(yīng)當(dāng)按照國家和公司規(guī)定的公文格式進行排版，確保公文格式的規(guī)范性和一致性。2.公文排版應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一的文字處理軟件和排版模板，不得隨意更改公文格式。（六）用印1.對于需要加蓋公司印章的電子公文，應(yīng)當(dāng)按照公司印章管理規(guī)定進行用印。用印前，應(yīng)當(dāng)對公文內(nèi)容進行再次審核，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.用印后的電子公文應(yīng)當(dāng)在公文處理系統(tǒng)中進行記錄，并保存用印后的公文電子文檔。三、電子公文的傳輸與接收（一）傳輸方式1.電子公文的傳輸應(yīng)當(dāng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或安全可靠的外部網(wǎng)絡(luò)進行，確保公文傳輸?shù)陌踩院图皶r性。2.對于涉及公司機密的電子公文，應(yīng)當(dāng)采用加密傳輸方式，確保公文信息的保密性。（二）接收確認(rèn)1.電子公文發(fā)送后，發(fā)送人應(yīng)當(dāng)及時跟蹤公文的接收情況，并要求接收人在公文處理系統(tǒng)中進行接收確認(rèn)。2.接收人應(yīng)當(dāng)在收到電子公文后及時進行查看，并在公文處理系統(tǒng)中進行簽收。如發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容有誤或存在其他問題，應(yīng)當(dāng)及時與發(fā)送人聯(lián)系。（三）存儲備份1.電子公文應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的存儲期限進行存儲，并定期進行備份，確保公文信息的安全性和完整性。2.電子公文的存儲介質(zhì)應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，并進行妥善保管，防止存儲介質(zhì)損壞或丟失。四、電子公文的辦理與審批（一）辦理流程1.電子公文的辦理應(yīng)當(dāng)按照公司公文審批流程進行，確保公文辦理的規(guī)范性和高效性。2.公文辦理過程中，承辦人應(yīng)當(dāng)按照公文內(nèi)容要求及時進行辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成辦理任務(wù)。（二）審批意見1.審批人應(yīng)當(dāng)對公文辦理情況進行認(rèn)真審核，并提出審批意見。審批意見應(yīng)當(dāng)明確、具體，不得含糊不清。2.對于需要修改或補充的公文，審批人應(yīng)當(dāng)提出修改意見和要求，承辦人應(yīng)當(dāng)按照審批意見及時進行修改和補充。（三）辦理期限1.電子公文的辦理期限應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的時間要求進行，確保公文辦理的及時性。2.對于緊急公文，應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的緊急公文處理流程進行辦理，確保公文在最短的時間內(nèi)得到處理。五、電子公文的歸檔與查閱（一）歸檔范圍1.凡具有保存價值的電子公文，均應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。2.歸檔的電子公文應(yīng)當(dāng)包括公文的正文、附件、處理過程記錄等相關(guān)信息。（二）歸檔要求1.電子公文的歸檔應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進行，確保歸檔公文的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的電子公文應(yīng)當(dāng)進行分類整理，并按照規(guī)定的存儲格式進行存儲。（三）查閱權(quán)限1.公司員工查閱電子公文應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的查閱權(quán)限進行，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司機密公文。2.對于涉及公司機密的電子公文，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（四）查閱流程1.員工查閱電子公文應(yīng)當(dāng)向公司檔案管理部門提出查閱申請，并填寫查閱申請表。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對查閱申請進行審核，并根據(jù)員工的查閱權(quán)限進行審批。3.經(jīng)審批通過的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的查閱流程提供電子公文查閱服務(wù)。六、電子公文的安全管理（一）安全制度1.公司應(yīng)當(dāng)建立健全電子公文安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對電子公文處理系統(tǒng)的安全管理。2.安全管理制度應(yīng)當(dāng)包括安全管理機構(gòu)、安全管理人員職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、安全應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。（二）安全措施1.采取有效的安全技術(shù)措施，保障電子公文處理系統(tǒng)的安全運行。如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等。2.定期對電子公文處理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強對電子公文存儲介質(zhì)的管理，定期進行備份和清理，防止存儲介質(zhì)損壞或丟失。（三）人員安全管理1.加強對電子公文處理人員的安全培訓(xùn)，提高人員的安全意識和操作技能。2.對電子公文處理人員進行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。3.建立電子公文處理人員的安全考核制度，對違反安全規(guī)定的人員進行嚴(yán)肅處理。（四）安全應(yīng)急處置1.制定電子公文安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急處置預(yù)案進行演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生電子公文安全事件時，應(yīng)當(dāng)及時啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效的措施進行處置，確保公文信息的安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)當(dāng)建立電子公文管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門電子公文管理情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括電子公文的創(chuàng)建、傳輸、辦理、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)的管理情況，以及安全管理制度的執(zhí)行情況。（二）考核評價1.建立電子公文管理考核評價機制，對各部門電子公文管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括電子公文處理效率、公文質(zhì)量、安全管理等方面的內(nèi)容。3.考核評價結(jié)果應(yīng)當(dāng)作為各部門績效考核的重要依據(jù)。（三）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追